第六章函、紀(jì)要

第六章函、紀(jì)要學(xué)習(xí)目標(biāo)：1、掌握函、紀(jì)要的定義、特點和用途。2、掌握函、紀(jì)要的結(jié)構(gòu)與寫法。3、了解函、紀(jì)要在寫作中的注意事項。4、能寫出合乎要求、明確規(guī)范的函、紀(jì)要。第一節(jié)函

函的概念

函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。函的使用范圍廣泛，涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系。

公函的使用范圍很廣，平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)間聯(lián)系工作時可以使用公函，上下級機(jī)關(guān)之間聯(lián)系、詢問、答復(fù)工作時，也可以使用公函。公函根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)，可以分為很多種類，如：用于商洽的商洽函、用于詢問的詢問函、用于答復(fù)的復(fù)函、用于委托的委托函等。另外，還有用于慰問的慰問信、用于祝賀的賀信、公開發(fā)表的公開信等，實際上只要它們使用于公務(wù)活動中，也應(yīng)劃入廣義的公函范圍。不過，從狹義的范圍來講，函和信也有一定區(qū)別，函的使用比信的范圍窄，但比較莊重、嚴(yán)肅。函的種類

函可分為公函與便函兩種。公函的寫作格式

公函包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、日期等。標(biāo)題

一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種或事由、文種組成。一般發(fā)函為《關(guān)于**（事由）的函》；復(fù)函為《關(guān)于**（答復(fù)事項）的復(fù)函》。正文

一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答復(fù)的事項和問題；希望和要求，如：“務(wù)希研究承復(fù)”，敬請大力支持為盼”等。

去函的結(jié)束語可用“專此函達(dá)”（告知函）、“特呈函，盼予函復(fù)”（詢問函）、“可否，請函復(fù)”（商洽函）、“特呈函，請予批準(zhǔn)函復(fù)”（請求批準(zhǔn)函）等等；復(fù)函的結(jié)束語可用“此復(fù)”、“特此函復(fù)”、“專此函復(fù)”等等?？傊Y(jié)束語可以不拘一格，但要得體。

對下級機(jī)關(guān)的請示，屬于一般性業(yè)務(wù)問題的，有時不用批復(fù)而用函復(fù)，但不是由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)而是授權(quán)主辦部門（辦公廳、室）答復(fù)。公函的寫作要求

（一）要一函一事，切忌一函數(shù)事。（二）要體現(xiàn)平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實，用語謙和有禮切不可盛氣凌人?！痢潦腥嗣裾P(guān)于在鐵路壓煤改線×××站建立交橋的函

X府［××××］××號

×××委員會：

××鐵路壓煤改線×××工業(yè)站，位于我市×縣×××鎮(zhèn)。由于該站的建設(shè)，原有的×××站西側(cè)的平交道口按設(shè)計要求將要封閉。這樣就阻斷了溝通南北三鄉(xiāng)一鎮(zhèn)的交通要道，給鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)和商品經(jīng)濟(jì)的發(fā)展造成了困難。另外，鐵路以南五個村的大面積耕地在路北，由于鐵路所阻，給群眾的生產(chǎn)生活造成了很難克服的困難。工業(yè)站在設(shè)計在dk308＋893處雖有一座凈高2.5米，寬6米，長220米的單孔立交兼排水涵洞，但因縱深太長，寬度較窄，高度很低，農(nóng)機(jī)車輛不能通行，農(nóng)忙秋收人畜難以通過。為此，請貴委員會給予照顧，在dk308＋430處（原×××站西側(cè)的平交道口處）建立交橋一座，以適應(yīng)當(dāng)?shù)厣a(chǎn)和需要?？煞衽螐?fù)。

××市人民政府（章）

××××年××月×日

關(guān)于商洽代培統(tǒng)計人員的函××金融管理干部學(xué)院：得悉貴院將于3月份舉辦統(tǒng)計人員講習(xí)班，系統(tǒng)培訓(xùn)統(tǒng)計工作人員。國務(wù)院《關(guān)于加強統(tǒng)計工作的決定》下達(dá)后，我廠曾打算集訓(xùn)現(xiàn)職統(tǒng)計工作人員，但由于力量不足，未能實現(xiàn)?，F(xiàn)在貴院決定辦講習(xí)班，我廠擬派15名統(tǒng)計人員隨班學(xué)習(xí)，請你們代培。如同意，將是對我廠統(tǒng)計工作的有力支持。代培所需費用由我廠如數(shù)撥付。盼予復(fù)函。

此致敬禮

×××機(jī)床廠（公章）

××××年×月×日北京2008年奧運會獎牌設(shè)計邀請函第29屆奧林匹克運動會組織委員會（以下簡稱為“北京奧組委”）現(xiàn)面向社會征集北京2008年奧運會獎牌（以下簡稱為“奧運會獎牌”）設(shè)計作品（以下簡稱為“本次征集活動”）。奧運會獎牌是北京2008年奧運會重要元素之一，是展示北京奧運會理念和中國文化的重要載體。北京奧組委衷心歡迎和邀請有志于參與北京2008年奧運會獎牌設(shè)計的自然人、法人和其他組織參與本次征集活動。如決定作為應(yīng)征人接受北京奧組委的委托、參與本次征集活動，可通過北京奧組委官方網(wǎng)站（）下載本邀請函及后附文件。（以下簡稱“征集文件”）應(yīng)征人應(yīng)認(rèn)真閱讀征集文件，按照其規(guī)定準(zhǔn)備應(yīng)征方案、簽署相應(yīng)法律文件，當(dāng)面提交或者通過郵遞的方式送至下述地址。送達(dá)時間以應(yīng)征文件當(dāng)面提交或郵遞送達(dá)后，北京奧組委簽收的時間為準(zhǔn)。提交（郵遞）地址：北京市海淀區(qū)北四環(huán)中路267號708室郵政編碼：100083收件人：第29屆奧林匹克運動會組織委員會文化活動部聯(lián)系電話：（010）66691852上述郵遞地址電話如有變更，北京奧組委將在官方網(wǎng)站及時公布，請應(yīng)征人投郵時注意更新。此致敬禮

第29屆奧林匹克運動會組織委員會（章）二○○六年一月十一日

便函信函的一種，是各級機(jī)關(guān)、單位互相進(jìn)行日常交往時使用的一種簡便公函。便函可以不按機(jī)關(guān)、單位的公文統(tǒng)一編號，但只要內(nèi)容是公務(wù)的，即使是以雙方領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人名義簽署的，也應(yīng)該作為公函處理，加以具體辦理，而且應(yīng)該記載備考。

便函是一種簡便的公函，在寫法上比較靈活，但也有一定規(guī)范可循，一般也由標(biāo)題、正文、簽署三部分組成：

（1）標(biāo)題

一般都由機(jī)關(guān)統(tǒng)一印制，形成為“××（機(jī)關(guān)）便函”，僅標(biāo)出單位名稱和文種類別，不寫事由。

（2）正文

先寫受文單位，次寫具體聯(lián)系事項，結(jié)尾可用習(xí)慣語“此致、敬禮”之類。

（3）簽署法定作者、日期

有時簽機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人姓名，也屬于法定作者。

便函要求簡明，有事則長，無事則短，一般不用過多寒暄的話?！痢潦行l(wèi)生局便函

××市×人民醫(yī)院：

你院×月××日來函收悉，所談準(zhǔn)備派人來我市人民醫(yī)院學(xué)習(xí)用醋離子滲透法治療骨質(zhì)增生一事，經(jīng)與該院聯(lián)系，他們同意接收2－3人，時間可安排在9－10月份。關(guān)于該院使用的醋離子滲透機(jī)產(chǎn)地及性能，現(xiàn)寄上一份說明書，如需購買，可直接與廠家聯(lián)系訂購。此致敬禮

××市衛(wèi)生局（章）一九××年×月××日

關(guān)于商請報價的函×××茶廠：我公司對貴廠生產(chǎn)的綠茶感興趣，擬定購君山毛尖茶。我公司要求該茶葉品質(zhì)一級，規(guī)格為每包100克，望貴廠能就單價報表和交貨日期、結(jié)算方式等給予回復(fù)。如果貴廠報價合理，且能給予最惠折扣，我公司將考慮大批量訂貨。

××××副食品公司

××××年×月×日[評析]

這是一則詢問函。開頭提出對對方產(chǎn)品有定購的意圖，接著提出請對方報價及有關(guān)事宜作出回復(fù)的要求。一般來說，正文至此也可以結(jié)束了，然作者繼而又強調(diào)若對方報價合理，將考慮大批量訂貨，這樣寫，可以促使對方給出較低價，可謂匠心獨運，棋高一招，這種寫法值得借鑒。

關(guān)于商請派車運送民工的函×××省交通廳：為做好今年的春運工作，及時運送在我省工作的外省民工回家過年，我們組織了民工運送專門車隊，但由于我們運力不足，車輛不夠，估計不能滿足民工的要求，特請貴省派出大型客車20輛，與我省組成運送民工車隊，負(fù)責(zé)運送貴省在我省工作的民工。妥否？請盡快函復(fù)，以便辦理有關(guān)手續(xù)。

××省交通廳

××××年×月×日

［析評］

這是一則商洽函。正文的原由部分，開門見山，即陳要旨，繼而提出要求。文末一句，語言得體，又暗含催促對方辦理的壓力。

關(guān)于我市代表團(tuán)出訪波塞雄市和路易港市問題的復(fù)函

中華人民共和國駐毛里求斯大使館：貴館陳添進(jìn)領(lǐng)事一九九○年八月三日給我市外事辦的信函收悉。關(guān)于我市代表團(tuán)出訪波塞雄市和路易港市一事，由于時間太急，來不及辦理各種手續(xù)，無法在九月下旬成行，屆時擬以市長名義發(fā)一賀電，祝賀波塞雄市建市一百周年。訪毛里求斯一事，推遲到年底待牌樓設(shè)計方案定下來才出訪，屆時是否順訪波塞雄市，請貴館酌定。佛山市人民政府

一九九○年八月二十日

［析評］

這是一則答復(fù)函。行文針對來函詢問的問題，談了困難和處理辦法，明確、具體地作了答復(fù)，措詞得當(dāng)，言簡意賅

下面是一份函的兩種寫法，試分析比較哪一種寫法更恰當(dāng)。恰當(dāng)和不恰當(dāng)各表現(xiàn)在哪些地方？

關(guān)于請××商廈準(zhǔn)備經(jīng)保工作經(jīng)驗材料的函××市商業(yè)局：你局××商廈狠抓安全保衛(wèi)工作，成績突出。經(jīng)市綜合治理辦公室同意，我局準(zhǔn)備于12月中旬召開全市經(jīng)保工作經(jīng)驗交流會，請××商廈在會上介紹加強內(nèi)部防范工作的經(jīng)驗。請速通知該單位，于12月中旬將此材料報送我局×處秘書科(寫作要求附后)。此致敬禮!××市公安局一九××年十一月二十日關(guān)于商請××商廈準(zhǔn)備經(jīng)保工作經(jīng)驗材料的函××市商業(yè)局：經(jīng)市綜合治理辦公室同意，敝局12月下旬召開全市經(jīng)保工作經(jīng)驗交流會。據(jù)悉，貴局××商廈狠抓安全保衛(wèi)工作，取得了突出的成績，擬請該商廈在會上介紹加強內(nèi)部防范工作的寶貴經(jīng)驗。如蒙同意，懇請通知該單位，于12月中旬將經(jīng)驗介紹材料送敝局×處秘書科為盼。

××市公安局一九××年十一月二十日寫作實踐上海嘉頓糧油工業(yè)有限公司欲進(jìn)購2000噸散裝東北大豆。從資料上獲悉黑龍江富鑫農(nóng)貿(mào)公司有供應(yīng)，故去函詢問洽購。富鑫農(nóng)貿(mào)公司接函后隨即復(fù)函。經(jīng)洽談后雙方簽訂了供銷合同。但當(dāng)大豆運抵該公司后，經(jīng)有關(guān)部門檢測，不符合合同所規(guī)定的質(zhì)量要求，嘉頓公司遂去函協(xié)商解決適宜。根據(jù)以上材料，請代為擬寫以上三份函。第二節(jié)紀(jì)要一、必備知識（一）會議紀(jì)要的涵義和用途會議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項?？梢陨闲幸部梢韵逻_(dá)。會議紀(jì)要根據(jù)：會議記錄、會議文件、會議的其他有關(guān)資料整理而成。會議紀(jì)要的作用：溝通情況，交流經(jīng)驗，統(tǒng)一認(rèn)識，指導(dǎo)工作。有些會議紀(jì)要可經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或主管部門批轉(zhuǎn)或被轉(zhuǎn)發(fā)。（二）會議紀(jì)要的特點內(nèi)容的紀(jì)實性:在會議后期或者會后根據(jù)會議記錄和各種會議材料整理而成。表述的紀(jì)要性:只是對會議結(jié)果的擇要歸納。作用的受限性:只對與會單位、與會人員有一定的約束力。要擴(kuò)大讀者范圍和影響力，則需由上級機(jī)關(guān)將之作為“通知”的附件下發(fā)。（三）會議紀(jì)要的類型

按照會議內(nèi)容的不同，會議紀(jì)要可以劃分為以下幾種類型：決議性會議紀(jì)要:主要記載和反映領(lǐng)導(dǎo)層制定的決策事項，作為傳達(dá)和部署工作的依據(jù)，對今后的工作具有指導(dǎo)作用。研討性會議紀(jì)要主要記載和反映：經(jīng)驗交流會議、專業(yè)會議、學(xué)術(shù)性會議的研討情況，闡明各方的主要觀點、意見或情況。協(xié)議性會議紀(jì)要主要記載雙邊或多邊會議達(dá)成的協(xié)議情況，以便作為各方執(zhí)行公務(wù)和履行職責(zé)的依據(jù)。根據(jù)寫法的不同，會議紀(jì)要分為三種類型：分項式、綜述式、摘要式。（四）、會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)與寫法1、標(biāo)題

會議紀(jì)要的標(biāo)題有兩種寫法：由會議名稱和文種“會議紀(jì)要”組成。由說明會議意義或內(nèi)容的正標(biāo)題和說明會議名稱和文種的副標(biāo)題構(gòu)成。2、正文導(dǎo)言，即會議組成情況簡述會議時間、地點、出席人員、中心議題和議程。主體，即會議的主要精神。下面分別介紹各類會議紀(jì)要主體的寫法。綜述式會議紀(jì)要:對會議的內(nèi)容或議定事項，進(jìn)行綜合概括，按性質(zhì)分成若干部分，依據(jù)一定的邏輯順序排列寫出。議題比較重大,涉及面較廣的會議紀(jì)要,多屬此類。分項式會議紀(jì)要:把會議的內(nèi)容或議定事項，分條列項地寫出。許多辦公會議紀(jì)要或討論解決較具體、較專門問題的會議紀(jì)要屬于這一類。摘要式會議紀(jì)要將與會者的發(fā)言按中心議題的要求擇其要點摘錄出來，按內(nèi)容性質(zhì)歸類后寫出。對發(fā)言者要寫出真實姓名和職務(wù)、職稱。這種寫法能客觀地反映與會者的觀點和主張，還能較大限度地保留談話風(fēng)格。結(jié)尾一般寫對與會者的希望和要求，也有的會議紀(jì)要不寫專門的結(jié)尾。二、注意事項會議紀(jì)要是對會議全部材料的概括、綜合和提煉，必須廣泛搜集會議材料，全面掌握會議情況；按照會議精神，對材料分類和篩選。抓住要點，突出會議主題。語言表達(dá)上，以敘述為主精煉、通俗，篇幅不宜太長。根據(jù)會議的內(nèi)容及規(guī)模，選用恰當(dāng)?shù)膶懽鹘Y(jié)構(gòu)注重使用會議紀(jì)要的習(xí)慣用語會議紀(jì)要常常以“會議”為第三人稱而記述會議內(nèi)容。主體部分應(yīng)注重使用下列層次或段落的開頭語：“會議認(rèn)為”、“會議提出”、“會議決定”、“會議號召”等。三、例文分析××××學(xué)院學(xué)生思想狀況分析座談會紀(jì)要時間：××××年×月×日下午地點：本院小會議室主持人：主管政治思想教育工作副院長××出席者：各系黨總支書記、政治輔導(dǎo)員、班主任、學(xué)生會委員。現(xiàn)將座談會情況紀(jì)要如下：一、××副院長傳達(dá)了省教育廳領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于要認(rèn)真加強學(xué)生政治思想工作，注重分析當(dāng)前學(xué)生的思想狀況的講話精神，其后，××副院長對學(xué)生思想狀況作了分析，認(rèn)為當(dāng)前學(xué)生的思想狀況總體是健康的，向上的，但也存在一些較突出的問題，如……（略）二、人文系黨總支書記×××同志說：當(dāng)前青年學(xué)生思想比較活躍，愿意思考問題，這確是學(xué)生的主流，但當(dāng)前在部分學(xué)生中也存在比較嚴(yán)重的拜金主義、重技能輕理論、重實用輕人文的傾向。三、××班黨支部書記在匯報學(xué)生思想狀況時，指出有些同學(xué)在思想上沒有處理好學(xué)習(xí)與兼職的關(guān)系，嚴(yán)重影響了學(xué)習(xí)成績。四、經(jīng)貿(mào)系政治輔導(dǎo)員×××同志談到個別學(xué)生存在怕露貧而不愿申請經(jīng)濟(jì)困難補助的心理。（略）提示這是一則摘要式會議紀(jì)要，摘錄了與會者符合會議中心的發(fā)言要點。這種寫法最大的特點是把具有典型性、代表性的言論加以提要整理，按一定的排列關(guān)系排列成文。這種寫法能較真實地反映會議的討論情況和與會人員的意見，適用寫座談會、討論會和研究性會議紀(jì)要。這種會議紀(jì)要的觀點出自個人，具體而真實，具有較強的資料價值。例文（增）××省人民政府辦公廳關(guān)于食糖儲備工作會議紀(jì)要

××××年×月×日，省政府辦公廳召集省經(jīng)委、貿(mào)易廳、財政廳、工商銀行研究了省級食糖儲備問題。秘書長×××同志主持會議。參加會議的有×××、×××等同志?，F(xiàn)將會議確定事項紀(jì)要如下：一、當(dāng)前食糖資源短缺，供應(yīng)緊張，為保證我省市場消費和輕工食品生產(chǎn)正常進(jìn)行，加強對食糖的調(diào)控能力，一致同意建立省級食糖儲備制度。二、省級食糖儲備暫安排2噸，由省糖酒茶葉公司落實貨源。三、食糖儲備資金6000萬元，由省糖酒茶葉公司自籌500萬元，省工商銀行貸款5500萬元，貸款指標(biāo)近期予以安排。四、儲備費用年需730萬元，由省財政廳和代儲企業(yè)共同承擔(dān)。其中，省財政撥付一部分資金作為鋪底資金，周轉(zhuǎn)使用。省級儲備糖堅持全年儲備和季節(jié)性更新相結(jié)合，銷售差價部分先抵補儲備費用，如有節(jié)余，除適當(dāng)留給儲備單位作留利外，主要用于充實儲備資金；如出現(xiàn)虧損，先從基金中補貼，超過部分由省糖酒茶葉公司負(fù)擔(dān)?！痢潦∪嗣裾k公廳(印章)××××年×月×日提示這是一篇分項式會議紀(jì)要。導(dǎo)言簡要地介紹了會議的基本情況。主體部分寫會議研究確定的四個主要內(nèi)容。文章指導(dǎo)思想明確，層次分明，任務(wù)明確具體。例文最在的特點是沒有用段旨句，而是直接敘述重要定事項，對重要事項“有什么寫什么”，這也是一種很值得借鑒的寫法。例文3×××企業(yè)集團(tuán)辦公會議紀(jì)要（××××年一月二十一日）

××××年1月21日下午，陳×總裁在總部主持召開了新年第一次總裁辦公會議，確立今年企業(yè)集團(tuán)的工作思路，布置了工作任務(wù)。參加會議的有各部門負(fù)責(zé)人。會議議定事項如下：一、企業(yè)集團(tuán)今年的工作思路是：“扶持和培育10~15家骨干企業(yè)；穩(wěn)定30家左右中等企業(yè)；撤、并、停、轉(zhuǎn)、重組一批小企業(yè)和困難企業(yè)”，減少企業(yè)集團(tuán)下屬子企業(yè)數(shù)量，促進(jìn)有潛力的企業(yè)快速發(fā)展。會議要求集團(tuán)總部各部門依據(jù)工作思路制訂出今年的工作計劃。二、今年的工作重點是建立“三庫”，即建立企業(yè)資產(chǎn)財務(wù)信息庫、人力資源庫和企業(yè)基本情況數(shù)據(jù)庫。三、今年要加強集團(tuán)內(nèi)部管理，強化服務(wù)意識，理順工作程序，嚴(yán)格考勤考核工作，增強執(zhí)行制度和各項規(guī)定的自覺性，樹立企業(yè)集團(tuán)的良好形象。四、年初出臺新的企業(yè)考核體系。對不同性質(zhì)的企業(yè)出臺不同的考核辦法。提示這是一篇分項式會議紀(jì)要。導(dǎo)言部分介紹了會議主題，會議時間、地點、主持人和出席人員。文種承啟語后，分條列項地寫了會議議定的四方面的事項。文章指導(dǎo)思想明確，層次分明