電子郵件應(yīng)用規(guī)范與公文寫作盧緒文

電子郵件與公文寫作盧緒文電子郵件與公文寫作電子郵件撰寫應(yīng)用公文應(yīng)用文法定公文史上最牛女秘書互動請大家寫一封郵件，發(fā)到489290194@

主題：向你的上級請示工作（具體工作可以根據(jù)自己工作或合理假設(shè)）一、電子郵件撰寫要點1、標(biāo)題畫龍點睛：標(biāo)題是郵件的眼睛不要空標(biāo)題標(biāo)題要簡潔準(zhǔn)確標(biāo)題要真實反映郵件的重要緊急性一封信一個主題，不可大雜燴回復(fù)郵件時要更改標(biāo)題標(biāo)題千萬不要出現(xiàn)錯別字（拼音輸入法可能帶來同音別字）標(biāo)題應(yīng)避免的事項標(biāo)題行中提到的熟人，收件人并不認(rèn)識。為了吸引他人的注意力，標(biāo)題中使用了黃色笑話或者臟話。標(biāo)題類似于“我怎樣才能與你取得聯(lián)系呢”。謊言（例如，“我們拾到了你的錢包”）2、內(nèi)容稱呼問候正文落款3、附件附件一定要在正文中提示、說明、打包超大附件的處理4、主送、抄送與密送To的人是要受理這封郵件，理應(yīng)對郵件予以回應(yīng)。而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以回應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回mail。而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合。5、回復(fù)及時回復(fù)自動回復(fù)判斷郵件的輕重緩急盡量在原郵件基礎(chǔ)上回復(fù)：形成專題注意回復(fù)對象二、電子郵件應(yīng)用規(guī)范1、簡潔簡潔溝通是信息泛濫時代的必然要求向《新聞聯(lián)播》學(xué)習(xí)溝通的層次主題：我們的執(zhí)行報告及相關(guān)材料張總：您好!我是ABC公司的銷售助理劉明。通過對貴公司和我公司共同的潛在客戶群進行仔細研究，我公司創(chuàng)建了一份評估及執(zhí)行報告。這份報告有多種不同的格式，希望您有時間看一下。貴公司是個很大的零部件生產(chǎn)商，在我們的客戶群中，也有許多零部件廠商及相關(guān)企業(yè)，我公司為他們提供零部件裝配服務(wù)（陽光制造廠

就是其中之一，該公司也是貴公司的供應(yīng)商，他們的業(yè)務(wù)經(jīng)理李經(jīng)理內(nèi)建議我與您聯(lián)系）。我公司的網(wǎng)址是www.，您在網(wǎng)站上能找到更詳細的信息。登錄該網(wǎng)站，單擊“客戶列表”菜單欄。瀏覽第16個項目——曾經(jīng)合作過的零部件企業(yè)。單擊此圖標(biāo)，可以看到我將要和您討論的公司的列表。關(guān)于這些公司，我希望能有機會和您討論一下。我希望您能盡快與我電話聯(lián)系，也希望能有機會就這些公司的情況與您交流意見。我的電話是010-555-5555。另外和您說一下，我們的客戶參考資料質(zhì)量很高，如果您能盡快聯(lián)系我，我相信您肯定不會失望的。 劉明原稿主題：李偉經(jīng)理推薦合作洽談就職于陽光制造廠的李偉經(jīng)理是我們公司的客戶之一，他建議我和您見一面，討論一下今年的零部件裝配計劃。周二下午2點在您的辦公室見，好嗎？公司主頁：

辦公室電話動電話：139-555-5555

劉明修改后2、清晰目的清晰：讓收件人清楚這封郵件的目的，明白自己要做什么邏輯清晰：緊扣主題；通過序號國家公文格式：一、（一）……3、禮貌稱呼：根據(jù)與收件人的關(guān)系用合適的稱呼語氣：藝術(shù)溝通，避免生硬寒暄語：不要以為“謝謝”是廢話4、規(guī)范統(tǒng)一的企業(yè)郵箱@

規(guī)范的文字格式（字體字號，拼寫檢查）統(tǒng)一的落款模板（附模板建議）慎用表情圖片與字符不用或避免應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)語言，諸如3Q、IFU等5、慎重點擊“發(fā)送”前請仔細檢查檢查重點：標(biāo)題、附件、單位、姓名、性別、職務(wù)、對發(fā)送內(nèi)容、發(fā)送對象自己檢查注意是否涉密6、其他定期整理郵件（收閱、處理、分類、刪除）一次郵件交待完整信息企業(yè)郵箱與個人郵箱要分開互動請大家寫一封郵件，發(fā)到489290194@

主題：模擬你的上級回復(fù)你剛才請示的工作三、常用法定公文寫作

簡明準(zhǔn)確規(guī)范時效權(quán)威句中無余字，篇內(nèi)無贅語一字入公文，九牛拔不出31542公文公文種類黨政機關(guān)公文處理工作條例（中辦發(fā)〔2012〕14號）（一）決議（二）決定（三）公告（四）通告（五）意見（六）通知（七）通報（八）報告（九）請示（十）批復(fù)（十一）紀(jì)要決議東方金鈺2013年第二次臨時股東大會決議

重要內(nèi)容提示：

本次會議沒有否決或修改提案的情況

本次會議召開前沒有補充提案的情況

一、會議召開和出席情況。

（一）股東大會召開的時間：

（二）股東大會召開的地點：

（三）出席會議的股東和代理人情況：

二、議案審議情況。

三、律師見證情況。

決定適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤消下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。導(dǎo)言(決定緣由)寫明決定的原因、目的、根據(jù)、意義，語言簡潔、概括。主文(決定事項)闡明具體內(nèi)容、落實的措施、解決辦法、規(guī)定的要求等。結(jié)尾可提出希望、號召、實施要求。關(guān)于對xxx同志的處理決定

xxx，男，1970年6月出生，1986年7月參加工作，原為中國xxx總局辦公室助理調(diào)研員。2005年8月公費赴美國學(xué)習(xí)；2007年8月回國后，因?qū)xxxxx集團公司為其安排的工作不滿意，始終未到單位上班，并且從此與單位失去聯(lián)系。根據(jù)國務(wù)院《企業(yè)職工獎懲條例》的有關(guān)規(guī)定，決定從即日起將xxx同志除名。

xxx集團公司勞動工資部二〇〇八年三月十四日決議與決定的區(qū)別《關(guān)于建國以來黨的若干歷史問題的決×》《關(guān)于接受×××辭去市人大常委會委員職務(wù)請求的決×》《關(guān)于開展安全生產(chǎn)月活動的決×》《關(guān)于政府工作報告的決×》《關(guān)于進一步加強企業(yè)破產(chǎn)案件審理工作的決×》《關(guān)于授予×××等十人為公司2008年杰出員工的決×》公告東北制藥集團股份有限公司董事會說明公告

本公司及董事會全體成員保證公告內(nèi)容的真實、準(zhǔn)確、完整，沒有虛假記載、誤導(dǎo)性陳述或重大遺漏。

針對近期媒體關(guān)于對公司原料藥停產(chǎn)等問題的，公司董事會核實后作出如下說明：

1、關(guān)于生產(chǎn)線停產(chǎn)檢修的說明：

目前公司僅對ＶＣ原料藥生產(chǎn)線進行停產(chǎn)，其他原料藥正常排產(chǎn)。本次ＶＣ生產(chǎn)線停產(chǎn)的原因為年度計劃內(nèi)正常檢修停產(chǎn)，預(yù)計停產(chǎn)檢修60天左右。

……

2、關(guān)于公司目前運營情況的說明

……

3、公司原料藥業(yè)務(wù)未來規(guī)劃的說明

……特此公告。東北制藥集團股份有限公司董事會

二0一三年八月十二日通告中國三祖集團通告尊敬的三祖經(jīng)銷商、代理商朋友：您好！三祖營銷團隊將牢牢堅持中國三祖集團的四項營銷基本原則（堅持渠道保護原則、堅持誠信原則、堅持品牌化道路原則、堅持合作雙贏原則）……本公司經(jīng)研究決定，從即日起停止對任何有意向經(jīng)銷商來訪工廠的行為，任何有意向的經(jīng)銷商可以前往中國三祖集團浙江三祖全球營銷中心洽談業(yè)務(wù)！特此通告。中國三祖集團2013年10月3日意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。導(dǎo)言簡明扼要地將制定意見的緣由及背景情況闡述清楚。主文通常從領(lǐng)導(dǎo)單位的高度，較為概括地提出見解和處理辦法，為下級貫徹執(zhí)行提供發(fā)揮主觀能動性的空間。切忌過于具體、瑣碎、耳提面命。如意見內(nèi)容篇幅較長，應(yīng)分出層次。結(jié)尾可對如何貫徹意見提出有關(guān)要求。特點：針對性強，指令性和約束性弱。關(guān)于加強通信管道資源管理的若干意見

各省、自治區(qū)、直轄市電信公司:

隨著電信市場競爭的不斷加劇，通信管道資源的建設(shè)、管理與租用等方面的矛盾日益增加。在一些經(jīng)濟較發(fā)達地區(qū)，當(dāng)?shù)卣岢鼋M建通信管道公司，對城市通信管道實施“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一管理和有償使用”；有些地方政府要求將中國電信原有的管道資源一并收歸當(dāng)?shù)卣y(tǒng)一管理。為維護企業(yè)合法權(quán)益，促進市場公平、有序競爭，現(xiàn)就加強中國電信的通信管道資源管理、經(jīng)營等問題，提出以下幾點意見：一、中國電信集團公司是中央國有通信企業(yè)，多年來中國電信所屬各級企業(yè)在全國范圍內(nèi)投資建設(shè)或購買的通信管道屬中央國有資產(chǎn)，是國家公眾通信網(wǎng)不可分割的組成部分。根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于組建中國電信集團公司有關(guān)問題的批復(fù)》（國函[2000]6號），中國電信集團公司是“國家授權(quán)投資的機構(gòu)和國家控股公司的試點?！币虼?，集團公司擁有并授權(quán)所屬省級公司享有已投資建設(shè)或購買的通信管道的管理權(quán)、使用權(quán)與受益權(quán)，并受到法律的保護。二、在新形勢下，各地電信企業(yè)在管好、用好已有管道資源的同時，對新建通信管道，除自建外，也可以根據(jù)實際情況，因地制宜，按市場規(guī)則，采取合作、合資等多種形式與其他單位聯(lián)合共建。但對于涉及原有存量資產(chǎn)的處置問題，須報經(jīng)集團公司審批。三、各地電信企業(yè)在通信管道的投資建設(shè)、經(jīng)營管理中，要自覺接受當(dāng)?shù)仉娦胖鞴懿块T的監(jiān)管，遵照《中華人民共和國電信條例》等政策法規(guī)，依法經(jīng)營管理。同時，對實踐中出現(xiàn)的新情況、新問題及時上報集團公司。通知使用最多的文種。適用于布發(fā)（印發(fā)）本單位的規(guī)章制度，批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文，傳達要求下級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。主送單位準(zhǔn)確、清楚，嚴(yán)忌錯漏。導(dǎo)言簡潔清晰，高度概括。主文明確具體，針對性和可行性要強。指示性通知該類通知主要用于在開展某項工作時，或針對工作中出現(xiàn)的帶有普遍性的問題，對下級機關(guān)作出工作部署、提出管理措施、制訂有關(guān)政策等。關(guān)于××××××（擬采取措施）的通知××××（主送單位）：近期，××××××（從正反兩方面分析面臨的形勢和存在的問題）?！痢痢痢痢痢粒ㄖ赋霾扇∵M一步措施的重要性、必要性和緊迫性）。根據(jù)××××××（依據(jù)），為了×××××（目的主旨），經(jīng)研究，決定××××××（擬采取措施），現(xiàn)就有關(guān)事項通知如下：一、××××××。二、××××××。三、××××××?！痢痢痢痢痢粒ㄍㄖ木唧w內(nèi)容）

××××××（提出要求）。發(fā)文機構(gòu)署名（印章）××××年×月×日會議通知該類通知主要用于函告召開有關(guān)專題或系統(tǒng)會議。關(guān)于召開××××××?xí)h的通知××××（主送單位）：為了××××××（目的），根據(jù)××××××（依據(jù)），××××（主辦單位）定于××××年×月×日在××××（地點）召開××××××?xí)h?，F(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：一、會議內(nèi)容：××××××。二、參會人員：××××××。三、會議時間、地點：××××××。四、其他事項：（一）請與會人員持會議通知到××××××報到，××××××（食宿費用安排）。（二）請將會議回執(zhí)于××××年×月×日前傳真至××××（會議主辦或承辦單位）。（三）××××××（其他需提示事項，如會議材料的準(zhǔn)備等）。（四）聯(lián)系人及電話：×××

××××附件：1．參會名額分配表

2．會議回執(zhí)發(fā)文機構(gòu)署名（印章）××××年×月×日通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。介紹通報的事件或人物，將緣由、時間、地點、經(jīng)過、后果等交待清楚，分析闡明其性質(zhì)、意義或提出引以為戒、需要注意的事項。結(jié)尾寫明所做出的決定或指示性意見，及提出有關(guān)要求或發(fā)出號召。特點：典型性、針對性、準(zhǔn)確性、真實性、時效性；用詞嚴(yán)謹(jǐn)，注重寫實，掌握分寸。情況通報該類通報主要用于在一定范圍內(nèi)通報重要工作情況和動向，以指導(dǎo)有關(guān)工作。

2011年度中央企業(yè)報送公文評價和優(yōu)秀公文通報××××（發(fā)文單位）關(guān)于××××××情況的通報××××（主送單位）：

××××年×月×日，××××（單位）在××××（地點）發(fā)生××××××事故（事件）?！痢痢痢痢痢粒ㄊ鹿驶蚴录男再|(zhì)）。為了××××××（目的），進一步加強××××××工作，防止此類事故（事件）的發(fā)生，現(xiàn)將××××××事故（事件）情況通報如下：一、××××××（事故或事件的原因分析）。二、××××××（對有關(guān)單位和人員的處理情況）。三、××××××（應(yīng)吸取的教訓(xùn)和擬采取的措施等）。發(fā)文機構(gòu)署名（印章）××××年×月×日公告、通告、通報、通知的區(qū)別《××關(guān)于××特大事故情況的通×》《XX電力工業(yè)局關(guān)于使用定期借記業(yè)務(wù)結(jié)算方式的通×》《關(guān)于啟用××××××印章的通×》報告種類繁多，工作量大，使用頻率高。適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復(fù)上級單位的詢問。報告是一種陳述性的上行文。報告是上級制定方針政策、指導(dǎo)工作、進行決策的重要依據(jù)之一，也是下級取得上級的理解、信任、支持、指導(dǎo)的重要途徑。報告的特性種類特性

1、鮮明的匯報性。

2、特定的陳述性。種類綜合、專題、工作、情況、調(diào)查、答復(fù)、建議、例行、報送除例行報告外，發(fā)生下列情況時應(yīng)及時、主動向上級寫報告：

1、為獲得上級的指導(dǎo)；

2、發(fā)生重大情況或特殊問題；

3、已完成上級交辦或布置的事項時；

4、答復(fù)上級的詢問時；

5、報送文件時。報告的寫作要點報告要注重時效，情況真實不弄虛作假，不文過飾非，有關(guān)事實和數(shù)據(jù)務(wù)必準(zhǔn)確無誤報告語言要簡潔，篇幅要短小突出重點，層次分明，不夾雜請示事項，不與請示混淆。向領(lǐng)導(dǎo)提交較大篇幅或重要報告時，最好同時準(zhǔn)備說明材料（寫作意圖、背景等）?！痢痢痢粒▎挝唬╆P(guān)于×××有關(guān)情況的報告（緊急報告）××××（主送單位）：

××××年×月×日（最近、近日），××××××（概述擬反映或報告的有關(guān)問題）。為了××××××（行文目的），現(xiàn)將有關(guān)情況報告如下：一、××××××（情況過程和最新事態(tài)）。二、××××××（原因及后果分析）。三、××××××（已采取的措施及作用）。四、××××××（下一步擬采取的措施）。五、××××××（需引起上級單位重視或關(guān)注的問題）。發(fā)文機構(gòu)署名（印章）××××年×月×日××××（單位）關(guān)于×××有關(guān)情況的報告××××（主送單位）：根據(jù)××××××要求（根據(jù)××××批示精神，或根據(jù)轉(zhuǎn)來的《××××××》要求），我們對××××××情況進行了認(rèn)真研究（我們對××××××問題進行了調(diào)查核實）?，F(xiàn)將有關(guān)情況報告如下：一、××××××（事件的過程、原因等）。二、××××××（經(jīng)調(diào)查核實的情況或處理的依據(jù)、結(jié)果等）。三、××××××（下一步擬采取的措施）。特此報告。發(fā)文機構(gòu)署名（印章）××××年×月×日××××（單位）關(guān)于××××××工作情況的報告××××（主送單位）：根據(jù)××××××要求（或××××以來），我們××××××（概述工作背景或基本情況），對××××××工作進行了認(rèn)真總結(jié)?，F(xiàn)將有關(guān)情況報告如下：一、××××××（工作基本情況）。二、××××××（主要做法和成績，包括采取的辦法、措施和產(chǎn)生的效果等）。三、××××××（存在的問題，以及擬采取的對策措施）。四、××××××（下一步工作安排和思路）。發(fā)文機構(gòu)署名（印章）××××年×月×日請示使用范圍較廣，頻率較高。適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。一事一文。主送單位一般只寫一個。導(dǎo)言開門見山提出請示緣由，要充分有力。主文中心內(nèi)容突出，事項集中，條理清楚。正常情況下，應(yīng)事前請示，不越級請示。如提出2個以上方案，應(yīng)有傾向性意見。在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。開頭部分寫請示的緣由、理由、背景，要求寫得充分而又簡明。主體部分寫請求的事項，要求寫得實際、合理、明確、簡要。結(jié)尾部分寫希望要求，要注意規(guī)范?？煞瘢ㄍ追瘛?dāng)否），請批示；是否可行，請批示；以上請示，望予審批等。××××（單位）關(guān)于請求協(xié)調(diào)解決××××××問題的請示××××（主送單位）：目前，我公司××××××（遇到的問題或困難）。為了××××××（目的），根據(jù)××××××（依據(jù)），現(xiàn)就××××××（意圖主旨）請示如下：一、××××××（問題的由來）。二、××××××（問題的不利影響）。三、××××××（解決問題的積極意義）。四、××××××（請示內(nèi)容，即請求協(xié)調(diào)解決的問題及解決問題的有關(guān)建議）。妥否，請示。發(fā)文機構(gòu)署名（印章）××××年×月×日（聯(lián)系人及電話：××××××××）××××（單位）關(guān)于××××××問題的請示××××（主送單位）：近日，××××××（在某項工作中遇到××××××問題）。現(xiàn)將有關(guān)問題請示如下：一、××××××（有關(guān)情況）。二、××××××（遇到的問題）。三、××××××（請示內(nèi)容，即請求上級單位對××××××問題作出指示）。妥否，請示。發(fā)文機構(gòu)署名（印章）××××年×月×日（聯(lián)系人及電話：×××××××）××××（單位）關(guān)于××××××（事由）的請示××××（主送單位）：為了××××××（目的），根據(jù)××××××（依據(jù)），我公司擬××××（意圖主旨）?，F(xiàn)將有關(guān)情況和我們的意見報告如下：一、××××××（基本情況）。二、××××××（請示事項的必要性和可行性及其意義）。三、××××××（具體方案和請示事項）。妥否，請示。發(fā)文機構(gòu)署名（印章）××××年×月×日（聯(lián)系人及電話：×××××××）請示與報告的區(qū)別與聯(lián)系二者行文方向相同——都是上行文。對上級的要求不同。“報告”不要求上級批復(fù)，“請示”則要求上級批復(fù)。行文的時間不同?！皥蟾妗笔鞘轮谢蚴潞笮形模罢埵尽笔鞘虑靶形?。結(jié)尾用語不同?！皥蟾妗苯Y(jié)尾用“特此報告”或不用結(jié)束語，報告事項完了全文即結(jié)束?！罢埵尽苯Y(jié)尾一般用“可否，請批示?！迸鷱?fù)使用頻率較高。適用于答復(fù)下級單位的請示事項。核實緣由的真實性，研究可行性，權(quán)衡利弊得失，有根據(jù)地表達意見。針對性強，態(tài)度明朗，答復(fù)明確，措辭嚴(yán)謹(jǐn)，語句莊重。請示內(nèi)容較多的，可分條列項地答復(fù)。對不同意的事項，應(yīng)說明不同意的理由。如需要，可從上級單位的角度強調(diào)一些事項，或提出希望、要求、號召。關(guān)于××××××有關(guān)問題的批復(fù)××××（主送單位）：你公司《關(guān)于××××××的請示》（文號）收悉。根據(jù)××××××（依據(jù)），經(jīng)研究，同意你們關(guān)于××××××（請示主旨）。請你們在×××××工作中切實加強領(lǐng)導(dǎo)，確保××××××。發(fā)文機構(gòu)署名（印章）××××年×月×日關(guān)于××××××有關(guān)問題的批復(fù)××××（主送單位）：你公司《關(guān)于××××××的請示》（文號）收悉。鑒于××××××，根據(jù)××××××的有關(guān)規(guī)定（依據(jù)），現(xiàn)就××××××有關(guān)問題（請示主旨）批復(fù)如下：一、原則同意××××××。二、××××××（具體要求）。請你們××××××（提出進一步做好此項工作的要求，以及從長遠或整體上提出有關(guān)要求）。發(fā)文機構(gòu)署名（印章）