電話通信管理辦法

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔電話通信管理辦法第一節(jié)總則第1條目的為了提高公司的經營管理水平，節(jié)約管理成本，保證公司通信暢通，確保信息的及時傳遞，提高工作效率、減少失誤，制訂本規(guī)定。第2條適用范圍本辦法適用于本公司的辦公網(wǎng)絡、電話、移動集群號、傳真、電子信箱、AM等。第二節(jié)管理職責第3條行政人事部的職責（一）負責公司通訊工具的管理及合理配置。（二）負責員工入職時，相關個人信息的提報及對員工加入公司通信系統(tǒng)的宣導、使用指引。第4條財務部職責負責通訊費用的支付管理工作，以及對費用異常情況的處理。第三節(jié)程序第5條辦公電話的配置標準（一）公司總機配置標準：公司配備了一部話務總機，由行政人事部前臺文員管理、使用。（二）公司各部門內線電話配置標準：按總裁辦人員人數(shù)及實際工作需要配備內線電話。（三）公司各部門開通外線電話標準：部門總監(jiān)級以上、對外業(yè)務、跟單人員，按人數(shù)各配備一個公司專用的手機號：分機電話：如需開通國內長途，一律提交書面申請，經部門負責人審核、行政人事部負責人審核、行政人事部負責人復核、公司直管領導批準，方可開通。（四）公司各部開通國際長途標準：副總級以上人員可開通國際長途，海外銷售可根據(jù)需要提交書面申請開通國際長途，其它部門或個人未經批準一律不準開通國際長途，如需開通國際長途，一律提交書面申請，經部門負責人審核，經部門負責人審核、行政人事部負責人復核、公司直管領導批準，方可開通。第6條電話使用規(guī)定（一）電話總機由行政人事部前臺文員負責值守，外線電話均由前臺文員接轉或直撥分機自動轉接。前臺的總機不能長時間占線，前臺不能用總機撥打電話，接電話長話短說，保證所有來電暢通。（二）所有申請開通外線功能的員工，每人將分配一個四位隨機密碼，通過該密碼在反映定授權分機可撥打預先所申請通話權限對應等級的話務，費用統(tǒng)一結算于對應密碼帳戶上，個人保管好自己的話務密碼，防止他人濫用、盜打，如因個人保管不慎而產生的異常話單，將由密碼使用人承擔。（三）對已開通外線功能電話，由員工個人負責外線功能的使用管理，在電話使用中，嚴禁公話私用。行政人事部每月不定時核查話務情況，一經發(fā)現(xiàn)，除由其個人賠償所發(fā)生的長途話費外，給予罰款100元/次，并通報批評。（四）禁止利用公司電話聊天，員工在上班時間如接聽私人電話，應長話短說，以免造成電話線路的繁忙，每次通話時間不得超過5分鐘。（五）員工必須第一時間接聽所有來電，如果暫時離開座位，同一總裁辦其他同事應在5秒內代接，如果長時間不在座位或出差，應提前將電話呼叫轉移到在公司的其他同事電話上，若離響玲電話周圍最近的辦公座俠員工在沒有接聽電話的情況下，不代接響鈴電話，發(fā)現(xiàn)一次，外罰10元。（六）已開通電話外線功能的員工一經離職，網(wǎng)絡管理員應在簽核完離職結算表后及時將該員工的外線功能關閉，同時做好登記。（七）配備公司專用手機號的人員：公司網(wǎng)管負責每月固定向經理級以上人員正常使用的號碼充費100元，主管級以下人員（含主管）正常使用號碼充費50元，充費時間28～31號，并開通集群號，每月經理級超出100元金額及主管超出50元的的話費提出書面申請，公司酌情給予報銷，但公司保留對此號通信記錄的稽查權，若因個人使用辦公手機號辦理私人事務，一經查實按私人通訊總費用的金額10倍罰款，使用辦公手機號的人員在離職時需將此號碼交接于行政人事部網(wǎng)管處，并保持話費原有金額，若低于原有金額，網(wǎng)管查詢記錄，人事文員在結算工資時按實際缺少的金額在離職員工工資中扣除。（八）總經辦行政人事部每月核查座機通話清單，如發(fā)現(xiàn)有打私人電話，且無提前注明者，除由其個人賠償所發(fā)生的話費外，給予罰款100元/次，并通報批評。第7條傳真機配置標準（一）公司傳真實行紙張傳真（二）員工不得利用公司傳真機收發(fā)私人資料、文件，或把公司相關機密資料、文件傳真出去，一經發(fā)現(xiàn)，給予罰款100元/次，情節(jié)嚴重者給予解除勞動合同，同時保留追究其刑事責任的權利，公司傳真機應保持24小時通暢狀態(tài)。第8條電子郵箱配置標準凡是配備辦公電腦的員工，每人配置一個內AM郵箱帳號。第9條電子郵箱的使用規(guī)定（一）公司網(wǎng)絡管理員協(xié)助員工在其辦公電腦上安裝、配置一個內部AM郵箱號，并簡要說明使用過程中需要注意的事項，員工應熟練使用AM軟件的各種功能，每日上班后，及時打開AM軟件，接收、閱讀、回復電子信息等，并做好重要信息通知的備份。（二）員工發(fā)送較為重要的電子郵件，發(fā)送后，還應采取有效的方式知會收件人，（如電話轉告）第10條移動電話、群號的使用管理（一）新入員工工入職三日內必須峰回路轉入公司集群網(wǎng)，及時回復集群網(wǎng)系統(tǒng)確認信息，保證次月生效。若經提醒仍未在信息有效期內及時進行短信回復，導致加入公司集群網(wǎng)超時者，取消當月通信補貼，沒有通訊補貼的處以50元罰款。（二）行政人事部行政人事部應在員工入職后及時將聯(lián)絡信息提報公司集群網(wǎng)管理員，如因行政人事部未及時將聯(lián)絡信息提報到集群網(wǎng)管理員造成的開通集群網(wǎng)失敗，給予行政人事部當事人50元/次罰款。（三）所有集群網(wǎng)使用人員必須開通呼叫等待功能，上班時間禁止利用集群網(wǎng)短叼聊天，影響正常的聯(lián)系和工作，如發(fā)現(xiàn)有違反規(guī)定，嚴重影響公司正常通訊者，行政人事部有權要求提供個人通話清單進行核查，并處罰50元/次，不配合者，按照相關規(guī)章制度處理，取消當月通訊補貼。（四）公司員工固定電話、短號、手機號碼如有更改，必須第一時間在AM等內部公布更新。（五）加入公司集群網(wǎng)手機，必須保證24小時開機，并設置呼叫等待功能，保障通信暢通。休假期間亦然，如有特殊原因未能開機，必須事前通知上級領導，同時第一時間告知備用聯(lián)系方式，待手機通暢時更改自己的號碼。（六）對享有通訊補貼但將移動電話置長時間不接，不通或者關機狀態(tài)，同時并未提供其他電話聯(lián)系方式，嚴重影響工作者，給予通報批評并罰款50元/次。主管級（含）以上100元/次，一個月內出現(xiàn)三次以上（含三次），除處罰外，取消其當月通訊補貼。（七）公司內部人員之間的溝通，一律使用辦公分機或集群網(wǎng)短號，嚴禁使用公司外線電話拔找集群網(wǎng)內手機電話，一經發(fā)現(xiàn)，給予罰款50元/次。（八）公司集群網(wǎng)公限公司內部員工加入使用，一律不準非本公司人員加入。第11條通訊設施的維護通訊設施（網(wǎng)絡、電話、傳真、AM電子郵箱）出現(xiàn)問題時，應及時向行政人事部網(wǎng)絡管理員提交設備維修單，報修處理，行政人事部應在第一時間內將問題故障維修好（最遲不得超過一個工作日）若因其他外在因素造成的故障，不能在第一時間處理妥當，網(wǎng)絡管理員應當向當事人說明情況并及時跟進、解決。第12條網(wǎng)絡及時通訊管理規(guī)定（一）公司內部及時通訊工具AM，是公司專為內部員工協(xié)同工作而開設，原則上，配備辦公電腦的員工均可分配到一個AM帳號。（二）上班期間，所有員工必須登錄AM，并調整為在線狀態(tài)，如上班期間外出可將狀態(tài)修改為“離開”或“外出”，上班期間，未登錄AM的員工，經查實，一律處以10元/次的處罰。（三）公司員工必須及明填充、更新AM個人聯(lián)系信息。第四節(jié)附則第13條本辦法由公司總裁辦負責解釋、修訂。第14條本辦法自發(fā)布之日起施行。第15條附件附件1：設備維修申請表附件2：電話、電腦、郵箱、短號新增/變更單附件1手機群號管理及電話、郵箱申請管理流程圖部門/責任人提出通訊需求填定電話、郵箱新增/更改申請部門主客提出通訊需求填定電話、郵箱新增/更改申請部門主客/經理確認部門主客/經理確認行政經理審核網(wǎng)絡管理員跟進網(wǎng)絡管理員審核交付使用并做好登記存檔做好使用的終止記錄并存檔備案使用人離職后，立即關掉其電話外線或電子郵箱相關部門/個人相關部門/個人NO相關部門各級負責人網(wǎng)絡管理員行政人事部主管/經理行政人事部網(wǎng)絡管理員行政人事部網(wǎng)絡管理員NO行政人事部網(wǎng)絡管理員行政人事部網(wǎng)絡管理員精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔法律事務管理辦法第一節(jié) 總則第1條為建立健全股份有限公司（以下簡稱或本公司）法律風險防范機制和法律監(jiān)督機制，規(guī)范公司法律事務管理工作，防范和化解公司日常經營中的法律風險，維護合法權益，根據(jù)國家相關的法律法規(guī)，并結合本公司的實際情況，制定本制度。第2條本制度所稱法律事務，是指本公司在企業(yè)日常經營管理中涉及到公司權利義務的各種法律事務工作。第3條法律事務管理工作應堅持以下原則：（一）遵循國家法律法規(guī)的原則；（二）促進企業(yè)依法決策、依法經營管理的原則；（三）堅持事前防范和事中監(jiān)督為主、事后彌補為輔的原則。第4條本制度適用于本公司。本公司控股、參股子公司應參照本制度，制定本公司的法律事務管理制度。第二節(jié)法律事務管理部門及法務人員第5條本公司法務部為本公司法律事務管理部門，負責本公司法律事務的管理，并對各控股、參股子公司法律事務管理工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。第6條法律事務管理部門的主要職責有：（一）根據(jù)本制度參與起草、審核、修訂本公司的規(guī)章制度、風險/內部控制體系；（二）參與公司合并、分立、破產、收購、投資、租賃、轉讓、招投標及公司改制重組等重要經營活動，辦理相關的法律事務，對本公司上述重大經營活動提出法律意見；（三）開展與本公司日常經營有關的法律咨詢；（四）參與重大合同的談判和起草工作，審核本公司的所有合同及其他書面法律文件；（五）管理本公司合同專用章；（六）管理本公司知識產權保護的相關法律事務；（七）管理本公司法律糾紛事務；（八）法律宣傳和培訓事務；（九）協(xié)調與公司外聘法律服務機構和律師（包括：外聘常年法律顧問和/或專項法律顧問，統(tǒng)稱為“外部法律顧問”）的溝通、聯(lián)系等相關工作；（十）辦理本公司管理層交辦的其他法律事務。第7條本公司將在法律事務管理部門內設立法律專員（或稱內部企業(yè)法律顧問）等法律事務管理崗位。法律專員必須具備相應的崗位執(zhí)業(yè)/職業(yè)資格，其他法務人員應當具備本公司要求的相應崗位的工作能力。本公司將根據(jù)國家相關法律法規(guī)、公司發(fā)展戰(zhàn)略以及人力資源規(guī)劃，積極培養(yǎng)公司法務人員，不斷提高本公司法務人員的業(yè)務能力。第8條為更好地維護本公司的合法權益，本公司可以根據(jù)法律事務的性質和復雜程度，聘請外部法律顧問協(xié)助本公司處理相關法律事務。第三節(jié)合同事務管理第9條本制度所稱合同，是指以本公司名義與平等主體的自然人、法人和其他組織簽署的設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議或安排，包括書面合同以及具有法律性質的其他書面法律文件。其他書面法律文件，是指除書面合同以外的法律文件，包括但不限于以公司名義簽署的意向書、備忘錄、承諾書、授權委托書、擔保函、權利證明、聲明等具有法律效力、可能導致本公司承擔法律責任的各種書面文件。勞動合同按照本公司有關人力資源管理的規(guī)章制度執(zhí)行，不適用于本制度。第10條本制度所稱合同事務管理，包括：制訂和完善本公司合同管理辦法；監(jiān)督、檢查該合同管理辦法的執(zhí)行；合同訂立的審核；合同履行的監(jiān)督；合同檔案及備案管理等合同管理事務。本公司合同管理工作的基本原則是：交易安全與經營效率并重，建立分級管理和分類管理相結合的全方位管理體系。第11條本公司實行合同會簽審核制度，合同涉及的各業(yè)務職能部門通過會簽對合同中屬于本部門業(yè)務的內容進行審核，并簽署意見，各業(yè)務職能部門對所簽署的意見負責。第12條合同訂立（一）合同風險評估及談判合同業(yè)務主辦部門在訂立合同前，應負責對合同簽署的必要性、合同履行的可行性，以及締約對方的資質資信、履約能力等業(yè)務風險進行評審和論證，重大合同還應向公司管理層提交可行性報告。重大合同簽訂前，業(yè)務主辦部門應該組織法律事務管理部門共同參與合同談判。（二）合同草擬本公司所有合同的訂立，除合同金額低并能立即履行完畢的合同外，應當采用書面形式。合同業(yè)務主辦部門應當爭取合同的擬稿權。有合同示范文本（或標準格式合同）的，業(yè)務主辦部門應當盡量采用該文本來擬定合同條款；沒有合同示范文本的，業(yè)務主辦部門應當在先行草擬合同初稿后或收到合同對方草擬的合同文本后，交由法律事務管理部門審核。合同業(yè)務主辦部門提交法律事務管理部門審核的合同初稿，必須包括合同的所有附件以及必要的說明。（三）合同審批合同業(yè)務主辦部門應負責對合同中的專業(yè)內容及條款進行審查；法律事務管理部門應對合同的合法性、真實性、公平性和周密性進行審查。法律事務管理部門在審核合同時，如果發(fā)現(xiàn)錯誤、遺漏時，應在法律審核意見中予以明示并提出修改意見；如果發(fā)現(xiàn)送審合同不全或由于合同業(yè)務主辦部門因自身審核不嚴而存在重大缺陷時，可以直接退還業(yè)務主辦部門，由其完善后再重新送審。本公司可以根據(jù)合同的性質和復雜程度，聘請外部法律顧問參與合同的審查工作。（四）合同簽署合同經過公司領導審批后，方可對外簽署和蓋章。第13條合同的變更應當按照合同訂立的審批簽署程序辦理。第14條合同履行，是指包括本公司在內的合同各方對已實際成立的合同自生效后的全面、及時和實際履行。合同業(yè)務主辦部門負責生效后合同的全面履行，應當及時督促合同對方按約定履行合同義務，并配合法律事務管理部門對合同履行進行監(jiān)督。合同履行完畢后，合同業(yè)務主辦部門應對該合同履行進行總結和評價，并將結果匯總到法律事務管理部門。第15條合同檔案，包括可以有形地表示所載內容的公司書面合同以及其他書面法律文件等所有文字材料。法律事務管理部門負責合同檔案的存檔、整理、借用等保管事務。第16條本公司控股、參股子公司應根據(jù)要求，將重大合同報本公司法律事務管理部門備案。第17條本公司合同專用章，本公司對外簽訂合同時可以加蓋公章或合同專用印章。合同專用章由本公司法律事務管理部門負責刻制和管理。第18條本公司將依據(jù)本制度另行制定合同管理辦法。第四節(jié)非訴訟法律事務管理第19條非訴訟法律事務，主要是指訴訟法律事務以外的不通過訴訟或仲裁等方式處理的法律事務。本制度所稱非訴訟法律事務主要包括：本公司規(guī)章制度的制定和修改、公司重大經營決策以及日常法律咨詢等非糾紛爭議性的法律事務。第20條本公司規(guī)章制度，是指本公司根據(jù)國家有關法律、法規(guī)和公司治理的要求，結合工作實際制定并頒發(fā)的具有公司內部約束性的規(guī)范性文件。所有以本公司名義發(fā)布的規(guī)章制度，必須進行合法性審查的。業(yè)務主辦部門應將起草好擬報送公司管理層批準的規(guī)章制度，先送法律事務管理部門審核，并根據(jù)要求提供起草說明和有關背景資料。第21條公司重大經營決策，主要是指包括但不限于所有涉及企業(yè)合并、分立、破產、解散、增減資本、修訂章程、重組改制、企業(yè)上市、股權收購/轉讓、資產收購/轉讓/租賃、投融資、對外擔保、招投標等對企業(yè)經營發(fā)展有重大影響的經營管理決策。公司重大經營決策應當進行法律審核論證。在發(fā)生重大經營決策時，各相關業(yè)務主辦部門應于提交公司管理層決策或報請批準前，將重大經營決策基本情況及相關資料交給法律事務管理部門，并配合法律事務管理部門全面深入了解重大經營決策的相關情況、開展法律盡職調查以及法律審核論證。第22條法律事務管理部門在日常工作中可以通過口頭或書面形式以咨詢和指導的方式，協(xié)調處理公司各業(yè)務職能部門工作中涉及的法律事務，努力促使公司日常經營活動符合合規(guī)要求。第23條本公司可以根據(jù)本公司規(guī)章制度、重大經營決策、日常法律咨詢等法律事務的性質和復雜程度，聘請外部法律顧問參與相應的非訴訟法律事務工作，并根據(jù)本公司要求出具相應的法律意見書。第五節(jié)法律糾紛事務管理第24條本制度所稱法律糾紛，是指本公司因經營活動而與其他法律主體之間產生權利義務方面的爭議，且該爭議無法通過協(xié)商解決而必須進入訴訟、仲裁等司法或準司法程序，主要包括法院訴訟和仲裁兩大類法律活動。訴訟法律事務，是指本公司為一方當事人或作為第三人，通過法院，采用訴訟方式解決糾紛的法律事務活動。這些訴訟包括：民事訴訟、行政訴訟、刑事及刑事附帶民事訴訟。調解仲裁法律事務，是指本公司為一方當事人，采取仲裁、復議等方式解決有關糾紛或爭議的法律事務活動。第25條法律糾紛管理包括法律糾紛的預防、處理和協(xié)調等全過程活動。法律糾紛管理應當遵循“事前防范、事中控制、事后彌補”的原則，也即本公司法律糾紛管理重點建立在公司日常的