GB/T 39784-2021電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求

ICS0312030

CCSA.14.

中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)

GB/T39784—2021

電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求

Generalfunctionalrequirementsforelectronicarchivemanagementsystem

2021-03-09發(fā)布2021-10-01實(shí)施

國(guó)家市場(chǎng)監(jiān)督管理總局發(fā)布

國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)

中華人民共和國(guó)

國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)

電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求

GB/T39784—2021

*

中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社出版發(fā)行

北京市朝陽(yáng)區(qū)和平里西街甲號(hào)

2(100029)

北京市西城區(qū)三里河北街號(hào)

16(100045)

網(wǎng)址

:

服務(wù)熱線

:400-168-0010

年月第一版

20213

*

書號(hào)

:155066·1-66890

版權(quán)專有侵權(quán)必究

GB/T39784—2021

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范圍

1………………………1

規(guī)范性引用文件

2…………………………1

術(shù)語(yǔ)和定義

3………………1

總體功能要求

4……………2

系統(tǒng)結(jié)構(gòu)開放性

4.1……………………2

功能擴(kuò)展性

4.2…………………………2

配置靈活性

4.3…………………………3

安全可靠性

4.4…………………………3

電子檔案分庫(kù)管理

4.5…………………4

多類電子檔案管理

4.6…………………4

實(shí)體檔案輔助管理

4.7…………………4

電子檔案接收

5……………5

檔案接收處理

5.1………………………5

檔案接收檢查

5.2………………………5

電子檔案登記

5.3………………………5

檔案征集管理

5.4………………………6

電子檔案整理

6……………6

電子檔案組織

6.1………………………6

電子檔案編目

6.2………………………6

電子檔案格式轉(zhuǎn)換

6.3…………………7

電子檔案關(guān)聯(lián)

6.4………………………7

電子檔案入庫(kù)

6.5………………………7

電子檔案保存

7……………8

備份與恢復(fù)

7.1…………………………8

電子檔案監(jiān)控

7.2………………………8

業(yè)務(wù)過程統(tǒng)計(jì)

7.3………………………8

電子檔案保存檢查

7.4…………………9

電子檔案保護(hù)

7.5………………………9

電子檔案利用

8……………10

檢索利用

8.1……………10

電子借閱

8.2……………10

檔案編研

8.3……………11

利用登記

8.4……………11

電子檔案處置

9……………11

Ⅰ

GB/T39784—2021

鑒定與處置功能配置

9.1………………11

鑒定與處置操作

9.2……………………12

銷毀檔案管理

9.3………………………12

統(tǒng)計(jì)管理

10………………13

電子檔案統(tǒng)計(jì)

10.1……………………13

常用統(tǒng)計(jì)報(bào)表

10.2……………………13

報(bào)表生成工具

10.3……………………13

系統(tǒng)管理

11………………14

電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的定義與配置

11.1…………………14

電子檔案分類體系的定義與維護(hù)

11.2………………14

電子檔案元數(shù)據(jù)的管理與維護(hù)

11.3…………………15

系統(tǒng)用戶管理

11.4……………………16

日志管理與審計(jì)跟蹤

11.5……………16

參考文獻(xiàn)

……………………18

Ⅱ

GB/T39784—2021

前言

本文件按照標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第部分標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則的規(guī)定

GB/T1.1—2020《1:》

起草

。

請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任

。。

本文件由國(guó)家密碼管理局提出并歸口

。

本文件起草單位國(guó)家檔案局清華大學(xué)北京市檔案館中國(guó)人民大學(xué)為者常成網(wǎng)絡(luò)科技有限責(zé)

:、、、、

任公司深圳市荔園評(píng)測(cè)技術(shù)有限公司

、。

本文件主要起草人付華薛四新童新海陶水龍杜小勇黃麗華李存才黎挺張靜楊中營(yíng)

:、、、、、、、、、、

趙紫毫李桐田雷林妙姬溫育忠郝晨輝薛哲妮王大眾林祥振田皓婕楊雅鑫楊茜雅劉俊

、、、、、、、、、、、、、

郭鵬朱俊鵬陳香張利朱云龍

、、、、。

Ⅲ

GB/T39784—2021

引言

電子檔案是國(guó)家信息資源的重要組成部分電子檔案的真實(shí)完整可用與安全很大程度上依賴于

,、、

電子檔案管理系統(tǒng)的功能完整性運(yùn)行穩(wěn)定性以及檔案工作人員對(duì)該系統(tǒng)的正確使用

、,。

為推動(dòng)電子檔案科學(xué)管理規(guī)范電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)確保電子檔案真實(shí)完整可用與安全根

,,、、,

據(jù)國(guó)家檔案行政規(guī)范性文件電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定檔辦發(fā)號(hào)結(jié)合我國(guó)電子檔

《》(〔2017〕3),

案管理現(xiàn)狀制定本文件

,。

本文件以電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定為基礎(chǔ)將其中規(guī)定為必備功能的在本文件中定義為

《》,

電子檔案管理系統(tǒng)的必選功能并依據(jù)檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的需要還規(guī)定了電子檔案管理系統(tǒng)的擴(kuò)展

,,

功能以促進(jìn)系統(tǒng)建設(shè)水平的不斷提升

,。

Ⅳ

GB/T39784—2021

電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求

1范圍

本文件規(guī)定了電子檔案管理系統(tǒng)功能的總體要求以及電子檔案的接收整理保存利用鑒定統(tǒng)

,、、、、、

計(jì)審計(jì)跟蹤和系統(tǒng)管理等關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和系統(tǒng)管理的通用性功能要求包括電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備

、,

的必選功能和可選功能但不對(duì)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能的平臺(tái)和具體技術(shù)應(yīng)用做出規(guī)定

,。

本文件適用于國(guó)家各級(jí)各類檔案館進(jìn)行電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開發(fā)實(shí)施使用和檢測(cè)國(guó)家

、、、。

機(jī)關(guān)企事業(yè)單位及其他社會(huì)組織的電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)可參照本文件執(zhí)行

、。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款其中注日期的引用文

。,

件僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改單適用于

,;,()

本文件

。

電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求

GB/T29194—2012

電子文件存儲(chǔ)與交換格式版式文檔

GB/T33190—2016

文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案

DA/T46—2009

照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案

DA/T54—2014