公司檔案管理制度

第10頁(yè)共10頁(yè)檔案管理制度一、總則1、為對(duì)本公司各類檔案進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范、有序的管理，使公司檔案在最大程度上為公司經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，特依據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》制定本制度。2、本制度規(guī)定了檔案的整理、歸檔、利用、復(fù)制、保密等工作要求，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定，全面規(guī)范公司檔案管理。3、本制度所稱的檔案，是指本公司在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成和收集的具有保存價(jià)值的各類文書、圖紙、電子文檔、光盤、照片、錄音錄像資料及其它有關(guān)實(shí)物。二、檔案分類1、檔案分類以公司全部檔案為對(duì)象，結(jié)合公司管理職能和檔案內(nèi)容及其特點(diǎn)，并結(jié)合便于檔案歸檔操作、檔案利用的原則進(jìn)行分類。2、檔案的類別共分為七個(gè)大類,即行政管理類、公司類、人事類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)類、公司前身資料類、特殊載體類。該七大類作為第一級(jí)目錄，并根據(jù)大類中的檔案特點(diǎn)，分設(shè)下一級(jí)子目錄。具體檔案分類目錄見(jiàn)附表一。3、檔案分類應(yīng)用于對(duì)本公司檔案的進(jìn)行整理、組卷、編號(hào)、裝訂、填寫分類目錄，方便查閱、檢索等。4、鑒于公司檔案在內(nèi)容上可能涉及多個(gè)類別，如各部門在適用中對(duì)分類存有疑異的，可以提請(qǐng)檔案管理部門釋疑，以檔案管理部門確定的分類為準(zhǔn)。三、管理職權(quán)1、公司法務(wù)部為公司檔案的管理職能部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督公司各部門檔案管理工作的開(kāi)展，并設(shè)立專職檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔接收、整理、保管和利用管理工作。2、各部門指定專人為本部門兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的整理、向檔案管理部門報(bào)送歸檔，以及本部門備份文件的存檔管理工作。3、各部門報(bào)送歸檔的資料，需經(jīng)本部門兼職檔案管理人員審定簽字。4、公司所有檔案原件統(tǒng)一存放公司檔案室，由檔案管理人員專人管理。對(duì)特殊情況下不能歸檔原件的，按本制度相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5、各部門應(yīng)嚴(yán)格按公司制度要求，分別負(fù)責(zé)好本部門相應(yīng)的檔案管理職責(zé)，規(guī)范、及時(shí)的對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類、歸檔、保管和利用。6、專職檔案管理人員及各部門兼職檔案管理人員因工作變動(dòng)或因故離職時(shí)，應(yīng)將經(jīng)辦的相關(guān)檔案信息向繼任人員交接清楚，嚴(yán)禁擅自帶走或私自銷毀，或因交接不清導(dǎo)致檔案缺失。7、財(cái)務(wù)部、證券部等需由本部門自行保存檔案的其他部門，由該部門承擔(dān)檔案管理的責(zé)任，檔案管理參照本制度執(zhí)行。四、檔案建檔及保管1、歸檔時(shí)間1）根據(jù)公司各類檔案不同的保管要求，并結(jié)合公司各部門的工作特點(diǎn)，分設(shè)三檔不同的歸檔時(shí)間，分別為；立即、月內(nèi)上報(bào)和半年匯總。2）前述三檔的具體歸檔時(shí)間為：立即：收到符合歸檔要求的文件后3個(gè)工作日內(nèi)歸檔；月內(nèi)上報(bào)：收到符合歸檔要求的文件后30日內(nèi)歸檔；半年匯總：每半年度最后一個(gè)月的25日之前將符合歸檔要求的文件統(tǒng)一整理歸檔3）各類檔案適用的歸檔時(shí)間，詳見(jiàn)附表一。各部門應(yīng)按相應(yīng)的歸檔時(shí)間要求，及時(shí)向檔案室做好移交工作。2、歸檔要求1）材料齊全、完整、清晰是歸檔文件的基本要求。2）各部門移交的檔案必須是原件，不能提交原件的務(wù)必注明原件的去處、不能移交原件的原因，并注明有明確的原件保管責(zé)任人，并由其簽字確認(rèn)。且歸檔部門應(yīng)同時(shí)提交公司總經(jīng)理審批同意的意見(jiàn)。3）送交檔案室歸檔的文件應(yīng)為檔案的最終形式，文書類檔案應(yīng)已完成全部的必要簽署，對(duì)于前后多稿的文書，應(yīng)以最終稿報(bào)送歸檔（并附以重要的修改版）。4）為避免歸檔職責(zé)不清導(dǎo)致歸檔遺漏或重復(fù)歸檔，歸檔責(zé)任部門按下列原則予以確定：A、如該檔案系公司內(nèi)部起草、制作，僅在公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)、無(wú)需取得公司外任何第三方簽署或批復(fù)的文件，由起草、制作該檔案的部門作為歸檔責(zé)任部門；B、如該檔案需對(duì)外流轉(zhuǎn)、或直接從外部接收取得的，則由第一手收到符合歸檔要求檔案的部門，作為其歸檔責(zé)任部門。5）歸檔責(zé)任部門報(bào)送歸檔時(shí)，應(yīng)由本部門兼職檔案管理人員按附表二的格式填寫《資料歸檔報(bào)送表》后連同檔案一并報(bào)送。由公司法務(wù)部專職檔案管理人員簽收后，檔案管理責(zé)任轉(zhuǎn)移。6）對(duì)不符合歸檔要求的檔案，檔案室有權(quán)拒絕接收，如造成檔案延遲報(bào)送的，按制度考核相關(guān)歸檔責(zé)任部門。3、電子檔案歸檔的特別說(shuō)明1）為便于檔案管理，對(duì)最終狀態(tài)同時(shí)兼有電子形式和書面形式的，應(yīng)同時(shí)報(bào)送電子形式和書面形式。2）對(duì)于最終狀態(tài)僅為電子形式且無(wú)法形成書面形式，或形成書面形式困難的，可以僅報(bào)送電子檔案。3）電子形式檔案報(bào)送時(shí)應(yīng)刻制成光盤或以U盤的形式上報(bào)。并在報(bào)送表中注明電子檔報(bào)送的原因和電子檔案包含的準(zhǔn)確內(nèi)容清單。4）對(duì)專項(xiàng)性較強(qiáng)的電子檔案，應(yīng)按“一事一盤”的原則進(jìn)行報(bào)送。5）鑒于電子檔案的特殊性，各部門應(yīng)嚴(yán)防病毒，任何員工發(fā)現(xiàn)電腦病毒應(yīng)立即殺毒，必要時(shí)應(yīng)立即通知公司網(wǎng)絡(luò)管理部門。各部門在檔案資料匯總建檔前，應(yīng)先行查殺病毒。4、檔案的編號(hào)與建檔1）檔案按下列方式標(biāo)識(shí)：采用英文字母順序標(biāo)識(shí)檔案目錄大類的的符號(hào)(第一級(jí)目錄)；采用1位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)項(xiàng)目分類（第二級(jí)目錄）；采用1位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)內(nèi)容分類（第三級(jí)目錄）具體各級(jí)目錄標(biāo)識(shí)號(hào)參見(jiàn)附表一。2）具體檔案編號(hào)格式為：XYZ—年度—卷號(hào)（X：第一級(jí)目錄號(hào)；Y：第二級(jí)目錄號(hào)；Z：第三級(jí)目錄號(hào)）。3）檔案編號(hào)在各部門上報(bào)歸檔、經(jīng)確認(rèn)接收后，由法務(wù)部檔案管理人員統(tǒng)一編號(hào)并登記在冊(cè)，任何其他部門不得自行對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)。4）檔案編號(hào)后，按類別分別建檔，案卷設(shè)有封面、內(nèi)含目錄頁(yè)。五、檔案的利用1、檔案保密的相關(guān)規(guī)定 1）為盡可能有效的保護(hù)公司信息安全，對(duì)于公司檔案分設(shè)三級(jí)保密等級(jí)，分別為：機(jī)密、秘密、一般。機(jī)密：股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記錄，公司戰(zhàn)略計(jì)劃等涉及公司根本利益、重大決策的各類資料。秘密：公司重要會(huì)議記錄、客戶檔案、項(xiàng)目合同等重要文件。一般：非保密性的文件。2）各部門上報(bào)歸檔時(shí)，應(yīng)自行根據(jù)前述分檔原則，正確地標(biāo)明密級(jí)。3）為落實(shí)檔案保密工作，各部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行如下保密要求：A、非檔案管理人員不得自行進(jìn)行檔案取放，任何操作均應(yīng)由檔案管理員或其指定代理人進(jìn)行或由其在場(chǎng)指導(dǎo)，檔案箱柜應(yīng)及時(shí)關(guān)鎖。B、全體職工對(duì)密級(jí)檔案、文件、資料均須嚴(yán)格遵循規(guī)定，以保守公司秘密安全為己任。C、檔案管理人員要應(yīng)定期對(duì)保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4）密級(jí)原則上一經(jīng)填報(bào)不得作調(diào)整，如因項(xiàng)目信息已對(duì)外公開(kāi)或其他方面原因確實(shí)需要調(diào)整密級(jí)的，經(jīng)報(bào)送部門負(fù)責(zé)人簽字、并報(bào)公司總經(jīng)理確認(rèn)后，檔案管理人員可據(jù)此進(jìn)行密級(jí)調(diào)整。2、檔案利用1）檔案的利用形式包括查閱、復(fù)印、外借。2）公司人員因工作需要，可以申請(qǐng)查閱檔案室存檔的檔案。查閱場(chǎng)地僅限于檔案室，不得帶出至其他場(chǎng)所，隨查隨還。借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。3）如需復(fù)印或帶出檔案室查閱或使用的，應(yīng)按本制度規(guī)定辦理相關(guān)審批手續(xù)。借出時(shí)間不得超過(guò)3—5天。3、審批權(quán)限1）為規(guī)范檔案利用，并保障公司的保密要求，檔案管理分設(shè)三個(gè)等級(jí)的利用審批權(quán)限：A級(jí)：經(jīng)公司總經(jīng)理簽字同意后方可利用；B級(jí)：經(jīng)檔案歸檔責(zé)任部門的部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可利用；C級(jí)：在檔案管理人員處辦理登記手續(xù)后方可利用。2）針對(duì)不用的利用方式，其審批要求為：查閱：C級(jí)；復(fù)?。築級(jí)；外借：A級(jí)。3）針對(duì)不同的保密等級(jí)，其審批要求為：機(jī)密：A級(jí)；秘密：B級(jí)；一般：C級(jí)。4）確定審批權(quán)限時(shí)，根據(jù)利用方式和保密等級(jí)規(guī)定的審批權(quán)限不一致的，優(yōu)先滿足保密等級(jí)的審批要求。5）如外單位需利用本公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信并說(shuō)明相關(guān)情況，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可利用。六、檔案保管及銷毀1、檔案保管1）根據(jù)相關(guān)規(guī)定及公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，檔案保管年限分別設(shè)定為短期、長(zhǎng)期、永久，其具體對(duì)應(yīng)的保管年限為：永久：保管期限在50年以上；長(zhǎng)期：保管期限在15年以上50年以下；短期：保管期限不超過(guò)15年。2）檔案的保管年限的編制與修訂工作，由公司法務(wù)部負(fù)責(zé)，各類檔案對(duì)應(yīng)的保管年限具體見(jiàn)附表一。2、檔案銷毀1）對(duì)于達(dá)到保管年限的檔案，經(jīng)歸檔責(zé)任部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)并報(bào)總經(jīng)理審批后，檔案管理部門可以銷毀檔案。2）銷毀檔案前要造具清冊(cè)，銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由公司總經(jīng)辦指定人員及辦公室指定人員作為監(jiān)銷人員，會(huì)同檔案管理人員進(jìn)行檔案銷毀，防止泄密。銷毀人員應(yīng)一并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字。七、附則1、本管理制度如有未盡事宜，可由法務(wù)部另行修改、補(bǔ)充規(guī)定。本管理制度的最終解釋權(quán)歸法務(wù)部。2、鑒于公司印章的特殊性，公司廢止印章的移交歸檔和銷毀按公司《印章管理辦法》相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3、本管理制度經(jīng)總經(jīng)理核定簽發(fā)后施行，修改時(shí)亦同。附件：檔案管理制度；歸檔報(bào)送表。編制日期編制部門批準(zhǔn)人批準(zhǔn)日期一級(jí)目錄二級(jí)目錄三級(jí)目錄歸檔時(shí)間保管年限行政管理類AA1各類外單位文件、通知類（不分設(shè)第三級(jí)目錄，直接按年度立卷）包括政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)、事業(yè)單位發(fā)送的各類文件、通知、往來(lái)函件。立即短期A2制度發(fā)文類（按內(nèi)容分設(shè)第三級(jí)目錄）A21人事制度；A22財(cái)務(wù)制度；A23業(yè)務(wù)管理制度；A24日常行政管理制度；A25其他公司發(fā)文類；月內(nèi)上報(bào)長(zhǎng)期A3基礎(chǔ)建設(shè)類（按建設(shè)項(xiàng)目分設(shè)第三級(jí)目錄）包括工程施工、裝飾裝潢等基礎(chǔ)建設(shè)的合同、圖紙、往來(lái)聯(lián)系單、驗(yàn)收文件、建筑物維修記錄等相關(guān)資料半年匯總永久A4設(shè)備儀器類（不分設(shè)第三級(jí)目錄，直接按年度立卷），包括運(yùn)輸設(shè)備、生產(chǎn)儀器、辦公用設(shè)備等各類設(shè)備儀器的詢價(jià)記錄、采購(gòu)合同、入庫(kù)單、產(chǎn)品說(shuō)明書、質(zhì)保書、維修、保養(yǎng)和報(bào)廢記錄等相關(guān)資料半年匯總永久A5日常采購(gòu)管理類（不分設(shè)第三級(jí)目錄，直接按年度立卷）包括辦公用品、員工福利用品等的采購(gòu)合同、供應(yīng)商基礎(chǔ)檔案、詢價(jià)記錄、送貨單、入庫(kù)單、領(lǐng)用記錄等相關(guān)資料半年匯總長(zhǎng)期A6綜合行政管理類（不分設(shè)第三級(jí)目錄，直接按年度立卷）包括客戶接待、員工差旅、員工旅游、禮品管理、庫(kù)存盤點(diǎn)等相關(guān)資料月內(nèi)上報(bào)短期A7公司文化類（不分設(shè)第三級(jí)目錄，直接按年度立卷）包括公司介紹、公司大事記載、公司理念精神、公司參展、評(píng)獎(jiǎng)資料、公司宣傳材料等相關(guān)資料月內(nèi)上報(bào)永久A8部門內(nèi)部管理類（按職能部門分設(shè)第三級(jí)目錄）包括各部門內(nèi)部管理形成的各類表格、計(jì)劃、總結(jié)、內(nèi)部工作聯(lián)系單、職能分配表等相關(guān)資料；A81總經(jīng)辦；A82行政部；A83人力資源部；A84財(cái)務(wù)部；A85法務(wù)部；A86節(jié)目發(fā)行部；A87企劃部；A88品宣部；A89證券部半年匯總短期A9會(huì)務(wù)資料料（按內(nèi)容分設(shè)第三級(jí)目錄）包括參加、組織會(huì)議形成的各類會(huì)議議程、會(huì)議紀(jì)要、場(chǎng)地租賃等相關(guān)資料。A91外單位與會(huì)資料；A92公司內(nèi)部會(huì)議資料附件一：檔案管理制度公司類BB1公司運(yùn)營(yíng)資質(zhì)（按內(nèi)容分設(shè)第三級(jí)目錄）B11公司設(shè)立文件；B12公司章程；B13公司證照；B14年檢記錄；B15工商變更登記記錄；立即永久B2股東類（按內(nèi)容分設(shè)第三級(jí)目錄）B21公司上市文件；B22股東資料；B23股東會(huì)會(huì)議資料；B24董事會(huì)會(huì)議資料；B25監(jiān)事會(huì)會(huì)議資料；B26其他文件；立即永久B3戰(zhàn)略運(yùn)營(yíng)類（按內(nèi)容分設(shè)第三級(jí)目錄）B31發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃及相關(guān)可行性研究報(bào)告、評(píng)估文件；B32戰(zhàn)略委員會(huì)會(huì)議紀(jì)要；B33戰(zhàn)略發(fā)展項(xiàng)目的執(zhí)行記錄；B34各類顧問(wèn)合同（包括法律、財(cái)務(wù)、技術(shù)、管理、咨詢等）B35各類公司發(fā)展、政策扶持類申請(qǐng)報(bào)告立即永久B4知識(shí)產(chǎn)權(quán)類（按內(nèi)容分設(shè)第三級(jí)目錄）B41商標(biāo)（包括商標(biāo)申請(qǐng)文件、復(fù)議文件、商標(biāo)證書、商標(biāo)對(duì)外授權(quán)文件、商標(biāo)專利維權(quán)資料等）；B42專利月內(nèi)上報(bào)永久B5糾紛維權(quán)類（不分設(shè)第三級(jí)目錄，直接按年度立卷）包括各種法律文書、證據(jù)材料等相關(guān)資料半年匯總長(zhǎng)期人事類CC1招聘類（不分設(shè)第三級(jí)目錄，直接按年度立卷）包括參會(huì)合同、委托招聘合同、招聘需求申報(bào)單、招聘宣傳資料、人員應(yīng)聘信息等相關(guān)資料半年匯總短期C2人事信息類（按員工姓氏拼音排序，每人一個(gè)檔案袋）包括員工勞動(dòng)合同、培訓(xùn)協(xié)議、基本信息表、調(diào)令、任命文件等與該員工相關(guān)、可細(xì)化到個(gè)人的各類人事信息資料立即長(zhǎng)期C3薪酬類（不分設(shè)第三級(jí)目錄，直接按年度立卷）包括工資報(bào)表、工資單、員工考勤、個(gè)稅申報(bào)、公積金、社保繳納、其他貨幣形式的福利發(fā)放等薪酬類檔案月內(nèi)上報(bào)長(zhǎng)期C4績(jī)效考核類（不分設(shè)第三級(jí)目錄，直接按年度立卷）包括內(nèi)部責(zé)任追查、年度或季度績(jī)效考核等相關(guān)資料月內(nèi)上報(bào)短期C5培訓(xùn)管理類（不分設(shè)第三級(jí)目錄，直接按年度立卷）包括年度培訓(xùn)計(jì)劃、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、委外培訓(xùn)合同、培訓(xùn)講稿等各類培訓(xùn)管理文件月內(nèi)上報(bào)短期業(yè)務(wù)類DD1制作類（按劇目分設(shè)第三級(jí)目錄，劇目從數(shù)字1開(kāi)始編號(hào)，按數(shù)字順序排列）立即永久D2發(fā)行類（按劇目分設(shè)第三級(jí)目錄，劇目從數(shù)字1開(kāi)始編號(hào)，按數(shù)字順序排列）立即永久D3其他業(yè)務(wù)類（不分設(shè)第三級(jí)目錄，直接按年度立卷）包括其他與業(yè)務(wù)相關(guān)的、不針對(duì)具體劇目進(jìn)行的發(fā)行、戰(zhàn)略合作等所形成的各類資料、立即永久財(cái)務(wù)類E未列入本次分類管理，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)分類歸檔公司前身資料類F特殊載體類GG1聲像類（按載體形式分設(shè)第三級(jí)目錄）G11母帶；G12照片；G13錄音錄像；G14光盤月內(nèi)上報(bào)長(zhǎng)期G2印刷品類（不分設(shè)第三級(jí)目錄，直接按年度立卷）包括各類畫冊(cè)、宣傳海報(bào)、雜志、期刊等印刷制品；月內(nèi)上報(bào)永久G3其他實(shí)物類（按內(nèi)容分設(shè)第三級(jí)目錄）G31證書、牌匾、錦旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯；G32禮品；G