第二章英語函電的格式

第二章英語函電的組成部分

英語函電的組成部分可以分為基本部分和附加部分。英語函電必須具備以下要素，其中七大要素是不可缺少的組成部分。1.Letterhead信頭2.ReferenceandDate案號和日期3.InsideNameandAddress封內(nèi)名稱及地址4.Salutation稱呼5.Bodyofletter/Message正文6.Complimentaryclose結(jié)尾敬語7.Signature簽名

第一節(jié)基本部分

1、信頭(LetterHead)信頭是信箋上頂端事先印好了點有關(guān)發(fā)信人的基本情況，其中包括公司名稱、地址、電話、傳真號、電傳號、電子郵件地址、公司標識、經(jīng)營范圍等等。信頭設(shè)計宜簡潔、端莊、美觀，用紙質(zhì)優(yōu)，以展示公司的實力和良好的信譽。2、案號和日期(ReferenceandDate)由于公司來往信函較多，為方便雙方事后查找，一般每封信函須編函電號，其前就可以印上“Ourref:”,“Yourref:”，一般放在日期上面。在案號書寫中，前兩個字母都是發(fā)函人的名字的縮寫。如在“Yourref:SB/SM”中，SB表示SBowen，而在Ourref:MH/JW中，MH則表示MaryHardy。（首次向?qū)Ψ桨l(fā)送函件時，對方案號不用填寫。）除此之外，還有日期的問題：日期，中文寫信時，日期放在信末，而英文信的日期位置則位于信頭和封內(nèi)地址之間。日期的寫法有三種：A.英式：日、月、年，如24(th)June,2004B.美式：月、日、年，如June24,2004C.英美通用：無逗號間隔，如24June2004如按照英式5/4/66是指1966年4月5日，但改為美式則為1966年5月4日。如果沒人告訴你是英式還是美式，你知道這是幾月幾日嗎？無法猜測。3、封內(nèi)名稱及地址(InsideNameandAddress)封內(nèi)名稱及地址(InsideNameandaddress)，即收函人(Receiver)的姓名和地址。在書寫收函人名稱時，如果收函人為個人或以人名為公司名稱時，應(yīng)在名稱之前，冠以適當?shù)木捶Q或頭銜，例如：Mr.,Mrs.,Miss.,Messer等等。Messer主要用于稱呼單位，嚴格來說是用來稱呼合伙企業(yè)或公司。例如：Mr.MichaelH.Dickinson(收函人為個人)Messrs.JohnSmith&Co.,LTD(以人名為公司名稱)ChinaOceanShippingCo.(Group)(非以人名為公司名稱)4、稱呼(Salutation)稱呼是發(fā)函人對收函人的敬稱，根據(jù)雙方的關(guān)系以及書寫習慣，考慮適當用語，稱呼與結(jié)尾敬語相配。英式稱呼：DearSirs/Madame,美式稱呼：Gentlemen/Ladies5、正文(BodyofLetter/Message)

正文是業(yè)務(wù)函電的主體，是表明一封信函優(yōu)劣的關(guān)鍵，在書寫正文時應(yīng)注意把握正文書寫原則（Principlesofbusinessletter）：三個“C”A.清楚（Clearness）用普通、簡單的詞句B.簡潔（Conciseness）20-25個字的句子C.禮貌（Courtesy）平等關(guān)系，不能以命令的語氣正文開頭部分主要表明寫信人的心情或者寫信的相關(guān)信息。如：ThankyouforyourletterofMay20inquiringaboutourproducts.正文的主體部分書寫要開門見山，簡單明了，言簡意賅。如：We’dliketoencloseourcatalogueandpricelistforyourreference.正文結(jié)束主要表達寫信人的希望、愿望與要求等。如：I’mlookingforwardtoyourearlyreply/yourfirstorder.

6、結(jié)尾敬語(ComplimentaryClose)

結(jié)尾敬語是發(fā)函人在信函的結(jié)尾的客套語，最常用的業(yè)務(wù)英語函電結(jié)尾語是Yoursfaithfully(英式)和Yourstruly(美式)，相當于中文結(jié)尾中用的“敬上”，“謹啟”等。表示敬意的結(jié)尾（ComplimentaryClose）是和稱呼前后匹配的。如：DearSirs,—Yoursfaithfully(英式)Gentlemen:—Sincerelyyours/Yourstruly（美式）業(yè)務(wù)英語函電中常用的結(jié)尾套語：Sincerelyyours,Sincerely,Cordiallyyours,Yourssincerely,Yourstruly,Yourscordially,Verytrulyyours,Respectfullyyours.

7、簽名(Signature)

簽名（Signature）：是指發(fā)函人或商務(wù)機構(gòu)的書信執(zhí)筆人在書信上寫下個人名字或公司名稱。業(yè)務(wù)英語函電的簽名，通常三到四行。第一行書寫公司機構(gòu)名稱，全部為大寫字母；第二行用于手寫簽名；第三行是印刷體簽名；第四行用于打印簽名人的姓名和頭銜（如President,Director,Manager,Sectionchief）或所屬部門。e.g.SMITH&SONCOMPANYHandwritingEdwardN.MegayManger,SalesDepartment第二節(jié)附加部分1、經(jīng)辦人(Attention)如果收函人為某單位，而發(fā)函人希望某人或某部門特別注意并直接收到該信函時，則可以加上“Fortheattentionof…”或“Attention…”，該部分一般放在封內(nèi)地址與稱呼之間。例如：Attention:Mr.MichaelJohn/FortheattentionofFinancialDepartment2、事由/主題(Subject)為了節(jié)省時間，便于收件單位或個人快速將函電傳遞到相關(guān)部門或個人及時處理，可在信函正文開頭加上事由或主題，其表示方式可以為“Subject”或“Re”字樣，也可不加任何單詞，直截了當開頭。例如：A:Subject:GeneralAgencyAppointmentB:Re:ZHONGHEV.0063E.TRIU9551882C:PURCHASINGSILKPAINTINGS3、鑒定查對符號(IdentificationMarks)為了便于查考，英語函電中常將發(fā)函人及打字員姓名的第一個字母打在信末，一般發(fā)函人的姓名縮寫大寫字母，打字員的姓名縮寫用小寫字母，也有的全部用大寫字母。例如：CYC/OBCYC:OBCYCOB4、附件(Enclosure)如信函帶有附件，應(yīng)在正文中指出，同時在信函末尾注明。例如：Enclosure(s)Enclosure:OneCopeofInvoiceEnclosures4Encl.Encls.5、副本抄送(CarbonCopy)如信函有抄送第三方及相關(guān)人的必要，則在信尾注明，寫法有兩種：A.CC(CCto,C.C.,復(fù)數(shù)時打ccs)，其后接抄送單位或人名稱、地址B.BC