辦公輔助工具

第11課辦公輔助工具本章要點具體要求本章導讀上機練習本章要點打印機的使用傳真機的使用輔助軟件的使用具體要求掌握打印機的安裝與設(shè)置方法掌握傳真機的操作方法熟悉幾種辦公輔助軟件的使用方法本章導讀各種辦公輔助工具已成為現(xiàn)代化辦公領(lǐng)域中不可或缺的重要部分，靈活地使用它們可以大幅度地提高工作效率，減輕辦公人員的工作量，并能夠更準確地完成各項具體的工作。 打印機：打印各種辦公文檔、數(shù)據(jù)資料以及圖片。 傳真機：實現(xiàn)公司之間、個人之間文字資料的快速傳遞。 壓縮軟件WinRAR：對資料進行壓縮保存或傳遞，解壓縮網(wǎng)絡(luò)下載的文件。 看圖軟件ACDSee：以多種方式瀏覽圖片，并能輕松對圖片進行管理或?qū)傩孕薷摹?金山詞霸：查詢英文資料中不懂的單詞，將中文字詞翻譯成英文單詞。11.1打印機打印機是計算機的重要外設(shè)之一，在計算機中制作的許多文件都需通過它打印到紙張上。兩款打印機外觀11.1打印機11.1.1知識講解11.1.2典型案例——管理打印隊列11.1.1知識講解在辦公領(lǐng)域中，打印機是必不可少的輔助工具。在選購打印機時，需要了解打印機的類型，并根據(jù)實際需要進行選擇。使用打印機之前需要掌握打印機的安裝和設(shè)置方法。另外，了解打印機的日常維護和維修方法，可幫助用戶更好地使用打印機。11.1.1知識講解1．打印機的類型2．打印機的安裝3．打印設(shè)置4．打印機的日常維護和維修1．打印機的類型打印機的外觀形狀千差萬別，但根據(jù)打印機的工作原理，可將打印機分為針式打印機、噴墨打印機、激光打印機與熱轉(zhuǎn)換固體彩色打印機4種類型。不同類型的打印機，其原理和打印技術(shù)各不相同，物理結(jié)構(gòu)也有很大的區(qū)別，所以應(yīng)用的領(lǐng)域也不相同。1）針式打印機針式打印機一般可分為9針和24針。9針打印機打印西文基本可以達到鉛字印刷質(zhì)量，而打印中文則無法達到鉛字印刷質(zhì)量，若打印圖形則質(zhì)量更差。24針打印機所打印的符號、圖形、中文均可達到鉛字印刷效果，但打印的圖像效果較差。該類打印機的機械結(jié)構(gòu)與電路組織比其他打印設(shè)備簡單，而且耗材費用低、性價比好、支持多聯(lián)復(fù)寫打印、紙張適應(yīng)面廣，但打印速度比較緩慢。2）噴墨打印機噴墨打印機可分為普通打印機和寬幅打印機兩類，在辦公應(yīng)用中較為普遍。噴墨打印機有較好的打印效果，對打印速度要求不高時可選用。該類打印機的優(yōu)點是能打印彩色的圖片，并且在色彩、圖片細節(jié)方面優(yōu)于其他打印機，可完全達到鉛字印刷質(zhì)量。但缺點是打印速度較慢、墨水較貴且消耗量較大，主要適用于打印量不大、打印速度要求不高的家庭和小型辦公室等場合。3）激光打印機激光打印機具有很高的穩(wěn)定性，打印速度快、噪音低、打印質(zhì)量高，是最理想的辦公打印機。它除了可打印普通的文本文件外，還可進行膠片打印、多頁打印、郵件合并、手冊打印、標簽打印、海報打印、圖像打印和信封打印等。4）熱轉(zhuǎn)換固體彩色打印機熱轉(zhuǎn)換固體彩色打印機具有特殊的色彩還原性能，可打印出亮麗的真彩“照片”效果，但其價格和耗材費用較高，且打印速度較慢，主要用于對圖像質(zhì)量要求很高的專業(yè)彩色輸出領(lǐng)域，因而普及率不高。2．打印機的安裝要使用打印機，首先必須安裝打印機。打印機的安裝包括硬件的連接及驅(qū)動程序的安裝，只有正確連接硬件并安裝了相應(yīng)的打印機驅(qū)動程序之后，打印機才能正常工作。1）打印機的硬件連接實現(xiàn)打印機硬件連接的方法是：首先連接打印機的數(shù)據(jù)線到計算機，即將打印機常見的USB，LPT或COM端口插入到計算機機箱后面相應(yīng)的插口中。然后連接電源線，將電源線的“D”型頭插入打印機的電源插口中，另一端插入電源插座插口。2）安裝打印機驅(qū)動程序通常情況下，連接好打印機后，打開打印機電源開關(guān)并啟動計算機，操作系統(tǒng)會自動檢測到新硬件，然后打開一個安裝向?qū)υ捒?，用戶根?jù)其中的提示便可進行驅(qū)動程序的安裝。如果此時沒有安裝驅(qū)動程序，以后也可手動啟動該向?qū)?，其具體操作如下：1）選擇【開始】→【打印機和傳真】命令，打開【打印機和傳真】窗口，單擊窗口左側(cè)任務(wù)窗格中的鏈接，打開【添加打印機向?qū)А繉υ捒?。【打印機和傳真】窗口和【添加打印機向?qū)А繉υ捒?）安裝打印機驅(qū)動程序2）單擊按鈕，在打開的對話框中選擇打印機的連接方式。默認為選中單選按鈕，若安裝的是網(wǎng)絡(luò)打印機，則可選中單選按鈕，這里保持默認設(shè)置不變。3）單擊按鈕打開【選擇打印機的端口類型】對話框，在其中選擇打印機的端口類型。2）安裝打印機驅(qū)動程序4）單擊按鈕，打開【選擇打印機的品牌及型號】對話框，在其中選擇要安裝打印機的品牌及型號。此時也可將商家提供的打印機驅(qū)動程序安裝光盤放入光驅(qū)，然后單擊對話框中的按鈕，并在打開的對話框中選擇光驅(qū)下的相應(yīng)文件進行安裝。5）單擊按鈕，打開【命名打印機】對話框，在其中對打印機進行命名，并選擇是否將其設(shè)置為默認的打印機。6）單擊按鈕，打開【設(shè)置是否共享打印機】對話框，在其中設(shè)置是否共享該打印機，這里設(shè)置為不共享。如果計算機位于局域網(wǎng)中，且要讓局域網(wǎng)內(nèi)的其他用戶也可使用該打印機，則應(yīng)共享。2）安裝打印機驅(qū)動程序7）單擊按鈕，打開【設(shè)置是否打印測試頁】對話框，在其中設(shè)置是否在安裝好打印機后打印測試頁，以測試打印機是否能夠正常工作。8）單擊按鈕，在打開的對話框中單擊按鈕，系統(tǒng)自動開始安裝所選的驅(qū)動程序。完畢后在【打印機和傳真】窗口可看到安裝好的打印機圖標】，此時便可使用該打印機了。3．打印設(shè)置安裝好打印機之后，還可根據(jù)實際需要對其屬性進行設(shè)置。如可將經(jīng)常要使用的紙型、墨盒、打印質(zhì)量等常用打印參數(shù)設(shè)為默認值，以免每次打印前都進行設(shè)置。不同的打印機可設(shè)置的屬性選項也不相同，但一般都可更改端口、設(shè)置是否共享或設(shè)置打印機的默認選項等。下面以設(shè)置前面安裝的FXDocuPrint181XPL2打印機的屬性為例講解常用打印參數(shù)的設(shè)置方法，其他打印機可參照該方法進行設(shè)置，具體操作如下。3．打印設(shè)置1）選擇【開始】→【打印機和傳真】命令，打開【打印機和傳真】窗口，在FXDocuPrint181XPL2打印機圖標上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【屬性】命令，打開【FXDocuPrint181XPL2屬性】對話框。2）單擊按鈕，打開【FXDocuPrint181XPL2打印首選項】對話框，在【紙張/輸出】選項卡中設(shè)置文檔的打印縮放尺寸，以及所用紙張的輸出尺寸。3．打印設(shè)置3）單擊【圖形】選項卡，在其中可以設(shè)置圖像的打印類型。默認為【標準】，選擇【高質(zhì)量】選項可打印出較好質(zhì)量的圖形效果。4）在其他幾個選項卡中可以進行相應(yīng)的設(shè)置，設(shè)置完成后單擊按鈕。在對話框中所做的設(shè)置將作為該打印機的默認首選設(shè)置，最后單擊按鈕完成設(shè)置。4．打印機的日常維護和維修在使用打印機的過程中，為了能讓其更好地工作，需要對打印機進行必要的日常維護，當打印機出現(xiàn)故障時，還可對其進行簡單的維修。1）使用打印機的注意事項在使用打印機的過程中要注意以下事項：打印機應(yīng)放置在清潔、無腐蝕、無酸堿、無振動和遠離熱源的地方。避免日光直曬，環(huán)境溫度應(yīng)保持穩(wěn)定，不能劇變。保證交流用電輸入有良好的接地，即一定要將打印機的三芯插頭插在具有接地處理的電源插座上，否則機殼上會帶110V左右的交流電。1）使用打印機的注意事項墨盒在長期不使用時應(yīng)放置于干燥處，避免日光直射。不要使墨盒完全傾斜，不要拆開墨盒。打印機卡紙后，要及時取出，避免打印機溫度過高。不要一味追求打印速度，無故介入打印過程。打印機在工作時不要打開前蓋。1）使用打印機的注意事項清潔打印機時，若發(fā)現(xiàn)打印機內(nèi)部有灰塵，應(yīng)使用真空吸塵器清除廢物。USB接口的打印機在工作或啟動狀態(tài)下，千萬不要將插頭從計算機主機中拔出來，這樣會損害USB接口和打印機接頭。使用噴墨打印機時，須確保打印機在一個穩(wěn)固的水平面上工作，不要在打印機頂端放置任何物品。2）打印機常見故障的排除在打印文檔時經(jīng)常會遇到打印效果與預(yù)覽效果不同、打印模糊以及無法打印等情況，下面講解此類常見故障的排除方法。打印模糊：此類現(xiàn)象一般和硬件故障有關(guān)，如遇到噴墨打印機打印模糊、字體不清晰的情況，可以先對打印頭進行清洗。如果故障依舊，可用柔軟吸水性較強的紙擦拭靠近打印頭的地方，如果仍不能解決問題，可重新安裝打印機的驅(qū)動程序或更換墨盒。2）打印機常見故障的排除預(yù)覽與打印效果不符：出現(xiàn)這種情況是因為在編輯時設(shè)置不當造成的，改變打印文件【頁面屬性】中的紙張大小、紙張類型、每行字數(shù)等再重新打印即可。打印出現(xiàn)亂字符：打印機出現(xiàn)打印亂碼現(xiàn)象，大多是由于打印接口電路損壞或主控單片機損壞所致。實際檢修中發(fā)現(xiàn)，打印機接口電路損壞的故障較為常見，一般只要更換接口芯片，該類故障即可排除。另外，字庫沒有正確載入打印機也會出現(xiàn)這種現(xiàn)象。2）打印機常見故障的排除無法打印大文件：這種現(xiàn)象在激光打印機中較常見，解決方法是查看硬盤上的剩余空間，刪除一些垃圾文件，對于Word文檔，若頁數(shù)較多可分成幾次打印。打印機卡紙或不能走紙：出現(xiàn)這種故障時，操作面板上的指示燈會發(fā)亮，并向主機發(fā)出一個報警信號。出現(xiàn)這種故障的原因有很多，例如紙張輸出路徑內(nèi)有雜物、輸紙輥等部件轉(zhuǎn)動失靈、紙盒不進紙、所用紙張不合適、傳感器故障等，排除這種故障的方法也十分簡單，只需打開機蓋，取下被卡的紙即可，但要注意，必須按進紙方向取紙，絕不可反方向轉(zhuǎn)動任何旋鈕。11.1.2典型案例——管理打印隊列用戶可以一次性向打印機發(fā)送多個打印任務(wù)，打印機在打印第一個任務(wù)的同時，會對其他任務(wù)進行預(yù)處理并將其安排在當前任務(wù)的后面，形成打印隊列。本案例將練習結(jié)束或停止某個任務(wù)的打印，并取消隊列中的某個等待打印的任務(wù)。操作思路：停止發(fā)送至打印機的某正在打印的任務(wù)。取消打印隊列中等待打印的任務(wù)。操作步驟本案例分為停止任務(wù)和取消任務(wù)兩部分（其具體操作請老師參照軟件講解）。案例小結(jié)當用戶向打印機發(fā)送了打印任務(wù)后，如發(fā)現(xiàn)發(fā)送錯誤，或有其他用戶要先打印某個文件，就需要采用上面的方法暫?；蛉∠蛴∪蝿?wù)。當打印機亮紅燈時，也可通過上面的方法大致判斷打印機的故障原因。11.2傳真機傳真機在日常辦公事務(wù)中發(fā)揮著非常重要的作用，通過它可以不受地域限制地發(fā)送信息，而且其傳送速度快、接收的副本質(zhì)量好、準確性高，現(xiàn)已成為眾多公司傳遞信息的重要工具之一。11.2傳真機11.2.1知識講解11.2.2典型案例——給分公司發(fā)傳真11.2.1知識講解傳真機通常具有普通電話機的功能，但其操作比電話機復(fù)雜一些，在使用過程中也要注意一些事項，以便更好地使用傳真機。11.2.1知識講解1．傳真機的操作2．使用傳真機的注意事項1．傳真機的操作傳真機的外觀與結(jié)構(gòu)各不相同，但一般都包括操作面板、顯示屏、話筒、紙張入口和紙張出口等部分。而最重要的操作面板中包括電話機中也存在的“數(shù)字”鍵、“免提”鍵、“應(yīng)答”鍵和“重撥/暫?！辨I等，另外還包括“自動/手動”鍵、“功能”鍵、“設(shè)置”鍵等按鍵和一些工作狀態(tài)指示燈。傳真機的外觀1）發(fā)送傳真在連接好傳真機之后，便可使用傳真機傳遞信息了，其具體操作如下：1）將導紙器調(diào)整到需要發(fā)送的文件的寬度，再將要發(fā)送的文件正面朝下放入紙張入口中，在發(fā)送時，應(yīng)把先發(fā)送的文件放置在最下面。2）撥打接收方的傳真號碼，要求對方傳輸一個信號，當聽到從接收方傳真機傳來的傳輸信號（一般是“嘟”聲）時，按【開始】鍵進行文件的傳輸。2）接收傳真接收傳真的方式有兩種：自動接收和手動接收。當設(shè)置為自動接收時，用戶無法通過傳真機進行通話，當傳真機檢測到其他用戶發(fā)來的傳真信號后便會開始自動接收。當設(shè)置為手動接收模式時，傳真機的來電鈴聲和電話鈴聲一樣，用戶需手動操作來接收傳真，其具體操作如下：1）當聽到傳真機響起時拿起話筒。2）按對方要求按【開始】鍵發(fā)一個接收信號，對方發(fā)送傳真數(shù)據(jù)后，傳真機將自動接收傳真文件。2．使用傳真機的注意事項為了確保傳真機發(fā)信和收信達到最佳質(zhì)量，在使用傳真機時應(yīng)注意以下事項：傳真機應(yīng)安裝在免受陽光直射和熱輻射的位置，勿將機器置于潮濕、灰塵多、震動以及不穩(wěn)固的環(huán)境，環(huán)境溫度應(yīng)保持在5℃～35℃內(nèi)。應(yīng)使用單獨的電源插座，盡量不與噪聲大的機器（如空調(diào)、打字機等）共用一個插座，以免干擾傳真機接收和發(fā)送信件的質(zhì)量。傳送文件前，必須將附于文件上的回型針和釘書釘?shù)葓杂参锶コ?。切勿發(fā)送過厚的文件以及被弄濕的文件。要防止水或化學液體流入傳真機，以免損壞電路及器件。記錄紙屬于熱敏紙，因此不要長期暴露在陽光或紫外線下，以免逐漸褪色，造成復(fù)印或接收的文件不清晰。11.2.2典型案例——給分公司發(fā)傳真公司在與客戶或其他公司進行商業(yè)活動的過程中，經(jīng)常會遇到需向?qū)Ψ絺魉臀募蚪邮諏Ψ轿募那闆r，這時就可使用傳真機，通過它可快速完成文件的交流。本案例將以向分公司發(fā)送一份數(shù)據(jù)清單為例，讓讀者掌握實際操作傳真機的步驟。操作思路：在傳真機中裝入要發(fā)送的文件。撥打接收方號碼，待收到對方的應(yīng)答信號后開始發(fā)送傳真。操作步驟使用傳真機向分公司傳送數(shù)據(jù)清單文件（具體操作請老師參照軟件講解）。案例小結(jié)本案例演示了發(fā)送傳真的常規(guī)操作，應(yīng)注意源文件有數(shù)據(jù)的一面應(yīng)該正面向下放置，在傳真數(shù)據(jù)的過程中，可掛上話筒，也可將話筒放在一旁。按【開始】鍵傳送結(jié)束11.3常用輔助軟件在進行辦公操作的過程中，除了會用到一些輔助設(shè)備外，還會用到一些常用的輔助軟件，這類軟件是專門針對各方面應(yīng)用需要而設(shè)計的。11.3常用輔助軟件11.3.1知識講解11.3.2典型案例——備份客戶資料11.3.1知識講解常用的辦公輔助軟件有壓縮軟件、圖片瀏覽軟件、下載軟件和翻譯軟件等，這類軟件的特點是小巧實用、操作簡單，下面簡單介紹其中幾款常用軟件的主要功能和使用方法。11.3.1知識講解1．壓縮軟件WinRAR2．看圖軟件ACDSee3．下載工具FlashGet1．壓縮軟件WinRARWinRAR是一種利用壓縮原理進行文件的壓縮和解壓縮的工具，壓縮后所生成的文件稱為壓縮包。在辦公中有時需要將某些文件傳給客戶，若文件太大便可先壓縮再傳送，同時也常用于將以往的資料文件進行壓縮備份等。1）壓縮文件安裝好WinRAR后，即可開始使用。若要進行文件的壓縮，可采用WinRAR的圖形模式進行，即啟動WinRAR后，在其操作界面中進行壓縮設(shè)置，設(shè)置的方法將在本節(jié)典型實例中介紹。另外，由于WinRAR在安裝后會集成到右鍵菜單中，因此也可使用右鍵快捷菜單進行文件的壓縮。例如采用這種方法壓縮一個名為“產(chǎn)品圖片”的文件夾，其具體操作如下。1）壓縮文件1）在要壓縮的文件夾上單擊鼠標右鍵，彈出快捷菜單。2）根據(jù)文件夾名稱不同，右鍵菜單中會出現(xiàn)不同的命令，這里選擇【添加到“產(chǎn)品圖片.rar”】命令，打開顯示壓縮進度的對話框。3）稍等片刻便可在要壓縮的文件夾所在位置生成一個與該文件夾名稱相同的rar文件。這就是壓縮后的文件，對照一下即可發(fā)現(xiàn)該文件與原文件夾相比小了很多。2）解壓文件當要使用壓縮過的文件時，必須先將其解壓還原。解壓文件的方法與壓縮文件一樣，也分為使用WinRAR的圖形模式解壓文件和使用快捷菜單解壓文件兩種。通常情況下都使用快捷菜單直接進行文件的解壓，即在壓縮文件上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【解壓到當前文件夾】命令，可將解壓后的文件保存在當前文件夾下，若選擇【解壓到產(chǎn)品圖片\】命令，則將壓縮的文件解壓到“產(chǎn)品圖片”文件夾中。2．看圖軟件ACDSeeACDSee是一種功能較強的圖形圖像瀏覽工具，它支持多種圖像格式。通過它可方便地瀏覽計算機中的各種圖片，并可將圖片導出到其他位置或轉(zhuǎn)成其他格式。下面以ACDSee7.0為例進行講解。使用ACDSee7.0瀏覽計算機中圖片的具體操作如下：1）選擇【開始】→【所有程序】→【ACDSystems】→【ACDSee7.0】命令啟動ACDSee7.0。2．看圖軟件ACDSee2）在圖片瀏覽窗格中瀏覽到需要查看的圖片時，雙擊該圖片切換到圖片查看窗口顯示該圖片的全貌。3）單擊【上一幅】按鈕或【下一幅】按鈕，可以觀看當前圖片所在文件夾中的前一張或后一張圖片。4）瀏覽完成后，雙擊圖片返回原來的圖片瀏覽窗格。3．下載工具FlashGetFlashGet是一款免費的多線程斷點續(xù)傳下載軟件，可以到站點下載。FlashGet不僅具備斷點續(xù)傳的功能，而且還有下載速度快和易于管理等特點。安裝好FlashGet后，可通過該軟件在右鍵菜單中添加的命令，或在軟件操作