賬務(wù)處理子系統(tǒng)

第三章賬務(wù)處理子系統(tǒng)教學(xué)要求1、掌握賬務(wù)處理子系統(tǒng)的工作原理和數(shù)據(jù)流程。2、掌握賬務(wù)處理子系統(tǒng)初始設(shè)置、日常操作、出納管理及期末業(yè)務(wù)處理。要求能夠處理日常的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)。3、掌握輔助核算方法。4、熟悉會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的具體體現(xiàn)。一、計(jì)算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)中會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的基本流程1、編輯輸入記賬憑證或機(jī)制憑證。2、對(duì)輸入的記賬憑證進(jìn)行審核。3、人工控制由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成記賬工作。4、人工控制由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成結(jié)賬工作。5、人工控制由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行銀行對(duì)賬。第一次投入使用計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)賬務(wù)系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)通過系統(tǒng)初始設(shè)置完成建帳工作。

原始憑證編制記帳憑證臨時(shí)憑證文件審核記帳憑證文件期未業(yè)務(wù)處理發(fā)生額余額文件編制輸出會(huì)計(jì)報(bào)表總帳

明細(xì)帳輔助帳二、通用賬務(wù)系統(tǒng)的基本功能結(jié)構(gòu)1、系統(tǒng)初始化2、憑證處理3、出納管理4、賬簿輸出5、往來管理、部門管理、項(xiàng)目管理等輔助核算項(xiàng)目的管理6、期末業(yè)務(wù)處理（包括月末的“月結(jié)”及年末的“年結(jié)”工作。三、帳戶處理系統(tǒng)的初始化（一）、賬務(wù)系統(tǒng)初始化設(shè)置概述

賬務(wù)系統(tǒng)初始化的概念：使用通用軟件的單位根據(jù)本單位的賬務(wù)處理和財(cái)務(wù)管理的具體情況，利用系統(tǒng)提供的初始設(shè)置功能對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行初始化設(shè)置。財(cái)務(wù)主管或財(cái)務(wù)主管指定的專人進(jìn)行。一般在賬套使用后不再重新設(shè)置或修改，以后各年度也不必重復(fù)此步，如需修改應(yīng)在年末結(jié)賬后進(jìn)行分為基本設(shè)置，如賬套的設(shè)置（是系統(tǒng)工作必不可少的）；深入設(shè)置——基礎(chǔ)信息、核算要求等（是為了方便用戶使用，提高工作效率而進(jìn)行的）。初始設(shè)置前的準(zhǔn)備工作閱讀使用手冊(cè)確定會(huì)計(jì)科目、憑證類型會(huì)計(jì)科目的確定設(shè)置會(huì)計(jì)科目應(yīng)該滿足五個(gè)條件：核算、管理及報(bào)表要求，會(huì)計(jì)相對(duì)穩(wěn)定、滿足會(huì)計(jì)制度憑證類型的確定：有五種可選擇，一旦選擇好并使用，不允許再修改或刪除，因此必須根據(jù)單位核算和管理的要求來確定記賬憑證的類別。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)備往來賬數(shù)據(jù)（實(shí)驗(yàn)二）銀行賬科目余額（實(shí)驗(yàn)三）憑證摘要（簡明扼要并能夠確切反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)質(zhì)內(nèi)容。確定會(huì)計(jì)組織和人員分工（實(shí)驗(yàn)一）

（二）帳務(wù)處理系統(tǒng)初始化的具體內(nèi)容1、帳務(wù)處理子系統(tǒng)控制功能的設(shè)置（系統(tǒng)控制參數(shù)設(shè)置）1）憑證控制設(shè)置（1）制單控制：在填制憑證時(shí)，系統(tǒng)能夠進(jìn)行的控制。

（2）外幣核算：如果企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)，則應(yīng)選擇相應(yīng)的匯率方式─固定匯率、浮動(dòng)匯率。（3）憑證控制：處理憑證時(shí)，系統(tǒng)能夠進(jìn)行的操作控制（4）憑證編號(hào)方式控制：其中“系統(tǒng)編號(hào)”為填制憑證時(shí)，按照憑證類別按月自動(dòng)編制憑證編號(hào)?！笆止ぞ幪?hào)”為在制單時(shí)手工錄入憑證編號(hào)。（5）往來控制方式：客戶往來款項(xiàng)和供應(yīng)商往來款項(xiàng)是由應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)核算，還是由賬務(wù)處理子系統(tǒng)核算。2）賬簿設(shè)置：用來調(diào)整各種賬簿的輸出方式及打印要求等。3）明細(xì)權(quán)限設(shè)置對(duì)操作員的操作權(quán)限作進(jìn)一步控制

2、會(huì)計(jì)科目設(shè)置1）會(huì)計(jì)科目設(shè)置的內(nèi)容科目名稱:分為中文名稱和英文名稱科目,科目中文名稱和英文名稱不能同時(shí)為空?？颇烤幋a應(yīng)該是全編碼，科目編碼必須唯一，必須先建上級(jí)科目再建下級(jí)科目，一級(jí)科目編碼必須符合規(guī)定。2）會(huì)計(jì)科目模塊設(shè)置的功能（1）科目增加：該功能允許增加一個(gè)新的會(huì)計(jì)科目，增加時(shí)要進(jìn)行合法性和正確性檢查，即不能有相同的科目代碼出現(xiàn)，保持科目代碼的唯一性。

（2）科目修改：當(dāng)科目屬性有錯(cuò)誤時(shí)，可以對(duì)錯(cuò)誤屬性進(jìn)行修改。已使用的科目不能增加下級(jí)。

（3）科目查詢：（4）科目刪除：對(duì)于不再使用的科目，可以將其從科目庫中刪除掉。但是已有余額的科目不能刪除，不能刪除非末級(jí)科目。

（5）科目打?。涸摴δ芸蓪?shí)現(xiàn)科目的簡單和明細(xì)打印。（6）科目保存：該功能是將科目設(shè)置的內(nèi)容保存在科目文件中。

3、科目編碼方案（1）編碼原則：一級(jí)科目代碼應(yīng)該使用財(cái)政部統(tǒng)一規(guī)定的代碼(一般四位數(shù))。其他各級(jí)科目碼應(yīng)按使用單位的實(shí)際情況，在滿足核算和管理要求的基礎(chǔ)上自行設(shè)置。科目編碼必須唯一；科目編碼必須按其級(jí)次的先后次序建立。（舉例）（2）編碼時(shí)應(yīng)注意的問題：科目代碼應(yīng)輸入全碼，即從一級(jí)科目至本級(jí)科目的各級(jí)代碼組合而成的代碼組?？颇看a必需具有唯一性，即每一個(gè)會(huì)計(jì)科目有而且只有一個(gè)代碼來代表?？颇看a要在滿足核算和管理的前提下適合計(jì)算機(jī)識(shí)別和分類處理。科目代碼應(yīng)簡單明了，便于操作人員記憶和使用?？颇看a既要反映科目間的統(tǒng)屬和邏輯關(guān)系，也要盡量減少位數(shù)，以免增加輸入和運(yùn)算的工作量，增加出錯(cuò)的可能性?？紤]到單位業(yè)務(wù)的擴(kuò)展和管理要求的不斷提高，科目代碼還應(yīng)具有一定的擴(kuò)展性，以便需要時(shí)能夠靈活對(duì)科目進(jìn)行增刪。

4、會(huì)計(jì)科目輔助核算小規(guī)模企業(yè)，可將往來單位、個(gè)人、部門、項(xiàng)目通過設(shè)置明細(xì)科目來進(jìn)行核算管理。往來業(yè)務(wù)工作量大的企業(yè)，應(yīng)采用將上級(jí)科目設(shè)為末級(jí)科目并將其設(shè)為輔助核算科目（見P42舉例）5、憑證類別設(shè)置系統(tǒng)提供五種常用憑證分類方式：1）記賬憑證2）收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證3）現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬憑證4）現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款、銀行付款、轉(zhuǎn)賬憑證5）自定義憑證類別特別提醒：在錄入憑證之前，應(yīng)進(jìn)行憑證類別的設(shè)置；已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字；若限制科目為非末級(jí)科目，則在制單時(shí)，其所有下級(jí)科目都將受到同樣的限制。對(duì)五種限制類型要充分理解（例如，借方必有表示……貸方必有表示

返回6、期初余額錄入1）無輔助核算科目期初余額錄入余額和累計(jì)發(fā)生額的錄入要從最末級(jí)科目開始，上級(jí)科目的余額和累計(jì)發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算紅字余額用負(fù)號(hào)輸入2）輔助科目期初余額錄入對(duì)在科目設(shè)置時(shí)就設(shè)定了輔助核算的科目，一般會(huì)要求錄入輔助核算的期初數(shù)。如P：243，其他應(yīng)收款（1133），設(shè)置了個(gè)人往來，其期初余額為3800，在錄入時(shí)雙擊該科目，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出另一窗口錄入期初數(shù)據(jù)（P：230，第一個(gè)表，1133科目其他應(yīng)收款余額：借3800元。此表中的日期應(yīng)該是賬套啟用前的日期。同樣：1131應(yīng)收賬款、2121應(yīng)付賬款、4101生產(chǎn)成本都要錄入輔助核算期初。注意：若要在總賬系統(tǒng)中進(jìn)行應(yīng)收、應(yīng)付賬款的核算，就要先在賬薄中設(shè)置。

7、其他設(shè)置定義結(jié)算方式：如財(cái)務(wù)結(jié)算方式。一般可最多分為2級(jí)。定義的內(nèi)容包括結(jié)算方式編碼、結(jié)算方式名稱和票據(jù)管理標(biāo)志。外幣及匯率設(shè)置用于設(shè)定該科目核算的是否有外幣核算，以及核算的外幣名稱。一個(gè)科目只能核算一種外幣，只有有外幣核算要求的科目才允許也必須設(shè)定外幣幣名常用憑證的設(shè)置：預(yù)先定義好會(huì)在日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的大量同類業(yè)務(wù)憑證格式。如模板效果。

常用憑證的定義：在企業(yè)日常的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，會(huì)出現(xiàn)大量的同類業(yè)務(wù)，反映這些業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證的分錄格式一致，不同的僅僅是發(fā)生額。為方便這類憑證的輸入，可以預(yù)先定義這類憑證的分錄格式，即常用憑證。常用摘要：常用摘要是系統(tǒng)為方便以后憑證輸入，幫助用戶規(guī)范摘要而設(shè)定的功能。用戶可以通過常用摘要定義功能，定義本企業(yè)常用摘要，在填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)可隨時(shí)調(diào)用。四、賬務(wù)系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理1、憑證管理1）憑證填制在電算化方式下，記帳憑證有三個(gè)來源：人工憑證：根據(jù)審核無誤的可以報(bào)銷的原始憑證或先由人工填制好憑證再錄入計(jì)算機(jī)的憑證。各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)產(chǎn)生的機(jī)制憑證：如銷售管理子系統(tǒng)轉(zhuǎn)來的憑證由帳務(wù)處理子系統(tǒng)產(chǎn)生的機(jī)制憑證。如期未業(yè)務(wù)處理產(chǎn)生的憑證。2）憑證審核審核員和制單員不能是同一個(gè)人。憑證一經(jīng)審核，就不能被修改、刪除，只有被取消審核簽字后才可以進(jìn)行修改或刪除。取消審核簽字只能由審核人自己進(jìn)行。作廢憑證不能被審核，也不能被標(biāo)錯(cuò)。已標(biāo)錯(cuò)的憑證不能被審核，若想審核，需先取消標(biāo)錯(cuò)后才能審核。3）憑證匯總2、記賬

進(jìn)行記賬工作需要注意的問題：1）未經(jīng)審核的記賬憑證不能記賬。2）有不平衡憑證或錯(cuò)誤憑證時(shí)，系統(tǒng)停止記賬。這種情況較為特殊，通常在系統(tǒng)投入日常使用后，違反規(guī)定修改初始設(shè)置時(shí)容易發(fā)生。3）記賬過程決不允許無故中斷系統(tǒng)運(yùn)行或關(guān)機(jī)。填制憑證窗口憑證類型憑證編號(hào)憑證日期附件摘要必填輔助核算五、輔助核算與管理1、部門核算與管理的主要功能1）建立部門目錄2）部門初始數(shù)據(jù)與計(jì)劃錄入3）輸出部門核算帳系統(tǒng)可通過屏幕顯示或打印的部門核算賬4）核對(duì)聞門帳通過該功能，系統(tǒng)將檢查核對(duì)部門核算明細(xì)賬與部門核算總賬是否相符，部門核算總賬與總賬是否相符等，并輸出核對(duì)結(jié)果。5）部門收支分析表6）部門計(jì)劃執(zhí)行報(bào)告

2、個(gè)人往來核算與管理的主要功能1）建立個(gè)人往來目錄2）個(gè)人往來初始數(shù)據(jù)的錄入3）個(gè)人往來核銷核銷方式:自動(dòng)核銷和手工核銷4）個(gè)人往來賬輸出5）個(gè)人往來賬齡分析3、項(xiàng)目核算與管理的主要功能1）項(xiàng)目定義2）建立項(xiàng)目目錄3）項(xiàng)目期初與計(jì)劃錄入4）項(xiàng)目賬輸出5）核對(duì)項(xiàng)目賬6）項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表7）項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行報(bào)告一個(gè)科目可同時(shí)設(shè)置兩種專項(xiàng)核算個(gè)人往來核算不能與其他輔助核算同一設(shè)置，客戶往來與供應(yīng)商核算不能一同設(shè)置。六、賬務(wù)系統(tǒng)期末業(yè)務(wù)處理聯(lián)系（一）期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)處理（有嚴(yán)格的處理順序）P52（二）自定義轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)置（主要涉及的業(yè)務(wù)見P52）（三）試算平衡和對(duì)賬（為了保證悵證相符、賬賬相符、應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行對(duì)賬，至少每月一次）（四）結(jié)賬1、通用賬務(wù)系統(tǒng)結(jié)賬工作的一般處理步驟1）停止本月的記賬工作。2）進(jìn)行數(shù)據(jù)保護(hù)：數(shù)據(jù)保護(hù)的過程與記賬基本相同。3）進(jìn)行試算平衡。4）將本月各賬戶的期末余額結(jié)轉(zhuǎn)下月，成為下月的期初余額。

2、期末結(jié)賬時(shí)應(yīng)注意的問題1）各科目的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)工作必須在結(jié)賬以前完成。這些期末結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)可以采用手工編制記賬憑證，輸入計(jì)算機(jī)進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)，也可以利用系統(tǒng)提供的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)置功能設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。2）當(dāng)月輸入的記賬憑證必須全部記賬，如有未記賬的當(dāng)月憑證，系統(tǒng)將不能結(jié)賬。結(jié)賬后就不能再輸入該月憑證。3）上月未結(jié)賬，本月無法結(jié)賬。4）結(jié)賬后產(chǎn)生的賬簿和報(bào)表才是完整的，結(jié)賬前產(chǎn)生的賬簿和報(bào)表不一定能反映該月的全部業(yè)務(wù)。5）每月只能結(jié)賬一次，因此一般結(jié)賬前應(yīng)作數(shù)據(jù)備份，如果結(jié)賬不正確可以恢復(fù)重作。6）有些通用賬務(wù)系統(tǒng)初始設(shè)置中需要設(shè)定每月的結(jié)賬日期，使用這些軟件必須在規(guī)定的日期進(jìn)行結(jié)賬，否則系統(tǒng)將不予結(jié)賬。7）結(jié)賬過程同樣不允許無故中斷系統(tǒng)運(yùn)行或關(guān)機(jī)七、出納管理的主要功能1、查詢和打印現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬2、查詢和打印資金日?qǐng)?bào)3、登記和管理支票登記簿4、錄入銀行對(duì)賬單，進(jìn)行銀行對(duì)賬，輸出余額調(diào)節(jié)表銀行對(duì)賬方式：自動(dòng)對(duì)賬和手動(dòng)對(duì)賬自動(dòng)對(duì)賬是計(jì)算機(jī)根據(jù)對(duì)賬依據(jù)自動(dòng)進(jìn)行核對(duì)、勾銷，對(duì)賬依據(jù)用戶根據(jù)需要選擇，方向、金額相同是必要條件，其他可選條件是票號(hào)相同、結(jié)算方式相同、日期在多少天之內(nèi)。手工對(duì)賬是對(duì)自動(dòng)對(duì)賬的補(bǔ)充，使用自動(dòng)對(duì)賬后，可能還有一些特殊的已達(dá)賬沒有對(duì)出來，而被視為未達(dá)賬項(xiàng)，可以用手工對(duì)賬進(jìn)行調(diào)整。

需分清哪些業(yè)務(wù)需手工對(duì)賬，哪些業(yè)務(wù)可自動(dòng)對(duì)賬P555、對(duì)銀行長期未達(dá)賬提供審計(jì)報(bào)告6、出納簽字八、賬務(wù)系統(tǒng)的輸出