高校檔案和文秘工作,互動關(guān)系研究

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1、高校檔案管理是開展文秘工作的重要工具

高校文秘工作與檔案管理是密不成分的，檔案管理對于高校文秘工作的順?biāo)扉_展具有重要意義，概括表達(dá)在以下幾點(diǎn)：

一是高校檔案管理為文秘工作的順?biāo)扉_展供給便捷的信息查詢服務(wù)，這實(shí)際上也是高校檔案管理工作需要實(shí)現(xiàn)的一項(xiàng)重要任務(wù)，能夠在確定程度上檢驗(yàn)檔案管理工作的質(zhì)量與效果，這種服務(wù)功能是貫穿于始終的。從文秘工作的角度來講，在制定起草文件講話、為領(lǐng)導(dǎo)供給有效信息等多種工作中，也會涉及到高校已有檔案的查詢與學(xué)習(xí)，檔案室中通常會保存大量的各種相關(guān)檔案文件，通過檔案管理數(shù)

據(jù)庫，運(yùn)用關(guān)鍵詞檢索等方式，就可以在大量的資料信息中選擇適合的檔案資源，不僅為文秘工作的順?biāo)扉_展供給了豐富的資料，還為文秘工作的開展供給了便利的查詢方式，從而提升了文秘工作的工作效率與質(zhì)量。

二是高校檔案管理為文秘工作供給學(xué)?？傮w處境。高校的檔案室中一般都細(xì)致而全面的留存了各種關(guān)于該校進(jìn)展沿革、校園概況等檔案資料，這實(shí)際上也是高校檔案工作描述職能、反映才能的概括表達(dá)。秘書在制定相關(guān)公文時，需要依據(jù)該校的真實(shí)進(jìn)展歷程及概況舉行科學(xué)、全面的闡述，而檔案室那么會利用其各種檔案資源編制年度大事紀(jì)、機(jī)構(gòu)組織沿革等，這就為文秘工作的開展供給了包括學(xué)校教學(xué)、管理、歷史沿革、進(jìn)展概況等多方面的大量有效資源。

三是高校檔案管理扶助文秘工作舉行合理預(yù)料。高校檔案室中保存了大量的關(guān)于校園規(guī)章制度、大型活動等方面的記錄，這就為研究高校的未來進(jìn)展趨勢，掌管高校的規(guī)律供給了必要的信息，從而為能夠舉行科學(xué)合理的預(yù)料，制止由于缺少相關(guān)資料造成的盲目預(yù)料問題。綜合考慮學(xué)校歷史的和現(xiàn)實(shí)的各種影響因素，并結(jié)合高校當(dāng)前實(shí)際進(jìn)展?fàn)顩r，總結(jié)高校進(jìn)展規(guī)律，研究其未來趨勢是符合科學(xué)性要求的。高校定期或者是不定期地為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者供給相應(yīng)的報告，既能夠?qū)⒏咝n案館的存儲、分析及評估功能充分的發(fā)揮出來，又能夠?yàn)槲拿毓ぷ鞯捻標(biāo)扉_展供給有價值的參考觀法，同時也為其辦文辦事等工作供給了科學(xué)穩(wěn)當(dāng)?shù)念A(yù)料材料。

2、高校文秘工作是檔案信息來源的重要根基

要想做好檔案管理工作，首先要做好文秘工作，由于高校檔案室中的好多信息不僅來源于文秘工作，而且文秘工作也在確定程度上抉擇了檔案管理的工作質(zhì)量，文秘工作的主要任務(wù)就是接收、制定各種公文，包括外來公文與內(nèi)部公文，他們不僅是舉行校園管理的重要指導(dǎo)模范，也是校園檔案收集的重要存儲對象，公文實(shí)際上就是檔案的前身。秘書工作人員是不是能夠模范、完整的處理各種公文，將會對后期的檔案工作產(chǎn)生最為直接的影響，高質(zhì)量的檔案工作應(yīng)當(dāng)是以模范、科學(xué)處理公文的前提下實(shí)現(xiàn)的。

此外，秘書人員作為對領(lǐng)導(dǎo)的工作舉行輔佐的重要人員，還承受著起草文稿、記錄、抄寫等責(zé)任。其中，記錄主要是對領(lǐng)導(dǎo)的口述、來訪接待、會議等舉行記錄;抄寫那么主要是對一些字跡不夠領(lǐng)會的文稿舉行完整抄寫，制止后期再次展現(xiàn)需要修改等其他處境;起草文稿是秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)及相關(guān)要求，在屢屢修改并審核通過之后的最終文字材料。文秘工作所涉及的全部文字材料，都屬于歸檔材料，它是檔案材料中特別重要的一片面，一份合格的、符合相關(guān)規(guī)定的檔案材料在確定程度上是由秘書人員所供給的文字材料所抉擇的。

3、高校檔案管理與文秘工作的互動關(guān)系

檔案管理與文秘工作之間是相輔相成，相互憑借的，但是在當(dāng)前實(shí)際的高校管理當(dāng)中，二者之間的互動還存在一些問題，一是秘書人員檔案管理的才能相對較差，未達(dá)成確定的標(biāo)準(zhǔn)，還未形成較為猛烈的檔案意識;二是檔案管理還未很好的做到主動為文秘工作供給服務(wù)，二者之間欠缺合作與互動。筆者結(jié)合高校檔案管理及文秘工作的進(jìn)展實(shí)際，對于如何加強(qiáng)二者的互動提出了以下幾點(diǎn)建議：

首先，強(qiáng)化“文檔一體化”管理，將“文件處理”與“檔案管理”整合為一個具有既統(tǒng)一又分工特點(diǎn)的整體，對文檔舉行有序管理，并以此為根基來不斷提升檔案質(zhì)量與水平，文秘工作是實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”的重要條件，秘書人員要逐步加強(qiáng)檔案管理意識，從思想上高度重視檔案管理工作，嚴(yán)格按照“文檔一體化”的要求，對各種公文、記錄、講話等文件資料舉行相應(yīng)的處理，有效的保證文檔資料的切實(shí)、真實(shí)與完整。

其次，