崗位職責(zé)與崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)培訓(xùn)

崗位分析與崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)

2012年12月2內(nèi)容提要一、崗位分析與崗位說(shuō)明書(shū)的意義與作用二、崗位分析流程和方法三、崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)流程和方法

四、本項(xiàng)目崗位分析與崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)工作介紹3崗位分析與崗位說(shuō)明書(shū)的含義崗位分析：崗位信息的收集、分析

及綜合，以便確認(rèn)崗位

整體概況，對(duì)其作出正

確、詳盡的描述。崗位說(shuō)明書(shū)：整理崗位分析結(jié)果的工作描述的書(shū)面文件，包括：工作基本信息、崗位設(shè)置目的、主要職責(zé)、工作環(huán)境等，以及任職資格要求（如技能、學(xué)歷、訓(xùn)練、經(jīng)驗(yàn)、體能等）4什么樣的戰(zhàn)略(如產(chǎn)品/服務(wù)的選擇、目標(biāo)消費(fèi)者、市場(chǎng)定位等)引導(dǎo)我們走向愿景？VISION愿景STRATEGY戰(zhàn)略我們公司存在的目的和長(zhǎng)期目標(biāo)是什么？怎樣的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)?怎樣的業(yè)務(wù)流程及管理流程能使我們實(shí)施戰(zhàn)略？CRITICALSUCCESSFACTORS

關(guān)鍵成功要素順利地實(shí)施戰(zhàn)略需要什么樣的核心能力、流程和體系？崗位分析及崗位說(shuō)明書(shū)能夠把組織實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略的職責(zé)落實(shí)到具體組織成員，確保組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)，支持組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。崗位分析與崗位說(shuō)明書(shū)的意義：落實(shí)組織職責(zé)，支持實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)5崗位分析與崗位說(shuō)明書(shū)的意義：奠定人力資源管理體系的基礎(chǔ)在人力資源管理系統(tǒng)中，崗位分析和崗位評(píng)估是最基礎(chǔ)的工作，提供了建立其他各人力資源子系統(tǒng)的平臺(tái)。只有把這項(xiàng)工作做扎實(shí)，其他各項(xiàng)工作才有依據(jù)。崗位分析員工招聘員工培訓(xùn)薪酬福利績(jī)效管理職業(yè)生涯規(guī)劃長(zhǎng)期激勵(lì)能力模型崗位繼任計(jì)劃崗位評(píng)估人員規(guī)劃人力資源戰(zhàn)略6內(nèi)容提要一、崗位分析與崗位說(shuō)明書(shū)的意義與作用二、崗位分析流程和方法三、崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)流程和方法

四、本項(xiàng)目崗位分析與崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)工作介紹7崗位崗位分析三條基本原則針對(duì)“崗位”，而非針對(duì)”人“著重那些那些「應(yīng)該」做的工作,而非「目前正在」做的分析崗位的職責(zé)，而非崗位的明細(xì)8崗位分析流程準(zhǔn)備工作收集資料分析資料崗位分析流程比較簡(jiǎn)單，但工作繁瑣，工作量也較大，工作時(shí)需要耐心和細(xì)心。1、建立崗位分析項(xiàng)目小組2、了解企業(yè)戰(zhàn)略、組織、流程3、選擇被分析部門(mén)及崗位:4、選擇信息來(lái)源:崗位分析-準(zhǔn)備工作9準(zhǔn)備工作收集資料分析資料崗位分析-收集資料崗位基本信息：如崗位名稱、職銜等是什么？上下級(jí)匯報(bào)情況？崗位存在的基本目的是什么？存在的意義是什么？為達(dá)到這一目的，該崗位的主要職責(zé)？（什么，怎樣，為什么？）什么是該崗位獨(dú)有的職責(zé)？（這個(gè)問(wèn)題使分析者能夠從更宏觀的角度看待該崗位）什么是該崗位最關(guān)鍵（必不可少）的職責(zé)和負(fù)責(zé)的核心領(lǐng)域？（這個(gè)問(wèn)題能幫分析者搞清楚公司對(duì)該崗位的核心定位是什么）該崗位任職者需要負(fù)責(zé)并被考核的具體工作成果是什么？該崗位的工作如何與組織的其它工作協(xié)調(diào)？組織的內(nèi)部和外部需要有哪些接觸？（怎樣，為什么，何時(shí)）怎樣把工作分配給該崗位員工，如何檢查和審批工作？有怎樣的決策權(quán)？該崗位工作的其它特點(diǎn)：如出差，非社交時(shí)間，靈活性要求，特殊的工作環(huán)境？要獲得所期望的工作成果，該崗位任職人員需要有什么行為、技能、知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)？（這個(gè)問(wèn)題幫分析者找出能勝任該崗位的人員所必需的能力和個(gè)人素質(zhì)）

收集資料是崗位分析工作中最重要的一環(huán)。需要收集的資料包括崗位名稱、工作內(nèi)容及職責(zé)、工作環(huán)境、任職資格等。收集的資料應(yīng)該能夠回答下列問(wèn)題：

10準(zhǔn)備工作收集資料分析資料崗位分析-分析資料分析資料:對(duì)獲得的資料進(jìn)行匯總、整理、分類(lèi)、總結(jié)，并進(jìn)行必要的判斷，從而得出對(duì)崗位的全面、準(zhǔn)確和有條理性的認(rèn)識(shí)。分析資料崗位名稱分析工作職責(zé)分析工作環(huán)境分析任職資格分析崗位名稱標(biāo)準(zhǔn)化，以便于了解工作性質(zhì)和內(nèi)容工作內(nèi)容、工作職責(zé)、工作關(guān)系物理環(huán)境、安全與健康環(huán)境、社會(huì)環(huán)境知識(shí)、技能、經(jīng)驗(yàn)、體能11內(nèi)容提要一、崗位分析與崗位說(shuō)明書(shū)的意義與作用二、崗位分析流程和方法三、崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)流程和方法

四、本項(xiàng)目崗位分析與崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)工作介紹12崗位描述的書(shū)面結(jié)果是崗位說(shuō)明書(shū)確定崗位說(shuō)明書(shū)的格式崗位描述是在崗位分析的基礎(chǔ)上，把整理好的崗位分析資料按規(guī)定的文件形式表達(dá)出來(lái)，形成崗位說(shuō)明書(shū)的過(guò)程。從崗位資料收集到分析，從崗位分析到編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)的過(guò)程是由繁雜到簡(jiǎn)潔、從簡(jiǎn)潔再到精確的過(guò)程。崗位描述的流程如下：逐項(xiàng)進(jìn)行職責(zé)描述小組討論反饋和確認(rèn)13崗位描述-崗位說(shuō)明書(shū)的格式確定崗位說(shuō)明書(shū)的格式逐項(xiàng)進(jìn)行職責(zé)描述小組討論反饋和確認(rèn)例：根據(jù)公司人力資源發(fā)展戰(zhàn)略及需要，研究與制訂具有競(jìng)爭(zhēng)力的人力資源策略，優(yōu)化人力資源的配置，合理使用人才，組織實(shí)施人力資源管理的日常工作，為公司各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供人力資源方面的保障崗位說(shuō)明書(shū)格式因不同崗位分析目的而不同，可繁可簡(jiǎn)用于記錄對(duì)該崗位主要崗位職責(zé)的逐項(xiàng)描述用于記錄該崗位對(duì)內(nèi)和對(duì)外聯(lián)系的主要機(jī)構(gòu)和部門(mén)，以及該崗位的直接上下級(jí)14崗位描述-崗位說(shuō)明書(shū)的格式（續(xù)）確定崗位說(shuō)明書(shū)的格式逐項(xiàng)進(jìn)行職責(zé)描述小組討論反饋和確認(rèn)用于該崗位所需的任職基本要求作出判斷，該任職基本需求未必與崗位現(xiàn)任職者的情況相同，而應(yīng)該著重考慮以下因素：從事該工作所必備的最低要求勝任該工作的新員工的資歷從事該崗位所有員工的通用標(biāo)準(zhǔn)關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)：任職要求：本崗位履行職責(zé)所依據(jù)的主要流程文件、操作規(guī)范、規(guī)章制度或指令等：起草以及每次修訂都需要簽署責(zé)任人姓名和時(shí)間，最終需要由人力資源部負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)15崗位描述–崗位設(shè)置目的確定崗位說(shuō)明書(shū)的格式逐項(xiàng)進(jìn)行職責(zé)描述小組討論反饋和確認(rèn)崗位設(shè)置目的：用簡(jiǎn)練而準(zhǔn)確的語(yǔ)言來(lái)描述本崗位在單位及部門(mén)中存在的目的和作用該崗位實(shí)現(xiàn)了公司及部門(mén)的哪些目的和作用？如果該崗位不存在，則對(duì)公司或部門(mén)造成哪些影響？格式：工作依據(jù)+工作內(nèi)容+工作成果工作依據(jù)：根據(jù)…工作內(nèi)容：動(dòng)詞+工作對(duì)象工作成果：描述崗位工作達(dá)到的目的注意：崗位設(shè)置目的陳述不包括如何完成結(jié)果的過(guò)程16崗位描述–職責(zé)描述的注意事項(xiàng)確定崗位說(shuō)明書(shū)的格式逐項(xiàng)進(jìn)行職責(zé)描述小組討論反饋和確認(rèn)工作持有人所負(fù)有的職責(zé)以及工作所要求的最終結(jié)果崗位長(zhǎng)期及經(jīng)常性的工作,而不是短期或臨時(shí)性工作按照崗位職責(zé)的重要性順序填寫(xiě),重要的職責(zé)填寫(xiě)在前面職責(zé)描述字?jǐn)?shù)要求：每條職責(zé)描述不超過(guò)50字17崗位描述–職責(zé)描述的注意事項(xiàng)確定崗位說(shuō)明書(shū)的格式逐項(xiàng)進(jìn)行職責(zé)描述小組討論反饋和確認(rèn)職責(zé)條目確定

除非是特別重要的職責(zé)，每項(xiàng)職責(zé)占用的時(shí)間一般大于所有職責(zé)的5%。未被逐條詳細(xì)描述的“其它”職責(zé)所占用的時(shí)間一般不超過(guò)該崗位完成所有職責(zé)工作時(shí)間的10%。

緊密相關(guān)的（如：用于完成一項(xiàng)任務(wù)的幾個(gè)步驟）或類(lèi)似的職責(zé)可以歸為一條職責(zé)來(lái)描述，除此之外，盡量避免把幾個(gè)職責(zé)合并在一個(gè)小標(biāo)題下做概要描述。18崗位描述-職責(zé)描述的注意事項(xiàng)確定崗位說(shuō)明書(shū)的格式逐項(xiàng)進(jìn)行職責(zé)描述小組討論反饋和確認(rèn)職責(zé)描述句式規(guī)范

一份好的崗位說(shuō)明書(shū)包含了準(zhǔn)確描述“需要做什么”的以動(dòng)詞開(kāi)頭的語(yǔ)句，如：可用“起草”、“審核”、“執(zhí)行”、“指導(dǎo)”等具體動(dòng)詞的，盡量避免用“負(fù)責(zé)”等籠統(tǒng)的詞。例如：

每季度起草報(bào)告向……

傾聽(tīng)客戶的買(mǎi)賣(mài)指令……

比較部門(mén)實(shí)際費(fèi)用與預(yù)算費(fèi)用的差別……

用動(dòng)詞描述崗位的具體職責(zé)時(shí)，對(duì)每一項(xiàng)職責(zé)盡可能提供具體的例子來(lái)描述，避免只使用“管理”、“監(jiān)控”等字眼，而是描述出管理監(jiān)督的具體事項(xiàng)。19職責(zé)描述語(yǔ)句通常包含的內(nèi)容1）動(dòng)詞；2）賓語(yǔ)；3）目的描述。如下表所示：

崗位描述–職責(zé)描述的注意事項(xiàng)確定崗位說(shuō)明書(shū)的格式逐項(xiàng)進(jìn)行職責(zé)描述小組討論反饋和確認(rèn)20崗位描述–反饋和確認(rèn)崗位說(shuō)明書(shū)的起草人在初步起草崗位說(shuō)明書(shū)后，應(yīng)經(jīng)過(guò)崗位分析項(xiàng)目小組討論確定。在討論過(guò)程中如果有不明確的問(wèn)題，還可以向相關(guān)人員進(jìn)一步了解情況。小組討論的意義在于：小組各成員對(duì)同一崗位有不同視角，他們的意見(jiàn)可保證該崗位說(shuō)明書(shū)內(nèi)容更加確切、完整，文字表達(dá)更加準(zhǔn)確。確定崗位說(shuō)明書(shū)的格式逐項(xiàng)進(jìn)行職責(zé)描述小組討論反饋和確認(rèn)21崗位描述：編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)經(jīng)崗位分析小組討論確定后的崗位說(shuō)明書(shū)可返回崗位現(xiàn)任職人員或其直接上級(jí)，征求反饋意見(jiàn)并進(jìn)行必要的修改。崗位說(shuō)明書(shū)最終由人力資源部負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并進(jìn)行編號(hào)，成為正式的崗位說(shuō)明書(shū)檔案。確定崗位說(shuō)明書(shū)的格式逐項(xiàng)進(jìn)行職責(zé)描述小組討論反饋和確認(rèn)22崗位描述–職責(zé)描述的注意事項(xiàng)確定崗位說(shuō)明書(shū)的格式逐項(xiàng)進(jìn)行職責(zé)描述小組討論反饋和確認(rèn)總的來(lái)說(shuō)代表了崗位的主要產(chǎn)出描述了工作的成果而非過(guò)程每一說(shuō)明描述了單獨(dú)的、不同的最終結(jié)果不是廣義的，含糊的說(shuō)明每一個(gè)說(shuō)明都是沒(méi)有時(shí)限的，如果崗位沒(méi)有改變，職責(zé)不會(huì)改變23職責(zé)說(shuō)明－動(dòng)詞舉例決策或設(shè)定目標(biāo)批準(zhǔn)

指導(dǎo)

授權(quán)

建立

制訂規(guī)劃

決定

準(zhǔn)備 預(yù)備

發(fā)展執(zhí)行管理達(dá)成

增進(jìn)

評(píng)估

建立

贏得評(píng)定

吸引

限制

確保

維護(hù)評(píng)估 衡量

監(jiān)控

取得 認(rèn)同

審核

找出設(shè)定

執(zhí)行

指明

改善

標(biāo)準(zhǔn)化專(zhuān)業(yè)與支援分析

辨明

界定

建議 提議

促使建議

預(yù)測(cè)

協(xié)調(diào)

解釋

支援特定性或基層工作檢查 檢驗(yàn)

執(zhí)行 履行

對(duì)照

提出

分配處理

收集 匯集

生產(chǎn) 制造

分發(fā)

進(jìn)行提供

獲得

提交

操作 執(zhí)行

供應(yīng)一般性管理

聯(lián)系

協(xié)助

控制

監(jiān)督 協(xié)調(diào)24

如何描述工作

工作職責(zé)工作任務(wù)工作要素董事會(huì)秘書(shū)提供董事長(zhǎng)所要求的速記準(zhǔn)備和保存月董事會(huì)記錄適用于崗位說(shuō)明書(shū)董事會(huì)速記整理速記記錄打印董事會(huì)會(huì)議記錄復(fù)印會(huì)議記錄，分發(fā)給董事會(huì)成員會(huì)議記錄保管歸檔

在打字印機(jī)中插入打印紙確定打字機(jī)的邊距

不適用于崗位說(shuō)明書(shū)25根據(jù)需求進(jìn)行崗位說(shuō)明書(shū)的更新或重新起草起草/更新重新進(jìn)行崗位分析和描述，起草或更新崗位說(shuō)明書(shū)的時(shí)機(jī)：新崗位產(chǎn)生時(shí)工作發(fā)生變化時(shí)定期審核，一般至少一年審核一次26內(nèi)容提要一、崗位分析與崗位說(shuō)明書(shū)的意義與作用二、崗位分析流程和方法三、崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)流程和方法

四、本項(xiàng)目崗位分析與崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)工作介紹27項(xiàng)目工作步驟制定崗位說(shuō)