職務說明書的編寫

本文格式為Word版，下載可任意編輯——職務說明書的編寫工作分析的直接結果之一是形成崗位說明書，假使我們把企業(yè)中的崗位當作一種規(guī)律上的產(chǎn)品，那么工作描述就是這個產(chǎn)品的說明書，也就是說，崗位說明書理應首先講領會這個產(chǎn)品的”標準”，其次理應講領會它的”功能”。

在工作分析的各階段中，編制崗位說明書的工作最為繁雜，崗位說明書不是人事管理員或人力資源經(jīng)理拍腦袋想出來的，而是在工作調查和分析的根基上，根據(jù)實際狀況科學設計的。在這一階段中，工作分析人員需要投入大量的時間對收集到的各種信息和資料舉行研究，必要時還需要借助電腦、分析軟件等輔佐工具舉行統(tǒng)計和分析。

崗位說明書的實質是通過工作分析這一工具，對企業(yè)各類崗位的工作性質、任務、責任、權限、工作內容和方法、工作環(huán)境和工作條件，以及崗位名稱、編號、層級和該崗位人員資格條件、學識要求、職業(yè)道德、才能要求、身體條件、崗位考核工程和標準等做出統(tǒng)一的規(guī)定。

崗位說明書根本構成要素

一般來講，一份完整的崗位說明書理應包括：崗位根本信息、崗位使命、崗位職責、崗位參與或主導的流程、崗位kpi、崗位任職資格、崗位進展通路、崗位工作環(huán)境、崗位資源配置、崗位權限等要素，如表所示：

一級構成

二級構成

根本說明

崗位名稱、所屬部門、直接上級、直接下級、職族類別、崗位編號、崗位編制

職責說明

崗位使命、崗位職責、崗位參與或主導的流程、崗位kpi

附加要素說明

崗位任職資格：學歷、專業(yè)、性別、年齡、證書、工作閱歷、行業(yè)閱歷、崗位閱歷、學識、技能、職業(yè)素養(yǎng)

崗位權限：人事權、財務權、信息權、資源調配權

崗位工作環(huán)境：辦公環(huán)境、工作環(huán)境、相關資源配置

崗位進展：橫向輪崗說明、縱向進展說明

當然，并不是全體的企業(yè)在編寫崗位說明書的時候都需要對這些要素舉行一一說明。企業(yè)也可以根據(jù)自己的實際需要，對崗位說明書的構成要素舉行刪減。

在文中，將重點介紹根本信息編寫、崗位使命描述、部門職能分解與崗位職責編寫、崗位kpi識別、崗位任職資格確認等因素。

崗位根本信息：主要是通過崗位名稱、編號、崗位等級、所屬部門、職族類別、直接上級、直接下級、崗位編制等，形成崗位的根本信息，以便對崗位在組織中的位置與類別舉行標識。

崗位使命：就是崗位在組織中預期的責任和最高追求目標。

崗位職責：主要指該崗位通過一系列什么樣的活動來實現(xiàn)組織的目標，來完成部門的職能，完成崗位的使命與目標。

崗位任職資格：指為了完成工作，取得好的工作績效，任職者所需具備的學識、技能、閱歷以及職業(yè)素養(yǎng)等要求。

崗位根本信息編寫

表：崗位根本信息編寫技巧

內容

編寫說明

崗位名稱

指一個概括崗位的名稱，崗位名稱需要標準化和統(tǒng)一化，譬如人力資源部長、購買員等。

所屬部門

本崗位直屬的部門名稱，譬如人事主任所屬部門是人力資源部。

崗位等級

該崗位在公司組織布局中所處的層級，譬如a公司部長的崗位等級是b，主管的崗位等級是c。

崗位編號

該崗位在公司的唯一性編號。

直接上級

該崗位在組織布局圖中的直接行政領導的崗位名稱，譬如人事管理員的直接上級是人力資源部長。

直接下級

該崗位在組織布局圖中的直接納理下級的崗位名稱，譬如人力資源部長的直接下級是培訓管理員、薪酬管理員、保險管理員等。

職族類別

該崗位的職族類別，譬如人力資源部長屬于管理職位族。

崗位使命定位與描述

崗位使命是通過高度概括的語言將該崗位的核心職責、存在的根本目的及對公司的付出和價值表現(xiàn)出來，這是與企業(yè)文化片面的重要接口。崗位使命可以按照“根據(jù)……，通過……，達成……”的格式舉行描述。

譬如：

a公司總經(jīng)理的崗位使命：根據(jù)公司戰(zhàn)略進展規(guī)劃和年度經(jīng)營籌劃，通過領導、籌劃、操縱全面的公司經(jīng)營活動，不斷提升公司的經(jīng)濟效益、品牌價值、經(jīng)營理念，確保公司經(jīng)營籌劃的實現(xiàn)和可持續(xù)進展。

a公司管理副總的崗位使命：根據(jù)公司進展戰(zhàn)略，通過對公司管理體系、服務體系和企業(yè)文化體系的創(chuàng)辦，確保員工價值得到充分的表達和公司的效益最大化。

a公司銷售部部長的崗位使命：根據(jù)公司總體市場及銷售策略，全面負責銷售部門的隊伍創(chuàng)辦、銷售任務、渠道創(chuàng)辦、風險操縱工作，保證銷售部全年各項銷售指標的順遂完成。

a公司人力資源部長的崗位使命：根據(jù)公司人力資源規(guī)劃，建立和完善人力資源管理體系，為公司供給和培養(yǎng)合格的人才，以確保人力資源戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。

a公司雇用管理員的崗位使命：根據(jù)公司人力資源進展規(guī)劃和部門年度工作籌劃，制訂和完善員工雇用體系，保證人崗的高度匹配。

部門職能分解與崗位職責描述

崗位職責是指本崗位在組織中所涉及的工作領域與概括工作內容及與工作職責對應的各種管理權限和獲得各種信息和資源的權限等。崗位職責的來源有兩個：部門職能、公司相關規(guī)章制度要求。

崗位職責的編寫常見的方法有一下幾種：一種是基于pdca和管理五大職能舉行部門職能分解、另外一種是基于責任崗位和輔佐崗位舉行部門職能分解，第三種方法是基于流程舉行職能分解。

表：部門職能分解表1（根據(jù)pdca和管理五大職能分解部門職能）

部門職能

籌劃

組織

執(zhí)行

輔助

審核

根據(jù)公司整體戰(zhàn)略，提出組織機構設置和優(yōu)化的建議，合理舉行部門的定崗定編

人力資源經(jīng)理

人力資源經(jīng)理

人力資源主管

總經(jīng)理

負責制定公司人力資源規(guī)劃，各階段工作籌劃

人力資源經(jīng)理

人力資源主管

總經(jīng)理

根據(jù)公司人力資源規(guī)劃，制定公司雇用籌劃

人力資源主管

雇用管理員

人事管理員

人力資源經(jīng)理

負責公司雇用渠道的建立與管理

人力資源主管

雇用管理員

人力資源經(jīng)理

負責組織公司雇用人才信息的收集與人才信息庫的建立

人力資源主管

雇用管理員

人力資源主管

負責員工的雇用、選拔、晉升、試用期的評估與管理

人力資源主管

雇用管理員

人力資源經(jīng)理

負責組織公司雇用考核試題庫的建立

…

…

…

…

…

表：部門職能分解表2（根據(jù)責任崗位和輔佐崗位分解部門職能）

部門職能

責任崗位

輔佐崗位

根據(jù)公司整體戰(zhàn)略，提出組織機構設置和優(yōu)化的建議，合理舉行部門的定崗定編

人力資源主管

人力資源經(jīng)理、總經(jīng)理

負責制定公司人力資源規(guī)劃，各階段工作籌劃

人力資源主管

人力資源經(jīng)理、總經(jīng)理

根據(jù)公司人力資源規(guī)劃，制定公司雇用籌劃

雇用管理員

人力資源經(jīng)理、人力資源主管、人事管理員

負責公司雇用渠道的建立與管理

雇用管理員

人力資源經(jīng)理、人力資源主管

負責組織公司雇用人才信息的收集與人才信息庫的建立

雇用管理員

人力資源主管

負責員工的雇用、選拔、晉升、試用期的評估與管理

雇用管理員

人力資源經(jīng)理、人力資源主管

負責組織公司雇用考核試題庫的建立

…

…

崗位任職資格確定與描述

任職資格是驅鼓動工產(chǎn)生優(yōu)秀工作績效的各種顯性和隱性特征的集合，它反映的是員工以不同方式所表現(xiàn)出來的學識、技能、素養(yǎng)等。

崗位任職資格一般包括：根本要求、學識、技能和素養(yǎng)四片面，其中根本要求是指某崗位對任職者的最低要求，包括專業(yè)、學歷、性別、年齡等；

學識是指一個人在一個特定領域所擁有的各種信息的總和；

技能是指布局化運用學識執(zhí)行某項有形或無形工作的才能；

素養(yǎng)是指員工行為對外部環(huán)境及各種信息所表現(xiàn)出來的一貫回響，素養(yǎng)可以預料個人長期在無人監(jiān)管下的工作狀態(tài)。

學歷要求是指按照國家正規(guī)學歷教導的程度，堅持適合的原那么，最好采用確定某一學歷或界定在某一個特定的范圍之內；

專業(yè)要求是指按照國家正規(guī)學歷教導布局設置的學科體系舉行劃分，如人力資源專業(yè)、機械設計專業(yè)、英語專業(yè)等；

性別要求是指片面崗位的工作特點對性別需求可能有確定的傾向性，在這種處境下可以舉行選擇；

年齡要求是指片面崗位的工作特點可能對年齡有確定的傾向性，在這種處境下可以舉行選擇；

特殊要求是指假設該崗位需要有國家或行業(yè)規(guī)定的特殊從業(yè)資格的，需要在這里注明，如電工證、駕駛證、會計證等；

工作閱歷是指指在不同企業(yè)或不同崗位全體工作時間的總和，片面崗位的工作特點可能對工作閱歷有確定的要求；

行業(yè)閱歷是指在本行業(yè)全體工作時間的總和，片面崗位的工作特點可能對該行業(yè)的工作閱歷有確定的要求；

崗位閱歷是指在與公司一致或類似崗位全體工作時間的總和，片面崗位的工作特點可能對崗位閱歷有確定的要求。

學識包括包括根本學識、專業(yè)學識。

技能包括管理技能、專業(yè)技能。

素養(yǎng)包括根本職業(yè)素養(yǎng)、特殊職業(yè)素養(yǎng)，其中特殊職業(yè)素養(yǎng)指該崗位的工作性質對任職者的職業(yè)素養(yǎng)的特殊要求。

譬如：

表：a公司總經(jīng)理秘書崗位的任職資格為：

根本要求

學歷

大專。

專業(yè)

文秘；

企業(yè)管理；

其他。

性別

不限。

閱歷

工作閱歷：2－3年；

行業(yè)閱歷：0－1年；

崗位閱歷：1－2年。

資格證書

無要求。

學識

根本學識

公司簡介3；

核心價值理念3；

公司流程1；

規(guī)章制度1；

公司產(chǎn)品學識1。

專業(yè)學識

管理專業(yè)學識：行政管理學識2；

檔案管理學識2。

才能

管理技能

組織協(xié)調才能2。

專業(yè)技能

書面表達才能4；

口頭表達才能3；

執(zhí)行才能3；

學習才能2；

電腦應用才能2。

素養(yǎng)

根本素養(yǎng)

責任心；

紀律性；

誠信；

主動性；

團隊精神；

服務意識；

保密意識。

特殊素養(yǎng)

全局意識；

忠誠度。

表：a公司管打理計崗位的任職資格為：

根本要求

學歷

大專。

專業(yè)

財務管理；

會計學；

其他。

性別

不限。

閱歷

工作閱歷：3－5年；

行業(yè)閱歷：2－3年；

崗位閱歷：2－3年。

資格證書

會計證。

學識

根本學識

公司簡介3；

公司核心價值觀3；

公司產(chǎn)品3；

公司流程1；

公司制度1。

專業(yè)學識

財務專業(yè)學識：財務學識4；

本金管理學識4；

統(tǒng)計學學識3；

投資學識1。

管理專業(yè)學識：法律學識2；

檔案管理學識2。

運營專業(yè)學識：生產(chǎn)管理學識2；

倉儲管理學識2；

物流學識2。

才能

管理技能

創(chuàng)新才能2。

專業(yè)技能

口頭溝通才能3；

書面表達才能3；

籌劃才能3；

執(zhí)行才能3；

分析判斷才能3；

學習才能2；

電腦應用才能2。

素養(yǎng)

根本素養(yǎng)

責任心；

誠信；

紀律性；

主動性；

團隊精神；

服務意識；

保密意識。

特殊素養(yǎng)

全局意識；

忠誠度。

崗位說明書的維護

通過崗位說明書的編寫，企業(yè)就可以將全體的職能都分解到相關崗位上去了，正所謂，“人人有事做”，但是崗位說明書是相對靜態(tài)的指導文件，但是其內涵卻是動態(tài)進展的，從崗位根本信息、崗位使命、崗位職責以及任職資格，都會隨著企業(yè)戰(zhàn)略、組織模式、市場環(huán)境和人力資源狀況變化而調整，假設調整不實時，崗位說明書對工作的指導意義那么越來越不明顯，同時也就失去了崗位說明書本身的價值所在，所以說，崗位說明書的動態(tài)維護就顯得分外關鍵了，下表是國內某企業(yè)的崗位說明書維護權限表和崗位說明書維護記錄表，讀者可以參考執(zhí)行。

表：崗位說明書維護權限表

維護工程

維護責任崗位

提出維護需求

審核

批準

修改—根本信息

績效管理員

人力資源部長

總經(jīng)理

修改—使命與職責

績效管理員

人力資源部長

總經(jīng)理

工作職責

績效管理員

人力資源部長

總經(jīng)理

任職資格

績效管理員

人力資源部長

總經(jīng)理

新增崗位說明書

部門負責人

績效管理