房地產(chǎn)公司行政管理手冊(cè)

房地產(chǎn)公司行政管理手冊(cè)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司行政事務(wù)管理手冊(cè)目錄1．0手冊(cè)說(shuō)明 32．0行政事務(wù)管理方針、管理目標(biāo) 43．0行政事務(wù)管理圖 54．0行政事務(wù)崗位說(shuō)明書(shū) 65．0行政事務(wù)管理制度 145．1門衛(wèi)接待制度 145．2前臺(tái)接待制度 165．3考勤管理制度 175．4工作服管理制度 215．5胸卡管理制度 235．6衛(wèi)生制度 255．7食堂管理制度 285．8房屋維修制度 305．9車輛管理制度 325．10辦公用品管理制度 425．11圖書(shū)管理制度 495．12印章管理制度 525．13文件管理制度 555．14檔案管理制度 615．15文印室管理制度 765．16網(wǎng)絡(luò)使用管理制度 785．17計(jì)算機(jī)管理制度 805．18電子郵件管理制度 815．19會(huì)議管理制度 835．20部門經(jīng)理會(huì)議制度 895．21宴請(qǐng)接待制度 945．22信息收集、傳遞制度 995．23員工提案管理規(guī)定 1025．24員工出差實(shí)施細(xì)則 1075．25對(duì)外宣傳細(xì)則 1135．26保密管理制度 1165．27安全管理制度 1185．28CI規(guī)范管理制度 1256．0行政事務(wù)管理評(píng)審與改進(jìn)控制程序 1326．1制度檢查執(zhí)行情況評(píng)審表 1326．2改進(jìn)控制程序圖 1361．0手冊(cè)說(shuō)明1．1手冊(cè)內(nèi)容本手冊(cè)系依據(jù)<公司章程>和公司的實(shí)際相結(jié)合編制而成,包括:公司行政事務(wù)管理體系的范圍;公司關(guān)于行政事務(wù)管理體系要求的所有制度、規(guī)程文件;1．2適用范圍本手冊(cè)適用公司和分公司的行政事務(wù)管理。1．3手冊(cè)管理本手冊(cè)為公司的受控文件,由董事長(zhǎng)批準(zhǔn)頒布執(zhí)行。手冊(cè)管理的所有相關(guān)事宜均由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé),未經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn),任何人不得將手冊(cè)提供給公司以外的人員。手冊(cè)持有者調(diào)離公司時(shí),應(yīng)將手冊(cè)交還總經(jīng)理辦公室辦理核收登記。手冊(cè)持有者應(yīng)妥善保管手冊(cè),不得損壞、丟失、隨意涂抹,嚴(yán)禁私自復(fù)印或轉(zhuǎn)借給其它公司。在手冊(cè)使用期間,如有修改建議,各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)匯總意見(jiàn),及時(shí)反饋到行政部。行政部應(yīng)定期對(duì)手冊(cè)的適宜性、充實(shí)性和有效性進(jìn)行評(píng)審;必要時(shí)應(yīng)對(duì)手冊(cè)加以修改,執(zhí)行<文件控制程序>的有關(guān)規(guī)定。2．0行政事務(wù)管理方針、管理目標(biāo)2．1行政事務(wù)管理方針2．1．1以最新、最好的服務(wù)提高行政管理質(zhì)量。2．1．2以房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目為中心提供快速、優(yōu)質(zhì)、可靠的后勤保障。2．1．3以認(rèn)真負(fù)責(zé)的敬業(yè)精神,做好縱向溝通和橫向協(xié)調(diào)工作。2．1．4團(tuán)結(jié)合作,發(fā)揮公司行政管理的整體功能。2．2行政事務(wù)管理目標(biāo)2．2．1擬定例行事務(wù)的實(shí)施計(jì)劃表。2．2．2嚴(yán)格控制辦公成本,物品管理無(wú)差錯(cuò)。2．2．3創(chuàng)立安全文明的公司環(huán)境,不發(fā)生重大安全事故。2．2．4擴(kuò)大服務(wù)網(wǎng),追求100%”徹底服務(wù)”意識(shí)。2．2．5內(nèi)部評(píng)議85%以上。3．0行政事務(wù)管理圖行政辦主任行政辦副主任行政辦主任行政辦副主任秘書(shū)駕駛員文書(shū)秘書(shū)駕駛員文書(shū)總經(jīng)理副總經(jīng)理門衛(wèi)管理前臺(tái)接待安全衛(wèi)生員工提案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公器具會(huì)議文件檔案圖書(shū)報(bào)刊后勤管理車輛管理評(píng)審改進(jìn)CI 管理考勤信息宣傳總經(jīng)理副總經(jīng)理門衛(wèi)管理前臺(tái)接待安全衛(wèi)生員工提案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公器具會(huì)議文件檔案圖書(shū)報(bào)刊后勤管理車輛管理評(píng)審改進(jìn)CI 管理考勤信息宣傳4．0行政事務(wù)崗位說(shuō)明書(shū)行政辦主任崗位說(shuō)明書(shū)崗位標(biāo)識(shí)信息崗位名稱行政辦主任隸屬部門崗位編碼XZ01直接上級(jí)總經(jīng)理工資等級(jí)三級(jí)直接下級(jí)本部門員工可輪換崗位分析日期全面負(fù)責(zé)公司行政事務(wù)的管理,確保公司各項(xiàng)工作正常運(yùn)作。工作職責(zé)與任務(wù)1．負(fù)責(zé)制訂公司行政事務(wù)管理計(jì)劃和實(shí)施。2．監(jiān)控公司辦公經(jīng)費(fèi)的使用和費(fèi)用審核。3．負(fù)責(zé)制定、完善與審核本部門的規(guī)章制度與工作流程。4．負(fù)責(zé)實(shí)施與公安、市政等政府部門的公共關(guān)系。5．領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)模、考核直接下級(jí)的工作,審批直接下級(jí)的工作計(jì)劃。6．負(fù)責(zé)公司CI規(guī)范管理文件的制作和實(shí)施。7．完成上級(jí)委派的其它任務(wù)。工作1．保證公司管理工作合理、有序,為公司開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)提供后勤保障。2．確保公司安全文明的工作環(huán)境,對(duì)異常情況及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)并采取措施。3．嚴(yán)格執(zhí)行公司文檔、郵件及網(wǎng)絡(luò)的管理規(guī)定,杜絕出現(xiàn)差錯(cuò)。4．完善公司信息管理,組織搞好公司對(duì)外宣傳工作。崗位工作關(guān)系(一)內(nèi)部關(guān)系1．所受監(jiān)督:在公司總體規(guī)劃、重大決策及重要文件審批方面,接受總經(jīng)理的指示和監(jiān)督;2．所施監(jiān)督:在向部門內(nèi)部人員下達(dá)工作任務(wù)和文件審批方面,對(duì)副主任、秘書(shū)、文書(shū)及內(nèi)部管理人員施放監(jiān)督。3．合作關(guān)系:在公司行政事務(wù)的安排、處理等方面,以各部門經(jīng)理發(fā)生協(xié)作關(guān)系。(二)外部關(guān)系1．公司事務(wù)方面與地方政府發(fā)生聯(lián)系。2．公安、市政等政府部門的公共關(guān)系。工作權(quán)限1．所屬人員工作崗位調(diào)動(dòng)權(quán)、工作指導(dǎo)權(quán)、分配權(quán)、監(jiān)督考核權(quán);2．對(duì)所屬人員的違紀(jì)、違規(guī)糾正權(quán)、事實(shí)處理權(quán)或處理申報(bào)權(quán);3．行政事務(wù)經(jīng)費(fèi)的審核權(quán)或額度內(nèi)審批權(quán);4．辦公用品采購(gòu)計(jì)劃的審核權(quán)。5．公司車輛的調(diào)度情況在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上班,有時(shí)需要加班加點(diǎn)。在辦公室工作。任職要求知識(shí)及擁有行政事務(wù)管理、經(jīng)濟(jì)法及公共關(guān)系等方面的專業(yè)知識(shí)。了解房地產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理方面的知識(shí)。熟悉計(jì)算機(jī)的的應(yīng)用及操作技能。技能要求行政事務(wù)分析處理能力,外協(xié)關(guān)系的公關(guān)能力。大學(xué)本科以上,經(jīng)濟(jì)管理或行政事務(wù)管理專業(yè)。五年以上工作經(jīng)驗(yàn)。具有健康的體魄,充沛的精力;強(qiáng)烈的責(zé)任心;仔細(xì)認(rèn)真的個(gè)人特征;行政辦副主任崗位說(shuō)明書(shū)崗位標(biāo)識(shí)信息崗位名稱行政辦副主任隸屬部門崗位編碼XZ02直接上級(jí)行政辦主任工資等級(jí)直接下級(jí)可輪換崗位分析日期協(xié)助主任搞好行政事務(wù)管理工作,確保公司安全文明環(huán)境。全面負(fù)責(zé)公司辦公樓的物業(yè)管理工作。工作職責(zé)與任務(wù)1．全面負(fù)責(zé)公司的安全衛(wèi)生工作,監(jiān)督、檢查安全防護(hù)措施的實(shí)施。2．負(fù)責(zé)公司的基礎(chǔ)設(shè)施和食堂管理,統(tǒng)籌安排后勤工作。3．負(fù)責(zé)公司辦公樓的物業(yè)管理工作,制訂完善的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。4．負(fù)責(zé)實(shí)施與公安、市政等政府部門的關(guān)系。5．完成上級(jí)委派的其它任務(wù)。6．主任外出時(shí),負(fù)責(zé)日常行政事務(wù)工作。工作1．保證公司安全無(wú)隱患,確保公司經(jīng)營(yíng)正常運(yùn)行。2．完善物業(yè)管理制度,提高物業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。3．搞好食堂管理工作,做到安全衛(wèi)生、味美可口。4．完善后勤保障制度,制定科學(xué)合理的工作流程。崗位工作關(guān)系(一)內(nèi)部關(guān)系1．所受監(jiān)督:在公司行政事務(wù)工作計(jì)劃、安排及行政事務(wù)決策。接受行政辦主任的指示和監(jiān)督。2．所施監(jiān)督:向部門分管人員下達(dá)工作任務(wù)和分管工作任務(wù)文件的審批。對(duì)后勤人員及物業(yè)管理人員實(shí)施監(jiān)督。3．合作關(guān)系:物業(yè)管理、后勤管理等方面與部門經(jīng)理發(fā)生協(xié)作關(guān)系(二)外部關(guān)系1．在安全衛(wèi)生方面與公安及衛(wèi)生管理等政府機(jī)構(gòu),發(fā)生聯(lián)系。2．在物業(yè)管理方面與水電等公共單位發(fā)生公共關(guān)系。工作權(quán)限1．分管工作人員的指導(dǎo)權(quán)、分配權(quán)、監(jiān)督考核權(quán)。2．對(duì)分管人員的違紀(jì)、違規(guī)糾正權(quán)、事實(shí)處理權(quán)或處理申報(bào)權(quán)。3．物業(yè)管理經(jīng)費(fèi)及安全衛(wèi)生經(jīng)費(fèi)的審核權(quán)。4．食堂采購(gòu)的審核權(quán)。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上班,有時(shí)需要加班加點(diǎn)。物業(yè)管理辦公室任職要求知識(shí)及擁有物業(yè)管理、后勤管理、基礎(chǔ)設(shè)施管理及經(jīng)濟(jì)法等各方面的專業(yè)知識(shí)。了解房地產(chǎn)基本知識(shí),熟悉計(jì)算機(jī)的應(yīng)用及操作。技能要求物業(yè)管理事務(wù)的處理能力,熟悉后勤計(jì)劃的制訂與監(jiān)控。熟悉安全事故的處理程序。?？埔陨蠈W(xué)歷,經(jīng)濟(jì)管理或物業(yè)管理專業(yè),三年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。任職者需具有健康的體魄,充沛的精力,強(qiáng)烈的責(zé)任心;仔細(xì)認(rèn)真的個(gè)人特征;行政辦秘書(shū)崗位說(shuō)明書(shū)崗位標(biāo)識(shí)信息崗位名稱行政辦秘書(shū)隸屬部門崗位編碼XZ03直接上級(jí)行政辦主任工資等級(jí)直接下級(jí)可輪換崗位行政辦文書(shū)分析日期負(fù)責(zé)公司日常行政事務(wù)管理,確保公司事務(wù)不受影響。工作職責(zé)與任務(wù)1．負(fù)責(zé)公司印章的管理和使用。2．負(fù)責(zé)公司辦公器具的管理,確保公司經(jīng)營(yíng)辦公正常運(yùn)行。3．負(fù)責(zé)員工提案資料的管理,立項(xiàng)、申報(bào)。4．負(fù)責(zé)公司機(jī)房管理,保證公司網(wǎng)絡(luò)安全使用。5．負(fù)責(zé)公司考勤工作,按時(shí)提交打卡記錄。6．完成上級(jí)交給的其它任務(wù)。工作1．嚴(yán)格控制辦公經(jīng)費(fèi)使用,做到采購(gòu)計(jì)劃合理、適用。2．嚴(yán)格機(jī)房管理制度,做到整潔衛(wèi)生、安全舒適。3．員工提案申報(bào)及時(shí),立項(xiàng)準(zhǔn)確。4．嚴(yán)格考勤紀(jì)律,不弄虛作假。崗位工作關(guān)系(一)內(nèi)部關(guān)系1．所受監(jiān)督:在行政事務(wù)處理方面接受主任的指示和監(jiān)督。2．所施監(jiān)督:公司員工出勤情況的監(jiān)督權(quán),辦公用具、辦公用品、公司網(wǎng)絡(luò)及員工提案管理權(quán)、公司印章使用的管理監(jiān)督權(quán)。3．合作關(guān)系:公司的內(nèi)勤、外勤及網(wǎng)絡(luò)管理,與公司員工發(fā)生協(xié)作關(guān)系。(二)外部關(guān)系1．網(wǎng)絡(luò)管理方面與公安部門發(fā)生協(xié)作關(guān)系。工作權(quán)限1．公司員工出勤情況的監(jiān)督權(quán)、登記權(quán)。2．印章及辦公用品的監(jiān)督使用權(quán)。3．公司網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及機(jī)房的管理權(quán)。4．員工提案的立項(xiàng)申報(bào)權(quán)。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上班,有時(shí)需要加班加點(diǎn)。在辦公室任職要求知識(shí)及擁有文書(shū)、計(jì)算機(jī)及經(jīng)濟(jì)管理方面的專業(yè)知識(shí),了解房地產(chǎn)基本知識(shí)。熟悉計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用與操作。技能要求文書(shū)工作的處理能力,較強(qiáng)的文字書(shū)寫能力。熟悉行政事務(wù)管理工作程序。專科以上學(xué)歷,計(jì)算機(jī)、中文或經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)。二年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。身體健康、精力充沛、責(zé)任心強(qiáng)、仔細(xì)認(rèn)真的個(gè)人特征。女性,30歲以下。行政辦文書(shū)崗位說(shuō)明書(shū)崗位標(biāo)識(shí)信息崗位名稱行政辦文書(shū)隸屬部門崗位編碼XZ04直接上級(jí)行政辦主任工資等級(jí)直接下級(jí)可輪換崗位行政辦秘書(shū)分析日期負(fù)責(zé)公司日常行政事務(wù)管理,確保公司事務(wù)不受影響。工作職責(zé)與任務(wù)1．負(fù)責(zé)公司會(huì)議記錄及紀(jì)要整理,保證會(huì)議室清潔、有序。2．負(fù)責(zé)公司圖書(shū)、報(bào)刊裝訂、上架3．負(fù)責(zé)公司文件檔案的整理、傳遞、歸檔。4．負(fù)責(zé)公司信息收集的整理和公司對(duì)外宣傳工作,做到全面、及時(shí)、完整。5．完成上級(jí)交給的其它任務(wù)。工作1．會(huì)議記錄全面,思路清晰,要點(diǎn)明確。2．文檔的管理整潔、有序、科學(xué)、合理。3．圖書(shū)管理完整無(wú)損,報(bào)刊裝訂整齊,資料保管齊全。4．信息收集及時(shí),對(duì)外宣傳資料準(zhǔn)備全面,發(fā)布及時(shí),效果突出。崗位工作關(guān)系(一)內(nèi)部關(guān)系1．所受監(jiān)督:在行政事務(wù)方面,接受主任的指示和監(jiān)督。2．所施監(jiān)督:文件檔案、圖書(shū)借閱實(shí)施監(jiān)督。3．合作關(guān)系:在文檔管理、圖書(shū)管理及信息收集等方面,與員工發(fā)生協(xié)作關(guān)系。(二)外部關(guān)系1．在對(duì)外宣傳方面與政府及相關(guān)部門發(fā)生聯(lián)系。2．在信息收集方面與客戶發(fā)生聯(lián)系。工作權(quán)限1．會(huì)議的記錄權(quán)和紀(jì)要的整理權(quán)。2．文檔、圖書(shū)的管理權(quán)。3．信息收集的報(bào)告權(quán)。4．公司對(duì)外宣傳權(quán)。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上班,有時(shí)需要加班加點(diǎn)。在辦公室任職要求知識(shí)及擁有文書(shū)、計(jì)算機(jī)及經(jīng)濟(jì)管理方面的專業(yè)知識(shí),了解房地產(chǎn)基本知識(shí)。熟悉計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用與操作。技能要求文書(shū)工作的處理能力,較強(qiáng)的文字書(shū)寫能力。熟悉行政事務(wù)管理工作程序。?？埔陨蠈W(xué)歷,計(jì)算機(jī)、中文或經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)。二年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。身體健康、精力充沛、責(zé)任心強(qiáng)、仔細(xì)認(rèn)真的個(gè)人特征。女性,30歲以下。圖書(shū)管理員崗位說(shuō)明書(shū)崗位標(biāo)識(shí)信息崗位名稱圖書(shū)管理員隸屬部門崗位編碼XZ05直接上級(jí)行政辦主任工資等級(jí)直接下級(jí)可輪換崗位分析日期負(fù)責(zé)公司圖書(shū)、報(bào)刊的編輯管理,圖書(shū)室的環(huán)境管理。工作職責(zé)與任務(wù)1．負(fù)責(zé)公司圖書(shū)、報(bào)刊、資料的收集整理、編排、登記。2．負(fù)責(zé)制訂公司圖書(shū)的借閱辦法,管理流程及措施。3．負(fù)責(zé)制訂公司圖書(shū)、報(bào)刊、資料的訂購(gòu)計(jì)劃。4．負(fù)責(zé)圖書(shū)室的管理、監(jiān)督,維持好室內(nèi)管理秩序。5．完成上級(jí)交給的其它任務(wù)。工作圖書(shū)、報(bào)刊、資料完整無(wú)損,擺放整潔、有序。室內(nèi)環(huán)境整潔有序、舒適明亮。崗位工作關(guān)系(一)內(nèi)部關(guān)系1．所受監(jiān)督:在圖書(shū)室管理方面接受主任或文書(shū)的指示和監(jiān)督。2．所施監(jiān)督:公司圖書(shū)、報(bào)刊、資料的借閱管理監(jiān)督和保管。3．合作關(guān)系:在圖書(shū)室與借閱員工發(fā)生協(xié)作關(guān)系。(二)外部關(guān)系一般不與外界發(fā)生關(guān)系。工作權(quán)限1．圖書(shū)、報(bào)刊、資料的歸檔和管理權(quán)。2．對(duì)借閱員工違反借閱制度的糾正權(quán)和申報(bào)權(quán)。3．圖書(shū)室的管理權(quán)。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上班。在圖書(shū)室任職要求知識(shí)及擁有圖書(shū)管理、檔案管理等方面的專業(yè)知識(shí)。了解房地產(chǎn)基本知識(shí)。熟悉計(jì)算機(jī)的應(yīng)用與操作。技能要求較強(qiáng)的分析和記憶能力。熟悉圖書(shū)管理的方法和技巧。中專以上學(xué)歷,圖書(shū)、中文或計(jì)算機(jī)管理專業(yè)。二年以上工作經(jīng)驗(yàn)。身體健康、精力充沛、責(zé)任心強(qiáng)、仔細(xì)認(rèn)真的個(gè)人特征。女性,30歲以下。駕駛員崗位說(shuō)明書(shū)崗位標(biāo)識(shí)信息崗位名稱駕駛員隸屬部門崗位編碼XZ06直接上級(jí)行政辦主任工資等級(jí)直接下級(jí)可輪換崗位分析日期負(fù)責(zé)公司車輛管理、維修與保養(yǎng)。工作職責(zé)與任務(wù)1．負(fù)責(zé)公司車輛的管理與存放。2．負(fù)責(zé)公司車輛的使用和駕駛。3．負(fù)責(zé)車載物品的搬運(yùn)和送貨。4．負(fù)責(zé)公司車輛保養(yǎng)、維修和清潔。5．負(fù)責(zé)公司車輛外租收費(fèi)核算和登記。6．完成上級(jí)交給的其它任務(wù)。工作1．安全駕駛,不違章操作。2．車內(nèi)清潔、舒適,服務(wù)周到、熱情大方。3．合理收費(fèi),不弄虛作假。崗位工作關(guān)系(一)內(nèi)部關(guān)系1．所受監(jiān)督:在行政事務(wù)方面接受行政辦主任的指示和監(jiān)督。2．所施監(jiān)督:對(duì)公司車輛的管理、使用及保養(yǎng)等方面實(shí)施監(jiān)督。3．合作關(guān)系:在車輛運(yùn)輸使用方面,與員工發(fā)生協(xié)作關(guān)系。(二)外部關(guān)系1．在車輛管理方面,與公安交通部門發(fā)生聯(lián)系。2．在車輛使用方面,與相關(guān)部門或客戶發(fā)生公共關(guān)系。工作權(quán)限1．公司車輛的監(jiān)督管理權(quán)。2．違章乘車的糾正權(quán)、實(shí)施的申報(bào)權(quán)。3．違規(guī)物品的拒載權(quán)。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上班,經(jīng)常加班加點(diǎn)。外地流動(dòng)任職要求知識(shí)及擁有交通法規(guī)、機(jī)械維修、車輛駕駛等方面的專業(yè)技能。了解房地產(chǎn)基本知識(shí)。技能要求較強(qiáng)的分析記憶能力,熟悉交通法規(guī)和交通事故處理的各種方法。中專以上學(xué)歷,機(jī)械制作或公共關(guān)系專業(yè),三年以上駕駛經(jīng)驗(yàn)。任職者具有健康的體魄,充沛的精力,強(qiáng)烈的責(zé)任心,仔細(xì)認(rèn)真的個(gè)人特征。男性,35歲以下。門衛(wèi)崗位說(shuō)明書(shū)崗位標(biāo)識(shí)信息崗位名稱門衛(wèi)隸屬部門崗位編碼XZ07直接上級(jí)行政部主任、副主任工資等級(jí)直接下級(jí)可輪換崗位分析日期負(fù)責(zé)公司門衛(wèi)的值班、檢查和監(jiān)督。工作職責(zé)與任務(wù)1．負(fù)責(zé)公司出入人員的檢查。2．負(fù)責(zé)公司出入人員攜帶物品的檢查和登記。3．負(fù)責(zé)檢查員工的出勤情況,監(jiān)督打卡機(jī)的使用。4．負(fù)責(zé)檢查員工胸卡的佩戴情況。5．完成上級(jí)交給的其它任務(wù)。工作嚴(yán)格執(zhí)行公司出入人員的管理制度,認(rèn)真負(fù)責(zé),態(tài)度認(rèn)真。嚴(yán)格考勤打卡制度,認(rèn)真負(fù)責(zé),不弄虛作假。崗位工作關(guān)系(一)內(nèi)部關(guān)系1．所受監(jiān)督:在公司行政事務(wù)管理中,接受主任、副主任的指示和監(jiān)督。2．所施監(jiān)督:對(duì)公司出入人員及所攜物品,實(shí)施檢查監(jiān)督。3．合作關(guān)系:與上下班的公司員工發(fā)生協(xié)作關(guān)系。(二)外部關(guān)系1．與來(lái)公司參觀或聯(lián)系業(yè)務(wù)的客人發(fā)生聯(lián)系。工作權(quán)限1．公司員工出勤的監(jiān)督情況。2．公司員工出入所攜物品的檢查登記情況。3．公司員工制服及胸章的檢查權(quán)。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上班,有時(shí)需要加班加點(diǎn)。門衛(wèi)值班室任職要求知識(shí)及擁有法律、保安等方面的專業(yè)知識(shí)和技能。了解房地產(chǎn)的基本知識(shí)。技能要求具備較強(qiáng)的事務(wù)的分析判斷能力。熟悉安全防護(hù)措施的規(guī)定。掌握一定的武術(shù)技巧。中專學(xué)歷或高職學(xué)歷,武術(shù)專業(yè)或退伍軍人,兩年以上工作經(jīng)驗(yàn)。任職者具有健康的體魄,充沛的精力,強(qiáng)烈的責(zé)任心,仔細(xì)認(rèn)真的個(gè)人特征;男性,25歲以下。前臺(tái)崗位說(shuō)明書(shū)崗位標(biāo)識(shí)信息崗位名稱前臺(tái)隸屬部門崗位編碼XZ08直接上級(jí)行政辦主任、副主任工資等級(jí)直接下級(jí)可輪換崗位分析日期負(fù)責(zé)公司前臺(tái)服務(wù)、接待工作。工作職責(zé)與任務(wù)1．負(fù)責(zé)公司出勤記錄和打卡機(jī)的使用。2．負(fù)責(zé)公司來(lái)客的服務(wù)接待工作。做好來(lái)客詢?cè)L內(nèi)容記錄。3．負(fù)責(zé)公司外來(lái)領(lǐng)導(dǎo)、來(lái)客的引領(lǐng)工作。4．負(fù)責(zé)班前班后公司辦公樓內(nèi)的檢查工作。5．完成上級(jí)交給的其它任務(wù)。工作著裝整齊、禮儀規(guī)范、禮貌大方主動(dòng)熱情、服務(wù)周到檢查認(rèn)真、不出差錯(cuò)、消除隱患崗位工作關(guān)系(一)內(nèi)部關(guān)系1．所受監(jiān)督:在公司事務(wù)方面接受主任或主任的監(jiān)督。2．所施監(jiān)督:對(duì)公司員工上下班考勤及打卡機(jī)實(shí)施監(jiān)督和登記。3．合作關(guān)系:與出入公司的員工發(fā)生協(xié)作關(guān)系。(二)外部關(guān)系1．在外來(lái)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)客發(fā)生聯(lián)系。工作權(quán)限1．對(duì)公司員工出勤情況的登記權(quán)。打卡機(jī)使用的監(jiān)督權(quán)。2．外來(lái)人員的詢問(wèn)權(quán)和登記權(quán)。3．上下班后辦公樓內(nèi)的檢查權(quán)。在規(guī)定時(shí)間內(nèi),有時(shí)需要加班加點(diǎn)。辦公樓前臺(tái)任職要求知識(shí)及擁有公共關(guān)系和禮儀方面的專業(yè)知識(shí),了解房地產(chǎn)知識(shí)。技能要求具備較強(qiáng)的事務(wù)的分析判斷能力,較好的普通話基礎(chǔ)。禮儀公關(guān)能力強(qiáng)。中專或高職學(xué)歷,公關(guān)及相關(guān)專業(yè),兩年以上工作經(jīng)驗(yàn)。身體健康,美觀大方,精力充沛,責(zé)任心強(qiáng),認(rèn)真仔細(xì)的個(gè)人特征。女性,25歲以下。5．0行政事務(wù)管理制度5．1門衛(wèi)接待制度1．1為加強(qiáng)出入公司的人員、物品的管理,特制定本制度。1．2凡人員及物品出入公司大門應(yīng)遵守本制度,由保安人員負(fù)責(zé)管理。1．3本公司人員出入管理1．3．1本公司員工出入公司,應(yīng)穿著規(guī)定服裝,配掛胸卡于胸處,以便識(shí)別,并嚴(yán)禁赤足或穿著拖鞋。1．3．2員工出入公司,如果攜有物品,應(yīng)接受保安人員的檢查和登記。1．3．3員工上下班時(shí),應(yīng)排隊(duì)打卡,并不得代替她人打卡,如發(fā)現(xiàn)依考勤管理規(guī)定處分。1．3．4凡進(jìn)出公司及在公司范圍以內(nèi),無(wú)論上下班時(shí)間一律佩掛胸卡,未按規(guī)定佩掛者,依有關(guān)規(guī)定處分。1．3．5工作時(shí)間內(nèi)因公外出(1)從業(yè)人員臨時(shí)因公外出時(shí),應(yīng)經(jīng)直接上級(jí)批準(zhǔn),保安人員記錄出入公司時(shí)間。如遇異常情況應(yīng)即聯(lián)絡(luò)其所屬部門的主管處理。(2)工程部、銷售部人員外出,應(yīng)填寫出工單,說(shuō)明去施工、銷售現(xiàn)場(chǎng)或其它場(chǎng)所,保安人員要做詳細(xì)登記。(3)因故請(qǐng)假出公司者,應(yīng)按規(guī)定辦理請(qǐng)假手續(xù)后打卡出公司。(4)下班時(shí)間除加班外,禁止逗留。1．4公司外人員出入管理1．4．1工程承包人及雇用人員須入公司工作,先由工程承包人填具”出入公司申請(qǐng)書(shū)”一式兩份,經(jīng)工程部經(jīng)理及負(fù)責(zé)安衛(wèi)的主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后,一份送辦公室審核,一份送門衛(wèi)存查,并憑此換發(fā)”工程承包人入公司憑證”。如入公司工作時(shí)間在一日以內(nèi),可免送辦公室審核。(1)入公司:憑身份證明文件及”工程承包人入公司證”交門衛(wèi)核對(duì)無(wú)誤后換發(fā)”工程承包人入公司證”佩掛入公司。(2)出公司:當(dāng)日工作完畢出公司時(shí),應(yīng)交還”工程承包人入公司證”,換回身份證明文件及”工程承包人入公司憑證”。午間出公司用餐及工作中出入公司時(shí)亦同。1．4．2凡公司外人員來(lái)訪者,應(yīng)先填簽”來(lái)賓登記表”,保安人員負(fù)責(zé)引領(lǐng)前臺(tái)接待。1．4．3離開(kāi)公司時(shí),應(yīng)攜”貴賓證”交還”保安室”,并由保安人員簽注離開(kāi)公司時(shí)間。1．4．4禁止來(lái)賓未經(jīng)準(zhǔn)許進(jìn)入公司,發(fā)現(xiàn)或接獲她人舉報(bào),應(yīng)由辦公室查明責(zé)任歸屬,如因保安人員管理不嚴(yán),公司給予當(dāng)值人員20元處罰。5．2前臺(tái)接待制度1．1總臺(tái)或各樓層值班人員,統(tǒng)稱前臺(tái)接待。1．2前臺(tái)接待上班須著工作裝、化淡妝。1．3前臺(tái)接待要按以下程序工作:8:15到公司,穿工作服,檢查打卡機(jī),開(kāi)空調(diào)機(jī)(夏天);8:20,站立迎候員工上班;8:30收卡。由公司派車接送上班的員工,因堵車或其它非主觀原因不能準(zhǔn)時(shí)上班的,不以遲到論,但要注明原因。工程部常駐工地人員,應(yīng)有工程部經(jīng)理說(shuō)明原因,前臺(tái)進(jìn)行登記。1．4前臺(tái)接待對(duì)待員工或其它客人,要禮貌大方,熱情周到,對(duì)來(lái)訪客高層領(lǐng)導(dǎo)的客人,要問(wèn)清事先有無(wú)預(yù)約,并主動(dòng)通知被找領(lǐng)導(dǎo);客人到領(lǐng)導(dǎo)辦公室后,應(yīng)主動(dòng)遞送茶水;客人離開(kāi)后,應(yīng)及時(shí)收拾茶杯。1．5各樓層的文員,應(yīng)視本樓層的具體情況,參照總臺(tái)的工作程序做好工作。前臺(tái)接待要保持會(huì)議室的整潔,早晚各檢查一次。會(huì)議結(jié)束后,立即清理會(huì)議室。1．6前臺(tái)接待應(yīng)推遲10分鐘下班,各樓層接待下班前應(yīng)先關(guān)好空調(diào)整機(jī)并檢查各辦公室,發(fā)現(xiàn)里面沒(méi)有人時(shí),應(yīng)鎖門關(guān)燈,做到人離燈滅。如有員工確因工作需要須加班時(shí),要告知其離開(kāi)時(shí)的注意事項(xiàng)。1．7前臺(tái)接待違反本制度或其它與其本職工作相關(guān)的工作制度的,視情節(jié)給予其批評(píng),或處于50元以上、100元以下罰款,屢教不改的,扣除當(dāng)月獎(jiǎng)金直至給予辭退處理。5．3考勤管理制度1．0為加強(qiáng)公司職工考勤管理,特制定本規(guī)定。2．0本規(guī)定適用于公司總部。各下屬全資或控股企業(yè)、項(xiàng)目部、銷售處或參照?qǐng)?zhí)行或另行規(guī)定,各企業(yè)自定的考勤管理規(guī)定須由公司常務(wù)副總經(jīng)理審核簽發(fā)。3．0員工正常工作時(shí)間為上午8時(shí)30分至12時(shí),下午1時(shí)30分至5時(shí)。員工應(yīng)提前15分鐘到達(dá),上班時(shí)間一到,準(zhǔn)時(shí)投入工作狀態(tài)。每周六、日不上班,因季節(jié)變化需調(diào)整工作時(shí)間由辦公室另行通知。4．0公司職工一律實(shí)行上下班打卡登記制度。5．0所有員工上下班均需親自打卡,任何人不得代理她人或由她人代理打卡,違犯此條規(guī)定者,代理人和被代理人均給予記過(guò)一次和罰款50元的處分。6．0公司前臺(tái)接待監(jiān)督員工上下班打卡,并負(fù)責(zé)將員工出勤情況告辦公室主任,由辦公室主任報(bào)至人力資源部,人力資源部據(jù)此核發(fā)全勤及填報(bào)員工考核表。7．0所有人員須先到公司打卡后,方能外出辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)。特殊情況需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽卡批準(zhǔn),不辦理批準(zhǔn)手續(xù)者,按遲到或曠工處理。8．0上班時(shí)間開(kāi)始后5分鐘至30分鐘到班者,按遲到論處,超過(guò)30分鐘以上者,按曠工半日論處。提前30分鐘以內(nèi)下班者按早退論處,超過(guò)30分鐘者按曠工半天論處。9．0員工外出辦理業(yè)務(wù)前須向本部門負(fù)責(zé)人(或其授權(quán)人)申明外出原因及返回公司時(shí)間,否則按外出辦私事處理。10．0上班時(shí)間外出辦私事者,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),即扣除當(dāng)月全勤獎(jiǎng),并給予警告1次的處分。11．0員工1個(gè)月內(nèi)遲到、早退累計(jì)達(dá)3次者扣發(fā)全勤獎(jiǎng)50%,達(dá)5次者扣發(fā)100%全勤獎(jiǎng),并給予1次警告處分。12．0員工無(wú)故曠工半日者,扣發(fā)當(dāng)月全勤獎(jiǎng),并給予1次警告處分。每月累計(jì)3天曠工者,扣除當(dāng)月工資,并給予記過(guò)1次處分;無(wú)故曠工達(dá)1星期以上者,給予除名處理。13．0職工因公出差,須事先填寫出差登記表,副經(jīng)理以下人員由部門經(jīng)理批準(zhǔn);各部門經(jīng)理出差由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);高層管理人員出差須報(bào)經(jīng)常務(wù)副總總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。到達(dá)出差后應(yīng)及時(shí)與公司取得聯(lián)系。出差人員應(yīng)于出差前先辦理出差登記手續(xù)并交至辦公室備案。凡過(guò)期或未填寫出差登記表者不再補(bǔ)發(fā)全勤獎(jiǎng),不予報(bào)銷出差費(fèi)用,特殊情況須報(bào)總經(jīng)理審批。考勤管理流程圖上班打卡上班打卡檢查下班打卡上班人員檢查缺勤人員表1分析分析下班人員未下班人員匯總登錄表2 表1員工外出登記表年月日姓名外出時(shí)間外出原因回來(lái)時(shí)間備注表2員工出勤日?qǐng)?bào)表年月日部門在編實(shí)到遲到早退病假事假公假曠工其它備注5．4工作服管理制度1．0職員統(tǒng)一工作服的使用與管理,均以本規(guī)定為準(zhǔn)。保安等特殊工種所用制服的管理規(guī)定另行制訂。2．0本規(guī)定中的制服,是指在公司業(yè)務(wù)中穿著的由公司統(tǒng)一制作的服裝。3．0制服分夏裝和冬裝兩種:其穿用時(shí)間分別為:夏裝,5月1日至10月154．0除特殊場(chǎng)合外,職工上班時(shí)必須穿工作服。主管上級(jí)有指導(dǎo)與監(jiān)督職工穿用制服的責(zé)任。5．0遵守事項(xiàng):5．1不得擅自改變制服樣式。5．2不得典賣、讓渡、轉(zhuǎn)借制服。5．3制服應(yīng)保持整潔。如有污損,應(yīng)自費(fèi)清洗或修補(bǔ)。5．4制服如丟失或破損不能穿用時(shí),應(yīng)直接報(bào)告主管上級(jí)。6．0制服配發(fā)一人一套,分夏裝和冬裝兩式。7．0制服的配發(fā)期間原則上為一年,自配發(fā)日算起。但未到換發(fā)期,制服破損不能穿用時(shí),不在此例。反之,到換發(fā)期,制服尚可穿用時(shí),應(yīng)繼續(xù)使用。8．0新職工從正式上班起,配發(fā)制服。職工更換制服時(shí),應(yīng)填寫<制服申請(qǐng)表>,與舊制服同時(shí)經(jīng)主管上級(jí)交辦公室。制服丟失或嚴(yán)重破損時(shí),不再上交。9．0下列情況下,職工須交還制服。9．1辭職。9．2辭退10．0制服管理。10．1職工對(duì)配發(fā)的制服有保管、補(bǔ)修的責(zé)任。10．2盡量減少制服在非工作時(shí)間的損耗。10．3制服清洗由個(gè)人負(fù)擔(dān)費(fèi)用。11．0制服丟失,失盜或破損時(shí),如系個(gè)人原因,應(yīng)由本人全部或部分賠償。12．0食堂人員的制服配發(fā),適用于以上規(guī)定。13．0如有必要,對(duì)臨時(shí)工的制服配發(fā),適用于以上規(guī)定。14．0本規(guī)定自×××年×月×日起實(shí)施。公司制服管理流程圖制服統(tǒng)一設(shè)計(jì)制服統(tǒng)一設(shè)計(jì)訂立配發(fā)范圍規(guī)定使用注意事項(xiàng)制訂換舊與回收制度制服統(tǒng)一制作5．5胸卡管理制度1．0目的為配合人員管理及門衛(wèi)管理需要,維護(hù)公司辦公區(qū)之的安全秩序,特制定本制度。2．0適用范圍凡本公司員工(總經(jīng)理除外)3．0實(shí)施細(xì)則:3．1員工進(jìn)出公司時(shí)及上班時(shí)段內(nèi)須佩戴胸卡,不得轉(zhuǎn)借她人。3．2來(lái)賓訪客則于門衛(wèi)室申請(qǐng)來(lái)賓證后,方可進(jìn)入公司洽談業(yè)務(wù)。3．3胸卡證之制發(fā)由人力資源部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。4．0種類及樣式:4．1胸卡分為三種:4．1．1正式卡:指正式任用員工所戴;4．1．2試用卡:指試用期間員工所佩戴;4．2正式卡及試用卡均須張?zhí)麊T工個(gè)人相片,無(wú)相片者,須于領(lǐng)用一周內(nèi)補(bǔ)貼。5．0佩戴:胸卡一律佩戴于胸前明顯的地方,須正面朝前可供識(shí)別,以?shī)A扣或別針掛在胸前即可。在施工、銷售現(xiàn)場(chǎng),工程部、銷售部人員要佩戴胸卡。6．0員工胸卡管理:6．1胸卡損毀,應(yīng)向人力資源部辦理重發(fā)(須以舊證換新證),并繳交工本費(fèi)若干。6．2胸卡證未依規(guī)定張貼相片者,視同未戴胸卡處理。6．3胸卡遺失,應(yīng)向辦公室辦理重發(fā),應(yīng)繳交罰款50元。6．4員工調(diào)動(dòng)不同部門時(shí),應(yīng)向人力資源部辦理重發(fā),并不需付工本費(fèi)。6．5員工離職時(shí),應(yīng)將胸卡繳回人力資源部。6．6進(jìn)出公司:6．6．1員工出公司時(shí),應(yīng)將識(shí)別證交于門衛(wèi)保管,待回公司再依序領(lǐng)取;因遺失,則由門衛(wèi)登記確認(rèn)后方可放行,門衛(wèi)并應(yīng)將名單交到辦公室。6．6．2遺失胸卡的人員應(yīng)盡速到辦公室補(bǔ)辦。繳交罰款30元。7．0來(lái)賓證管理:來(lái)賓訪客進(jìn)入公司應(yīng)于門衛(wèi)室申請(qǐng)來(lái)賓證,公務(wù)完畢離公司需繳回,不得將來(lái)賓證借給她人使用。8．0實(shí)施與修改:本制度經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實(shí)施,修改時(shí)亦同。胸卡管理程序圖統(tǒng)一設(shè)計(jì)制作統(tǒng)一設(shè)計(jì)制作分類區(qū)別配發(fā)規(guī)定配戴位置調(diào)離回繳規(guī)定嚴(yán)格檢查制度遺損處理方法制定使用規(guī)則5．6衛(wèi)生制度1．0本公司為維護(hù)員工健康及工作場(chǎng)所環(huán)境衛(wèi)生,特制訂本制度。2．0凡本公司衛(wèi)生事宜,除另有規(guī)定外,皆依本制度實(shí)行。3．0本公司衛(wèi)生事宜,全體人員須一律確實(shí)遵行。4．0凡新進(jìn)入員工,必須了解清潔衛(wèi)生的重要性與必要的衛(wèi)生知識(shí)。5．0各工作場(chǎng)所內(nèi),均須保持整潔,不得堆放垃圾、污垢或碎屑。6．0各工作場(chǎng)所內(nèi)的走道及階梯,至少每日清掃一次,并采用適當(dāng)方法減少灰塵的飛揚(yáng)。7．0各工作場(chǎng)所內(nèi),嚴(yán)禁隨地吐痰。8．0飲水必須清潔。9．0洗水間、更衣室及其它衛(wèi)生設(shè)施,必須保持清潔。10．0排水溝應(yīng)經(jīng)常清除污穢,保持清潔暢通。11．0凡可能寄生傳染菌的原料,應(yīng)于使用前適當(dāng)消毒。12．0凡可能產(chǎn)生有礙衛(wèi)生的氣體、灰塵、粉末,應(yīng)作如下處理:12．1采用適當(dāng)方法減少有害物質(zhì)的產(chǎn)生;12．2使用密閉器具以防止有害物質(zhì)的散發(fā);12．3在產(chǎn)生此項(xiàng)有害物的最近處,按其性質(zhì)分別作凝結(jié)、沉淀、吸引或排除等處理。13．0凡處理有毒物或高溫物體的工作或從事有塵埃、粉末或有毒氣體散布的工作,或暴露于有害光線中的工作等,需用防護(hù)服裝或器具者,公司按其性質(zhì)制備相應(yīng)的防護(hù)服裝或器具。從事以上工作的員工,對(duì)于本公司設(shè)備的防護(hù)服裝或器具,必須妥善保管。14．0各工作場(chǎng)所的采光、應(yīng)滿足下列要求:14．1各工作部門須有充分的光線;14．2光線須有適宜的分布;14．3光線須防止眩目及閃動(dòng)。15．0各工作場(chǎng)所的窗戶及照明器具的透光部分,均須保持清潔。16．0凡階梯、升降機(jī)上下處及機(jī)械危險(xiǎn)部分,均須有適度的光線。17．0各工作場(chǎng)所須保持適當(dāng)?shù)臏囟?并根據(jù)不同季節(jié)予以調(diào)節(jié)。18．0各工作場(chǎng)所須保持空氣流通。19．0食堂及廚房的一切用具,均須保持清潔衛(wèi)生。20．0垃圾、廢棄物、污物的清除,應(yīng)符合衛(wèi)生的要求,放置于指定的范圍內(nèi)。21．0公司應(yīng)設(shè)置常見(jiàn)藥品并存放于小箱或小櫥內(nèi),以便得員工取用。22．0本準(zhǔn)則經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后施行,修改時(shí)亦同。衛(wèi)生狀況檢查表檢查項(xiàng)目良好一般較差缺點(diǎn)事實(shí)改進(jìn)事項(xiàng)著裝茶杯、煙缸門窗地板辦公桌椅電話辦公用具工作桌椅樓道廁所其它主管: 檢查員:上班清潔自查表工作項(xiàng)目周日周一周二周三周四周五周六1．擦拭店內(nèi)玻璃及鏡面2．擦拭燈罩內(nèi)、外側(cè)3．擦拭畫(huà)框及鏡面4．整理廢紙箱及前、后鏡5．保養(yǎng)花木、澆水、擦葉及剪黃葉6．擦拭花盆及盆座7．擦拭銅條8．擦拭所有木制家具9．清潔大門口、樓梯、地毯及人行道10．清潔沙發(fā)、墻縫或窗縫的垃圾11．掃地、拖地及清理垃圾當(dāng)班經(jīng)理簽名/日期衛(wèi)生區(qū)域計(jì)劃表部門區(qū)域倉(cāng)庫(kù)走道空地廠外環(huán)境水溝清潔說(shuō)明5．7食堂管理制度1．1食堂人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的一切規(guī)章制度。按時(shí)上下班,堅(jiān)守工作崗位,服從上級(jí)安排,有事要請(qǐng)假,未經(jīng)同意不得擅自離開(kāi)工作崗位。1．2樹(shù)立全心全意為員工服務(wù)的思想,講究職業(yè)道德。文明服務(wù),態(tài)度和藹,主動(dòng)熱情,禮貌待人,熱愛(ài)本職,認(rèn)真負(fù)責(zé)。做到飯熱菜香,味美可口,飯菜定量食品足量,平等待人。1．3員工一律憑就餐卡打卡就餐,禁止收取現(xiàn)金。嚴(yán)格登記手續(xù)。任何人在食堂就餐須按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)。1．4堅(jiān)持實(shí)物驗(yàn)收制度,做到日清月結(jié),賬物相符。每周盤點(diǎn)一次食堂倉(cāng)庫(kù),每月上旬定期公布賬目,接受員工的監(jiān)督。1．5愛(ài)護(hù)公物。食堂的一切設(shè)備、餐具均需有登記,有賬目,不得貪小便宜將廚房用料或炊具帶回家。1．6做好炊事人員的個(gè)人衛(wèi)生。做到勤洗手,剪指甲,勤換、勤洗工作服,工作時(shí)要穿戴工作衣帽。1．7炊事人員每年進(jìn)行一次健康檢查,無(wú)健康合格證者,不準(zhǔn)在食堂工作。1．8在廚房和餐廳內(nèi)嚴(yán)禁穿拖鞋、短褲和赤膊。1．9把好驗(yàn)收關(guān),嚴(yán)禁腐爛,變質(zhì)的原料入倉(cāng),以防止食物中毒。1．10安排好員工就餐排隊(duì)問(wèn)題,縮短排隊(duì)時(shí)間,按時(shí)開(kāi)膳,打菜人員需戴口罩。1．11每周制定一次食譜。早、午、晚餐品種要多式樣,提高烹調(diào)技術(shù),改進(jìn)員工伙食。對(duì)因工作需要不能按時(shí)就餐和臨時(shí)客餐,可事前有預(yù)約和通知。1．12做好安全工作。使用炊事器具或用具要嚴(yán)格遵守操作規(guī)程,防止事故發(fā)生。1．13嚴(yán)禁隨便帶無(wú)關(guān)人員進(jìn)入廚房和保管室。1．14易燃、易爆物品要嚴(yán)格按規(guī)定放置,杜絕意外事故的發(fā)生。1．15食堂工作人員下班前,要關(guān)好門窗,檢查各類電源開(kāi)關(guān)、設(shè)備等。1．16食堂主任要經(jīng)常督促、檢查,做好防盜工作。食堂衛(wèi)生管理程序圖制定衛(wèi)生管理制度制定衛(wèi)生管理制度設(shè)施、環(huán)境條件給予保障分析問(wèn)題,不斷整改總結(jié)提高,保持達(dá)標(biāo)完善檢查監(jiān)督體系衛(wèi)生管理工作具體細(xì)化5．8房屋維修制度1．0本公司的房屋維修計(jì)劃及維修手續(xù)依照本規(guī)程執(zhí)行。2．0本規(guī)程中的維修是指辦公樓及公司其它建筑物的增設(shè)、改造和更新。3．0維修工作的責(zé)任人為行政辦主任及物業(yè)管理公司經(jīng)理。4．0責(zé)任人負(fù)責(zé)制訂所屬財(cái)產(chǎn)等的維修計(jì)劃,依據(jù)維修計(jì)劃和預(yù)算,組織施維修業(yè)務(wù)。5．0辦公室協(xié)助責(zé)任人,組織、協(xié)調(diào)維修工作。6．0財(cái)務(wù)部協(xié)助責(zé)任人,編制綜合維修預(yù)算,檢查執(zhí)行預(yù)算與實(shí)際維修費(fèi)用是否一致。7．0維修計(jì)劃的確立7．1責(zé)任人在進(jìn)行維修前,應(yīng)向辦公室提交維修計(jì)劃。7．2辦公室確認(rèn)有必要后,并請(qǐng)示公司主管后,作出具體的指示。7．3辦公室從技術(shù)的角度對(duì)維修計(jì)劃的內(nèi)容進(jìn)行審查,提出投資計(jì)劃,交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審查。7．4財(cái)務(wù)部經(jīng)理依據(jù)該計(jì)劃,編制資金計(jì)劃。7．54000元千設(shè)備投資計(jì)劃和資金計(jì)劃的由副總經(jīng)理審批,超過(guò)4000元由總經(jīng)理裁定,超過(guò)1萬(wàn)元的維修項(xiàng)目,須交董事會(huì)審議。8．0維修的實(shí)施8．1對(duì)核準(zhǔn)的維修項(xiàng)目,責(zé)任人和相關(guān)部門組織討論具體的維修工程方案,并制訂出詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃,提交給辦公室主任和財(cái)務(wù)部經(jīng)理后,組織實(shí)施。8．2緊急性的維修工程,不需要辦理上列手續(xù),直接由責(zé)任人與辦公室主任協(xié)商后,組織實(shí)施。8．3當(dāng)責(zé)任人制訂的詳細(xì)實(shí)施計(jì)劃的內(nèi)容、期限和預(yù)算,與預(yù)算投資計(jì)劃有顯著差別時(shí),應(yīng)按第8.1所列程序,修訂投資計(jì)劃。9．0維修的監(jiān)督與審查9．1維修實(shí)施后,如維修內(nèi)容、期限、預(yù)算等需要作重要變更,或需追加預(yù)算時(shí),經(jīng)責(zé)任人與辦公室主任協(xié)商后,提交工程變更或追加預(yù)算申請(qǐng)。9．2辦公室主任應(yīng)從技術(shù)角度對(duì)上述申請(qǐng)作出審查,編制設(shè)備計(jì)劃修正案,提交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審查。9．3維修計(jì)劃和資金計(jì)劃的修正案超過(guò)4000元,由總經(jīng)理裁決,超過(guò)1萬(wàn)元,由董事會(huì)審議。10．0責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向辦公室主任、財(cái)務(wù)部經(jīng)理報(bào)告維修進(jìn)展和預(yù)算執(zhí)行情況。11．0公司員工住宅和集體宿舍的維修規(guī)程,另行制訂。12．0本規(guī)程的實(shí)施細(xì)則則負(fù)責(zé)維修計(jì)劃實(shí)施管理的公司主管和財(cái)務(wù)主管制訂。13．0本規(guī)程自××年××月××日起實(shí)施。房屋請(qǐng)修單請(qǐng)修部門年月日請(qǐng)修單號(hào)碼編號(hào)房屋名稱故障損壞說(shuō)明預(yù)估維修費(fèi)需要維修時(shí)間責(zé)任人備注經(jīng)辦部門主管制單5．9車輛管理制度1．0車輛管理1．1公司公務(wù)車的證照及稽核等事務(wù)統(tǒng)由辦公室負(fù)責(zé)管理。配屬于售樓處的車輛由銷售經(jīng)理或指派專人調(diào)派,并負(fù)責(zé)維修、檢驗(yàn)、清潔等。1．2本公司人員因公用車須于事前向車輛管理員申請(qǐng)調(diào)派;車輛管理員依重要性順序派車。不按規(guī)定辦理申請(qǐng),不得派車。1．3每車應(yīng)設(shè)置”車輛行駛記錄表”,使用前應(yīng)核對(duì)車輛里程表與記錄表上前一次用車的記載是否相符。使用后應(yīng)記載行駛里程、時(shí)間、地點(diǎn)、用途等。辦公室每月抽查一次。發(fā)現(xiàn)記載不實(shí)、不全或未記載者應(yīng)呈報(bào)主管提出批評(píng),對(duì)不聽(tīng)勸阻屢教屢犯者應(yīng)給以處分,并停止其使用權(quán)利。1．4每車設(shè)置”車輛使用記錄表”,辦公室主任檢查加油及修護(hù)記錄,以了解車輛受控狀況。每月初連同行駛紀(jì)錄表一并轉(zhuǎn)辦公室稽核。2．0車輛使用2．1使用人必須具有駕照。2．2公務(wù)車不得借予非本公司人員使用。2．3使用人于駕駛車輛前應(yīng)對(duì)車輛做基本檢查(如水箱、油量、機(jī)油、剎車油、電瓶液、輪胎、外觀等),如發(fā)現(xiàn)故障、配件失竊或損壞等現(xiàn)象,應(yīng)立即報(bào)告,否則最后使用人要對(duì)由此引發(fā)的后果負(fù)責(zé)。2．4駕駛?cè)隧殗?yán)守交通規(guī)則。2．5駕駛?cè)瞬坏蒙米詫⒐珓?wù)車開(kāi)回家,或做私用,違者受罰。經(jīng)公司特許或返回時(shí)已逾晚上九時(shí)者例外。2．6車輛應(yīng)停放于指定位置、停車場(chǎng)或適當(dāng)合法位置。任意放置車輛導(dǎo)致違犯交通規(guī)則、損毀、失竊,由駕駛?cè)速r償損失,并予之以處分。2．7為私人目的借用公車應(yīng)先填”車輛使用申請(qǐng)單”,注明”私用”,并經(jīng)辦公室主任認(rèn)可后使用,費(fèi)用自負(fù)。2．8用車人應(yīng)愛(ài)護(hù)車輛,保證機(jī)件、外觀良好,使用后并應(yīng)將車輛清洗干凈。2．9私用時(shí)若發(fā)生事故,而致違規(guī)、損毀、失竊等,在扣除理賠額后全部由私人負(fù)擔(dān)。3．0車輛保養(yǎng)3．1車輛維修、清洗、打蠟等應(yīng)先填”車輛使用申請(qǐng)單”,注明行駛里程,核準(zhǔn)后方得送修。3．2車輛應(yīng)由車管員指定保養(yǎng)部門,或到特約修護(hù)廠維修,否則修護(hù)費(fèi)一律不準(zhǔn)報(bào)銷。自行修復(fù)者,可報(bào)銷購(gòu)買材料零用費(fèi)用。3．3車輛于行駛途中發(fā)生故障或其它耗損急需修復(fù)或更換零件時(shí),可視實(shí)際情況需要進(jìn)行修理,但無(wú)迫切需要或修理費(fèi)超過(guò)元時(shí),應(yīng)與車輛管理員聯(lián)系請(qǐng)示批示。3．4如由于駕駛?cè)耸褂貌划?dāng)或車輛管理員疏于保養(yǎng),而致車輛損壞或機(jī)件故障,所需之修護(hù)費(fèi),應(yīng)依情節(jié)輕重,由公司與駕駛?cè)嘶蜍囕v管理員負(fù)擔(dān)。3．5發(fā)生交通事故后,如需向受害當(dāng)事人賠償損失,經(jīng)扣除保險(xiǎn)金額后,其差額由駕駛?cè)伺c公司各負(fù)擔(dān)一半。4．0費(fèi)用報(bào)銷4．1公務(wù)車油料及維修費(fèi)以憑證實(shí)報(bào)實(shí)銷。4．2私車公用憑實(shí)證報(bào)銷。4．3公車私用4．3．11500CC以內(nèi)每次行駛30KM內(nèi),繳交公司2元/KM;每次行駛超過(guò)30KM,1.6元/K.4．3．21600CC以上:每次行駛30K內(nèi),繳交公司2.2元/KM每次行駛超過(guò)30KM內(nèi),繳交公司2.2元/KM;每次行駛超過(guò)30KM,繳交1.8元KM。車輛管理流程圖車輛用前管理車輛用前管理使用申請(qǐng)車輛用后管理派車部門經(jīng)理審核安排調(diào)度是否同意NoYes表4表5表6表7表1表2表3表1車輛登記表類別車型車號(hào)購(gòu)置日期購(gòu)價(jià)發(fā)動(dòng)機(jī)號(hào)使用者(部門)表2車輛登記卡車牌號(hào)類別車身號(hào)車號(hào)發(fā)動(dòng)機(jī)號(hào)購(gòu)入日期初檢日期使用人復(fù)檢記錄保險(xiǎn)記錄保險(xiǎn)公司保險(xiǎn)證號(hào)保險(xiǎn)期間保險(xiǎn)內(nèi)容保養(yǎng)記錄日期保養(yǎng)項(xiàng)目保養(yǎng)廠家金額表3車輛使用申請(qǐng)表申請(qǐng)人有無(wú)隨同人員部門計(jì)劃用車時(shí)間日時(shí)至日時(shí)部門主管簽字派車人簽字目的地1事由12233備注部門:車輛使用登記表申請(qǐng)人有無(wú)隨同人員部門計(jì)劃用車時(shí)間日時(shí)至?xí)r部門主管簽字派車人簽字目的地1事由12233以下內(nèi)容在用車完畢后由駕駛?cè)颂顚?交回辦公室積備查。共計(jì)行車?yán)锍?公里)耗油(公斤)用車人簽字有無(wú)違章罰款或事故緣由備注表4車輛行駛記錄表月/日事由地點(diǎn)時(shí)間里程(表數(shù))使用部門核準(zhǔn)起時(shí)訖時(shí)起(KM)訖(KM)合計(jì)(KM)表5車輛使用記錄車號(hào): 日期:項(xiàng)目星期洗車加油記錄車況紀(jì)錄修護(hù)紀(jì)錄汽油機(jī)油金額配件外觀操控修護(hù)內(nèi)容金額加油換油輪胎音響冷氣里程數(shù)里程數(shù)星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期日表6燃油效率及耗油量結(jié)算表車號(hào):司機(jī):結(jié)算日期:月日 本車耗油標(biāo)準(zhǔn)公里/公升 本月行駛公里 耗油量公升 已報(bào)油量公升 應(yīng)補(bǔ)油量公升上月結(jié)存公升本月領(lǐng)油公升本月耗油公升本月結(jié)存公升總務(wù)經(jīng)辦:司機(jī):表7行駛事故處理報(bào)告書(shū)駕駛?cè)诵彰嚪N登記號(hào)碼事故報(bào)告日期底盤號(hào)碼對(duì)事故的處理及解決方法損壞額(A)對(duì)人賠償額對(duì)物賠償額治療費(fèi)自車修理費(fèi)盡心機(jī)回收保險(xiǎn)金(B)自賠(A)—(B)自由其它事項(xiàng)(參考)事故照片(照片多時(shí),另紙貼上提出)5．10辦公用品管理制度1．0目的為規(guī)范辦公用品的管理,特制訂本制度。2．0辦公用品種類本制度稱辦公文具分為消耗品、管理消耗品及管理品三種:2．1消耗品:鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、筆記本、復(fù)寫紙、卷宗、標(biāo)簽、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子、打印油、原子筆、書(shū)釘?shù)取?．2管理消耗品:簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、電池等。2．3管理品:剪刀、美工刀、釘書(shū)機(jī)、打孔機(jī)、大型機(jī)、大型削筆器、算盤、鋼筆、打碼機(jī)、姓名章、日期戳、計(jì)算機(jī)、印泥、打印臺(tái)等。工程部專用辦公用具:圈尺、靠尺、米尺、小鐵錘、計(jì)算器等。3．0辦公用品的管理辦法3．1辦公用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種?！眰€(gè)人領(lǐng)用”系個(gè)人使用保管用品,如圓珠筆、橡皮;”部門領(lǐng)用”系本部門共同使用用品如打孔機(jī)、大型釘書(shū)機(jī)、打碼機(jī)及工程部專用辦公具。3．2消耗品可依據(jù)歷史記錄(如以過(guò)去半年耗用平均數(shù))、經(jīng)驗(yàn)法則(估計(jì)消耗時(shí)間)設(shè)定。3．3領(lǐng)用管理基準(zhǔn)(如圓珠筆每月發(fā)放一支),并可隨部門或人員的工作調(diào)整發(fā)放時(shí)間。3．4管理消耗品文具應(yīng)限定人員使用,自第三次發(fā)放起,必須以舊品替換新品,但消耗品不在此限。3．5管理性辦公用品列入移交,如有故障或損壞,應(yīng)以舊品換新品,如遺失應(yīng)由個(gè)人或部門賠償或自購(gòu)。3．6辦公用品的申請(qǐng)應(yīng)于每月二十五日由各部門提出”辦公用品申請(qǐng)單”,交辦公室統(tǒng)一采購(gòu),次月一日發(fā)放。但管理性辦公用品的請(qǐng)領(lǐng)不受上述時(shí)間限制。3．7每部門設(shè)立”辦公用品領(lǐng)用記錄卡”一張,由部門內(nèi)勤員統(tǒng)一保管,于辦公用品領(lǐng)用時(shí)分別登記,并控制文具領(lǐng)用狀況。3．8辦公用品嚴(yán)禁取回家私用。3．9辦公室可向辦公用品批發(fā)商采購(gòu),必須品、采購(gòu)不易或耗用量大者應(yīng)酌量庫(kù)存,特殊辦公用品辦公室門無(wú)法采購(gòu)者,能夠經(jīng)辦公室門同意授權(quán)各部門自行采購(gòu)。3．10新進(jìn)人員到職時(shí)由各部門提出辦公用品申請(qǐng),向辦公室請(qǐng)領(lǐng)辦公用品,并列入領(lǐng)用卡,人員離職時(shí),應(yīng)將剩余辦公用品一并繳交辦公室。3．11印刷品(如信紙、信封、表格……)除各部門特殊表單外,其印刷、保管均由辦公室統(tǒng)一印刷、保管。需求計(jì)劃………各部門需求計(jì)劃………各部門表1匯總表1匯總………辦公室表2表2 審核批準(zhǔn)No審核批準(zhǔn)No………總經(jīng)理………總經(jīng)理表3表3Yes………采購(gòu)員………采購(gòu)員采購(gòu)驗(yàn)驗(yàn)收保管………………辦公室………………各部門辦公用品需求計(jì)劃表部門:月份:個(gè)人領(lǐng)用類(每人每月50元)業(yè)務(wù)領(lǐng)用類辦公用品名稱部門單價(jià)數(shù)量金額辦公用品名稱部門單價(jià)數(shù)量金額小計(jì)小計(jì)預(yù)算金額:部門主管:經(jīng)理:制表:辦公用品申請(qǐng)單 年月日品品名數(shù)量姓名備注部門領(lǐng)用合計(jì)部門:主管:申請(qǐng)人:辦公用品請(qǐng)購(gòu)單財(cái)管字第號(hào)填單日期年月日財(cái)產(chǎn)名稱規(guī)格用途單位數(shù)量需用日期估計(jì)價(jià)值簽注請(qǐng)購(gòu)部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn):年月日辦公室主任意見(jiàn):年月日總經(jīng)理批準(zhǔn):年月日辦公室用品領(lǐng)用單部門: 年月日項(xiàng)次品名規(guī)格單位數(shù)量單位金額123456789101112131415合計(jì)金額保管管理部門領(lǐng)用部門主管經(jīng)辦主管經(jīng)辦點(diǎn)收辦公用品盤存報(bào)告表年 月 日編號(hào)名稱規(guī)格單位單價(jià)上期結(jié)存本期購(gòu)進(jìn)本期發(fā)放數(shù)本期結(jié)存?zhèn)渥?shù)量金額數(shù)量金額主管: 保管員:5．11公司圖書(shū)管理辦法1．0總則1．1本公司圖書(shū)的管理,除另有規(guī)定外,悉依本辦法辦理。1．2本公司圖書(shū)由總務(wù)科負(fù)責(zé)管理,并于每年5月12日各清點(diǎn)一次。1．3新購(gòu)圖書(shū)除按順序編號(hào)外,應(yīng)將書(shū)名、出版社名稱、著作者、冊(cè)數(shù)、出版日期、購(gòu)買日期、金額及其它有關(guān)資料詳細(xì)登記于”本公司圖書(shū)館登記總簿”并填制圖書(shū)卡插放于圖書(shū)之末頁(yè)。1．4本公司圖書(shū)由總務(wù)科編制目錄卡以供員查閱。1．5借書(shū)人以本公司員工為限。1．6辭典、珍貴圖書(shū)或被指定為公共參考圖書(shū),概不得外借,但必須閱覽者限于當(dāng)天歸還,其借還手續(xù)比照辦法第十四條、十五條規(guī)定辦理。1．7一般書(shū)報(bào)雜志可隨意閱覽,閱畢應(yīng)歸回原處,不得擅自攜出公司或撕剪,但公司廣告、公告及其它與業(yè)務(wù)有關(guān)資料剪貼供公司參考不在此限。1．8員工所借圖書(shū),如遇清點(diǎn)或公務(wù)上需參考時(shí),應(yīng)隨時(shí)通知收回,借書(shū)人不得拒絕。1．9員工的借書(shū)分個(gè)別借書(shū)與科別借書(shū)兩種,科別借書(shū)系指屬某科之專用圖書(shū),由單位主管具名借用。2．0借書(shū)時(shí)間、借閱期間及冊(cè)數(shù)2．1借書(shū)時(shí)間限辦公時(shí)間內(nèi)上午10點(diǎn)30分至11點(diǎn),下午3點(diǎn)至3點(diǎn)30分,其它時(shí)間概不受理。2．2借書(shū)期間一律為三星期,到期應(yīng)即歸還,倘有特殊事由需續(xù)借者,務(wù)必辦理續(xù)借手續(xù),但以續(xù)借一次為限。2．3借書(shū)冊(cè)數(shù)以四冊(cè)為限。2．4科別借書(shū)期間與冊(cè)數(shù)不受前二條的限制,遇調(diào)(離)職應(yīng)將借用圖書(shū)全部歸還。3．0借還書(shū)手續(xù)3．1員工欲借書(shū)應(yīng)先查閱圖書(shū)目錄卡片,填寫借閱單,持單向管理員取書(shū),管理員將圖書(shū)交借書(shū)人,應(yīng)先抽出圖書(shū)卡,由借書(shū)人簽章后,一并與借閱單妥為保管。3．2員工還書(shū)時(shí)應(yīng)將所借圖書(shū)交予管理員收訖,管理員除將借閱單歸還借書(shū)人作廢外,并應(yīng)將圖書(shū)卡歸放書(shū)內(nèi)。4．0罰則4．1員工借出圖書(shū)不得批改、圈點(diǎn)、畫(huà)線、折角、涂寫,如有破損或遺失等情況,一律照原圖書(shū)版本購(gòu)賠或照原價(jià)加倍賠償。4．2員工借書(shū)期限屆滿,經(jīng)通知仍不還書(shū)者,或遇清點(diǎn)期而仍不還者,除未還書(shū)前應(yīng)停止其借書(shū)權(quán)外,必要時(shí)并應(yīng)簽報(bào)議處。5．0附則5．1本辦法未盡事宜隨時(shí)呈請(qǐng)董事長(zhǎng)裁決。5．2本辦法吃不開(kāi)奉董事長(zhǎng)核準(zhǔn)后實(shí)施,修改時(shí)亦同。圖書(shū)資料借出卡分類編號(hào):資料名稱:購(gòu)入價(jià)格:歸檔日期:借出時(shí)限:借出日期借出人歸還簽認(rèn)圖書(shū)借閱登記表年月日編號(hào)書(shū)名作者出版單位金額借閱人借出日期歸還日期備注5．12印章管理制度1．0本制度就公司內(nèi)使用的印章的制度,改正與廢止、管理及使用方法作出規(guī)定。2．0本規(guī)定中所指印章是在公司發(fā)行名稱或有關(guān)部門名義證明其權(quán)威作用而使用的印章。3．0公司印章的制定、改記得與廢止的方案由辦公室主任提出。‘4．0辦公室主任必須在提出的議案中對(duì)新舊公司印章的種類、名稱、形式、使用范圍及管理權(quán)限作出說(shuō)明。5．0公司印章的刻制由辦公室主任負(fù)責(zé),更換或廢止的印章應(yīng)由規(guī)定的各管理人迅速交還總經(jīng)理辦公室主任。6．0除特別需要,由辦公室主任將廢止印章保存三年。7．0公司印章散失、損毀、被盜時(shí),各管理者應(yīng)迅速向公司遞交說(shuō)明原因的報(bào)告書(shū),辦公室主任則應(yīng)根據(jù)情況依本章各條規(guī)定的手續(xù)處理。8．0辦公室主任應(yīng)將每個(gè)印章登入印章登記臺(tái)賬內(nèi),并將此臺(tái)賬永久保存。9．0印章在公司以外登記或申報(bào)時(shí),應(yīng)由管理者將印章名稱、申報(bào)年月日以及申報(bào)者姓名匯總后報(bào)辦公室主任。10．0公司印章的使用依照以下手續(xù):10．1使用公司或高級(jí)職員名章時(shí)應(yīng)當(dāng)填寫”公司印章申請(qǐng)單”。(以下簡(jiǎn)稱申請(qǐng)單),寫明申請(qǐng)事項(xiàng),征得部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后,連同需蓋章文件一并交印章管理人;10．2使用部門印章和分公司印章,需在申請(qǐng)單上填寫用印理由,然后送交所屬部門經(jīng)理,獲認(rèn)可后,連同需要用印文件一并交印章管理人。11．0公司印章的使用原則上由印章管理人掌握。印章管理人必須嚴(yán)格控制用印范圍和仔細(xì)檢查用印申請(qǐng)單上是否有批準(zhǔn)人的印章。12．0代理實(shí)施用印的人要在事后將用印依據(jù)和用印申請(qǐng)單交印章管理人審查。同時(shí)用印依據(jù)及用印申請(qǐng)單上應(yīng)用代理人印章。13．0公司印章原則上不準(zhǔn)帶出公司,如確因工作需要,需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),并由申請(qǐng)用印人寫出借據(jù)并標(biāo)明借用時(shí)間。14．0常規(guī)用印或需要再次用印的文件,如事先與印章主管人取得聯(lián)系或有關(guān)文字證明者,可省去填寫申請(qǐng)單的手續(xù)。印章主管人應(yīng)將文件名稱及制發(fā)文件人姓名記入一覽表以備查考。15．0公司印章的用印依照以下原則進(jìn)行:公司、部門名章及分公司名章,分別用于以各自名義行文時(shí);職務(wù)名稱印章在分別以職務(wù)名義行文時(shí)使用。16．0用印方法:16．1公司印章應(yīng)蓋在文件正面;16．2蓋印文件必要時(shí)應(yīng)蓋騎縫印;16．3除特殊規(guī)定外,蓋公司章時(shí)一律應(yīng)用朱紅印泥;16．4股票、債券等張數(shù)很多,蓋章麻煩時(shí),在得到經(jīng)理批準(zhǔn)后,可采取印刷方式。17．0本規(guī)定從發(fā)布之日起實(shí)行?！痢聊辍猎隆寥沼糜∩暾?qǐng)單單位申請(qǐng)日期年月日用印類別份數(shù)文件名稱及說(shuō)明印鑒留存核準(zhǔn)申請(qǐng)人印章使用登記簿蓋章時(shí)間文件名稱及發(fā)文號(hào)印章類別蓋章次數(shù)批準(zhǔn)單位批準(zhǔn)人印章管理人及代行人印備注5．13公司文件管理制度1．0總則為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。2．0文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來(lái)文,同級(jí)函、電、來(lái)文,本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。3．0收文的管理3．1公文的簽收3．1．1凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交辦公室機(jī)要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū)均要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。3．1．2對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的”四對(duì)口”核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門,并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。3．2公文的編號(hào)保管3．2．1辦公室文書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上”文件處理傳閱單”,并分類登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。3．2．2本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存。3．3公文的閱批與分轉(zhuǎn)3．3．1凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦。3．3．2一般函、電、單據(jù)等,分別由辦公室機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。3．3．3為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)2天(特殊情況例外)。3．4文件的傳閱與催辦3．4．1傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其它人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。3．4．2閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室,閱批文件一般不得超過(guò)2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)”批示”、”擬辦意見(jiàn)”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。3．4．3閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。3．4．4文件閱完后,應(yīng)送交辦公室機(jī)要秘書(shū),切忌橫傳。3．4．5辦公室機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。3．4．6按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由辦公室機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。收文檢查收文檢查編號(hào)閱批傳閱歸檔公啟文件上級(jí)文件信封文件文號(hào)編號(hào)文件處理傳閱單主管領(lǐng)導(dǎo)審閱承辦部門閱辦批示擬辦意見(jiàn)簽名收回保管4．0發(fā)文的管理4．1發(fā)文的規(guī)定4．1．1全公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于公司,各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。4．1．2各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文,則由公司按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司×字發(fā)文。4．1．3對(duì)全公司影響較大,涉及兩個(gè)以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須由經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。4．2發(fā)文的范圍4．2．1凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍。4．2．2公司下發(fā)文件主要用于:①公布公司規(guī)章制度;②轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的公司文件;③公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);④公布公司性的重大開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;⑤發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);⑥其它有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。4．2．3公司上行文、外發(fā)文主要用于:①對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;②同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。4．2．4在公司日常項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)部門書(shū)面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。4．2．5凡各業(yè)務(wù)部門如開(kāi)專題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,能夠簡(jiǎn)寫名義用<工作簡(jiǎn)訊>發(fā)會(huì)議紀(jì)要。4．2．6各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡(jiǎn)寫的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查),不用公司名義發(fā)文。5．0文件的立卷與歸檔5．1文件的歸檔范圍5．1．1凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:①上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文,包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);②公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;③經(jīng)理辦公室、總務(wù)會(huì)、公司管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄;④公司一級(jí)組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;⑤有保存價(jià)值的人民來(lái)信,來(lái)訪記錄及處理結(jié)果;⑥參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等;⑦上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;⑧反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;⑨公司日志和大事記;⑩公司向上級(jí)請(qǐng)求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。5．1．2業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。5．2立卷要求5．2．1文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。5．2．2立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。5．2．3要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。5．2．4上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。6．0文件的銷毀6．1對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,公司機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。6．2經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)派專車分別由公司機(jī)要秘書(shū)和正(副)主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。提出申請(qǐng)草擬初稿提出申請(qǐng)草擬初稿修改會(huì)簽批準(zhǔn)打印清樣校對(duì)印刷分發(fā)情況確定條理清楚文字簡(jiǎn)練審閱定稿文件標(biāo)題發(fā)送范圍印刷份數(shù)確立方案擬稿審稿發(fā)文存檔送發(fā)公文登記簿日期文號(hào)收文單位文別事由附件附本回涵內(nèi)容5．14檔案管理制度1．0主要內(nèi)容及適用范圍規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理內(nèi)容?？蛻魴n案管理執(zhí)行<客戶檔案管理制度>。2．0檔案的管理機(jī)構(gòu)2．1文書(shū)結(jié)案后,原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。2．2各經(jīng)辦部門或個(gè)人視實(shí)際需要,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。2．3檔案室主要職責(zé):2．3．1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;2．3．2對(duì)企業(yè)其它部門文件材料的歸檔工作,進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;2．3．3做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;2．3．4做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作;2．3．5提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。3．0檔案的種類3．1法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。3．2企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。3．3計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開(kāi)發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營(yíng)銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。3．4總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。3．5批示性文件。包括企業(yè)各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。3．6憑證性文書(shū)材料。包括企業(yè)各部門上報(bào)的、在日?；顒?dòng)中形成的原始記錄和憑證,如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等的原始記錄和文本。3．7證件性文書(shū)資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、達(dá)標(biāo)證書(shū)和證明等。3．8匯報(bào)性文書(shū)資料。包括企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表,以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書(shū)資料。3．9勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。3．10聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè)活動(dòng)中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的,以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。3．11題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書(shū)畫(huà)、工藝制品等。3．12技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。4．0檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對(duì)獨(dú)立,但又相互制約。5．0檔案的收集。就是把分散的,以及散失到其它部門的各類檔案資料,按有關(guān)規(guī)定,有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料,由辦公室及企業(yè)下屬部門和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。5．1立卷歸檔的范圍:凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料,均應(yīng)立卷歸檔。5．2立卷歸檔的時(shí)間5．2．1凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。5．2．2對(duì)于某些專門文件,或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。5．3立卷歸檔的要求5．3．1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料,遞交檔案室立卷歸檔。5．3．2移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。5．3．3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起5．3．4立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚,概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表示出來(lái),裝訂整齊、牢固,無(wú)論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。5．3．5填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。5．3．6立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點(diǎn),保持文件間的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。5．3．7立卷應(yīng)以部門為主,結(jié)合其它特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。5．3．8立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件(除請(qǐng)示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。5．3．9立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷。5．3．10文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問(wèn)題,做到查找方便。5．3．11各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無(wú)損。5．3．12聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。6．0檔案的借閱6．1檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人員須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可查閱無(wú)密級(jí)檔案。6．2各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級(jí)檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。6．3檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全,不得私自影印、復(fù)制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀(jì),酌情處罰。6．4對(duì)珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì),與原稿無(wú)誤后,注明檔案編號(hào),然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制不會(huì)有誤。6．5必要時(shí),檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無(wú)記載,而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。6．6檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,能夠作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長(zhǎng)借閱時(shí)間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時(shí)催還。6．7借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。7．0檔案保密要求7．1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹(shù)立高度的政治責(zé)任心,加強(qiáng)保密意識(shí),雙方共同做好保密工作。7．2檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)她為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。7．3有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí),需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。7．4有密級(jí)檔案只限歸檔人使用,其它人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。7．5對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對(duì)解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。7．6外來(lái)參觀人員,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問(wèn)題和辦理所需材料。7．7檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分,直到依法追究刑事責(zé)任。7．8企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí),需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無(wú)誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。8．0超期檔案的銷毀8．1對(duì)超過(guò)保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊(cè),經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報(bào)分管副總批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。8．2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí),再行銷毀,以免誤毀。8．3銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。9．0檔案的保管檔案保管工作應(yīng)做到四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時(shí),應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲(chóng)、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。文件資料管理流程圖文件發(fā)行文件發(fā)行是否合格回收或銷毀表1表4NoYes文件資料編制文件會(huì)審是否合格文件批準(zhǔn)是否合格文件登記及維護(hù)表2表3表5NoNoYes表1文件修改記錄表文件名稱文件編號(hào)修訂日期修訂類別號(hào)修訂內(nèi)容簡(jiǎn)要修訂者增加刪除異動(dòng)廢止表2文件更改通知單更改文件名稱文件編號(hào)申請(qǐng)更改部門更改內(nèi)容:文件修改人日期更改頁(yè)碼更改條款更改狀態(tài)文件更改記錄發(fā)生部門文件(頁(yè)次)收發(fā)記錄文件使用人文件管理人日期表３程序文件會(huì)審表文件名稱文件編號(hào)編制部門編制人文件會(huì)審目的:１．確認(rèn)程序的規(guī)定是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求。２．確認(rèn)程序的規(guī)定能否滿足要求。３．確認(rèn)程序的規(guī)定是否能夠完全執(zhí)行。４．確認(rèn)職責(zé)是否明確、接口是否清楚。５．其它需要確認(rèn)的內(nèi)容。文件會(huì)審項(xiàng)目:１．文件格式。２．職責(zé)職權(quán)。３．工作接口。４．可操作程度。５．引用文字。６．記錄表格。７．其它。主要責(zé)任部門部門接口負(fù)責(zé)人意見(jiàn)相關(guān)責(zé)任部門表４文件歸檔登記表文件名稱文件編號(hào)文件總頁(yè)數(shù)歸檔編號(hào)歸檔存放處保密等級(jí)保管期限說(shuō)明:歸檔時(shí)間送交人接收人修改變更記錄象修改日期更改單號(hào)送交人接收人存檔變更記錄表５受控文件清單文件編號(hào)文件名稱發(fā)行日期最新版號(hào)發(fā)放部門舊版收回記錄歸檔案卷目錄卷宗號(hào): 目錄號(hào): 部門:案卷順序號(hào)立卷類目號(hào)案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注檔案內(nèi)容登記表類號(hào)案號(hào)內(nèi)容備注(機(jī)密)文件保管備查簿類別: No.歸檔日期原文件編號(hào)內(nèi)容摘要經(jīng)辦部門檔號(hào)預(yù)定保存期限份數(shù)注副本影本閱檔催還單同志:您所調(diào)閱的下列檔案還期已逾,為方便她人使用和管理,請(qǐng)依檔案調(diào)閱規(guī)則于月日前送還。檔案室年月日檔號(hào)文號(hào)名稱借期送還期數(shù)量備注宗冊(cè)檔案調(diào)閱單檔案名稱或收發(fā)文號(hào)核批調(diào)閱人借出日期年月日檔號(hào)及件數(shù)還卷日期年月日(經(jīng)收人簽章)共宗(件)注:本單一式二聯(lián),第一聯(lián)于案卷退還后由檔案室退還調(diào)卷人,第二聯(lián)留存檔案室備查。5．15文印室管理制度1．0為了加強(qiáng)公司的文件管理,特制定本制度。2．0公司的文件,有打印必要時(shí)方予打印。內(nèi)部傳遞的簡(jiǎn)單請(qǐng)示報(bào)告或其它不需打印的文件,一般不予打印。3．0公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真,須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理;部門經(jīng)理不在時(shí),可經(jīng)總裁辦公室主任同意后辦理。4．0私人資料,不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)傳送,以免影響公司的正常工作。5．0文印室人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作,按照完成任務(wù)。