電子表格學(xué)習(xí)課件

電子表格學(xué)習(xí)課件EXCEL2003第3章電子表格(中文Excel2003)本章主要內(nèi)容

Excel基本知識工作表的編輯和格式化公式與函數(shù)圖表的制作數(shù)據(jù)管理與統(tǒng)計(jì)

3.1Excel基本知識

3.1.1Excel窗口

當(dāng)前工作簿名稱為Book1；行號欄和列標(biāo)欄工作表標(biāo)簽Sheet1,Sheet2等標(biāo)題欄菜單欄“常用”工具欄“格式”工具欄編輯欄工作表標(biāo)簽Office助手狀態(tài)欄滾動條任務(wù)窗格“全選”按鈕二維表

1.工作簿

工作簿由一至多個相關(guān)的工作表組成

2.工作表

工作表是由行和列組成的一張表格。工作表中的行以數(shù)字1，2，3…來表示，列以一個英文字母A，B，C…來表示每個工作表最大可達(dá)256列×65,536行切換當(dāng)前工作表的方法

3.單元格

單元格是指工作表中的一個格子。每個單元格都有自己的坐標(biāo)(即行列位置)，也稱為單元格地址。單元格地址表示為：列標(biāo)+行號行號 單元格及其地址(如A1，B3等)

4.單元格區(qū)域

一組相鄰的呈矩形的單元格。如A1:C3，B2:D5等)3.1.2工作簿、工作表和單元格

工作表工作表工作表......工作簿

3.1.3工作簿的建立、打開和保存

1．新建一個工作簿

單擊“常用”工具欄上的“新建”按鈕，或選擇“文件”菜單中的“新建”命令新建的工作簿文件取名為Book2,Book3等文件名默認(rèn)的擴(kuò)展名為.xls

2．打開一個工作簿

3．保存一個工作簿

3.2工作表的編輯和格式化

3.2.1選定單元格

“先選定，后操作”是Excel重要的工作方式

1.選定單元格常用的方法有：

(1)單擊；(2)使用光標(biāo)移動鍵

2.選定一個單元格區(qū)域

3.選定不相鄰的多個區(qū)域

4.選定行或列

5.選定整個工作表

6.撤消選定

3.2.2在單元格中輸入數(shù)據(jù)

1.數(shù)據(jù)類型處理數(shù)據(jù)時，會遇到各種不同類型的數(shù)據(jù)。例如，一串文本(如姓名)、數(shù)值(如成績、年齡和體重等)、邏輯值(如是否大學(xué)畢業(yè))等等五種基本數(shù)據(jù)類型

數(shù)值型、文本型、日期/時間型、邏輯型和數(shù)組型

(1)數(shù)值型數(shù)據(jù)(簡稱數(shù)字)

用0～9和特殊字符構(gòu)成的數(shù)字。右對齊科學(xué)記數(shù)法，如1.23457E+11、3.27835E-08

(2)文本型數(shù)據(jù)任何數(shù)字、字母、漢字及其他字符的組合。左對齊

(3)日期/時間型數(shù)據(jù)表示各種不同格式的日期和時間如21-Oct-96、1999-5-29等

(4)邏輯型數(shù)據(jù)

描述事物之間的成立與否的數(shù)據(jù)只有兩個值：FALSE(假值)和TRUE(真值）

(5)數(shù)組型數(shù)據(jù)

作為一個整體處理的若干個數(shù)據(jù)通常一個數(shù)組用一個區(qū)域表示數(shù)據(jù)兩種形式：

常量固定不變的量

公式可用于計(jì)算

2.輸入數(shù)據(jù)時要注意的一些問題

(1)當(dāng)向單元格輸入數(shù)字格式的數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)自動識別為數(shù)值型數(shù)據(jù)。任何輸入，如果包含數(shù)字、字母、漢字及其他符號組合時，系統(tǒng)就認(rèn)為是文本型。

(2)如果輸入的數(shù)字有效位超過單元格的寬度，必須調(diào)整列寬

(3)輸入分?jǐn)?shù)，應(yīng)在分?jǐn)?shù)前加入0和空格。如“02/3”(4)把輸入的數(shù)字作為文本處理，可在數(shù)字前加單引號。如“′1234”(5)在單元格中既要輸入日期又要輸入時間，則用空格分隔開

(6)輸入日期時，可按yyyy-mm-dd的格式輸入

(7)在單元格中輸入當(dāng)前系統(tǒng)日期時按Ctrl+；鍵輸入當(dāng)前系統(tǒng)時間時按Ctrl+Shift+；鍵

(8)以12小時制來顯示時間，需后加AM或PM。如“8:20PM”(9)按Alt+Enter組合鍵可強(qiáng)制在某處換行

(10)在一個選定區(qū)域內(nèi)輸入數(shù)據(jù)，輸入結(jié)束后按Ctrl+Enter組合鍵確認(rèn)

3.數(shù)據(jù)自動填充

使用數(shù)據(jù)自動填充功能，可以在工作表中快速地輸入有一定規(guī)則的數(shù)據(jù)

1）填充序列

Excel能夠自動填充日期、時間及數(shù)字序列，包括數(shù)字和文本的組合序列

例如：星期一，星期二，…，星期日一月，二月，…，十二

1，2，3，…

2）自定義序列

用戶可以根據(jù)自已的需要，把經(jīng)常使用的有序數(shù)據(jù)定義成自已的數(shù)據(jù)序列，即“自定義序列”選擇“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，再選擇“自定義序列”選項(xiàng)卡，即可在“輸入序列”文本框中輸入自已要定義的新序列，如“北京”、“上?！?、“天津”……。最后“添加”也可以采用導(dǎo)入序列的方法來建立自定義序列

“自定義序列”定義成功以后，就可以通過“序列”對話框的“自動填充”功能，一次性地把數(shù)據(jù)輸入工作表中

3）用鼠標(biāo)拖放方法填充序列

(1)填充相同的數(shù)據(jù)

(2)填充自動增1的序列

(3)填充等差、等比數(shù)列

4.單元格批注可以為單元格添加批注，即可給單元格添加一些說明性的文字，以便于更好地理解單元格的內(nèi)容。批注內(nèi)容并不像其他的輸入內(nèi)容顯示在單元格中。執(zhí)行“插入”菜單中的“批注”命令，然后在彈出的批注編輯框中輸入批注的內(nèi)容。當(dāng)鼠標(biāo)指向該單元時，就會出現(xiàn)標(biāo)注3.2.3單元格的插入和刪除

1.插入空白單元格或區(qū)域

(1)選定要插入新單元格的位置或區(qū)域。

(2)選擇“插入”菜單中的“單元格”命令，打開對話框

(3)從對話框中選擇一種合適的插入方式

2.插入空白行或列

例5.3在圖5.3所示工作表中的第4行處插入2行

3.刪除單元格或區(qū)域

4.刪除行或列

3.2.4數(shù)據(jù)的復(fù)制、移動和清除

1.復(fù)制數(shù)據(jù)

方法一：使用“常用”工具欄上的命令按鈕復(fù)制數(shù)據(jù)方法二：用鼠標(biāo)拖放來復(fù)制數(shù)據(jù)

2.移動數(shù)據(jù)

移動單元格區(qū)域的數(shù)據(jù)，其操作方法與復(fù)制操作基本相同

3.選擇性粘貼

一個單元格含有數(shù)值、格式、公式等多種特性，數(shù)據(jù)復(fù)制時通過“選擇性粘貼”可以只需要復(fù)制它的部分特性

先將數(shù)據(jù)復(fù)制到剪貼板，再選定待粘貼目標(biāo)區(qū)域中的第一個單元格，選擇“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，打開對話框。從對話框中選擇相應(yīng)選項(xiàng)即可

4.清除數(shù)據(jù)

5.撤消與恢復(fù)

1.設(shè)置文本格式

字體、字號、字形、對齊方式等

2.設(shè)置數(shù)字格式

例如，數(shù)字1234.56在格式

#,###.#下為1,234.6

3.2.6

調(diào)整單元格的行高和列寬

方法一：采用菜單命令選擇“格式”菜單中的“行”命令(或“列”命令)根據(jù)需要進(jìn)行設(shè)置

方法二：采用拖放操作

拖動鼠標(biāo)來調(diào)整行高(或列寬)

3.2.5

數(shù)據(jù)格式設(shè)置

3.2.7

表格框線的設(shè)置

使用“格式”工具欄上的“邊框”各按鈕，或執(zhí)行“格式”菜單中的“單元格”命令，可以為表格設(shè)置線條和邊框線單擊“格式”工具欄上“邊框”按鈕右邊的小箭頭，屏幕出現(xiàn)“邊框”各小圖標(biāo)

3.3公式和函數(shù)

3.3.1

公式的使用

公式是用運(yùn)算符將數(shù)據(jù)、單元格地址、函數(shù)等連接在一起的式子，以等號“=”開頭

=5*10-20

常數(shù)運(yùn)算

=A6+B1

對單元格A6和B1中的值相加

=SQRT(10+A2)

使用Excel函數(shù)，SQRT表示求開方根

1.運(yùn)算符算術(shù)運(yùn)算符、文本運(yùn)算符和關(guān)系運(yùn)算符

2.公式的輸入和復(fù)制

當(dāng)在一個單元格中輸入一個公式后，Excel會自動加以運(yùn)算，并將運(yùn)算結(jié)果存放在該單元中。以后當(dāng)公式中引用的單元格數(shù)據(jù)發(fā)生變動時，公式所在單元格的值也會隨之變動

例

計(jì)算出學(xué)生的總評成績(=機(jī)試×40%+筆試×60%)

(1)單擊總評成績第一個單元格E2，使之成為活動單元格

(2)鍵入計(jì)算公式“=C2*0.4+D2*0.6”后按回車鍵，此時在單元格E2處顯示出計(jì)算結(jié)果82.2(3)再次單擊單元格E2使之成為活動單元格；單擊“復(fù)制”按鈕

(4)選定區(qū)域E3:E6；單擊“粘貼”按鈕

三種表示方式

(1)相對地址：以列標(biāo)和行號組成，如A1，B2，C3等公式復(fù)制時，若引用公式的單元格地址發(fā)生變動，公式中的相對地址會隨之變動

(2)絕對地址：以列標(biāo)和行號前加上符號“$”構(gòu)成，如$A$1，$B$2等。公式復(fù)制時，公式中的絕對地址保持不變

(3)混合地址：它是上述兩種地址的混合使用方式如$A1(絕對列相對行)，A$1(相對列絕對行)等。公式復(fù)制時，公式中相對行和相對列部分會隨引用公式的單元格地址變動而變動，而絕對行和絕對列部分保持不變3.3.3出錯信息當(dāng)公式(或函數(shù))表達(dá)不正確時，系統(tǒng)將顯示出錯信息

3.3.2

單元格地址表示方式

格式：

=<函數(shù)名>(<參數(shù)1>,<參數(shù)>,…..)

舉例：

=SUM(C2:C6) =AVERAGE(A1:A3,C2:C6)SUM求和數(shù)

AVERAGE求平方值

MAX求最大值

MIN求最小值

COUNT求數(shù)值數(shù)據(jù)的個數(shù)

COUNTIF條件求數(shù)值數(shù)據(jù)的個數(shù)

FREQUENCY頻率分布統(tǒng)計(jì)

IF條件選擇

3.3.4函數(shù)的使用

3.4圖表的制作

圖表是工作表的一種圖形表示，它使工作表中數(shù)據(jù)表示形式更為清晰直觀。當(dāng)工作表中的數(shù)據(jù)被修改時，Excel會自動更新相關(guān)的圖表內(nèi)容圖表的基本知識

可以生成嵌入式圖表和圖表工作表數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)可以按行或者按列分成若干個數(shù)據(jù)系列依據(jù)工作表區(qū)域A2:D6中的數(shù)據(jù)繪制的一個圖表

3.4.2使用圖表向?qū)碇谱鲌D表

例

利用1996年的數(shù)據(jù)來制作“生產(chǎn)產(chǎn)值表”柱形圖

先選定區(qū)域A1:B5(其中包括列標(biāo)題)，然后單擊“常用”工具欄上的“圖表向?qū)А卑粹o。用戶可以在“圖表向?qū)А敝敢乱徊揭徊降貙?shí)現(xiàn)圖表制作

制作圖表

3.4.3

圖表的編輯

圖表完成后，用戶可以對它進(jìn)行編輯修改，比如改變圖表的大小、位置、類型、增刪數(shù)據(jù)系列、改動標(biāo)題等

1.改變大小、移位和刪除

2.增刪圖表的數(shù)據(jù)系列

3.修改圖表類型

4.修改圖表標(biāo)題和坐標(biāo)軸標(biāo)題

5.修改圖例和網(wǎng)格線

Excel數(shù)據(jù)庫又稱數(shù)據(jù)清單，它按行和列來組織數(shù)據(jù)(二維表)

行————記錄；列————字段

3.5.1

數(shù)據(jù)清單的建立直接鍵入利用“記錄單”輸入

3.5.2

記錄增/刪/改

3.5.3

記錄的篩選(自動篩選/高級篩選)

使用到各種運(yùn)算符西文符號比較符:=,>,<,<=,>=,<>

邏輯符:AND(與),OR(或)

通配符:?(代表單個字符),*(代表多個字符)

3.5數(shù)據(jù)管理與統(tǒng)計(jì)

1.自動篩選

自動篩選采用簡單條件來快速篩選記錄，將不滿足條件的記錄暫時隱藏起來，而將滿足條件的記錄顯示在工作表上通過“數(shù)據(jù)”菜單中“篩選”命令的“自動篩選”來實(shí)現(xiàn)的

例

在成績表中，篩選出成績大于等于80分的記錄

選定數(shù)據(jù)清單，選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”命令從“篩選”級聯(lián)菜單中選擇“自動篩選”選項(xiàng)，此時在標(biāo)題欄中每個字段名右邊出現(xiàn)了一個下拉箭頭單擊“成績”字段名的下拉箭頭，從下拉列表單擊“自定義…”選項(xiàng)，打開“自定義自動篩選方式”對話框本題篩選條件：成績＞=80。設(shè)置如下例

在成績表中，查找成績在70～90分之間的記錄

本例題篩選條件是：成績＞=70AND成績＜=90，因此在“自定義自動篩選方式”對話框中設(shè)置如下

2.高級篩選

高級篩選采用復(fù)合條件來篩選記錄，并允許把滿足條件的記錄復(fù)制到另外的區(qū)域，以生成一個新的數(shù)據(jù)清單。先建立條件區(qū)域。條件區(qū)域的第一行為條件標(biāo)記行，第二行開始是條件行。

(1)同一條件行的條件互為“與”(AND)的關(guān)系，表示篩選出同時滿足這些條件的記錄

例

查找成績大于等于80分，且班號為“11”的所有記錄篩選條件：成績＞=80AND班號=11，條件區(qū)域表示：成績班號

>=80

11

(2)不同條件行的條件互為“或”(OR)的關(guān)系，表示篩選出滿足任何一個條件的記錄

例

查找英語和計(jì)算機(jī)課程中至少有一科成績大于90分的記錄

英語＞90OR計(jì)算機(jī)＞90，條件區(qū)域表示：

(3)對相同的列(字段)指定一個以上的條件，或條件為一個數(shù)據(jù)范圍，則應(yīng)重復(fù)列標(biāo)題

例

查找成績大于等于60分，并且小于等于90分的姓“林”的記錄英語計(jì)算機(jī)

>90

>90姓名成績成績林*

>=60

<=90

3.5.4記錄排序

按關(guān)鍵值從小到大(或從小到大)的順序進(jìn)行排列

排序時，最多可以同時使用三個關(guān)鍵字

例

將成績表按“成績”從高到低進(jìn)行排序

(1)選定數(shù)據(jù)清單

(2)選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“排序”命令，打開“排序”對話框

(3)設(shè)置對話框

先要對數(shù)據(jù)清單按分類的關(guān)鍵字進(jìn)行排序

例

在成績表中，按“班號”字段分類匯總“成績”的平均分(即統(tǒng)計(jì)出各個班的平均分)

3.5.5分類匯總

格式：〈函數(shù)名〉(database,field,criteria)

database指定數(shù)據(jù)清單的單元格區(qū)域；field指定函數(shù)所使用的字段，可以用字段代號(如1，2，…)表示，criteria指定條件

例

求出11班的平均分,使用的函數(shù)為:=DAVERAGE(A1:D9,3,F1:F2)

3.5.6數(shù)據(jù)庫函數(shù)

3.6.1使用多工作表

1.選定工作表

2.插入工作表

3.重新命名

重新命名工作表：右擊工作表標(biāo)簽，從快捷菜單中選擇“重命名”命令，再鍵入新的名字

4.刪除工作表

5.工作表的復(fù)制和移動

3.6其他有關(guān)功能

數(shù)據(jù)透視表是一種包含匯總數(shù)據(jù)的交互式表格使用Excel的“數(shù)據(jù)透視表向?qū)А保梢詣?chuàng)建數(shù)據(jù)透視表例

對下圖所示的數(shù)據(jù)清單，統(tǒng)計(jì)出各部門及其男女的各項(xiàng)金額總數(shù)

3.6.2

數(shù)據(jù)透視表

1.數(shù)學(xué)函數(shù)

2.統(tǒng)計(jì)函數(shù)

3.文本函數(shù)

4.日期和時間函數(shù)

5.數(shù)據(jù)庫函數(shù)

6.邏輯函數(shù)

IF函數(shù)舉例：在工作表的