科技檔案開放利用內(nèi)在需求和原則的特殊性,檔案管理論文

科技檔案開放利用內(nèi)在需求和原則的特殊性,檔案管理論文科技檔案是原始的科技信息和科技成果的重要載體,但我們不應(yīng)以此為由而拒絕或反對科技檔案的開放利用,科技檔案同樣應(yīng)該實行開放利用,單從文件縱向運動而言,為知足廣大社會公眾知情權(quán)的需求,我們便能得出這一結(jié)論.這是由于:文件生命周期理論告訴我們,文件沿縱向運動進(jìn)入非現(xiàn)行期而成為非現(xiàn)行文件后,能夠呈現(xiàn)出科學(xué)的歷史研究價值,這是一種面向廣大社會公眾而言的第二價值,所以,從知足公民知情權(quán)或信息權(quán)的視角,此時的文件應(yīng)該向廣大社會公眾開放,正因如此,當(dāng)下世界絕大多數(shù)國家都做出了檔案開放的規(guī)定,且多數(shù)規(guī)定檔案自構(gòu)成之日起滿30年開放.科技文件運動雖較為特殊,但它首先同樣具有文件生命周期理論所揭示和描繪敘述的文件縱向運動.同其他一般文件一樣,當(dāng)科技文件縱向運動進(jìn)入非現(xiàn)行期時便同樣能呈現(xiàn)出科學(xué)的歷史研究價值,這種科學(xué)的歷史研究價值同樣是面向廣大社會公眾的,且內(nèi)含科學(xué)技術(shù)早已老化,通常不存在發(fā)明權(quán)和專利權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)保衛(wèi)的保密性問題,因而,為知足廣大社會公眾獲取科技知識的知情權(quán)或信息權(quán)的需要,已進(jìn)入非現(xiàn)行期的需永久保存的科技檔案自然也應(yīng)向廣大社會公眾開放,實行開放利用.從文件縱向運動的視角來講,出于知足廣大社會公眾知情權(quán)的需要,這是科技檔案開放利用最基本的需求因素,也是與一般檔案開放利用一樣的需求因素.但不同于一般檔案的開放利用,科技檔案開放利用具有相當(dāng)?shù)奶厥庑?詳細(xì)主要有:1科技檔案開放利用內(nèi)在需求的特殊性從非現(xiàn)行文件所能呈現(xiàn)的科學(xué)歷史研究價值而言,出于知足廣大社會公眾知情權(quán)的需求,這是檔案開放最基本的需求因素,甚至也是一般檔案開放利用唯一的需求因素,科技檔案開放利用同樣具有這一需求因素,但由于科技檔案本身的特殊性,科技檔案開放利用,除除此之外,還有若干其他特殊的需求因素.1.1科技檔案的通用性特點以及其開放利用需求我們知道,科技檔案除一般檔案所具有的歷史價值外,大多數(shù)還能再次成為現(xiàn)實科技活動開展的根據(jù),呈現(xiàn)出現(xiàn)行價值,且這種現(xiàn)行價值還具有通用性特點,即科技檔案現(xiàn)行價值的發(fā)揮沒有單位、部門和活動的界限,也沒有地區(qū)甚至國家的界線,凡在一切需要使用的地方,理論上它都能發(fā)揮作用,我們常言的科學(xué)技術(shù)無國界指的就是這一意思,而且總體上科技檔案構(gòu)成時間越近,其現(xiàn)行價值發(fā)揮的頻度越高,這是由于科技檔案現(xiàn)行價值的衰減性特點所決定的,所以,科技文件(廣義)或科技檔案構(gòu)成后所呈現(xiàn)的價值規(guī)律并非是一般檔案所呈現(xiàn)的價值規(guī)律那樣簡單,即第一價值第二價值,而是構(gòu)成之初便具有很強的第二價值,科技文件或科技檔案的第一價值與第二價值是并列同時的,并無明顯的先后關(guān)系,或者講科技文件或科技檔案的第二價值能夠貫穿其生命期的始終,這種科技檔案構(gòu)成之初便具有很強通用性或第二價值的特點決定了科技檔案應(yīng)該而且必須實行開放利用,由于假如不實行開放利用,則必然導(dǎo)致其很強的通用性根本無法實現(xiàn)或展示,最終科技成果或科學(xué)技術(shù)的推廣應(yīng)用也便無法實現(xiàn).其實,從文件運動視角而言,科技檔案的通用性及其開放利用需求本質(zhì)上是科技文件的橫向運動所導(dǎo)致的.1.2科技檔案的情報功能及其開放利用需求科技檔案的情報功能是指科技檔案的內(nèi)容信息在科技活動中所具有的科技參考作用和科技溝通作用.科技檔案不僅僅是科技研究工作和開發(fā)設(shè)計工作的根據(jù)條件,而且也是進(jìn)行科學(xué)技術(shù)溝通的工具.在人類歷史的科技發(fā)展中,科技溝通起著不可小視的作用,由于科技發(fā)展既是創(chuàng)新發(fā)展的,又是前后繼承的,誰都不可能是全新創(chuàng)新和一蹴而就,所以,科技信息溝通是促進(jìn)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的一種重要手段和基礎(chǔ),科技檔案作為科技信息和科技成果的載體已經(jīng)進(jìn)入科技市場,企業(yè)事業(yè)單位之間的技術(shù)轉(zhuǎn)讓和技術(shù)溝通,一般就是通過科技檔案(復(fù)制件或編研成果)實現(xiàn)的[1].在各地區(qū)和各單位之間以科技檔案作為科技溝通的工具,使對方在相關(guān)科技活動開展中能因而獲得有關(guān)科技信息和科技成果,進(jìn)而避免重復(fù)勞動,提高經(jīng)濟效益.如某省地震部門為搞好地震預(yù)報工作,需要進(jìn)行地域范圍內(nèi)的地形測量,某市測量部門為他們提供了相關(guān)地區(qū)的數(shù)十個水準(zhǔn)點的測量檔案,這就使該地震部門省去了在這些地區(qū)內(nèi)的地形測量工作,僅此一項就節(jié)約人力、物力和財力很多.近年來的沿海各省的水產(chǎn)業(yè)、海洋化工和交通運輸業(yè)的發(fā)展中相關(guān)單位構(gòu)成的科技檔案的溝通作用都得到了充分發(fā)揮.相反,近年來也時常暴出反面案例,有不少單位由于沒有充分利用科技檔案的這種科技溝通工具作用,盲目科研,結(jié)果在花去了相當(dāng)?shù)娜肆?、物力和財力?把獲得的所謂科技成果拿去注冊申請時,卻發(fā)現(xiàn)是重復(fù)勞動,相關(guān)成果其他單位早已有了注冊.所以,科技檔案作為科技溝通的工具作用是特別突出和明顯的.這種科技檔案的情報功能客觀要求科技檔案實行開放利用.1.3科技檔案的公共物品屬性及其開放利用需求2001年11月,我們國家開場對氣象科學(xué)數(shù)據(jù)進(jìn)行分享示范建設(shè);2002年科技部又將氣象、地震、水文、地質(zhì)等科學(xué)數(shù)據(jù)分享服務(wù)列入科技部科技基礎(chǔ)性工作,開創(chuàng)建立國家科技信息資源分享平臺.國家明確規(guī)定,全國水文行業(yè)的觀測檔案應(yīng)統(tǒng)一匯交到水利部統(tǒng)一匯總,水利工程設(shè)計的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),凡不涉密的都要向社會公開,實行信息分享.假如講,現(xiàn)行文件公開、歷史檔案開放,更多地具體表現(xiàn)出了對公民知情權(quán)利的尊重,反映的是公民權(quán)利問題,那么,水利、地質(zhì)、氣象、地震等方面的專業(yè)科技檔案和科技資料信息的分享,打破行業(yè)和單位的壁壘,則更多地具體表現(xiàn)出了對提高社會公共資源使用效率的重視,反映的是社會效率問題.可見,科技檔案作為一種原生性的科技信息與載體的統(tǒng)一體,其信息的分享性特別顯著,它在客觀上能夠為很多消費者消費,現(xiàn)實中很多不同消費者也確有消費同一科技檔案的客觀需求,所以,科技檔案完全知足公共物品的屬性,能夠作為公共物品看待.為了提高科技檔案的使用效率,在廣度和深度上充分發(fā)揮科技檔案的價值,也為提高社會效率,公共物品多消費者消費的特性客觀要求科技檔案實行開放利用.2科技檔案開放利用原則的特殊性科技檔案的特殊性不僅影響著科技檔案開放利用的內(nèi)在需求,而且也會影響著科技檔案開放利用的詳細(xì)開展,所以,與一般檔案開放利用原則相比,科技檔案開放利用原則也有較大的特殊性.2.1及時原則一般檔案通常自構(gòu)成之日起滿30年開放利用,而科技檔案開放利用則不同,(中國檔案法施行辦法〕第二十條第三款明確規(guī)定:經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案,能夠隨時向社會開放,這是科技檔案開放利用與一般檔案開放利用的一個顯著不同,其主要原因是,一般檔案開放利用主要是受文件所能呈現(xiàn)的科學(xué)歷史研究價值所決定,而文件的科學(xué)歷史研究價值并不是文件構(gòu)成后不久就能呈現(xiàn)的,必須等待相當(dāng)?shù)臅r間(通常為30年),到文件進(jìn)入非現(xiàn)行期時才行.假如僅從科學(xué)歷史研究價值的實現(xiàn)視角,科技檔案開放利用似乎也應(yīng)如此,但科技檔案開放利用還有其他若干影響因素,如多數(shù)科技檔案在構(gòu)成之初便能呈現(xiàn)出第二價值,又由于科學(xué)技術(shù)會隨著時間不斷老化,因而為最大限度地充分發(fā)揮科技檔案的這種價值,我們應(yīng)該而且必須及時開放科技檔案.2.2區(qū)別原則科技檔案的開放利用能夠簡單地理解為對科技檔案信息的開放存取.開放存取,通俗地講,即將信息以免費等無障礙方式提供應(yīng)讀者閱讀、采用、下載、復(fù)制、打印、傳播、檢索,使用中不存在資金、法律等問題.開放存取是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下發(fā)展起來的一種新的信息溝通和利用形式,是國際學(xué)術(shù)界、出版界、圖書情報界為打破商業(yè)出版者對學(xué)術(shù)信息的壟斷和暴利經(jīng)營,而采取的推動科研成果通過Internet免費或低價的,自由利用的運動.它使得學(xué)術(shù)信息能夠免費向公眾開放,進(jìn)而避免了價格阻礙;同時,這種學(xué)術(shù)信息的開放性又打破了使用權(quán)限的障礙,到達(dá)高度的分享.科技檔案的開放利用與科技檔案的開發(fā)利用也是有本質(zhì)區(qū)別的,過去我們談得較多的是科技檔案的開發(fā)利用,它主要是指科技檔案的利用不能僅限于原生態(tài)的低層次的一次文獻(xiàn)的利用,需要我們檔案工作者樹立以用戶為中心的理念,圍繞用戶需求,對原生態(tài)的科技檔案信息進(jìn)行適度的加工處理,構(gòu)成科技檔案信息的二次甚至三次文獻(xiàn),以知足用戶的利用需求,而科技檔案的開放利用則是指科技檔案信息的開放存取,它描繪敘述的是獲取科技檔案信息的無障礙問題.那么,(中國檔案法施行辦法〕所規(guī)定的科技檔案能夠隨時向社會開放能否意味著我們獲取任何科技檔案信息都應(yīng)是無條件的、無障礙的呢?答案:能否定的.我們論證和推崇科技檔案的開放利用,尤其是科技檔案的及時開放,并不意味著所有科技檔案在構(gòu)成之初都是無條件、無障礙開放.總體上,科技檔案應(yīng)開放利用,并應(yīng)遵守及時原則,但對不同的科技檔案,其開放的途徑、方式和程度還會有所區(qū)別.對處于非現(xiàn)行期的科技檔案,則不僅其目錄、內(nèi)容摘要能夠開放,而且其全文內(nèi)容信息可以完全開放;對僅處于半現(xiàn)行期的科技檔案,假如并非涉密,出于溝通或分享的需要,可以開創(chuàng)建立一個科技信息資源分享平臺施行開放,不僅其目錄、內(nèi)容摘要能夠開放,而且其全文內(nèi)容信息可以完全開放;而對處于半現(xiàn)行期的科技檔案,假如涉密,即其內(nèi)含的科技知識、科技成果處于知識產(chǎn)權(quán)保衛(wèi)期內(nèi),則只能選擇其目錄開放,其全文內(nèi)容信息只能根據(jù)市場規(guī)律和法律規(guī)則實行有償使用,即這樣的科技檔案全文當(dāng)下還不能實行免費的開放利用.這是由于,由于科技檔案是科技活動真實的歷史記錄,很多科技檔案載錄了科技活動開展所用的科學(xué)技術(shù)內(nèi)容和獲得的科技成果等,它們是科技工作者付出宏大辛勤勞動的結(jié)晶,我們既要考慮社會的需求,更要尊重科技工作者的辛勤勞動,實行知識產(chǎn)權(quán)保衛(wèi),而且對于各種侵犯知識產(chǎn)權(quán)的行為應(yīng)實行嚴(yán)厲打擊,唯此才會鼓勵科研工作者的科研熱情,不斷產(chǎn)生創(chuàng)造,推動科技發(fā)展,但知識產(chǎn)權(quán)保衛(wèi)只是手段,不是我們的目的,科技成果的廣泛使用才是我們的目的,這就是科學(xué)技術(shù)和科技成果的合理使用問題,所以,科技檔案應(yīng)該而且必須及時開放利用,但多數(shù)科技檔案在構(gòu)成之初只能是目錄開放,不宜全文開放.2.3法律原則作為科技活動中構(gòu)成的科技檔案,很多含有科技知識內(nèi)容,甚至?xí)蔷哂袆?chuàng)新特性的科技成果、專利與發(fā)明等,它們是其他組織、其他地區(qū)甚至其他國家所急需的,這些科技檔案的開放利用與科技檔案的市場化必須實行知識產(chǎn)權(quán)保衛(wèi),為此國家和國際上都制訂有若干知識產(chǎn)權(quán)保衛(wèi)的法律、法規(guī),在科技檔案開放利用中,我們必須遵守這些相關(guān)的法律法規(guī),同時要根據(jù)市場經(jīng)濟的要求,制定相關(guān)的管理規(guī)則,設(shè)立相應(yīng)的仲裁機構(gòu),依法處理違法案例,確?？萍紮n案開放利用與市場化的健康發(fā)展.2.4效益原則利用科技檔案能夠節(jié)約勞動和促進(jìn)內(nèi)含擴大再生產(chǎn),所以,利用科技檔案不僅能夠產(chǎn)生較好的社會效益,而且可以以產(chǎn)生宏大的經(jīng)濟效益,科技檔案開放利用本質(zhì)就是為構(gòu)成單位和社會最大化地創(chuàng)造社會效益和經(jīng)濟效益,同時效益也是衡量一個企業(yè)、事業(yè)單位科技檔案部門科技檔案信息利用水平的重要標(biāo)準(zhǔn).運用經(jīng)濟學(xué)成本-收益原理,來衡量、評價科技檔案開放利用的經(jīng)濟效益,努力提高科技檔案通過開放利用創(chuàng)造的凈收益,即科技檔案機構(gòu)的信息成果被利用者利用后帶來的貨幣價值與開放利用這些信息成果所付出的經(jīng)濟消耗(資源、費用和人力等)之差.當(dāng)然在追求經(jīng)濟效益時,我們也不能忽視社會效益.由于信息資源價值的特殊性,使其不能僅僅從經(jīng)濟效益上考量,尤其是科技檔案信息的開放利用,若片面追求經(jīng)濟效益,勢必會偏離價值實現(xiàn)的正確方向,甚至可能會產(chǎn)生損害科技成果創(chuàng)造者利益的現(xiàn)象,我們應(yīng)該強調(diào)經(jīng)濟效益與社會效益的兼顧與統(tǒng)一.其實,一般檔案的開放利用也會有效益問題,不注重效益的開放利用是無意義的,但無疑科技檔案的開放利用效益問題更為突出.2.5產(chǎn)業(yè)原則科技檔案開放利用不能單純地為開放而開放,不能只講形式,不注重實效,要同國家現(xiàn)行經(jīng)濟技術(shù)的產(chǎn)業(yè)政策、科研動態(tài)和產(chǎn)品構(gòu)造的調(diào)整相吻合,注意分析、把握各類科技檔案信息產(chǎn)品用戶的工作性質(zhì)、任務(wù)及對科技檔案信息的現(xiàn)實需求,開放并提供切實有用的科