照片檔案管理規(guī)范

照片檔案管理規(guī)范

一、照片檔案的定義：照片檔案：國家機構、社會組織和個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。二、數(shù)碼照片和數(shù)碼照片檔案的定義：數(shù)碼照片是指通過掃描儀、數(shù)碼相機等設備獲得的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的靜態(tài)圖像文件。數(shù)碼照片檔案：指具有參考和利用價值并作為檔案保存的數(shù)碼照片。三、芯頁：用以固定照片、底片,并標注說明的中性偏堿性紙質載體，是照片冊、底片冊的組成單元。（有照片芯頁、和底片芯頁）收集范圍一、記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片。二、領導人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關的重大公務活動的照片。三、本單位組織或參加的重要外事活動的照片。四、記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。五、記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的照片。六、其他具有保存價值的照片。收集時間一、對具有歸檔價值的照片，其攝影者或承辦單位應及時整理，向檔案室歸檔，一般不應跨年。二、依照《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規(guī)定，照片檔案隨立檔單位其他載體形態(tài)的檔案一起向有關檔案館移交(如重大活動檔案)。在特殊情況下，經(jīng)同級檔案行政管理部門同意可以提前或延遲移交。照片檔案的整理一、整理原則：照片檔案的整理應遵循有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系、有利于保管，有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應分開存放。二、保管期限的確定：保管期限按照片、底片的價值劃定的存留年限，分永久、長期、短期三種。對照片、底片保管期限的劃分按照《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規(guī)定》執(zhí)行。（對照片進行鑒定。剔除沒有歸檔價值的或重復的照片，并根據(jù)照片內容劃分保管期限）三、照片的整理：（一）照片的分類：應在全宗內按保管期限—年度—問題進行分類。跨年度且不可分的照片，可按保管期限—問題—年度進行分類。（二）照片的編號：照片號是固定和反映每張照片在全宗內分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、冊號、張?zhí)柣蛉谔?、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。照片號有兩種格式：格式：全宗號—保管期限代碼—張?zhí)柸纾篔015—Y—1

如采用數(shù)碼相機拍攝的照片，順序號后加“S”。

J015—Y—1S

用格式二進行編號的，底片號和照片號可以采用合一編號法。前提是照片、底片齊全如果整理的照片里，既有數(shù)碼紙質照片又有傳統(tǒng)照片，照片編號連在一起。底片編號和數(shù)碼照片分別編號。底片分保管期限跨年度編流水號,電子版的數(shù)碼照片在存儲的時候編號與數(shù)碼紙質照片的編號一致。數(shù)碼紙質照片在整理時，順序號后加“S”。

（三）單張照片說明的填寫：

1、說明的格式：說明應采取橫寫格式，分段書寫。其格式如下：題名：照片號：底片號：參見號：時間：攝影者：文字說明：

購買成品檔案冊的，格式已固定，只要將內容填寫進去即可。2、說明的內容：題名：應簡明概括、準確反映照片的基本內容，人物、時間、地點、事由等要素盡可能齊全。照片號：底片號：參見號：是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號。如：文書檔案J015-2005-Y-20，科技檔案J015-K1.1-11??

拍攝時間:應用8位阿拉伯數(shù)字表示.1-4位表示年,第5-6位表示月,第7-8位表示日.

如：20070225表示拍攝時間為2007年2月25日。攝影者：一般填寫個人，必要時可加單位。文字說明應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或僅對題名未提到的內容作出補充。

其他需要說明的事項亦可在此欄表述如照片歸屬權不屬于本單位的，應注明照片版權、來源等。說明的位置：單張照片的說明，可根據(jù)照片固定的位置，在照片的右側、左側或正下方書寫。用照片檔案冊的在照片檔案冊芯頁標注的位置書寫。題名：舟山市著名書法家王亞于2005年在舟山市檔案館向市館捐贈100多幅其本人作品。照片號：J015-Y-5S底片號：參見號：光盤J015-Y-9拍攝日期：20051214攝影者：朱紅英文字說明：左一為書法家王亞，左二為舟山市檔案局副局長郭建明

（四）組合照片說明的填寫：

1、一組（若干張）聯(lián)系密切的照片按順序排列后，可擬寫組合照片說明。采用組合照片說明的照片，其單張照片說明可以從簡。

2、組合照片說明應概括揭示該照片所反映的全部信息內容及其他需要說明的事項

3、應在組合照片說明中指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。

4、同組中的每一張照片均應在單張照片說明的左上角或右上角標出組聯(lián)符號。組聯(lián)符號依次采用“①”、“②”、“③”…同組中

的照片其組聯(lián)符號相同。組聯(lián)符號不宜越冊，即一組照片一般不應分散在不同照片冊內。5、整理照片時因保管期限或密級的不同，有些同組照片可能會被分散到不同的照片冊內，應在組合照片說明中指出這些密切相關照片的保管期限、冊號和組號。6、組合照片說明可放在本組第一張照片的上方，也可放在本冊所有照片之前。（最好是放在第一張照片的上方，看起來比較直觀）總說明第一組照片為1-2張，共2張。2009年6月30日下午，我局在一樓會議室召開了浙江萬晟律師事務所、定海區(qū)“三聯(lián)”法律服務所黨支部成立大會。區(qū)委組織部副部長、區(qū)委“兩新”工作委員會書記邵情與副書記王旭東分別為浙江萬晟律師事務所黨支部、定海區(qū)“三聯(lián)”法律服務所黨支部授牌。拍攝時間：20090630拍攝者：包益坎①①總說明第三組照片為5-9張，共5張。2009年2月18日，定海區(qū)召開司法行政工作會議，總結去年工作，部署今年司法行政工作。區(qū)委常委、常務副區(qū)長張立軍出席會議并講話。拍攝時間：20090218拍攝者：包益坎③③③③③注意：單張照片與組合照片穿插的情況下：1、照片號的編寫連在一起2、組合照片的組號根據(jù)照片的組進行續(xù)編紙質數(shù)碼照片與傳統(tǒng)照片穿插的情況下注意：1、紙質數(shù)碼照片的編號照片號后加S，照片號連在一起續(xù)編。2、底片號分保管期限跨年度編制流水號。電子版本的數(shù)碼照片的底片號欄可以空缺，存儲時用照片號代替，并注意照片號不足6位數(shù)的前面補零。冊內目錄：照片檔案基本目錄的必備項目是：照片號、題名、時間、攝影者、底片號、備注?；灸夸浀臈l目應按照片號排序。照片號為：全宗號—保管期限代碼—張?zhí)?，編寫照片檔案基本目錄即可。冊內目錄：冊內照片目錄相當于文書檔案老方法和科技檔案的卷內目錄。以張或以組為單位著錄。

冊內照片目錄

照片號題名時間頁號底片號備注照片冊的冊內備考表、冊脊及排列冊內備考表：本冊情況說明、立冊人、檢查人、立冊時間。本冊情況說明內容：填寫冊內照片缺損、補充、移出、銷毀等情況。對照片冊立冊后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題，就由有關的檔案管理人員填寫說明，并簽名、標注時間。冊脊：照片冊冊脊的項目包括：全宗號、保管期限、冊號、起止張?zhí)枴?/p>

2、單張照片的著錄：根據(jù)單張照片的說明編制照片目錄。

3、一組照片為單位著錄時，以一組照片為單位著錄時，題名應根據(jù)題名擬寫要素，簡明概括、準確反映一張照片在基本內容；照片號、底片號、頁號均應著錄起止號；時間應著錄起止時間；參見號、攝影者可著錄多個。四、數(shù)碼照片的整理：

原則：數(shù)碼照片必須制成紙質照片，按雙套制要求保存。（一）紙質數(shù)碼照片按BG/T11821-2002《照片檔案管理規(guī)范》標準整理，并在“張?zhí)枴焙蠹印癝”，以區(qū)別傳統(tǒng)照片。如：J015-Y-16S，J015表示全宗號，Y表示保管期限，16為該全宗內永久保管的數(shù)碼照片順序號，“S”代表該照片為由數(shù)碼照片制成的紙質照片。（二）數(shù)碼照片的存儲數(shù)碼照片存儲為JPG或TIF為通用格式。第一種格式編照片號的（全宗號—保管期限—冊號—張?zhí)枺㎎015—Y—002—000001，第二種格式編照片號的（全宗號—保管期限—張?zhí)枺㎎017—Y—000001

（三）數(shù)碼照片在電腦上存儲完畢后，還應將其和照片檔案基本目錄等一起刻成光盤，進行脫機保存。光盤按《電子文件歸檔與管理規(guī)范》進行整理歸檔。電子文件管理課程將具體講到這方面的內容。一、實物檔案在一個單位檔案中所屬的位置：**單位檔案分類方案

文書DA業(yè)務DA會計DA科技DA特載DA

照片DA實物DA電子DA其他二、實物檔案的概念：是指國家機關、政黨、團體、企業(yè)、事業(yè)單位、個人在從事黨政工作、生產(chǎn)經(jīng)營、科學研究等活動中，形成或接受的以實物為載體并具有保存價值的歷史記錄。三、實物檔案保管期限的劃分應視所反映的內容，按照本單位制定的《機關文件材料歸檔范圍和保管期限的規(guī)定》執(zhí)行。四、實物檔案的收集范圍從內容來分：榮譽類、標志物類、書畫類贈品類、物證類、裝備類

1、榮譽類物品指單位受到表彰、獎勵和個人受獎的物品。包括：錦旗、牌匾、獎狀、獎杯、各種證書（聘書、任命書、榮譽證書…）等。

2、標志類物品反映單位各個時期變化的標志性物品。包括：反映單位機構變化的牌匾、印章（撤銷單位和部門的作廢公章）、具有紀念意義的紀念章（象征城市和單位的鑰匙、牌匾等）、已經(jīng)卸任的各級領導的名章。3、書畫文稿及贈品類指各單位形成的和獲贈的具有典型意義和保存價值的圖文樣品、紀念品等。包括：圖書、資料、書法、繪畫、雕刻等作品，題詞、文稿和其他手跡等。4、物證類物品指在辦理特大案件、處理重大事件、事故過程中收集的物證樣品。5、裝備類物品指單位在各個歷史時期使用過的能反映發(fā)展變化的物品。包括辦公用房等基本設施、通信設備等。一般政法機關、部隊、技術部門可能會產(chǎn)生。五、實物檔案整理：

（一）在一個全宗內按保管期限進行分類。（二）編號：每一件實物為單位整理，檔號為全宗號—保管期限代碼—序號，Y為永久保管，D為定期保管，序號4位阿拉伯數(shù)字組成，不足4位的前面補“0”。如：J200—Y—0001，J200為全宗號，Y為永久保管，0001為序號固定標識固定于實物檔案的右上角、左下角或背面等適合的位置。在實物上固定時數(shù)字可以不補“0”如：J200—Y—1（三）排序與保管：一個全宗內的實物檔案分保管期限按時間先后排列。題詞、書畫、獎狀、證書、錦旗等折疊后放在文書檔案盒內，紀念品、標志物、獎杯、獎牌等實物可另外存放于合適的箱柜內保存。（四）編目：實物檔案整理