電子郵件應用規(guī)范與公文寫作盧緒文

電子郵件與公文寫作盧緒文電子郵件與公文寫作電子郵件撰寫應用公文應用文法定公文史上最牛女秘書互動請大家寫一封郵件，發(fā)到489290194@

主題：向你的上級請示工作（具體工作可以根據(jù)自己工作或合理假設）一、電子郵件撰寫要點1、標題畫龍點睛：標題是郵件的眼睛不要空標題標題要簡潔準確標題要真實反映郵件的重要緊急性一封信一個主題，不可大雜燴回復郵件時要更改標題標題千萬不要出現(xiàn)錯別字（拼音輸入法可能帶來同音別字）標題應避免的事項標題行中提到的熟人，收件人并不認識。為了吸引他人的注意力，標題中使用了黃色笑話或者臟話。標題類似于“我怎樣才能與你取得聯(lián)系呢”。謊言（例如，“我們拾到了你的錢包”）2、內(nèi)容稱呼問候正文落款3、附件附件一定要在正文中提示、說明、打包超大附件的處理4、主送、抄送與密送To的人是要受理這封郵件，理應對郵件予以回應。而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以回應，當然如果CC的人有建議，當然可以回mail。而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合。5、回復及時回復自動回復判斷郵件的輕重緩急盡量在原郵件基礎上回復：形成專題注意回復對象二、電子郵件應用規(guī)范1、簡潔簡潔溝通是信息泛濫時代的必然要求向《新聞聯(lián)播》學習溝通的層次主題：我們的執(zhí)行報告及相關材料張總：您好!我是ABC公司的銷售助理劉明。通過對貴公司和我公司共同的潛在客戶群進行仔細研究，我公司創(chuàng)建了一份評估及執(zhí)行報告。這份報告有多種不同的格式，希望您有時間看一下。貴公司是個很大的零部件生產(chǎn)商，在我們的客戶群中，也有許多零部件廠商及相關企業(yè)，我公司為他們提供零部件裝配服務（陽光制造廠

就是其中之一，該公司也是貴公司的供應商，他們的業(yè)務經(jīng)理李經(jīng)理內(nèi)建議我與您聯(lián)系）。我公司的網(wǎng)址是www.，您在網(wǎng)站上能找到更詳細的信息。登錄該網(wǎng)站，單擊“客戶列表”菜單欄。瀏覽第16個項目——曾經(jīng)合作過的零部件企業(yè)。單擊此圖標，可以看到我將要和您討論的公司的列表。關于這些公司，我希望能有機會和您討論一下。我希望您能盡快與我電話聯(lián)系，也希望能有機會就這些公司的情況與您交流意見。我的電話是010-555-5555。另外和您說一下，我們的客戶參考資料質(zhì)量很高，如果您能盡快聯(lián)系我，我相信您肯定不會失望的。 劉明原稿主題：李偉經(jīng)理推薦合作洽談就職于陽光制造廠的李偉經(jīng)理是我們公司的客戶之一，他建議我和您見一面，討論一下今年的零部件裝配計劃。周二下午2點在您的辦公室見，好嗎？公司主頁：

辦公室電話動電話：139-555-5555

劉明修改后2、清晰目的清晰：讓收件人清楚這封郵件的目的，明白自己要做什么邏輯清晰：緊扣主題；通過序號國家公文格式：一、（一）……3、禮貌稱呼：根據(jù)與收件人的關系用合適的稱呼語氣：藝術溝通，避免生硬寒暄語：不要以為“謝謝”是廢話4、規(guī)范統(tǒng)一的企業(yè)郵箱@

規(guī)范的文字格式（字體字號，拼寫檢查）統(tǒng)一的落款模板（附模板建議）慎用表情圖片與字符不用或避免應用網(wǎng)絡語言，諸如3Q、IFU等5、慎重點擊“發(fā)送”前請仔細檢查檢查重點：標題、附件、單位、姓名、性別、職務、對發(fā)送內(nèi)容、發(fā)送對象自己檢查注意是否涉密6、其他定期整理郵件（收閱、處理、分類、刪除）一次郵件交待完整信息企業(yè)郵箱與個人郵箱要分開互動請大家寫一封郵件，發(fā)到489290194@

主題：模擬你的上級回復你剛才請示的工作三、常用法定公文寫作

簡明準確規(guī)范時效權(quán)威句中無余字，篇內(nèi)無贅語一字入公文，九牛拔不出31542公文公文種類黨政機關公文處理工作條例（中辦發(fā)〔2012〕14號）（一）決議（二）決定（三）公告（四）通告（五）意見（六）通知（七）通報（八）報告（九）請示（十）批復（十一）紀要決議東方金鈺2013年第二次臨時股東大會決議

重要內(nèi)容提示：

本次會議沒有否決或修改提案的情況

本次會議召開前沒有補充提案的情況

一、會議召開和出席情況。

（一）股東大會召開的時間：

（二）股東大會召開的地點：

（三）出席會議的股東和代理人情況：

二、議案審議情況。

三、律師見證情況。

決定適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤消下級單位不適當?shù)臎Q定事項。導言(決定緣由)寫明決定的原因、目的、根據(jù)、意義，語言簡潔、概括。主文(決定事項)闡明具體內(nèi)容、落實的措施、解決辦法、規(guī)定的要求等。結(jié)尾可提出希望、號召、實施要求。關于對xxx同志的處理決定

xxx，男，1970年6月出生，1986年7月參加工作，原為中國xxx總局辦公室助理調(diào)研員。2005年8月公費赴美國學習；2007年8月回國后，因?qū)xxxxx集團公司為其安排的工作不滿意，始終未到單位上班，并且從此與單位失去聯(lián)系。根據(jù)國務院《企業(yè)職工獎懲條例》的有關規(guī)定，決定從即日起將xxx同志除名。

xxx集團公司勞動工資部二〇〇八年三月十四日決議與決定的區(qū)別《關于建國以來黨的若干歷史問題的決×》《關于接受×××辭去市人大常委會委員職務請求的決×》《關于開展安全生產(chǎn)月活動的決×》《關于政府工作報告的決×》《關于進一步加強企業(yè)破產(chǎn)案件審理工作的決×》《關于授予×××等十人為公司2008年杰出員工的決×》公告東北制藥集團股份有限公司董事會說明公告

本公司及董事會全體成員保證公告內(nèi)容的真實、準確、完整，沒有虛假記載、誤導性陳述或重大遺漏。

針對近期媒體關于對公司原料藥停產(chǎn)等問題的，公司董事會核實后作出如下說明：

1、關于生產(chǎn)線停產(chǎn)檢修的說明：

目前公司僅對ＶＣ原料藥生產(chǎn)線進行停產(chǎn)，其他原料藥正常排產(chǎn)。本次ＶＣ生產(chǎn)線停產(chǎn)的原因為年度計劃內(nèi)正常檢修停產(chǎn)，預計停產(chǎn)檢修60天左右。

……

2、關于公司目前運營情況的說明

……

3、公司原料藥業(yè)務未來規(guī)劃的說明

……特此公告。東北制藥集團股份有限公司董事會

二0一三年八月十二日通告中國三祖集團通告尊敬的三祖經(jīng)銷商、代理商朋友：您好！三祖營銷團隊將牢牢堅持中國三祖集團的四項營銷基本原則（堅持渠道保護原則、堅持誠信原則、堅持品牌化道路原則、堅持合作雙贏原則）……本公司經(jīng)研究決定，從即日起停止對任何有意向經(jīng)銷商來訪工廠的行為，任何有意向的經(jīng)銷商可以前往中國三祖集團浙江三祖全球營銷中心洽談業(yè)務！特此通告。中國三祖集團2013年10月3日意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。導言簡明扼要地將制定意見的緣由及背景情況闡述清楚。主文通常從領導單位的高度，較為概括地提出見解和處理辦法，為下級貫徹執(zhí)行提供發(fā)揮主觀能動性的空間。切忌過于具體、瑣碎、耳提面命。如意見內(nèi)容篇幅較長，應分出層次。結(jié)尾可對如何貫徹意見提出有關要求。特點：針對性強，指令性和約束性弱。關于加強通信管道資源管理的若干意見

各省、自治區(qū)、直轄市電信公司:

隨著電信市場競爭的不斷加劇，通信管道資源的建設、管理與租用等方面的矛盾日益增加。在一些經(jīng)濟較發(fā)達地區(qū)，當?shù)卣岢鼋M建通信管道公司，對城市通信管道實施“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一建設、統(tǒng)一管理和有償使用”；有些地方政府要求將中國電信原有的管道資源一并收歸當?shù)卣y(tǒng)一管理。為維護企業(yè)合法權(quán)益，促進市場公平、有序競爭，現(xiàn)就加強中國電信的通信管道資源管理、經(jīng)營等問題，提出以下幾點意見：一、中國電信集團公司是中央國有通信企業(yè)，多年來中國電信所屬各級企業(yè)在全國范圍內(nèi)投資建設或購買的通信管道屬中央國有資產(chǎn)，是國家公眾通信網(wǎng)不可分割的組成部分。根據(jù)《國務院關于組建中國電信集團公司有關問題的批復》（國函[2000]6號），中國電信集團公司是“國家授權(quán)投資的機構(gòu)和國家控股公司的試點?！币虼耍瘓F公司擁有并授權(quán)所屬省級公司享有已投資建設或購買的通信管道的管理權(quán)、使用權(quán)與受益權(quán)，并受到法律的保護。二、在新形勢下，各地電信企業(yè)在管好、用好已有管道資源的同時，對新建通信管道，除自建外，也可以根據(jù)實際情況，因地制宜，按市場規(guī)則，采取合作、合資等多種形式與其他單位聯(lián)合共建。但對于涉及原有存量資產(chǎn)的處置問題，須報經(jīng)集團公司審批。三、各地電信企業(yè)在通信管道的投資建設、經(jīng)營管理中，要自覺接受當?shù)仉娦胖鞴懿块T的監(jiān)管，遵照《中華人民共和國電信條例》等政策法規(guī)，依法經(jīng)營管理。同時，對實踐中出現(xiàn)的新情況、新問題及時上報集團公司。通知使用最多的文種。適用于布發(fā)（印發(fā)）本單位的規(guī)章制度，批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文，傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。主送單位準確、清楚，嚴忌錯漏。導言簡潔清晰，高度概括。主文明確具體，針對性和可行性要強。指示性通知該類通知主要用于在開展某項工作時，或針對工作中出現(xiàn)的帶有普遍性的問題，對下級機關作出工作部署、提出管理措施、制訂有關政策等。關于××××××（擬采取措施）的通知××××（主送單位）：近期，××××××（從正反兩方面分析面臨的形勢和存在的問題）?！痢痢痢痢痢粒ㄖ赋霾扇∵M一步措施的重要性、必要性和緊迫性）。根據(jù)××××××（依據(jù)），為了×××××（目的主旨），經(jīng)研究，決定××××××（擬采取措施），現(xiàn)就有關事項通知如下：一、××××××。二、××××××。三、××××××。××××××（通知的具體內(nèi)容）

××××××（提出要求）。發(fā)文機構(gòu)署名（印章）××××年×月×日會議通知該類通知主要用于函告召開有關專題或系統(tǒng)會議。關于召開××××××會議的通知××××（主送單位）：為了××××××（目的），根據(jù)××××××（依據(jù)），××××（主辦單位）定于××××年×月×日在××××（地點）召開××××××會議?，F(xiàn)將有關事項通知如下：一、會議內(nèi)容：××××××。二、參會人員：××××××。三、會議時間、地點：××××××。四、其他事項：（一）請與會人員持會議通知到××××××報到，××××××（食宿費用安排）。（二）請將會議回執(zhí)于××××年×月×日前傳真至××××（會議主辦或承辦單位）。（三）××××××（其他需提示事項，如會議材料的準備等）。（四）聯(lián)系人及電話：×××

××××附件：1．參會名額分配表

2．會議回執(zhí)發(fā)文機構(gòu)署名（印章）××××年×月×日通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。介紹通報的事件或人物，將緣由、時間、地點、經(jīng)過、后果等交待清楚，分析闡明其性質(zhì)、意義或提出引以為戒、需要注意的事項。結(jié)尾寫明所做出的決定或指示性意見，及提出有關要求或發(fā)出號召。特點：典型性、針對性、準確性、真實性、時效性；用詞嚴謹，注重寫實，掌握分寸。情況通報該類通報主要用于在一定范圍內(nèi)通報重要工作情況和動向，以指導有關工作。

2011年度中央企業(yè)報送公文評價和優(yōu)秀公文通報××××（發(fā)文單位）關于××××××情況的通報××××（主送單位）：

××××年×月×日，××××（單位）在××××（地點）發(fā)生××××××事故（事件）。××××××（事故或事件的性質(zhì)）。為了××××××（目的），進一步加強××××××工作，防止此類事故（事件）的發(fā)生，現(xiàn)將××××××事故（事件）情況通報如下：一、××××××（事故或事件的原因分析）。二、××××××（對有關單位和人員的處理情況）。三、××××××（應吸取的教訓和擬采取的措施等）。發(fā)文機構(gòu)署名（印章）××××年×月×日公告、通告、通報、通知的區(qū)別《××關于××特大事故情況的通×》《XX電力工業(yè)局關于使用定期借記業(yè)務結(jié)算方式的通×》《關于啟用××××××印章的通×》報告種類繁多，工作量大，使用頻率高。適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復上級單位的詢問。報告是一種陳述性的上行文。報告是上級制定方針政策、指導工作、進行決策的重要依據(jù)之一，也是下級取得上級的理解、信任、支持、指導的重要途徑。報告的特性種類特性

1、鮮明的匯報性。

2、特定的陳述性。種類綜合、專題、工作、情況、調(diào)查、答復、建議、例行、報送除例行報告外，發(fā)生下列情況時應及時、主動向上級寫報告：

1、為獲得上級的指導；

2、發(fā)生重大情況或特殊問題；

3、已完成上級交辦或布置的事項時；

4、答復上級的詢問時；

5、報送文件時。報告的寫作要點報告要注重時效，情況真實不弄虛作假，不文過飾非，有關事實和數(shù)據(jù)務必準確無誤報告語言要簡潔，篇幅要短小突出重點，層次分明，不夾雜請示事項，不與請示混淆。向領導提交較大篇幅或重要報告時，最好同時準備說明材料（寫作意圖、背景等）?！痢痢痢粒▎挝唬╆P于×××有關情況的報告（緊急報告）××××（主送單位）：

××××年×月×日（最近、近日），××××××（概述擬反映或報告的有關問題）。為了××××××（行文目的），現(xiàn)將有關情況報告如下：一、××××××（情況過程和最新事態(tài)）。二、××××××（原因及后果分析）。三、××××××（已采取的措施及作用）。四、××××××（下一步擬采取的措施）。五、××××××（需引起上級單位重視或關注的問題）。發(fā)文機構(gòu)署名（印章）××××年×月×日××××（單位）關于×××有關情況的報告××××（主送單位）：根據(jù)××××××要求（根據(jù)××××批示精神，或根據(jù)轉(zhuǎn)來的《××××××》要求），我們對××××××情況進行了認真研究（我們對××××××問題進行了調(diào)查核實）。現(xiàn)將有關情況報告如下：一、××××××（事件的過程、原因等）。二、××××××（經(jīng)調(diào)查核實的情況或處理的依據(jù)、結(jié)果等）。三、××××××（下一步擬采取的措施）。特此報告。發(fā)文機構(gòu)署名（印章）××××年×月×日××××（單位）關于××××××工作情況的報告××××（主送單位）：根據(jù)××××××要求（或××××以來），我們××××××（概述工作背景或基本情況），對××××××工作進行了認真總結(jié)。現(xiàn)將有關情況報告如下：一、××××××（工作基本情況）。二、××××××（主要做法和成績，包括采取的辦法、措施和產(chǎn)生的效果等）。三、××××××（存在的問題，以及擬采取的對策措施）。四、××××××（下一步工作安排和思路）。發(fā)文機構(gòu)署名（印章）××××年×月×日請示使用范圍較廣，頻率較高。適用于向上級單位請求指示、批準。一事一文。主送單位一般只寫一個。導言開門見山提出請示緣由，要充分有力。主文中心內(nèi)容突出，事項集中，條理清楚。正常情況下，應事前請示，不越級請示。如提出2個以上方案，應有傾向性意見。在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。開頭部分寫請示的緣由、理由、背景，要求寫得充分而又簡明。主體部分寫請求的事項，要求寫得實際、合理、明確、簡要。結(jié)尾部分寫希望要求，要注意規(guī)范?？煞瘢ㄍ追瘛敺瘢?，請批示；是否可行，請批示；以上請示，望予審批等?！痢痢痢粒▎挝唬╆P于請求協(xié)調(diào)解決××××××問題的請示××××（主送單位）：目前，我公司××××××（遇到的問題或困難）。為了××××××（目的），根據(jù)××××××（依據(jù)），現(xiàn)就××××××（意圖主旨）請示如下：一、××××××（問題的由來）。二、××××××（問題的不利影響）。三、××××××（解決問題的積極意義）。四、××××××（請示內(nèi)容，即請求協(xié)調(diào)解決的問題及解決問題的有關建議）。妥否，請示。發(fā)文機構(gòu)署名（印章）××××年×月×日（聯(lián)系人及電話：××××××××）××××（單位）關于××××××問題的請示××××（主送單位）：近日，××××××（在某項工作中遇到××××××問題）。現(xiàn)將有關問題請示如下：一、××××××（有關情況）。二、××××××（遇到的問題）。三、××××××（請示內(nèi)容，即請求上級單位對××××××問題作出指示）。妥否，請示。發(fā)文機構(gòu)署名（印章）××××年×月×日（聯(lián)系人及電話：×××××××）××××（單位）關于××××××（事由）的請示××××（主送單位）：為了××××××（目的），根據(jù)××××××（依據(jù)），我公司擬××××（意圖主旨）。現(xiàn)將有關情況和我們的意見報告如下：一、××××××（基本情況）。二、××××××（請示事項的必要性和可行性及其意義）。三、××××××（具體方案和請示事項）。妥否，請示。發(fā)文機構(gòu)署名（印章）××××年×月×日（聯(lián)系人及電話：×××××××）請示與報告的區(qū)別與聯(lián)系二者行文方向相同——都是上行文。對上級的要求不同?！皥蟾妗辈灰笊霞壟鷱停罢埵尽眲t要求上級批復。行文的時間不同?！皥蟾妗笔鞘轮谢蚴潞笮形模罢埵尽笔鞘虑靶形?。結(jié)尾用語不同?！皥蟾妗苯Y(jié)尾用“特此報告”或不用結(jié)束語，報告事項完了全文即結(jié)束?！罢埵尽苯Y(jié)尾一般用“可否，請批示?！迸鷱褪褂妙l率較高。適用于答復下級單位的請示事項。核實緣由的真實性，研究可行性，權(quán)衡利弊得失，有根據(jù)地表達意見。針對性強，態(tài)度明朗，答復明確，措辭嚴謹，語句莊重。請示內(nèi)容較多的，可分條列項地答復。對不同意的事項，應說明不同意的理由。如需要，可從上級單位的角度強調(diào)一些事項，或提出希望、要求、號召。關于××××××有關問題的批復××××（主送單位）：你公司《關于××××××的請示》（文號）收悉。根據(jù)××××××（依據(jù)），經(jīng)研究，同意你們關于××××××（請示主旨）。請你們在×××××工作中切實加強領導，確保××××××。發(fā)文機構(gòu)署名（印章）××××年×月×日關于××××××有關問題的批復××××（主送單位）：你公司《關于××××××的請示》（文號）收悉。鑒于××××××，根據(jù)××××××的有關規(guī)定（依據(jù)），現(xiàn)就××××××有關問題（請示主旨）批復如下：一、原則同意××××××。二、××××××（具體要求）。請你們××××××（提出進一步做好此項工作的要求，以及從長遠或整體上提出有關要求）。發(fā)文機構(gòu)署名（印章）