第七章會展企業(yè)的組織機構(gòu)

會展企業(yè)的組織

機構(gòu)1會展企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)會展業(yè)是個協(xié)作性要求極高，時間性強的行業(yè)，每個環(huán)節(jié)都應(yīng)細致劃分，進行工作分析，配備人員。因此，會展企業(yè)最常見的組織機構(gòu)類型有職能制、矩陣制和事業(yè)部制等。1職能制職能制最早由“科學(xué)管理之父”泰勒提出要求：行政主管把相應(yīng)的的管理職責(zé)和權(quán)力交給相關(guān)的職能機構(gòu)，各職能機構(gòu)在自己范圍內(nèi)向下級行政單位發(fā)號施令。下級行政負責(zé)人接受上級行政主管人指揮和上級各職能機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)。優(yōu)點：充分發(fā)揮職能專業(yè)管理作用，加強各部門的業(yè)務(wù)監(jiān)督和專業(yè)性指導(dǎo)，高效完成部門職責(zé)，減輕工作負擔(dān)。缺點：多頭領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)生矛盾容易導(dǎo)致紀(jì)律松散，管理混亂。適用于：業(yè)務(wù)類型單一、規(guī)模較小的會展企業(yè)1．小型會展公司組織結(jié)構(gòu)范本2矩陣制矩陣制是以項目服務(wù)為中心的組織結(jié)構(gòu)形式。優(yōu)點：項目小組成員同原職能部門保持組織和業(yè)務(wù)聯(lián)系，又參加項目小組工作，加強橫向聯(lián)系，人力資源共享。缺點：穩(wěn)定性差，容易產(chǎn)生短期行為。適用于：規(guī)模龐大，服務(wù)種類齊全的大型會展公司?？偨?jīng)理項目A項目B項目C策劃部招商部工程部設(shè)計部2．中型會展公司組織結(jié)構(gòu)范本3事業(yè)部制是一種高度（層）集權(quán)下的分權(quán)管理體制。優(yōu)點：總公司領(lǐng)導(dǎo)可以擺脫日常事務(wù)，集中精力考慮全集問題事業(yè)部實行獨立核算，發(fā)揮經(jīng)營管理的積極性，利于組織專業(yè)化產(chǎn)生和實現(xiàn)企業(yè)化內(nèi)部協(xié)作各事業(yè)部之間有比較，競爭，利于企業(yè)發(fā)展事業(yè)內(nèi)部容易協(xié)調(diào)事業(yè)部經(jīng)理從事業(yè)部整體考慮問題，利于培養(yǎng)和訓(xùn)練管理人才缺點：公司與事業(yè)部的職能機構(gòu)重疊，構(gòu)成管理人員浪費事業(yè)部實行獨立核算，考慮自身利益，影響事業(yè)部之間的協(xié)作，一些業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通往往也被經(jīng)濟關(guān)系所代替。適用于:

規(guī)模龐大，品種繁多，技術(shù)復(fù)雜的大型會展企業(yè)。

事業(yè)部（2）事業(yè)部制是分級管理、分級核算、自負盈虧一種形式，即一個公司按地區(qū)或按服務(wù)類別分級成若干個事務(wù)部，而公司總部只保留人事決策、預(yù)算和監(jiān)督權(quán)，通過利潤等指標(biāo)對事業(yè)部進行控制。地區(qū)事務(wù)部A地區(qū)事務(wù)部C地區(qū)事務(wù)部A地區(qū)事務(wù)部C3．大型會展公司組織結(jié)構(gòu)范本二、會展企業(yè)的部門設(shè)置考慮到了部門劃分的科學(xué)性，又兼顧會展服務(wù)的質(zhì)量與效率?？煞譃橐韵虏块T：

策劃部、

市場部、招商部、設(shè)計部、服務(wù)部、安保部、信息管理部、工程部、物流部、財務(wù)部、人力資源部、等等……1、策劃部策劃部是會展企業(yè)的基礎(chǔ)部門，也是整個會展服務(wù)的核心工作會展策劃部會展策劃：對整個會展企業(yè)形象的策劃、組織的包裝。會展項目策劃：制定會展工作方案，安排會展工作進程。2、市場部市場部是會展企業(yè)的重要部門。主要負責(zé)會展新聞宣傳，會展廣告策劃實施，協(xié)調(diào)與各社會團體或政府之間的關(guān)系等。（宣傳工作是會展服務(wù)成功的基本保證，主要手段有廣告與聯(lián)絡(luò)。3、招商部招商部是會展企業(yè)的拓展部門。4、設(shè)計部設(shè)計部是向客戶提供各種創(chuàng)意與設(shè)計的業(yè)務(wù)部門。主要工作是在會展服務(wù)中，利用空間環(huán)境，采用建造、工程、視覺傳達等手段。借助設(shè)施高科技產(chǎn)品，將所傳播的信息和內(nèi)容呈現(xiàn)在公眾面前。（包括：展臺設(shè)計、空間布局設(shè)計、平面設(shè)計、照明道具設(shè)計、展館設(shè)計等等）5、服務(wù)部服務(wù)部是會展企業(yè)的窗口部門，其服務(wù)質(zhì)量的高低直接影響到企業(yè)的形象主要包括：接待、設(shè)備租賃、翻譯、司儀、禮儀等等6、保安部保安部是會展活動不可或缺的部門。主要保證會展活動的順利召開維護安全。

7、信息管理部會展信息管理部涉及和管理會展服務(wù)企業(yè)的日常業(yè)務(wù)。有效地實現(xiàn)會展集團的資源共享，管理多個會展活動，分類管理展商和觀眾等方面數(shù)據(jù)，全面管理客戶關(guān)系，使大量的重復(fù)工作可以實現(xiàn)自動處理，防止客戶數(shù)據(jù)因業(yè)務(wù)人員流動而流失，并可以直接對會展過程進行有效管理，應(yīng)用精確的統(tǒng)計數(shù)據(jù)輔助企業(yè)決策。

8、工程部工程部是承擔(dān)會展企業(yè)各項基建、現(xiàn)場施工的部門

9、物流部物流部是負責(zé)會展企業(yè)的物資采購、管理和運輸?shù)臉I(yè)務(wù)部門。

10、財務(wù)部財務(wù)部是會展業(yè)最重要的保障部門之一。直接管理資金，進行賬戶處理、主要職責(zé)是協(xié)助會展經(jīng)營者搞好企業(yè)經(jīng)營預(yù)算，控制企業(yè)運營費用，取得最佳經(jīng)濟效益。

11、人力資源部也叫人事部主要職責(zé)是負責(zé)企業(yè)員工招聘、培訓(xùn)、考核、激勵等。確保在任何情況下都能找到合適人選的主要部門。長沙紅星國際會展中心-部門設(shè)置北京國邦會展有限公司部門設(shè)置公關(guān)策劃部：媒介關(guān)系

項目策劃

撰稿

客房服務(wù)會展招商部：會展策劃

會展招商

會展組織展臺展示部:三維設(shè)計

項目管理會議活動部:接待

項目管理

設(shè)備租賃特裝制作廠：漆工組

木工組

焊工組

電工組美工制作部：平面設(shè)計

制作

2.1.3會展策劃部門的績效考核績效考核是針對企業(yè)中每個員工所承擔(dān)的工作，應(yīng)用各種科學(xué)方法，對員工的工作行為、工作效果及其對企業(yè)的貢獻或價值進行考核與評價，并將評價結(jié)果反饋給員工的過程。可以有效的激勵員工，提升企業(yè)綜合的競爭能力，促進企業(yè)經(jīng)濟效益的提高等方面發(fā)揮了重要的作用。

績效考核考核項考核要點考核指標(biāo)權(quán)重/%考核主體考核資料來源市場信息收集整理組織相關(guān)人員開展廣泛的市場調(diào)查活動，掌握本行業(yè)的市場動態(tài)，對各項市場調(diào)查的信息進行整理、分析與歸檔，為策劃提供依據(jù)市場信息收集及時、準(zhǔn)確、全面、領(lǐng)導(dǎo)滿意評價在__分以上10總經(jīng)理策劃部市場策劃方案及預(yù)算編制組織制定市場策劃方案及預(yù)算；編制廣告宣傳計劃、公關(guān)活動計劃方案編制及時、領(lǐng)導(dǎo)滿意評價在__分以上25總經(jīng)理策劃部會展策劃管理根據(jù)會展活動的整體運籌規(guī)劃，提出會展活動決策并組織實施，在會展活動結(jié)束后，對整個會展策劃活動進行檢驗和評估客戶對會展策劃的滿意評價在__分以上30總經(jīng)理策劃部組織公關(guān)活動組織各項公關(guān)活動，對公關(guān)活動的前期準(zhǔn)備、實施過程進行檢驗和評估領(lǐng)導(dǎo)滿意評價在__分以上20總經(jīng)理策劃部部門員工管理負責(zé)本部門的人員的招聘、培訓(xùn)與考核；建立規(guī)范、高效的部門運作管理體系并優(yōu)化完善部分員工績效考核平均分在__分以上15總經(jīng)理人事部策劃部經(jīng)理的績效考核表

市場調(diào)查專員的績效考核

績效考核考核項考核要點考核指標(biāo)權(quán)重/%考核主體考核資料來源調(diào)研計劃的制定根據(jù)經(jīng)營需要，制定合適的會展市場調(diào)研計劃計劃制定完成率達_%15策劃部經(jīng)理策劃部調(diào)查方法與調(diào)查工具的選擇根據(jù)調(diào)查內(nèi)容。選擇適當(dāng)?shù)恼{(diào)查方法并制作相關(guān)調(diào)查工具調(diào)查方法與工具選取合理、領(lǐng)導(dǎo)滿意度評價在_分以上25策劃部經(jīng)理策劃部調(diào)查實施根據(jù)已制定的調(diào)研計劃、調(diào)查方法與工具，進行調(diào)查工作的具體實施市場調(diào)查計劃完成率達到_%35策劃部經(jīng)理策劃部調(diào)查報告的編寫對收集到的信息或資料，及時進行整理和分析，并撰寫調(diào)研分析報告報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核調(diào)研報告完成及時，領(lǐng)導(dǎo)滿意度評價在_分以上25策劃部經(jīng)理策劃部

會展策劃師的績效考核表

績效考核考核項考核要點考核指標(biāo)權(quán)重/%考核主題考核資料來源信息管理掌握各類會展活動的發(fā)展動向和競爭對手的情況，及時收集、整理各方面的市場信息信息收集按時完成率達__%10策劃部經(jīng)理策劃部會展?fàn)I銷策劃根據(jù)會展企業(yè)營銷戰(zhàn)略、策劃合適的價格策略、渠道策略、促銷策略等會展?fàn)I銷計劃實現(xiàn)率達到__%25策劃部經(jīng)理策劃部會展策劃的組織與實施負責(zé)會展活動的內(nèi)容策劃、規(guī)模策劃、環(huán)境策劃等工作并組織實施會展相關(guān)方對會展策劃的滿意度評價在__分以上30策劃部經(jīng)理策劃部會展廣告策劃主要負責(zé)包括廣告策略、廣告目標(biāo)、廣告訴求、廣告創(chuàng)意等方面的策劃領(lǐng)導(dǎo)對廣告效果滿意度評價在__分以上20策劃部經(jīng)理策劃部會展公共關(guān)系策劃負責(zé)會展品牌和商標(biāo)管理、企業(yè)形象建設(shè)、與客戶、行業(yè)協(xié)會及其他部門的公共關(guān)系策劃等工作企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對公共關(guān)系策劃的滿意度評價在__分以上15策劃部經(jīng)理人事部

公關(guān)專員的績效考核表

績效考核考核項考核要點考核指標(biāo)權(quán)重/%考核主題考核資料來源公關(guān)計劃編制根據(jù)企業(yè)整體運營情況及市場狀況，編制企業(yè)公關(guān)計劃，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批公關(guān)計劃編寫及時，領(lǐng)導(dǎo)滿意度評價在__分以上20策劃部經(jīng)理策劃部公關(guān)活動組織根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批的公關(guān)文件，組織市場公關(guān)活動，并做好與相關(guān)部門的溝通與協(xié)調(diào)，確保計劃的順利進行，并達到相應(yīng)的宣傳效果和目標(biāo)活動計劃完成率達到__%35策劃部經(jīng)理策劃部公關(guān)文案的撰寫根據(jù)項目公關(guān)活動及相關(guān)部門的需要，編寫各類公關(guān)文案公關(guān)文案被采用率達到__%25策劃部經(jīng)理策劃部公關(guān)活動評估根據(jù)各方面的信息反饋，對公關(guān)活動的執(zhí)行情況進行評估，編制公關(guān)活動評估報告評估報告完成及時，領(lǐng)導(dǎo)滿意度評價在__分以上20策劃部經(jīng)理策劃部

市場推廣專員的績效考核

績效考核考核項考核要點考核指標(biāo)權(quán)重/%考核主題考核資料來源市場信息收集與分析掌握市場及行業(yè)發(fā)展動態(tài)，了解競爭對手的市場情況，并及時想有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映信息收集按時完成率達到__%15策劃部經(jīng)理策劃部市場推廣方案的制定根據(jù)企業(yè)年度營銷戰(zhàn)略，編制形象推廣方案及其他相關(guān)市場推廣方案市場推廣方案編制及時，領(lǐng)導(dǎo)滿意度評價在__分以上25策劃部經(jīng)理策劃部市場推廣活動組織實施負責(zé)企業(yè)的廣告、公共關(guān)系等市場推廣活動的具體組織與實施市場推廣活動按計劃__%完成35策劃部經(jīng)理策劃部市場推廣活動評估市場推廣活動結(jié)束后，對相關(guān)信息進行分析，對整個推廣活動的效果進行評估，并編寫評估報告評估報告及時，領(lǐng)導(dǎo)滿意度評價在__分以上25策劃部經(jīng)理策劃部

2.2會展項目策劃的流程管理會展項目策劃是對會展進行管理和決策的一種程序，它是對會展項目的進程以及會展項目的總體戰(zhàn)略進行前瞻性的規(guī)劃活動。策劃者會展項目策劃包括策劃對象策劃依據(jù)策劃方案策劃效果評估策劃者：在會展運作實施過程中起著“智囊”的作用。直接影響會展活動的質(zhì)量水平策劃對象：既是某項整體會展活動，也是會展諸多要素中某一要素（如會展宣傳項目、會展設(shè)計項目等）策劃依據(jù)：既包括策劃者的知識結(jié)構(gòu)、信息儲存以及有關(guān)策劃對象的專業(yè)信息，也包括會展項目立項的主客觀條件等策劃方案：是策劃者為實現(xiàn)策劃目標(biāo)，針對策劃對象而設(shè)計創(chuàng)意的一套策略、方法和步驟策劃效果評估：對實施策劃方案可能產(chǎn)生的效果進行預(yù)先的判斷和評估。它為以后的會展項目策劃提供決策依據(jù)。審批審批審批審批審批結(jié)束會展主題策劃可行性分析報批與備案活動評估組織設(shè)施歸檔開始會展?fàn)I銷調(diào)研提出會展創(chuàng)意配合配合報批與備案是否策劃部會展策劃管理流程圖銷營副總總經(jīng)理總經(jīng)理銷營副總相關(guān)部門，外部單位相關(guān)部門外部單位2.3會展項目策劃的立項報批確定了展會的目標(biāo)、題材以及主題，需要進行展會項目的立項策劃立項策劃：根據(jù)掌握各種信息，論證即將要舉辦展會項目的可行性，對將舉辦的展會的有關(guān)事宜進行初步規(guī)劃，設(shè)計出展會的基本框架2.3.1會展項目立項可行性論證報告會展項目立項可行性論證報告是會展項目組織者決定是否繼續(xù)進行某項展會活動的依據(jù)。可分為以下幾點1.總論6會展項目實施的可行性論證7項目執(zhí)行方案2國內(nèi)外相關(guān)會展現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢3行業(yè)市場分析4會展項目的目標(biāo)5會展項目的SWOT分析8進度安排9經(jīng)費計算10風(fēng)險預(yù)測11經(jīng)濟、社會效益分析12可能性研究結(jié)論和建議2.3.2會展項目的報批與管理1.會展項目的申報2.國內(nèi)展會項目的審批3.境內(nèi)舉辦對外經(jīng)濟技術(shù)展會項目的審批4.出國舉辦對外經(jīng)濟技術(shù)展會項目的審批

1.會展項目的申報提交主辦單位主管部門或舉辦地工商行政管理機關(guān)申報立項的主要材料有：舉辦會的可行性報告;招展招商方案與計劃；合作單位證明材料；聯(lián)合或委托舉辦的證明材料；安全防范工作方案；上一屆舉辦的總結(jié)和會刊；其他相關(guān)材料等。如向舉辦地工商行政管理機關(guān)申報立項的展會項目還需提交舉辦者具有法人資格的證明材料；舉辦展會的項目申請書；當(dāng)?shù)卣牧㈨椗鷱?fù)；會展組織實施方案等材料

2.國內(nèi)展會項目的審批需到舉辦地工商行政管理機關(guān)登記即可國內(nèi)舉辦展銷會的審批法律依據(jù)目前是按照國家工商行政