項目7商務(wù)會務(wù)禮儀

項目7商務(wù)會議禮儀

商務(wù)會議禮儀

知識點：職業(yè)素質(zhì)：

會務(wù)工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱

確定會議時間與會期明確會議所需設(shè)備和工具選擇會議地點安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場

準(zhǔn)備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費預(yù)算方案

制作會議證件

會場檢查明確會議組織機構(gòu)確定與會者名單

會務(wù)工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作

報到及接待工作做好后勤保障工作

編寫會議簡報或快報做好會議保密工作

會議信息工作

會務(wù)工作流程圖（會后）撰寫會議紀(jì)要

催辦與反饋工作

安排與會人員離會

會議總

結(jié)會議文書的立卷歸

檔會議的宣傳報道

知識點掌握公司會議的工作流程了解會議準(zhǔn)備的內(nèi)容掌握會議座次安排的原則了解商務(wù)會議的禮儀規(guī)范

職業(yè)素質(zhì)組織能力策劃能力協(xié)調(diào)能力溝通能力

任務(wù)

會議組織禮儀會務(wù)與會禮儀常見的商務(wù)會議禮儀洽談會禮儀基本要求P131洽談準(zhǔn)備P132洽談過程中的禮儀P133展覽會禮儀

展覽會的特點展覽會的基本程序展覽會的禮儀規(guī)范展示會的分類（1）宣傳型展覽會。向外界宣傳、介紹參展單位的成就、實力、歷史與理念，所以稱為陳列會。（2）銷售型展覽會。主要通過展示參展單位產(chǎn)品、技術(shù)和專利，招徠顧客，促進其生產(chǎn)與銷售，通常稱為交易會或展銷會。（3）展覽會的種類。分為單一型展覽會、綜合型展覽會。（4）展覽會的規(guī)模。分為大型展覽會、小型展覽會、微型展覽會。（5）展覽會的區(qū)域。國際性展覽會、洲際性展覽會、全國性展覽會、全省性展覽會和本地性展覽會。（6）展覽會的場地。分為室內(nèi)展覽會、露天展覽會。（7）展覽會的時間。分為長期展覽會、定期展覽會和臨時展覽會。

指導(dǎo)會務(wù)工作的原則

準(zhǔn)備充分組織嚴(yán)密服務(wù)周到確保安全1、２、３、４、2、選擇參展單位尊重參展單位意愿

嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)

會前準(zhǔn)備工作1、確定展覽會的主題要有切實的依據(jù)；必須要結(jié)合本單位的實際；要有明確的目的。

4、展覽內(nèi)容的宣傳要量力行事，并且要嚴(yán)守法紀(jì)3、分配展臺位置井然有序、渾然一體。5、確定會議所需用品和設(shè)備

必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。

6、培訓(xùn)工作人員

會務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。7、成立專門的新聞發(fā)布機構(gòu)

9、精心準(zhǔn)備紀(jì)念禮品宣傳性榮譽性獨特性

8、做好安全保衛(wèi)工作防損、防盜、防火、防水10、制發(fā)會議通知

會議通知的內(nèi)容包括名稱、時間、地點、與會人員、議題及要求等。會議通知的種類有書信式和柬帖式。會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。

11、制作會議證件

代表證出席證

會議正式證件列席證來賓證

會議證件旁聽證工作證會議工作證件記者證出入證

會議證件的內(nèi)容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務(wù)、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。

12、準(zhǔn)備會議文件資料

主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。

參展單位的禮儀規(guī)范具體說包括三個方面：

1、整體形象的維護與塑造。參展單位的整體形象有兩部分組成：展示物的形象（主要由展品的外觀、展品的質(zhì)量、展品的陳列、展位的布置、發(fā)放的資料等構(gòu)成。）與工作人員的形象（主要指在展覽會上直接代表參展單位露面的人員應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一著裝。

2、禮儀禮節(jié)規(guī)范到位。

3、運用解說技巧揚長優(yōu)勢。

在宣傳性展覽會與銷售性展覽會上，解說技巧的共性在于：要因人而異，使解說具有針對性。與此同時，要突出自己展品的特色。在實事求是的前提下，要注意揚長避短，強調(diào)“人無我有”之處。必要時還可邀請觀眾親自進行操作，或由工作人員為其進行現(xiàn)場示范。新聞發(fā)布會禮儀

新聞發(fā)布會的常規(guī)形式是：由某以商界單位或幾個商界單位出面，將有關(guān)的新聞界人士邀請到一起，在特定的時間里和特定的地點舉行一次會議，宣布某一消息，說明某一活動，或解釋某一事件，爭取新聞界對此進行客觀而公正的報道。一、會議準(zhǔn)備工作1、主題的確定。2、時空的選擇。

新聞發(fā)布會的時空選擇，通常是指其時間、地點的選擇。一般來講，一次新聞發(fā)布會所使用的全部時間，應(yīng)限制在兩個小時以內(nèi)。同時應(yīng)注意以下幾點：

一是，要避開節(jié)日和假日；二是，要避開本地的重大社會活動；三是，要避開其他單位的新聞發(fā)布會；四是，要避開與新聞界的宣傳報道重點撞車或相左。3、人員安排。一是，新聞發(fā)布會主持人的選定。一般由辦公室主任、公關(guān)部經(jīng)理擔(dān)任。二是，新聞發(fā)布會的發(fā)言人。一般由本單位的主要負責(zé)人擔(dān)任。三是，新聞發(fā)布會的禮儀接待人員。4、材料的準(zhǔn)備。一是，發(fā)言提綱。它是在新聞發(fā)布會上進行正式發(fā)言時的發(fā)言提要。它既要緊扣主題，又必須全面、準(zhǔn)確、生動、真實。二是，問答提綱。為了使發(fā)言人在現(xiàn)場正式回答提問時抓住重點，資訊翔實，主辦單位可事先精心準(zhǔn)備好一份以有關(guān)數(shù)據(jù)圖片、資料為主的宣傳提綱，并且認真打印出來，在新聞發(fā)布會上提供給每一位外來的與會者。另外，為賓主之便，并顯示其隆重、重視，主辦單位所有正式出席新聞發(fā)布會的人員，均需在會上佩帶事先統(tǒng)一制作的姓名胸卡。

二、媒體邀請

一是要把新聞界人士當(dāng)作自己真正的朋友對待。二是要對所有與會的新聞界人世一視同仁，不能厚此薄彼。三是盡可能地向新聞界人世提供對方所需要的信息。四是要尊重新聞界人世的自我判斷。五是要與新聞界認識保持聯(lián)絡(luò)。

三、現(xiàn)場的應(yīng)酬

召開新聞發(fā)布會的主角自然是主持人和發(fā)言人，因此應(yīng)當(dāng)注意：

1、儀表儀態(tài)；

2、注意相互間的協(xié)調(diào)配合；

3、注意講話的分寸。

一是，要了解新聞界的反應(yīng)。二是，要整理保存會議資料。三是，要酌情采取補救措施。四、善后事宜公司大小型會議中尊位及位次排序方法

小型會議的兩種尊位及位次排序的方法

大型會議中主席臺排座、發(fā)言者座席、主持人席位、群眾席安排

小型會議室

橢圓形回字形Ｔ字型長方形

中型會議室半圓型、課堂型。

大型會議室

禮堂型、眾星拱月型。

會場的布置

①主席臺

主席臺的布置一是對稱；二是要簡化。主席臺的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。

②場內(nèi)其他人員的座次安排

橫排法。豎排法。左右排列法。

③會場內(nèi)外的布置：

會標(biāo)、會徽、臺幕、標(biāo)語、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉。

主方談判的接待準(zhǔn)備

（1）主座談判的接待準(zhǔn)備主座談判，作為東道主一方出面安排各項談判事宜時，一定要在迎送、款待、場地布置、座次安排等各方面精心周密準(zhǔn)備，盡量做到主隨客便，主應(yīng)客求，以獲得客方的理解、信賴和尊重。①成立接待小組成員由后勤保障(食宿方面)、交通、通訊、醫(yī)療等各環(huán)節(jié)的負責(zé)人員組成，涉外談判還應(yīng)備有翻譯。②了解客方基本情況，收集有關(guān)信息可向客方索要談判代表團成員的名單，了解其性別、職務(wù)、級別及一行人數(shù)，以作食宿安排的依據(jù)。掌握客方抵離的具體時間、地點、交通方式，以安排迎送的車輛和人員及預(yù)訂、預(yù)購返程車船票或飛機票。③擬訂接待方案根據(jù)客方的意圖、情況和主方的實際，擬訂出接待計劃和日程安排表。日程安排還要注意時間上緊湊.日程安排表擬出后，可傳真給客方征詢意見，待客方無異議確定以后，即可打印。如涉外談判，則要將日程安排表譯成客方文字，日程安排表可在客方抵達后交由客方副領(lǐng)隊分發(fā)，亦可將其放在客方成員住房的桌上。主座談判時，東道主可根據(jù)實際情況舉行接風(fēng)、送行、慶祝簽約的宴會或招待會，客方談判代表在談判期間的費用通常都是由其自理的。（2）主座談判迎送工作主方應(yīng)確定與客方談判代表團的身份、職位對等。準(zhǔn)確掌握對方抵離的時間，主方所有迎送人員都應(yīng)先于客方到達指定地點迎候。主方應(yīng)主動到機場、車站、碼頭迎接，在到達前15分鐘趕到。對于客方身份特殊或尊貴的領(lǐng)導(dǎo)，還可以安排獻花。

迎接的客人較多的時候，主方迎接人員可以按身份職位的高低順序列隊迎接，雙方人員互相握手致意，問候寒暄。如果主方主要領(lǐng)導(dǎo)陪同乘車，應(yīng)該請客方主要領(lǐng)導(dǎo)坐在其右側(cè)。最好客人從右側(cè)門上車，主人從左側(cè)門上車，避免從客人座前穿過。Nicetoseeyou!（3）談判室的布置與座次安排①談判室的選擇與布置小規(guī)模談判還可在會客室，有條件的話最好安排二三個房間，一間作為主要談判室外，另一間作為雙方進行內(nèi)部協(xié)商的密談室，再配一個休息室。談判室布置以高雅、寧靜、和諧為宜，環(huán)境安靜，沒有外人和電話干擾，光線充足，室溫適宜，裝飾陳設(shè)簡潔、實用、美觀。②談判桌擺放及座次安排長方形或橢圓形.若談判桌橫放，則正面對門為上座，應(yīng)屬于客方，背面對門為下座，屬于主方。若談判桌豎放，則應(yīng)以進門方向為準(zhǔn)，右側(cè)為上，屬客方，左側(cè)為下，屬主方。雙方主談人(首席代表)各在己方一邊的中間就坐，譯員安排在主談人右側(cè)，其余人員則遵循右高左低的原則，依照職位高低自近而遠地分別在主談人兩側(cè)就坐。

會談桌主方人員1客方人員523445321會談桌客方人員1244213535門主方人員門

豎式橫式圓形多邊談判一般采用圓形談判桌(見圖9—3)，國際慣例上稱為“圓桌會議”。馬蹄形小型的談判，也可不設(shè)談判桌，直接在會客室沙發(fā)上進行，雙方主談人在中間長沙發(fā)就坐，主左客右，譯員在主談人后面，雙方其余人員分坐兩邊(見圖9—4).13576421246753{譯員}主賓{譯員}主人正門客方主方（4）客座談判的禮儀“入鄉(xiāng)隨俗、客隨主便”，對一些非原則性問題采取寬容的態(tài)度，以保證談判的順利進行。明確告訴主方自己代表團的來意目的、成員人數(shù)、成員組成、抵離的具體時間、航班車次、食宿標(biāo)準(zhǔn)等等，以方便主方的接待安排?？膳c主方協(xié)商提出自己的參觀訪問、游覽觀光等活動要求，但應(yīng)尊重主方安排。談判期間，對主方安排的各項活動要準(zhǔn)時參加，通常應(yīng)在約定時間的5分鐘之前到達約定地點。到主方公司做公務(wù)拜訪或有私人訪問要先預(yù)約。對主方的接待，在適當(dāng)?shù)臅r間以適當(dāng)?shù)姆绞奖硎靖兄x?？妥勁杏袝r也可視雙方的情況，除談判的日程外，自行安排食宿、交通、訪問、游覽等活動。2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求（1）整潔的儀容儀容是指一個人的身體不著裝的部位，主要是頭發(fā)、面部和手部。商界人士儀容的要求是干凈整齊，端莊大方。①男性頭發(fā)：發(fā)型簡單大方，長短適當(dāng)，干凈整齊，不準(zhǔn)留新潮、怪異的發(fā)型，不準(zhǔn)蓬頭亂發(fā)，亦不準(zhǔn)染發(fā)，最好也不要燙發(fā)。手：談判時，握手問候、交換名片和遞送文件等都會將手展示于人，因此，及時修剪指甲，保持手的干凈整齊也是必要的?！?/p>

面部：保持干凈清爽，養(yǎng)成每天上班前必剃須的習(xí)慣，不準(zhǔn)留胡子，也不能留大鬢角。談判前，不要進食大蒜、蔥、韭菜、洋蔥、腐乳之類的食物，保持牙齒清潔，沒有食品殘留物，也沒有異味。②女性♀

出席商務(wù)談判的女性，應(yīng)選擇端莊大方的發(fā)型，過于時髦、怪異的發(fā)型，染發(fā)和不加以固定的長發(fā)，都不適合出現(xiàn)在這種場合，選用的發(fā)卡、發(fā)箍以樸實素雅為佳。臉部應(yīng)化淡雅的日妝，保持妝容的和諧清爽，一般不宜文眉、文眼線，唇膏和眼影也不要過于濃艷，要與服飾協(xié)調(diào)?？蛇m當(dāng)使用清新的淡香水，但香氣不可過于濃烈。女性手部除保持干凈整齊外，可適當(dāng)使用指甲油美飾一下指甲，不宜涂抹彩色指甲油。（2）規(guī)范的服飾①男性：應(yīng)穿深色(藍、黑、灰、棕)的三件套或兩件套西裝，白色(或與西裝同色系)襯衣、打素色或條紋領(lǐng)帶，配深色襪子和黑色皮鞋。除結(jié)婚戒指外，一般不戴其他首飾，最好能戴上一只有品味的手表，既能掌握時間，又是最好的裝飾品。在商務(wù)談判場合，男性不應(yīng)穿著茄克衫、牛仔褲、T恤衫、旅游鞋、涼鞋等休閑服裝出席。

②女性：端莊、典雅的套裙是商界女性出席談判場合的最佳選擇。以體現(xiàn)著裝者的穩(wěn)重、端莊，配上肉色的長筒或連褲絲襪和黑色的高(中)跟鞋。與服飾配搭，適當(dāng)點綴一兩件首飾或胸針(花)、絲巾等。出席商務(wù)談判的女性，切忌穿得太緊、太透、太花、太露、太短的休閑裝或牛仔裝、運動裝，也不要佩戴太多的首飾，否則既顯得沒有教養(yǎng)，也顯得沒有品味。(Yes)(No)（3）文明得體的言談舉止①說話商務(wù)談判人員要求說話表達準(zhǔn)確，口齒清晰，言詞有禮，要多用敬語和謙語，盡量采用委婉的表達方式。商務(wù)談判時，還要善于傾聽對方的意見，要求準(zhǔn)確把握對方的意圖。