HJ 8.5-2023 生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范 生態(tài)環(huán)境儀器設備

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10

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16HJ

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10609.3

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20233.1生態(tài)環(huán)境儀器設備文件材料 ecological

and

instruments

and

3.2

ecological

and

instruments

and

records

4.1 生態(tài)環(huán)境儀器設備檔案工作應遵守國家檔案法律、法規(guī)，符合生態(tài)環(huán)境儀器設備管理實際需求，4.2檔案工作應與生態(tài)環(huán)境儀器設備的管理同步，納入質量保證體系、管理程序和崗位責任制等，實4.3生態(tài)環(huán)境部門的檔案工作機構或檔案工作負責部門（以下簡稱檔案部門）負責本單位檔案的集中4.4文件材料承辦部門（承辦人）應在本單位檔案部門的指導下，按照檔案管理要求全面收集、及時

個及以上，由主辦部門負責收集整理，協辦部門配合完成收集整理工作。4.5

5.1文件材料承辦部門（承辦人）應當全面收集與積累生態(tài)環(huán)境儀器設備申請與購置、開箱驗收與安

5.2 5.3電子文件的收集與積累應在業(yè)務系統(tǒng)電子文件擬制、辦理過程中完成，聲像類電子文件及在單臺5.4 HJ

8.55.5 開箱驗收形成的照片、錄像等聲像類文件應能反映儀器設備（含配件）的全貌，且圖像（影像）

6.1

文件材料整理應遵循其形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內文件材料的有機聯系，科學分類，合

整理時通常應按每臺（套）儀器設備分別組卷，有機聯系的文件材料不能分開，隨機圖件可單

6.2

參照《國家重大科研基礎設施和大型科研儀器開放共享管理辦法》有關規(guī)定，可按照生態(tài)環(huán)境

50

50

50

單價

50

萬元以下儀器設備對國家、社會或單位有重大用途或意義的文件材料可視情況定為重

承辦部門（承辦人）根據文件材料重要程度等級設定檔案保管期限，重要級檔案保管期限為定

30

10

6.3

文件材料應按成套性的特點進行案卷排列，卷內文件材料應按申請與購置、開箱驗收與安裝調

卷內文件材料應按排列順序，依次編寫件號及頁號。裝訂的案卷，卷內單面書寫的文件材料應HJ

2023

案卷可整卷裝訂或以件為單位裝訂，以件為單位裝訂的應在每件文件材料首頁空白處加蓋檔號章，已裝訂成冊的文件材料不再裝訂。裝訂采用線裝法、變形材料裝訂法等方式，具體參照

XXXX-

（或

XXXX-XXX案卷號（案卷排列順序）分類號（分類方案設定的類別代號目錄號（案卷所屬目錄代碼）全宗號（向檔案館移交檔案時由檔案館給定）

案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用內封面形式。案卷封面、案卷目錄、卷內文件目錄以及卷內備考表的編寫參照

有關規(guī)定執(zhí)行。案卷封面式樣參見附錄

中的圖

，案卷目錄

在編制檔案目錄時，應對檔案內容、結構、背景或管理活動進行分析、選擇、組織和記錄，以

卷內文件材料應去掉金屬物，對破損的文件材料應按裝裱技術要求托裱，字跡已擴散的應復制

紙質照片的照片、說明等應齊全。對反映同一內容的若干張照片進行整理時，應選擇其中具有影者等要素編寫文字說明，概括揭示每張照片所反映的內容。照片的整理參照

有關規(guī)定執(zhí)6.3.10

15

6.3.11

10609.3

6.4

HJ

8.5

電子文件命名應符合相關規(guī)則，體現電子文件與相應元數據的關聯。經業(yè)務系統(tǒng)擬制的應由業(yè)

電子文件承辦部門（承辦人）負責對電子文件信息包進行準確性、完整性、可用性和安全性檢

數碼照片應使用數字成像設備直接拍攝形成的原始圖像文件進行整理，不得對數碼照片的內容

50

音像電子文件在保證真實性、完整性、可用性和安全性基礎上，應通過轉碼、復制等方式將錄

78

存儲電子檔案的裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、類別號、案卷起止號、密級、保

7.1

生態(tài)環(huán)境儀器設備申請與購置、開箱驗收與安裝調試的文件材料，應在安裝調試或驗收后

7.2

7.3

歸檔文件材料收集、整理完畢，由承辦部門（承辦人）填寫歸檔移交清單，經檔案部門審核驗

電子文件的歸檔移交可采用離線或在線方式。采取在線移交時，傳輸的數據應包含符合要求的存儲介質應設置成禁止寫入狀態(tài)。移交時由檔案部門進行檢驗，參照

填寫《電子文件歸檔HJ

2023

8.1

已歸檔的圖紙、文字材料如有作廢或停止使用情況，承辦部門（承辦人）必須及時以書面文件

在計算機軟件系統(tǒng)、硬件系統(tǒng)更新前或數據格式淘汰前，應將電子檔案遷移到新的系統(tǒng)或進行

定期對庫存檔案進行全面檢查，調試庫房溫度、濕度，及時對破損或者變質的紙質檔案進行修復。定期對離線存儲介質進行檢測，光盤參數不滿足

38

規(guī)定或硬磁盤等出現異常情況時，應立

8.2

生態(tài)環(huán)境部門應定期對保管期滿和已報廢儀器設備未滿保管期限的檔案進行鑒定處置。經鑒定

生態(tài)環(huán)境部門應成立檔案鑒定工作小組進行鑒定工作，鑒定工作小組由單位主管領導或總工程

鑒定工作結束后，鑒定工作小組應編制鑒定工作報告，編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊報請

銷毀工作由檔案部門組織實施，保密部門與文件材料承辦部門派員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷

電子檔案和檔案數字復制件需要銷毀的，除在指定場所銷毀離線存儲介質外，還應確保從在線HJ

8.5

9.19.2隨機說明書、圖紙等文件材料、產品的底圖、藍圖原件原則上不得直接使用，檔案利用者可查閱9.3 9.4檔案部門應積極開發(fā)檔案信息資源，并根據工作實際需要，對現有檔案信息資源進行綜合加工和歸檔范圍儀器設備的申請與購置階段1.1.1使用單位（部門）的購置申請計劃1.1.2購置申請的審批意見1.1.3購置論證報告及專家意見1.1.4進口論證專家意見（進口論證項目）1.1.5批復文件、資金核定表（專項資金項目）儀器設備的購置文件1.2.1招投標文件、中標確認函、評標報告、開標記錄表等1.2.2采購資料、采購合同審批表及購銷合同等1.2.3國外進口儀器設備的免稅單、報關單、商檢文件等1.2.4國外進口儀器設備的購置代理協議儀器設備的開箱驗收與安裝調試階段儀器設備的開箱驗收文件2.1.1隨機文件）出廠證明書、儀器設備編號及合格證書、質量保修卡）設備使用說明書及維修說明書（中英文））儀器設備圖紙、隨機配套軟件（光盤）2.1.2開箱驗收記錄表2.1.3開箱驗收內容與合同不符時，處理過程中形成的全部文件材料2.1.4儀器設備外觀及配件照片2.1.5政府采購合同履行驗收報告2.1.6領用登記表2.1.7索賠報告儀器設備安裝調試文件2.2.12.2.2設備基礎施工圖、電氣接線圖、竣工圖2.2.3安裝精度檢驗合格證及性能鑒定意見2.2.4大型精密儀器開箱鑒定的專家意見及有關文件材料HJ

2023

歸檔范圍儀器設備運轉使用階段3.1儀器設備操作規(guī)程、安全技術操作規(guī)程及儀器量值溯源記錄3.2儀器設備培訓資料3.3運行使用記錄3.4儀器設備的定期核查與維護記錄3.5國家規(guī)定的計量儀器設備的檢定證書與校準證書3.6自檢儀器設備的自檢規(guī)程、自檢報告3.7計量儀器設備的校正記錄儀器設備維修、改裝、調撥及報廢階段4.1維修及重大事故記錄4.2故障維修申請及其批復、驗收記錄4.3改裝申請書及其批復、驗收記錄4.4使用技術鑒定報告及改裝技術規(guī)程（圖紙資料）4.5調撥、停用、報廢等處置記錄（報告）及清單HJ

8.5續(xù)表續(xù)表HJ

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B.110HJ

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單儀器設備名稱：