員工檔案管理辦法 模版

—F4-—職工或員工檔案管理辦法第一章總則第一條為加強(qiáng)中國xx技術(shù)有限公司（以下簡稱公司）本部職工或員工檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用職工或員工檔案，提高科學(xué)管理水平，更好地為職工或員工工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，中共中央組織部、國家檔案局《干部檔案工作條例》（組通字[xx]13號）以及xx科技集團(tuán)公司（以下簡稱集團(tuán)公司）《xx科技集團(tuán)公司干部人事檔案管理辦法》（xx人[xx]585號），結(jié)合公司本部職工或員工檔案管理工作實(shí)際，制定本辦法。第二條職工或員工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、任免、培訓(xùn)、考核獎懲等工作中形成的關(guān)于職工或員工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)技術(shù)水平及工作變更等情況的資料文件材料，是用人單位歷史地、全面地考察和準(zhǔn)確選拔干部使用人才的重要依據(jù)，是檔案業(yè)務(wù)工作的重要組建部分。第三條職工或員工檔案管理在集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)下開展工作，并接受上級關(guān)于業(yè)務(wù)部門的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。第四條在職工或員工檔案管理工作中，公司關(guān)于部門及個(gè)人應(yīng)貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案、保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保職工或員工檔案的完整與安全。第五條根據(jù)安全，便于查找的原則，公司應(yīng)對職工或員工檔案進(jìn)行嚴(yán)密保護(hù)和科學(xué)管理，并建立檔案專門保管場所，關(guān)于指標(biāo)應(yīng)符合《xx科技集團(tuán)公司干部人事檔案管理辦法》要求；或選擇具有管理資質(zhì)的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)代為管理。第六條對利用檔案及檔案材料營私舞弊的，應(yīng)視情節(jié)輕重，予以嚴(yán)肅處理。對違犯《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。第七條公司人力資源部是公司本部職工或員工檔案的歸口管理部門。第二章管理范圍與職責(zé)第八條公司職工或員工人事檔案，依照公司人事檔案管理權(quán)限，實(shí)行集中統(tǒng)一、分層分類的管理原則。xx科技集團(tuán)公司黨組管理的公司領(lǐng)導(dǎo)干部，其人事檔案依照規(guī)定轉(zhuǎn)送集團(tuán)公司關(guān)于部門管理，公司可作為干部協(xié)管單位管理其人事檔案副本；除（一）類之外的公司在崗職工或員工和內(nèi)退職工或員工的人事檔案，由公司自行管理。根據(jù)公司實(shí)際管理、存放條件，可委托具有管理資質(zhì)的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)代為保管；職工或員工離職、退休、受刑事處分或勞動教養(yǎng)的，或出國不歸、失去聯(lián)系、死亡等的，其人事檔案依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。按規(guī)定應(yīng)由公司管理的，根據(jù)公司實(shí)際管理、存放條件，可委托具有管理資質(zhì)的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)代為保管；公司原則上不存放子公司人員和其他人員檔案。第九條檔案管理部門根據(jù)實(shí)際需要建立本部在崗職工或員工的工作檔案。第十條職工或員工檔案管理的工作人員及其在公司的直系親屬的檔案，由公司指派專人保管，也可委托具有管理資質(zhì)的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)代為保管。第十一條職工或員工檔案管理的工作人員嚴(yán)禁擅自保存本人或他人的檔案材料，或復(fù)制本人或他人檔案材料的副本。第十二條在職工或員工檔案管理工作中，管理部門履行或委托具有管理資質(zhì)的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)履行下列職責(zé)：管理職工或員工檔案；收集、鑒別和整理檔案材料；辦理職工或員工檔案的查閱、借閱和傳遞等事項(xiàng)；登記職工或員工崗位職位變更情況；為關(guān)于部門提供職工或員工的情況；做好職工或員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；辦理其他關(guān)于事項(xiàng)。第十三條公司人力資源部要選調(diào)政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、具有一定學(xué)歷的共產(chǎn)黨員從事職工或員工檔案管理工作，并保持人員的相對穩(wěn)定。第十四條在職工或員工檔案管理工作中，人力資源部應(yīng)建立健全所保管檔案的名冊以及關(guān)于檔案轉(zhuǎn)遞、查閱以及檔案材料增補(bǔ)、銷毀的相關(guān)管理制度、流程、登記表單、臺賬。檔案名冊及上述臺賬應(yīng)每年至少與檔案及檔案材料檢查核對一次，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)解決。第三章檔案的分類和內(nèi)容第十五條職工或員工檔案分為人事檔案與工作檔案。第十六條職工或員工人事檔案正本以下材料構(gòu)成：履歷材料：職工履歷表、干部履歷表，學(xué)生登記表；自傳材料；鑒定、考核材料：工作、學(xué)習(xí)、學(xué)生畢業(yè)鑒定，干部的年度考核表、組織正式出具的考核材料等；學(xué)歷、職稱材料：高中及以上畢業(yè)生成績表，報(bào)考中專以上學(xué)歷報(bào)名登記，職稱評定審批表等；政治歷史審查材料：入黨入伍審查材料等；黨團(tuán)材料：入黨團(tuán)志愿書、申請書、轉(zhuǎn)正申請書、黨員民主評議表，取消預(yù)備黨員資格/資質(zhì)的材料等；獎勵(lì)材料：先進(jìn)工作者、三好學(xué)生、優(yōu)秀黨團(tuán)員、戰(zhàn)斗英雄等各類嘉獎的登記表或?qū)徟恚贿`紀(jì)材料：黨政紀(jì)律處分材料，違反法律材料，組織通報(bào)批評材料等；工作變更材料：干部任免表，入退伍登記表，崗位、工資變更材料，退休材料，終止勞動協(xié)議證明書等；其他：體檢表，工會會員登記表，大中專畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證，有價(jià)值的學(xué)習(xí)總結(jié)、體會。第十七條人事檔案副本是概括反映一個(gè)干部在歷史和現(xiàn)實(shí)情況的檔案材料，由人事檔案正本中以下材料的復(fù)制件構(gòu)成：近期填寫的干部履歷表；各個(gè)階段的主要鑒定；考核材料；政治歷史問題的審查、甄別、復(fù)查、平反結(jié)論；獎勵(lì)材料；處分、取消處分及甄別、復(fù)查、平反的決定；晉升技術(shù)職稱、學(xué)位、學(xué)銜審批表，出國人員審查表，工資級別登記表等。第十八條職工或員工工作檔案由職工或員工人事檔案中以下主要材料的復(fù)印件及其它關(guān)于參考材料構(gòu)成：第一類的近期履歷材料；第三類的主要鑒定、考核材料；第四類的學(xué)歷、學(xué)位和評聘專業(yè)技術(shù)職位的材料；第五類的政治歷史情況的審查結(jié)論材料；第六類的入黨志愿書；第七類的重大獎勵(lì)材料；第八類的處分材料；第九類的錄用、任免審批表和工資、待遇、出國審批等材料；其它不屬于歸入職工或員工人事檔案范圍的關(guān)于參考材料。第四章檔案材料的收集與歸檔第十九條為使職工或員工檔案能夠適應(yīng)工作需要，應(yīng)經(jīng)常通過關(guān)于部門收集職工或員工錄用、任免、調(diào)動、考察考核、培訓(xùn)、獎懲等工作中形成的反映職工或員工德、能、勤、績的材料，定時(shí)充實(shí)檔案內(nèi)容，將其歸入職工或員工檔案。第二十條對收集的材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，視情況分別歸入職工或員工人事檔案、工作檔案或適當(dāng)處理。屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)，書寫規(guī)范，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備，符合永久保存的要求。第二十一條對符合條件的材料，須如實(shí)填寫《檔案材料增補(bǔ)審批表》（附件1）或《檔案材料銷毀審批表》（附件2），經(jīng)人力資源部和分管人力資源的公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可將其放入檔案或銷毀。第五章人事檔案的利用與轉(zhuǎn)遞第二十二條充分發(fā)揮職工或員工檔案的作用，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段，依據(jù)檔案所提供的信息，建立并不斷完善本單位人員信息庫，全面、及時(shí)、高效率、準(zhǔn)確地為人事工作提供服務(wù)。第二十三條查閱公司管理職工或員工檔案的人員，須提供所在單位出具的介紹信及個(gè)人身份證明材料并如實(shí)填寫《檔案查閱審批表》（附件3），經(jīng)人力資源部批準(zhǔn)后方可查閱。查閱公司管理的職工或員工檔案時(shí)，應(yīng)由檔案管理人員陪同查閱。第二十四條職工或員工檔案一般不外借。如必須借出或部分借出使用時(shí)，須如實(shí)填寫《檔案材料借出審批表》（附件4）由人力資源部批準(zhǔn)后，限期歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。第二十五條任何個(gè)人不得查閱、借出本人及其直系親屬的檔案。第二十六條公司職工或員工人事檔案的調(diào)入、調(diào)出應(yīng)經(jīng)過公司審批，并使用《檔案調(diào)動審批表》（附件5）進(jìn)行詳細(xì)登記后方可辦理。人事檔案的調(diào)出應(yīng)由人力資源部和分管人力資源的公司領(lǐng)導(dǎo)審批；人事檔案的調(diào)入還應(yīng)由總經(jīng)理審批。第二十七條在調(diào)入人事檔案前應(yīng)核對檔案材料的完整性。材料不完整的人事檔案，應(yīng)由所屬人員同相關(guān)單位聯(lián)系補(bǔ)齊材料后方可調(diào)入。第二十八條人事檔案調(diào)出手續(xù)應(yīng)在職工或員工辦理離職手續(xù)時(shí)同時(shí)辦理。職工或員工需提供檔案轉(zhuǎn)往單位出具的調(diào)檔函等相關(guān)材料并經(jīng)批準(zhǔn)后，方可辦理相關(guān)手續(xù)；無故不辦理調(diào)出的，公司視情將其檔案由委托的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)為個(gè)人存檔或轉(zhuǎn)至其戶口所在地街道。第二十九條轉(zhuǎn)遞職工或員工人事檔案需遵守下列規(guī)定：檔案應(yīng)通過可靠方式（如機(jī)要xx、專人送取等）轉(zhuǎn)遞；調(diào)出人事檔案應(yīng)內(nèi)容齊全完整，不得扣留檔案材料或分批調(diào)出；調(diào)出人事檔案需嚴(yán)格包裝并密封；不可調(diào)入包裝不完整或密封失效的人事檔案。第六章附則第三十條本辦法如有未盡事宜，或執(zhí)行當(dāng)中與國家、地方關(guān)于法律、法規(guī)相抵觸時(shí)，依照國家或地方的關(guān)于規(guī)定執(zhí)行。第三十一條公司有權(quán)根據(jù)國家、地方法律、法規(guī)及公司經(jīng)營情況的變化，新增、變更或廢止本規(guī)定的相關(guān)條款。相關(guān)新增、變更或廢止的條款經(jīng)公司通知或公示后，對職工或員工發(fā)生效力。第三十二條本辦法由公司人力資源部負(fù)責(zé)說明。第三十三條本辦法自xx年xx月1日起施行。附件：1.檔案材料增補(bǔ)審批表2.檔案材料銷毀審批表3.檔案查閱審批表4.檔案材料借出審批表5.檔案調(diào)動審批表

附件1檔案材料增補(bǔ)審批表姓名檔案編號增補(bǔ)材料明細(xì)放入時(shí)間經(jīng)辦人簽字以上材料經(jīng)審核內(nèi)容真實(shí)可信，符合放入檔案要求。材料審核人員簽字：年月日人力資源部審批：年月日分管人力資源公司領(lǐng)導(dǎo)審批：年月日附件2檔案材料銷毀審批表姓名檔案編號銷毀材料內(nèi)容材料造成或產(chǎn)生時(shí)間及單位銷毀時(shí)間經(jīng)辦人簽字以上材料經(jīng)查驗(yàn)符合銷毀標(biāo)準(zhǔn)。材料查驗(yàn)人員簽字：年月日人力資源部審批：年月日分管人力資源公司領(lǐng)導(dǎo)審批：年月日附件3檔案查閱審批表檔案查閱登記所屬人員檔案編號查閱檔案人員信息登記姓名所在單位身份證號查閱事由人力資源部登記查閱審批建議或意見年月日陪同查閱人員登記查閱時(shí)間：年月日附件4檔案材料借出審批表借出檔案材料登記所屬人員檔案編號借出材料明細(xì)借出人信息登記姓