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文檔簡(jiǎn)介
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16HJ
8.5
10609.3
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50
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HJ
20233.1生態(tài)環(huán)境儀器設(shè)備文件材料 ecological
and
instruments
and
3.2
ecological
and
instruments
and
records
4.1 生態(tài)環(huán)境儀器設(shè)備檔案工作應(yīng)遵守國(guó)家檔案法律、法規(guī),符合生態(tài)環(huán)境儀器設(shè)備管理實(shí)際需求,4.2檔案工作應(yīng)與生態(tài)環(huán)境儀器設(shè)備的管理同步,納入質(zhì)量保證體系、管理程序和崗位責(zé)任制等,實(shí)4.3生態(tài)環(huán)境部門的檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門(以下簡(jiǎn)稱檔案部門)負(fù)責(zé)本單位檔案的集中4.4文件材料承辦部門(承辦人)應(yīng)在本單位檔案部門的指導(dǎo)下,按照檔案管理要求全面收集、及時(shí)
個(gè)及以上,由主辦部門負(fù)責(zé)收集整理,協(xié)辦部門配合完成收集整理工作。4.5
5.1文件材料承辦部門(承辦人)應(yīng)當(dāng)全面收集與積累生態(tài)環(huán)境儀器設(shè)備申請(qǐng)與購(gòu)置、開箱驗(yàn)收與安
5.2 5.3電子文件的收集與積累應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件擬制、辦理過程中完成,聲像類電子文件及在單臺(tái)5.4 HJ
8.55.5 開箱驗(yàn)收形成的照片、錄像等聲像類文件應(yīng)能反映儀器設(shè)備(含配件)的全貌,且圖像(影像)
6.1
文件材料整理應(yīng)遵循其形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系,科學(xué)分類,合
整理時(shí)通常應(yīng)按每臺(tái)(套)儀器設(shè)備分別組卷,有機(jī)聯(lián)系的文件材料不能分開,隨機(jī)圖件可單
6.2
參照《國(guó)家重大科研基礎(chǔ)設(shè)施和大型科研儀器開放共享管理辦法》有關(guān)規(guī)定,可按照生態(tài)環(huán)境
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單價(jià)
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萬元以下儀器設(shè)備對(duì)國(guó)家、社會(huì)或單位有重大用途或意義的文件材料可視情況定為重
承辦部門(承辦人)根據(jù)文件材料重要程度等級(jí)設(shè)定檔案保管期限,重要級(jí)檔案保管期限為定
30
10
6.3
文件材料應(yīng)按成套性的特點(diǎn)進(jìn)行案卷排列,卷內(nèi)文件材料應(yīng)按申請(qǐng)與購(gòu)置、開箱驗(yàn)收與安裝調(diào)
卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序,依次編寫件號(hào)及頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷,卷內(nèi)單面書寫的文件材料應(yīng)HJ
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案卷可整卷裝訂或以件為單位裝訂,以件為單位裝訂的應(yīng)在每件文件材料首頁(yè)空白處加蓋檔號(hào)章,已裝訂成冊(cè)的文件材料不再裝訂。裝訂采用線裝法、變形材料裝訂法等方式,具體參照
XXXX-
(或
XXXX-XXX案卷號(hào)(案卷排列順序)分類號(hào)(分類方案設(shè)定的類別代號(hào)目錄號(hào)(案卷所屬目錄代碼)全宗號(hào)(向檔案館移交檔案時(shí)由檔案館給定)
案卷封面宜印制在卷盒正表面,亦可采用內(nèi)封面形式。案卷封面、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄以及卷內(nèi)備考表的編寫參照
有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。案卷封面式樣參見附錄
中的圖
,案卷目錄
在編制檔案目錄時(shí),應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景或管理活動(dòng)進(jìn)行分析、選擇、組織和記錄,以
卷內(nèi)文件材料應(yīng)去掉金屬物,對(duì)破損的文件材料應(yīng)按裝裱技術(shù)要求托裱,字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制
紙質(zhì)照片的照片、說明等應(yīng)齊全。對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片進(jìn)行整理時(shí),應(yīng)選擇其中具有影者等要素編寫文字說明,概括揭示每張照片所反映的內(nèi)容。照片的整理參照
有關(guān)規(guī)定執(zhí)6.3.10
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6.3.11
10609.3
6.4
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8.5
電子文件命名應(yīng)符合相關(guān)規(guī)則,體現(xiàn)電子文件與相應(yīng)元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。經(jīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)擬制的應(yīng)由業(yè)
電子文件承辦部門(承辦人)負(fù)責(zé)對(duì)電子文件信息包進(jìn)行準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性檢
數(shù)碼照片應(yīng)使用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件進(jìn)行整理,不得對(duì)數(shù)碼照片的內(nèi)容
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音像電子文件在保證真實(shí)性、完整性、可用性和安全性基礎(chǔ)上,應(yīng)通過轉(zhuǎn)碼、復(fù)制等方式將錄
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存儲(chǔ)電子檔案的裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、類別號(hào)、案卷起止號(hào)、密級(jí)、保
7.1
生態(tài)環(huán)境儀器設(shè)備申請(qǐng)與購(gòu)置、開箱驗(yàn)收與安裝調(diào)試的文件材料,應(yīng)在安裝調(diào)試或驗(yàn)收后
7.2
7.3
歸檔文件材料收集、整理完畢,由承辦部門(承辦人)填寫歸檔移交清單,經(jīng)檔案部門審核驗(yàn)
電子文件的歸檔移交可采用離線或在線方式。采取在線移交時(shí),傳輸?shù)臄?shù)據(jù)應(yīng)包含符合要求的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)設(shè)置成禁止寫入狀態(tài)。移交時(shí)由檔案部門進(jìn)行檢驗(yàn),參照
填寫《電子文件歸檔HJ
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8.1
已歸檔的圖紙、文字材料如有作廢或停止使用情況,承辦部門(承辦人)必須及時(shí)以書面文件
在計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)、硬件系統(tǒng)更新前或數(shù)據(jù)格式淘汰前,應(yīng)將電子檔案遷移到新的系統(tǒng)或進(jìn)行
定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行全面檢查,調(diào)試庫(kù)房溫度、濕度,及時(shí)對(duì)破損或者變質(zhì)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行修復(fù)。定期對(duì)離線存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢測(cè),光盤參數(shù)不滿足
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規(guī)定或硬磁盤等出現(xiàn)異常情況時(shí),應(yīng)立
8.2
生態(tài)環(huán)境部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿和已報(bào)廢儀器設(shè)備未滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處置。經(jīng)鑒定
生態(tài)環(huán)境部門應(yīng)成立檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定工作,鑒定工作小組由單位主管領(lǐng)導(dǎo)或總工程
鑒定工作結(jié)束后,鑒定工作小組應(yīng)編制鑒定工作報(bào)告,編制檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀清冊(cè)報(bào)請(qǐng)
銷毀工作由檔案部門組織實(shí)施,保密部門與文件材料承辦部門派員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷
電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件需要銷毀的,除在指定場(chǎng)所銷毀離線存儲(chǔ)介質(zhì)外,還應(yīng)確保從在線HJ
8.5
9.19.2隨機(jī)說明書、圖紙等文件材料、產(chǎn)品的底圖、藍(lán)圖原件原則上不得直接使用,檔案利用者可查閱9.3 9.4檔案部門應(yīng)積極開發(fā)檔案信息資源,并根據(jù)工作實(shí)際需要,對(duì)現(xiàn)有檔案信息資源進(jìn)行綜合加工和歸檔范圍儀器設(shè)備的申請(qǐng)與購(gòu)置階段1.1.1使用單位(部門)的購(gòu)置申請(qǐng)計(jì)劃1.1.2購(gòu)置申請(qǐng)的審批意見1.1.3購(gòu)置論證報(bào)告及專家意見1.1.4進(jìn)口論證專家意見(進(jìn)口論證項(xiàng)目)1.1.5批復(fù)文件、資金核定表(專項(xiàng)資金項(xiàng)目)儀器設(shè)備的購(gòu)置文件1.2.1招投標(biāo)文件、中標(biāo)確認(rèn)函、評(píng)標(biāo)報(bào)告、開標(biāo)記錄表等1.2.2采購(gòu)資料、采購(gòu)合同審批表及購(gòu)銷合同等1.2.3國(guó)外進(jìn)口儀器設(shè)備的免稅單、報(bào)關(guān)單、商檢文件等1.2.4國(guó)外進(jìn)口儀器設(shè)備的購(gòu)置代理協(xié)議儀器設(shè)備的開箱驗(yàn)收與安裝調(diào)試階段儀器設(shè)備的開箱驗(yàn)收文件2.1.1隨機(jī)文件)出廠證明書、儀器設(shè)備編號(hào)及合格證書、質(zhì)量保修卡)設(shè)備使用說明書及維修說明書(中英文))儀器設(shè)備圖紙、隨機(jī)配套軟件(光盤)2.1.2開箱驗(yàn)收記錄表2.1.3開箱驗(yàn)收內(nèi)容與合同不符時(shí),處理過程中形成的全部文件材料2.1.4儀器設(shè)備外觀及配件照片2.1.5政府采購(gòu)合同履行驗(yàn)收?qǐng)?bào)告2.1.6領(lǐng)用登記表2.1.7索賠報(bào)告儀器設(shè)備安裝調(diào)試文件2.2.12.2.2設(shè)備基礎(chǔ)施工圖、電氣接線圖、竣工圖2.2.3安裝精度檢驗(yàn)合格證及性能鑒定意見2.2.4大型精密儀器開箱鑒定的專家意見及有關(guān)文件材料HJ
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歸檔范圍儀器設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)使用階段3.1儀器設(shè)備操作規(guī)程、安全技術(shù)操作規(guī)程及儀器量值溯源記錄3.2儀器設(shè)備培訓(xùn)資料3.3運(yùn)行使用記錄3.4儀器設(shè)備的定期核查與維護(hù)記錄3.5國(guó)家規(guī)定的計(jì)量?jī)x器設(shè)備的檢定證書與校準(zhǔn)證書3.6自檢儀器設(shè)備的自檢規(guī)程、自檢報(bào)告3.7計(jì)量?jī)x器設(shè)備的校正記錄儀器設(shè)備維修、改裝、調(diào)撥及報(bào)廢階段4.1維修及重大事故記錄4.2故障維修申請(qǐng)及其批復(fù)、驗(yàn)收記錄4.3改裝申請(qǐng)書及其批復(fù)、驗(yàn)收記錄4.4使用技術(shù)鑒定報(bào)告及改裝技術(shù)規(guī)程(圖紙資料)4.5調(diào)撥、停用、報(bào)廢等處置記錄(報(bào)告)及清單HJ
8.5續(xù)表續(xù)表HJ
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B.110HJ
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案
卷
歸
檔
移
交
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單儀器設(shè)備名稱:
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