秘書與助理培訓(xùn)課件

秘書、助理培訓(xùn)ForSecretaries&Assistants歡迎參加2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)2培訓(xùn)日程Agenda自我職業(yè)認(rèn)知與發(fā)展前景規(guī)劃時(shí)間管理與工作效率的提高提升溝通技巧，建立共同的溝通平臺(tái)行動(dòng)計(jì)劃2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)3自我介紹WhoamI?What’smyjob?Myexpectation/challenge?2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)5男女性別的差異男性：情緒穩(wěn)定，自信，善決斷，臨危不懼……女性：推理能力較差，好嫉妒…...2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)6種豆得豆，種瓜得瓜種下思想，收獲行動(dòng)種下行動(dòng)，收獲習(xí)慣種下習(xí)慣，收獲性格種下性格，收獲前途2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)7把握機(jī)會(huì)，發(fā)展自己全面了解你的企業(yè)提高你的技能抓住變革機(jī)會(huì)2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)9案例分析一天，某公司經(jīng)理突然收到一封非常無(wú)禮的信，信是由一位與公司交往很深的代理商寫來(lái)的。經(jīng)理怒氣沖沖地把秘書叫到自己的辦公室，讓秘書記錄自己口述的回信：我沒(méi)有想到會(huì)收到你這樣的來(lái)信，盡管我們之間已有那么長(zhǎng)時(shí)間的往來(lái)，但事到如今，我不得不中止我們之間的一切交易，并且按照慣例，我要將這件事公之于眾！2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)10秘書的角色定位地位的從屬性作用的輔助性2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)11IfyouareGeneralManager,

你認(rèn)為作為秘書五點(diǎn)最重要的要求是什么？2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)13計(jì)劃與時(shí)間管理理解時(shí)間管理的意義了解緊要與重要的概念向文件管理要時(shí)間收集與處理信息2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)14時(shí)鐘＋羅盤N2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)15緊要與重要ⅠⅡⅢⅣ重要緊要%OFTIME2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)174Ｄ原則Doitnow馬上就做Doitlater以后再做Delegate授權(quán)Don’tdoit不做2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)18整理你的辦公室保持你的辦公桌整潔，僅把正在處理的工作放在手邊。注意每天整理，而不要留到明天早上。建立一套文件系統(tǒng)，適應(yīng)你自已、你的經(jīng)理和你的業(yè)務(wù)；每過(guò)幾個(gè)月就回顧這個(gè)系統(tǒng)。定期檢查你的文件，僅僅保留你需要的文件，扔掉你不再需要的文件。為無(wú)法正確歸檔的文件，設(shè)立一個(gè)“其它”文件夾。2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)19計(jì)劃的杠桿原理帕累托原理巔峰期每天十五分鐘2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)21接聽(tīng)/拔打電話TakingPhoneCalls學(xué)會(huì)使用“轉(zhuǎn)接”功能學(xué)會(huì)說(shuō)“是”，當(dāng)對(duì)方問(wèn)及“現(xiàn)在是否不方便接聽(tīng)”記住自己的承諾，給對(duì)方回電話不要問(wèn)一些細(xì)節(jié)性的問(wèn)題，除非你真的需要運(yùn)用4D原則MakingPhoneCalls確認(rèn)你已經(jīng)準(zhǔn)備好了，把要討論的事寫下來(lái)，很清楚、簡(jiǎn)潔地表達(dá)自己的意圖集中起來(lái)拔打電話不要把困難或緊急的電話放在最后介紹你自己利用等待的時(shí)間2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)22管理其他人的時(shí)間同事珍惜、尊重他人的時(shí)間團(tuán)隊(duì)工作，確定合理的工作期限及跟進(jìn)方法遵守對(duì)時(shí)間的承諾有效地管理項(xiàng)目進(jìn)展確保你明確地表達(dá)了你的目的到他的辦公室去有效地溝通經(jīng)理熟悉經(jīng)理的工作習(xí)慣并努力適應(yīng)讓經(jīng)理了解你的工作狀況讓經(jīng)理授權(quán)給你守時(shí)一次帶幾件事找經(jīng)理時(shí)間是最民主的有效地溝通2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)23信息的收集與處理時(shí)間上－4D原則形式上－二次加工內(nèi)容上－收與放渠道上－多元化2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)25溝通模式

TheCommunicationModel發(fā)送者Sender接收者Receiver溝通渠道ChannelofCommunication過(guò)濾Filters2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)26TheSpokenWord“IknowthatyouthinkyouunderstoodwhatIsaidtoyou,butwhatyouthinkyouheardmesayisnotwhatIwasactuallysaying,andwhatIactuallysaidisnotquitewhatImeanttosay.”“我知道你以為你理解我對(duì)你說(shuō)的話，但你認(rèn)為你聽(tīng)到的我說(shuō)的話并不是我實(shí)際說(shuō)的話，其實(shí)，我實(shí)際說(shuō)的并不是我真正想說(shuō)的.”2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)29溝通有什么用對(duì)個(gè)人的好處對(duì)企業(yè)的好處2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)30溝通對(duì)個(gè)人的好處能理解他人、善解人意溝通能力是個(gè)人能力的體現(xiàn)是創(chuàng)造和諧的人際關(guān)系環(huán)境的前提條件從旁人的經(jīng)驗(yàn)與習(xí)慣中吸取智慧減少重復(fù)勞動(dòng)，提高效率避免無(wú)胃的爭(zhēng)執(zhí)激發(fā)他人對(duì)你的理念與建議產(chǎn)生興趣2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)31溝通對(duì)企業(yè)的好處是企業(yè)順利運(yùn)行的前條件企業(yè)生產(chǎn)效率的提高創(chuàng)造良好的人際關(guān)系氣氛，對(duì)企業(yè)的生存和發(fā)展是相當(dāng)重要的有助于化解隨著企業(yè)的擴(kuò)張而帶來(lái)企業(yè)內(nèi)多文化并存而引發(fā)的人際沖突2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)32溝通之道有意識(shí)地使用身體語(yǔ)言避免使用別人聽(tīng)不懂的術(shù)語(yǔ)坦白承認(rèn)自己的感受，傳情達(dá)理觀察對(duì)方的舉止的時(shí)候頭腦要開(kāi)放2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)33身體語(yǔ)言身體姿勢(shì)目光接觸面部表情手勢(shì)動(dòng)作接觸人體空間2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)34傾聽(tīng)技術(shù)傾聽(tīng)的意義有效的傾聽(tīng)聽(tīng)好的技巧2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)35詢問(wèn)技術(shù)：?jiǎn)栴}封閉式問(wèn)題：Didyou…?Areyou…?Canyou…?開(kāi)放式問(wèn)題：Howmany…?Whenareyou…?Whereareyou…?2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)36建議與要求2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)37聆聽(tīng)技術(shù)聽(tīng)想回應(yīng)2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)38聆聽(tīng)技術(shù)Ineversaidyoustolethemoney.Ineversaidyoustolethemoney.Ineversaidyoustolethemoney.Ineversaidyoustolethemoney.Ineversaidyoustolethemoney.Ineversaidyoustolethemoney.Ineversaidyoustolethemoney.2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)39有效解決問(wèn)題的方法2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)40解決問(wèn)題中的常見(jiàn)錯(cuò)誤Pitfalls過(guò)多地依賴于經(jīng)驗(yàn)，而不是事實(shí)還未考慮成熟，就直接尋求答案關(guān)注于癥狀，而不是原因指責(zé)他人，而不是尋求系統(tǒng)的原因Relayingon“expertopinion”insteadoffactsJumpingtosolutionprematurelyFocusingonsymptomsratherthancausesBlamingpeopleinsteadofthesystem2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)41查明問(wèn)題

“問(wèn)題的確定是解決問(wèn)題的一半”－－－CharlesF.Kettering描述癥狀20％癥狀80％隱藏的原因2023/2/9

42確定可能的原因

“在這個(gè)小小的地球上意見(jiàn)比瘟疫或地震帶來(lái)的麻煩更多”

－－－Voltaire利用5－ＷＡＹ尋求原因?yàn)槭裁戳慵叽绯霈F(xiàn)誤差？因?yàn)榈毒吣p，引起尺寸誤差。為什么刀具會(huì)出現(xiàn)磨損現(xiàn)象？因?yàn)槭褂脮r(shí)間較長(zhǎng)，而未發(fā)現(xiàn)。為什么會(huì)沒(méi)有發(fā)現(xiàn)？因?yàn)闆](méi)有定期檢查。為什么沒(méi)有定期檢查？因?yàn)闆](méi)有相應(yīng)的程序和規(guī)定。零件關(guān)鍵尺寸超差2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)43計(jì)劃并實(shí)施永久性措施、在可能的地方加強(qiáng)防范

“如果你覺(jué)得可能會(huì)出錯(cuò)，那么一定會(huì)發(fā)生”－－－Murphy’slaw制定詳細(xì)的行動(dòng)計(jì)劃：FAILSAFE失效保障2023/2/9秘書與助理培訓(xùn)44對(duì)繼續(xù)改進(jìn)進(jìn)行測(cè)定和評(píng)估