公司證照管理制度

Word版本，下載可自由編輯-14-公司證照管理制度第一節(jié)總則

第一條為加強(qiáng)公司的證照資質(zhì)的管理，確保證照在企業(yè)經(jīng)營管理活動中安全、有效、合法的使用，特制訂本制度。

第二條公司的證照管理本著“及時辦理、及時年檢、統(tǒng)一保管”原則，保證證照管理的效率和安全性。行政部負(fù)責(zé)辦理、監(jiān)督檢查工作。

第二節(jié)資質(zhì)證照的種類

第三條種類

一、資質(zhì)證照種類包括基礎(chǔ)證照、專業(yè)證照及獲獎證照三類：

（一）基礎(chǔ)證照是指公司的營業(yè)執(zhí)照正副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證正副本、稅務(wù)登記證正副本、銀行開戶許可證等企業(yè)合法經(jīng)營所需要的各種證照；

（二）專業(yè)證照是指經(jīng)營中取得的專業(yè)類證照：如電力工程施工總承包三級資質(zhì)、機(jī)電設(shè)備安裝工程專業(yè)承包三級資質(zhì)、環(huán)保工程專業(yè)承包三級資質(zhì)、安全生產(chǎn)許可證、社保登記證、建造師證、安全員證、崗位資格證、技術(shù)人員學(xué)歷證、個人的職稱證等。

（三）獲獎證照是指公司經(jīng)營中獲得的各項榮譽(yù)證書、專利證書等。

第三節(jié)資質(zhì)證照的辦理部門

第四條辦理部門

（一）公司的營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證均由行政部統(tǒng)籌辦理；

（二）公司稅務(wù)登記證、銀行開戶許可證均由財務(wù)部統(tǒng)籌辦理；

（三）公司專業(yè)證照、專利及獲獎證照均由行政部統(tǒng)籌辦理；

第五條證照除正常的年檢和換證外，凡涉及變更或注銷的，必須由董事會批準(zhǔn)后方可辦理。

第六條證照的辦理必須在規(guī)定期限內(nèi)完成，如因個人原因超過規(guī)定期限未辦理以致證照過期的，將追究證照經(jīng)辦人員責(zé)任。如被罰款的，所罰款項全部由經(jīng)辦人承擔(dān)。

第七條所有證照辦理完畢后，必須將原件備案至相應(yīng)保管部門。

第八條證照辦理過程中產(chǎn)生的費(fèi)用由經(jīng)辦人員憑票據(jù)辦理報銷手續(xù)。

第四節(jié)證照保管及使用

第九條行政部負(fù)責(zé)公司證照的統(tǒng)一管理。所有證照原件由行政部專人負(fù)責(zé)保管，并負(fù)責(zé)登記、備案并保留掃描件。

第十條行政部應(yīng)妥善保管印章和證照，存放于專門的、干燥的文件柜里，不用時注意上鎖，未經(jīng)許可不得啟用、濫用、復(fù)印、外借等，證照類的還應(yīng)備掃描件歸檔和留存復(fù)印件以備急用。保管期間，公司及部門印章、證照管理員為管理責(zé)任人。

第十一條行政部應(yīng)在政府有關(guān)部門規(guī)定的時間內(nèi)，組織完成各種證照的年度檢審，確保證照的有效性。

第十二條為保證公司的合法經(jīng)營，公司以個人名義出資辦理的職稱證、資質(zhì)證、資格證等各種證件的產(chǎn)權(quán)屬于公司，由行政部統(tǒng)一保管，任何人不得據(jù)為己有。證照檢審時，相關(guān)部門和人員有責(zé)任予以協(xié)助，并提供所需的材料。

第十三條公司各部門或外單位需要使用公司證照復(fù)印件，須填寫《資質(zhì)文件使用登記表》（若部門主管領(lǐng)導(dǎo)未能簽署，須上一級領(lǐng)導(dǎo)簽署，部門主管領(lǐng)導(dǎo)及時補(bǔ)簽）。掃描件需要傳送時，須有水印“此掃描件僅作為辦理xx用”，需要復(fù)印的，由行政部統(tǒng)一復(fù)印并加蓋“再次復(fù)印無效”印章，必要時加注“復(fù)印件僅用于辦理xx用”。

第十四條公司證照原件（正本或副本）帶出和借用，行政用證須經(jīng)常務(wù)副總批準(zhǔn)，項目用證須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后的《證照外出使用審批單》，不得擅自用于他事，期間要妥善保管，攜帶人應(yīng)防止丟失，用完后應(yīng)立即歸還還原保管部門。并在登記表上注銷。

第十五條印章證照保管員為第一責(zé)任人。帶出和借用期間，攜帶人為第一責(zé)任人，審批人為第二責(zé)任人。

第十六條當(dāng)印章和證照管理人員發(fā)生人事變動或離職，應(yīng)向交接人移交印章、證照及其他相關(guān)工作，同時填寫《證照交接單》，常務(wù)副總為監(jiān)交人。

第十七條證照遺失必須馬上告知行政部，由行政部證照保管人登報聲明證照作廢，并按主管部門的要求重新補(bǔ)辦新證照。

第十八條如因個人疏忽引起證照遺失的，由遺失人承擔(dān)全部責(zé)任，所發(fā)生的費(fèi)用全部由遺失人承擔(dān)。

公司證照管理制度篇二

1目的

本規(guī)定就公司內(nèi)使用的印章的制發(fā)、改正與廢止、管理及證照的正常、合理使用做出規(guī)定。

2適用范圍

適用于公司各部門、各管理處印章及證照的管理。

3定義

本規(guī)定中所指印章是在公司發(fā)行或管理的文件或與公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文件上，因需以公司名稱或有關(guān)業(yè)務(wù)部門（含管理處）等名義使用的印章。

4職責(zé)

4.1辦公室負(fù)責(zé)公司印章的刻制，并對公司印章的使用管理進(jìn)行監(jiān)督。

4.2各部門、各管理處負(fù)責(zé)各自業(yè)務(wù)用印章的保存與管理。

4.3

部門/崗位工作職責(zé)

辦公室主任負(fù)責(zé)各類公司級公章和證照的保管和使用，并對最終結(jié)果負(fù)責(zé)。

管理處負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本管理處各類印章和證照的保管或授權(quán)其他人保管，并對最終結(jié)果負(fù)責(zé)。

5方法及過程控制

5.1制定、改刻、廢止:

5.1.1公司印章的制作，改刻、與廢止的議案由印章使用部門/管理處提出，并經(jīng)辦公室主任同意。

5.1.2辦公室在議案中提出新舊公司印章的種類、名稱、形式、使用范圍及管理權(quán)限說明。

5.1.3印章的印模以印鑒簿形式由辦公室保管。

5.1.4公司印章的刻制由辦公室負(fù)責(zé)，印章刻制完成后，填寫《印章種類及管理》表，并由使用部門簽字后領(lǐng)用，同時，如有需要更換或廢止的印章應(yīng)由各部門印章管理人迅速將舊印章交還辦公室。

5.1.5公司印章在受到散失、損毀、被盜的情況時，各部門管理人員應(yīng)迅速向辦公室遞交說明原因的報告書。同時辦公室應(yīng)上報常務(wù)副總經(jīng)理知悉，并按5.1.1至5.1.4條款要求重新申請制作。

5.2公司印章使用方法:

公司公章使用必須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)并填寫《各類租售合同/協(xié)議蓋章申請單》、《（項目）各部門、物業(yè)系統(tǒng)蓋章申請單》。公章外借及經(jīng)營類使用公章必須經(jīng)主管總經(jīng)理助理批準(zhǔn)并填寫《印章外借申請單》。

5.2.1管理處、部門業(yè)務(wù)印章的使用及外借，由管理處經(jīng)理及部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并記錄。

5.2.2公司印章的使用原則，由印章管理人掌握。印章管理人必須嚴(yán)格控制用印范圍和仔細(xì)檢查用印申請單上是否有主管總經(jīng)理助理批復(fù)意見。

5.2.3公司印章的用印原則:

公司、部門名章分別用于以各自名義行文時。

5.2.5用印方法:

a公司印章應(yīng)蓋在文件正面；

b公司印章的蓋章處除有另行規(guī)定或文件形式無固定要求的之外，一般蓋于公司名稱、部門名稱的右側(cè)。

c蓋印文件必要時應(yīng)蓋騎縫印。

5.3各類證照的管理

5.3.1各類證照包括各類營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證（包括國稅、地稅）、收費(fèi)許可證、收費(fèi)價目表、統(tǒng)計登記證、衛(wèi)生許可證、機(jī)動車停車場許可證、企業(yè)代碼證、無線電臺執(zhí)照及有關(guān)榮譽(yù)證明等（無證書的獎牌需有照片存檔）。

5.3.2各管理處應(yīng)指定專人對各類證照進(jìn)行管理，并登記在《證照登記表》上。

5.3.3如因工作需要使用各類證照，使用人需填寫《證照領(lǐng)(借)用申請表》，經(jīng)主管總經(jīng)理助理同意后，方可使用。

5.3.4辦公室要確保公司各類證照的有效性，各管理處負(fù)責(zé)人須確保本部門各類證照的有效性，并指定專人辦理各類證照年審等相關(guān)手續(xù)或委托公司辦公室代為辦理。

5.3.5各部門在取得各類證照時，須報送復(fù)印件一份至辦公室，由辦公室登記備案（無證書的獎牌需有照片存檔）。

公司證照管理制度篇三

總則

第一條為加強(qiáng)中交一局海威工程建設(shè)有限公司（以下簡稱“公司”）證照管理，規(guī)范證照的申請、保管、使用、登記、變更、備案等工作程序，切實(shí)防范風(fēng)險，根據(jù)《中華人民共和國公司法》、《中華人民共和國公司登記管理條例》等法律法規(guī)和管理規(guī)章，特制定本辦法。本辦法適用于公司的證照管理。

第二條證照是公司以及所屬各項目依法合規(guī)經(jīng)營的重要法律依據(jù)文件，其所載內(nèi)容是各單位依法合規(guī)經(jīng)營的前提條件之一，必須給予妥善安全管理，并維護(hù)其嚴(yán)肅性。

第三條公司證照的管理采用分級負(fù)責(zé)的原則。公司證照采用歸口管理、管辦分離、管用分離的原則，并對公司證照管理實(shí)行統(tǒng)一指導(dǎo)。

第四條本辦法所稱證照包括但不限于企業(yè)類、財務(wù)類、產(chǎn)權(quán)（房屋和土地）類和社保類、其他類證照等。

第五條公司企業(yè)發(fā)展部為牽頭部門，會同各證照歸口部門對公司證照進(jìn)行管理。

證照的申（換）領(lǐng)

第六條公司企業(yè)類證照的申（換）領(lǐng)工作由公司企業(yè)發(fā)展部負(fù)責(zé)辦理，財務(wù)類證照的申（換）領(lǐng)工作由公司財務(wù)管理部負(fù)責(zé)辦理，產(chǎn)權(quán)（房屋和土地）類證照的申（換）領(lǐng)工作由公司辦公室負(fù)責(zé)辦理，社保類證照的申（換）領(lǐng)工作由公司人力資源部負(fù)責(zé)辦理。其他類證照的申（換）領(lǐng)工作由公司相關(guān)證照管理歸口部門負(fù)責(zé)辦理。

第七條公司證照申辦成功后，須及時向上級證照管理歸口部門報備。報備單位應(yīng)填寫證照報備表，并同報備的證照電子掃描件或復(fù)印件一并上報。

證照的變更、延期、維護(hù)

第八條公司企業(yè)類證照的變更、延期、維護(hù)工作由公司企業(yè)發(fā)展部負(fù)責(zé)辦理，財務(wù)類證照的變更、延期、維護(hù)工作由公司財務(wù)管理部負(fù)責(zé)辦理，產(chǎn)權(quán)（房屋和土地）類證照的變更、延期、維護(hù)工作由公司辦公室負(fù)責(zé)辦理，社保類證照的變更、延期、維護(hù)工作由公司人力資源部負(fù)責(zé)辦理。其他類證照的變更、延期、維護(hù)工作由公司相關(guān)證照管理歸口部門負(fù)責(zé)辦理。

第九條公司證照變更、延期、維護(hù)工作完成后，須及時向上級證照管理歸口部門報備。報備單位應(yīng)填寫證照報備表，并同報備的證照電子掃描件或復(fù)印件一并上報。

證照的日常管理

第十條公司企業(yè)發(fā)展部負(fù)責(zé)公司企業(yè)類證照的登記、備案、年報、保管、領(lǐng)取與移交、統(tǒng)計匯總等日常管理工作，與頒發(fā)公司相應(yīng)證照的部門和機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)，并指導(dǎo)所屬分公司相應(yīng)證照的申（換）領(lǐng)、變更、保管、登記、備案、年報等工作。公司企業(yè)類證照正本由企業(yè)發(fā)展部保管，副本由市場開發(fā)部保管，公司名稱變更通書原件由市場開發(fā)部保管。

公司財務(wù)管理部負(fù)責(zé)財務(wù)類證照的登記、備案、年報、保管、領(lǐng)取與移交、統(tǒng)計匯總等日常管理工作，與頒發(fā)公司相應(yīng)證照的部門和機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)，并指導(dǎo)所屬分公司相應(yīng)證照的申（換）領(lǐng)、變更、保管、登記、備案、年報等工作。

公司辦公室負(fù)責(zé)產(chǎn)權(quán)（房屋和土地）類證照的登記、備案、年報、保管、領(lǐng)取與移交、統(tǒng)計匯總等日常管理工作，與頒發(fā)公司相應(yīng)證照的部門和機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)，并指導(dǎo)所屬分公司相應(yīng)證照的申（換）領(lǐng)、變更、保管、登記、備案、年報等工作。

公司人力資源部負(fù)責(zé)社保類證照的登記、備案、年報、保管、領(lǐng)取與移交、統(tǒng)計匯總等日常管理工作，與頒發(fā)公司相應(yīng)證照的部門和機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)，并指導(dǎo)所屬分公司相應(yīng)證照的申（換）領(lǐng)、變更、保管、登記、備案、年報等工作。

公司其他類證照管理歸口部門負(fù)責(zé)相關(guān)類證照的登記、備案、年報、保管、領(lǐng)取與移交、統(tǒng)計匯總等日常管理工作，與頒發(fā)公司相應(yīng)證照的部門和機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)，并指導(dǎo)所屬分公司相應(yīng)證照的'申（換）領(lǐng)、變更、保管、登記、備案、年報等工作。

第十一條公司各類證照管理部門應(yīng)設(shè)有專人負(fù)責(zé)證照的日常管理，確保證照的安全、合法、有效及證照上所載內(nèi)容與實(shí)際保持一致，并建立證照清單和流轉(zhuǎn)交接登記簿，規(guī)范管理流程。

證照的使用

第十二條為防范風(fēng)險，公司證照原件（含正本、副本）原則上不能對外提供或使用。因業(yè)務(wù)需要必須對外提供原件時，必須嚴(yán)格履行借用審批手續(xù)，并確保妥善使用，按時歸還。

第十三條公司各部門如因業(yè)務(wù)需要，須對外提供公司證照原件、復(fù)印件、電子掃描件時，需由借用部門到相應(yīng)證照管理歸口部門填寫《證照借閱登記表》，方能辦理借用手續(xù)。

第十四條公司所屬各項目如因業(yè)務(wù)需要，必須對外提供公司證照原件、復(fù)印件、電子掃描件時，需由所屬項目借用部門填寫《證照借用申請單》，經(jīng)借用項目負(fù)責(zé)人審批簽字并加蓋所屬項目公章，將掃描件報公司相應(yīng)證照管理歸口部門審批后，方能辦理借用手續(xù)。

第十五條公司證照原件、復(fù)印件、電子掃描件必須在規(guī)定范圍和借用期限內(nèi)使用。證照原件使用完畢后，應(yīng)立即歸還并辦理相應(yīng)歸還手續(xù)。若未能按時歸還，必須提交書面材料加以說明。證照的電子掃描件使用完畢后應(yīng)立即刪除，不得擅自留存、使用和外借。

未經(jīng)授權(quán)審批，任何部門、單位和個人不得使用、轉(zhuǎn)借、復(fù)印公司證照原件、復(fù)印件和電子掃描件。

第十六條證照管理責(zé)任人應(yīng)確保證照借用、歸還登記的及時性和完整性，并及時追蹤證照使用情況。

證照借用部門、單位和個人應(yīng)妥善使用和保管證照，應(yīng)確保證照的安全性、完整性和整潔性。

證照的補(bǔ)辦

第十七條借用部門、項目和個人將公司證照原件遺失或損毀的，應(yīng)于兩日內(nèi)呈書面報告（加蓋部門/單位公章）至公司證照管理歸口部門，公司證照管理歸口部門應(yīng)及時進(jìn)行相應(yīng)處理（登報掛失、聲明作廢等）和補(bǔ)辦。

公司企業(yè)類證照的補(bǔ)辦工作由公司企業(yè)發(fā)展部負(fù)責(zé)辦理，財務(wù)類證照的補(bǔ)辦工作由公司財務(wù)管理部負(fù)責(zé)辦理，產(chǎn)權(quán)（房屋和土地）類證照的補(bǔ)辦工作由公司辦公室負(fù)責(zé)辦理，社保類證照的補(bǔ)辦工作由公司人力資源部負(fù)責(zé)辦理。其他類證照的補(bǔ)辦工作由公司相關(guān)證照管理歸口部門負(fù)責(zé)辦理。

第十八條公司證照原件若遺失或損毀時，應(yīng)及時向上級證照管理歸口部門上報，并應(yīng)按照單位有關(guān)規(guī)定給予有關(guān)責(zé)任人處罰。

證照的注銷和作廢

第十九條證照需注銷或作廢的，各證照管理歸口部門應(yīng)及時辦理。公司企業(yè)類證照的注銷和作廢工作由公司企業(yè)發(fā)展部負(fù)責(zé)辦理，財務(wù)類證照的注銷和作廢工作由公司財務(wù)管理部負(fù)責(zé)辦理，產(chǎn)權(quán)（房屋和土地）類證照的注銷和作廢工作由公司辦公室負(fù)責(zé)辦理，社保類證照的注銷和作廢工作由公司人力資源部負(fù)責(zé)辦理。其他類證照的注銷和作廢工作由公司相關(guān)證照管理歸口部門負(fù)責(zé)辦理。

證照注銷和作廢工作完成后，公司相關(guān)證照管理歸口部門應(yīng)及時對注銷和作廢工作進(jìn)行備案和通報，并不得繼續(xù)使用。其他持有已注銷證照復(fù)印件和電子掃描件的部門、單位和個人應(yīng)及時進(jìn)行銷毀或刪除，不得繼續(xù)使用。

如因工作需要必須使用已注銷或作廢的證照原件、電子掃描件和復(fù)印件的，應(yīng)按第五章的相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。

第二十條公司證照注銷和作廢工作完成后，須及時向上級證照管理歸口部門報備。報備單位應(yīng)填寫證照報備表，并同相關(guān)備案文件一并上報。

罰則

第二十一條對違反本辦法規(guī)定的部門、項目和人員，公司將視情況給相應(yīng)處罰：一般違反的，公司將給予口頭警告、書面警告或通報批評；發(fā)生下列行為之一的，對相關(guān)部門、單位給予2000至10000元的處罰，對相關(guān)人員給予500元至1000元的處罰，并由其負(fù)責(zé)承擔(dān)補(bǔ)辦證照等彌補(bǔ)損失的相關(guān)費(fèi)用；構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理：

（一）損毀證照的、損毀證照不報告或延遲報告的；

（二）遺失證照的、遺失證照不報告或延遲報告的；

（三）出租、出借、轉(zhuǎn)讓證照的；

（四）冒用、盜用、偽造、變造、涂改證照的；

（五）因管理不善造成其他嚴(yán)重后果或惡劣影響的。

公司證照管理制度篇四

第一條公司證照由行政部指定專人統(tǒng)一管理。