GB/T 34840.2-2017信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求第2部分：數(shù)字文件管理系統(tǒng)指南與功能要求

ICS0114020

A14..

中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)

GB/T348402—2017

.

信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中文件管理

原則與功能要求第2部分?jǐn)?shù)字文件

:

管理系統(tǒng)指南與功能要求

Informationanddocumentation—Principlesandfunctionalrequirements

forrecordsinelectronicofficeenvironments—Part2Guidelinesand

:

functionalrequirementsfordigitalrecordsmanagementsystems

(ISO16175-2:2011,MOD)

2017-12-29發(fā)布2018-04-01實(shí)施

中華人民共和國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局發(fā)布

中國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)

GB/T348402—2017

.

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范圍

1………………………1

規(guī)范性引用文件

2…………………………1

術(shù)語(yǔ)和定義

3………………2

指南

4………………………5

采用數(shù)字文件管理系統(tǒng)的目的

4.1……………………5

功能要求框架結(jié)構(gòu)

4.2…………………6

高層級(jí)功能要求實(shí)施指南

4.3…………7

功能要求

5…………………12

概述

5.1…………………12

生成

5.2…………………13

識(shí)別

5.3…………………16

分類

5.4…………………16

維護(hù)

5.5…………………19

混合文件管理

5.6………………………24

保管與處置

5.7…………………………25

傳播利用

5.8……………29

實(shí)施管理

5.9……………33

附錄資料性附錄數(shù)字文件管理系統(tǒng)合規(guī)性審核對(duì)照檢查表

A()……36

附錄資料性附錄本部分第章與相關(guān)內(nèi)容映射表

B()5GB/T29194—2012………38

參考文獻(xiàn)

……………………45

Ⅰ

GB/T348402—2017

.

前言

信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求分為以下個(gè)部分

GB/T34840《》3:

第部分概述和原則

———1:;

第部分?jǐn)?shù)字文件管理系統(tǒng)指南與功能要求

———2:;

第部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)中文件管理指南與功能要求

———3:。

本部分為的第部分

GB/T348402。

本部分按照給出的規(guī)則起草

GB/T1.1—2009。

本部分使用重新起草法修改采用信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中文件管理原則

ISO16175-2:2011《

與功能要求第部分?jǐn)?shù)字文件管理系統(tǒng)指南與功能要求

2:》。

關(guān)于規(guī)范性引用文件本部分做了具有技術(shù)性差異的調(diào)整以適應(yīng)我國(guó)的技術(shù)條件具體調(diào)整如下

,,,:

用修改采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的代替見(jiàn)第章

———GB/T34840.3—2017ISO16175-3:2010(1);

增加信息與文獻(xiàn)敘詞表及與其他詞表的互操作第部分用于信

———GB/T13190.1—2015《1:

息檢索的敘詞表見(jiàn)

》(5.4.1);

增加電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求見(jiàn)附錄

———GB/T29194—2012《》(B)。

本部分做了下列編輯性修改

:

對(duì)引文和示例進(jìn)行了編輯性處理

———;

增加了第章功能要求與相關(guān)內(nèi)容的映射表作為本部分的附錄

———5“”GB/T29194—2012,B。

本部分由全國(guó)信息與文獻(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)提出并歸口

(SAC/TC4)。

本部分起草單位中國(guó)人民解放軍南京政治學(xué)院中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院國(guó)家檔案局江

:、、、

西省檔案局

。

本部分主要起草人張正強(qiáng)毛海帆錢毅王健郝晨輝崔屏劉語(yǔ)葉

:、、、、、、。

Ⅲ

GB/T348402—2017

.

引言

有效管理文件及相關(guān)信息是機(jī)構(gòu)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)支撐業(yè)務(wù)活動(dòng)并提供有效的信息服務(wù)同時(shí)也是

,,

一種保障機(jī)制保障機(jī)構(gòu)能夠印證其決策與活動(dòng)保留機(jī)構(gòu)記憶良好的文件管理是開展業(yè)務(wù)的成功

,、。

之道

。

數(shù)字文件管理系統(tǒng)有助于

:

提高效率應(yīng)決策和運(yùn)營(yíng)活動(dòng)之需隨時(shí)提供信息

●———;

合理使用資金通過(guò)及時(shí)處置非現(xiàn)行文件檔案得以實(shí)現(xiàn)

●———();

問(wèn)責(zé)通過(guò)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中生成具有完整性權(quán)威性的文件得以實(shí)現(xiàn)

●———、;

合規(guī)通過(guò)證明法律要求業(yè)已得到滿足而實(shí)現(xiàn)

●———;

減少風(fēng)險(xiǎn)通過(guò)控制文件非法丟失或銷毀不當(dāng)或未經(jīng)授權(quán)的利用風(fēng)險(xiǎn)得以實(shí)現(xiàn)

●———、。

本部分基本原則是區(qū)分業(yè)務(wù)系統(tǒng)或業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)和數(shù)字或電子文件管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)所含

()()。

數(shù)據(jù)通常不斷更新動(dòng)態(tài)能夠轉(zhuǎn)換可操作僅包含實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)非冗余相反數(shù)字文件管理系統(tǒng)中

()、()、()。,

的數(shù)據(jù)是非動(dòng)態(tài)地與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)聯(lián)固化不能更改不可變動(dòng)非實(shí)時(shí)的冗余的因此業(yè)務(wù)系

()、()、()。,

統(tǒng)超出了本部分所涉及的范圍見(jiàn)信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中文件管理原則

(GB/T34840.3—2017《

與功能要求第部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)中文件管理指南與功能要求

3:》)。

數(shù)字文件管理系統(tǒng)中的文件可再次用于新的業(yè)務(wù)活動(dòng)背景中新的元數(shù)據(jù)將在文件的持續(xù)利用過(guò)

,

程中不斷添加有鑒于此數(shù)字文件管理系統(tǒng)中的文件仍是動(dòng)態(tài)的數(shù)字文件管理系統(tǒng)為文件的系統(tǒng)

。,。

化結(jié)構(gòu)化管理提供了技術(shù)基礎(chǔ)該系統(tǒng)將數(shù)字文件和非數(shù)字文件同業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)聯(lián)保留過(guò)去活動(dòng)的

、;,

文件并總是將文件的內(nèi)容與結(jié)構(gòu)固化由數(shù)字文件管理系統(tǒng)管理的文件在存儲(chǔ)時(shí)可以使用多種不同

,。

的載體與格式并且可用包含數(shù)字與非數(shù)字兩種元素的混合文件聚合體的形式予以管理

,。

本部分詳盡闡述了一整套數(shù)字文件管理系統(tǒng)的功能要求適用于管理在不同載體上生成和存儲(chǔ)的

,

文件由電子郵件字處理電子表格和圖像應(yīng)用軟件生成的確認(rèn)具有業(yè)務(wù)價(jià)值的數(shù)字對(duì)象如文本文

。、、(

件以及靜態(tài)和動(dòng)態(tài)圖像均應(yīng)在符合本部分要求的數(shù)字文件管理系統(tǒng)中予以管理其功能要求旨在

),。:

闡釋數(shù)字文件管理系統(tǒng)中識(shí)別與管理文件的流程和管理要求

●;

提供構(gòu)建升級(jí)或購(gòu)買數(shù)字文件管理系統(tǒng)時(shí)應(yīng)納入設(shè)計(jì)規(guī)范的文件管理功能要求

●、;

為在選擇市售的現(xiàn)成數(shù)字文件管理系統(tǒng)時(shí)應(yīng)了解的文件管理的功能要求提供參考

●;

審核文件管理功能或評(píng)估現(xiàn)有數(shù)字文件管理系統(tǒng)的合規(guī)性

●。

Ⅳ

GB/T348402—2017

.

信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中文件管理

原則與功能要求第2部分?jǐn)?shù)字文件

:

管理系統(tǒng)指南與功能要求

1范圍

的本部分規(guī)定了電子辦公環(huán)境中數(shù)字文件電子文件管理系統(tǒng)的開發(fā)指南與功能要

GB/T34840()

求本部分涉及的范疇僅限于通常稱為電子文件管理系統(tǒng)或企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)的產(chǎn)品使用術(shù)語(yǔ)

。“”“”,

數(shù)字文件管理系統(tǒng)指代以文件管理為主要功能的軟件應(yīng)用程序?qū)θ栽跇I(yè)務(wù)系統(tǒng)中使用和保存的文

“”。

件其管理功能要求不在本部分探討之列見(jiàn)信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中文件

,(GB/T34840.3—2017《

管理原則與功能要求第部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)中文件管理指南與功能要求

3:》)。

本部分不包含非文件管理功能要求比如通用系統(tǒng)管理和設(shè)計(jì)要求也不包括所有應(yīng)用軟件所共

,。

有的功能要求比如在性能可擴(kuò)展性和可用性等方面的要求假設(shè)本部分適用對(duì)象已經(jīng)了解設(shè)計(jì)規(guī)

,,、。

范采購(gòu)和評(píng)估流程因此本部分不再涵蓋這些議題同時(shí)盡管本部分不包括非文件管理功能但可以

、,。,,

通過(guò)節(jié)功能要求框架結(jié)構(gòu)中的高層級(jí)模型了解其重要性

4.2“”。

數(shù)字檔案長(zhǎng)期保管的規(guī)范也不在本部分范疇之內(nèi)該議題需要在專門的數(shù)字保管或數(shù)字歸檔框

?！啊?/p>

架內(nèi)另行闡述數(shù)字保管考慮的因素往往超越了系統(tǒng)壽命并獨(dú)立于系統(tǒng)之外所以在規(guī)劃具體的遷移

。,

和轉(zhuǎn)換方案時(shí)需要對(duì)這些考慮因素加以評(píng)估無(wú)論如何需要強(qiáng)化按照規(guī)定的保管期限對(duì)檔案進(jìn)行保

。,

存的認(rèn)識(shí)在實(shí)施功能要求時(shí)也需要考慮文件格式可能過(guò)時(shí)的問(wèn)題

。。

本部分適用于對(duì)象是機(jī)構(gòu)內(nèi)負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)審核和實(shí)施數(shù)字文件管理系統(tǒng)的人員不論這些系統(tǒng)是市售

、,

的現(xiàn)成數(shù)字文件管理軟件應(yīng)用程序還是定制的應(yīng)用程序本部分主要滿足機(jī)構(gòu)文件信息管理人員或

,。、

系統(tǒng)采購(gòu)項(xiàng)目主管的需求對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的制定者和文件管理人員也同樣適用另一類主要適用對(duì)象是數(shù)字

,。

文件管理系統(tǒng)產(chǎn)品的軟件銷售商和開發(fā)人員本部分旨在為上述人員在數(shù)字文件管理產(chǎn)品中設(shè)計(jì)文件

。

管理功能而進(jìn)行決策時(shí)提供參考

。

2規(guī)范性引用文件

下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的凡是注日期的引用文件