項目秘書職責范圍及任務(wù)20110526

賽鼎工程有限公司標準項目秘書職責范圍及任務(wù)HT-第1頁共3頁范圍本標準適用于項目秘書崗位人員或指定擔任項目秘書人員。項目秘書的崗位及職責項目秘書崗位設(shè)立于項目管理部，屬項目秘書組。項目秘書由項目管理部主任根據(jù)項目具體情況統(tǒng)一安排調(diào)配，并受其指派在某個（或幾個）項目（全過程）承擔本崗位任務(wù)范圍內(nèi)的各項工作。為保證項目經(jīng)理能把主要時間和精力用于項目管理最重要的問題上，每個項目可配備一名項目秘書?；疽笤陧椖拷?jīng)理的指導(dǎo)下，了解項目的概況、組織、組成、工作計劃、內(nèi)外關(guān)系等。掌握計算機操作，熟練文字（中、英文）處理軟件的使用。懂得計算機文件管理。注意業(yè)務(wù)學習，建立工程概念，不斷擴大服務(wù)范圍，提高工作質(zhì)量，有相應(yīng)的英語基礎(chǔ)。項目秘書在上崗前應(yīng)接受必要的辦公設(shè)備（如復(fù)印機、打印機等）操作及維護培訓。任務(wù)范圍工程文件收發(fā)、復(fù)制、傳遞將來往條件和來自上級部門、制造廠商/分承包方、業(yè)主、施工現(xiàn)場的各種公文信函、電報傳真、合同/協(xié)議文本、圖紙資料等及時、準確地進行收發(fā)、復(fù)制、傳遞到相關(guān)方面。工程資料及檔案管理按照項目所規(guī)定的文件類別及編碼系統(tǒng)，整理、編號、保管工程資料及檔案。文件入庫賽鼎工程有限公司20批準20實施賽鼎工程有限公司20批準20實施HT-20HT工程階段性工作結(jié)束時，按照公司工程檔案入庫規(guī)定，清理工程資料，并辦理入庫歸檔。項目文秘作好項目會議記錄，會后整理成文，并打宇形成文件，經(jīng)有關(guān)人員審查并簽署后發(fā)往有關(guān)單位及部門。在項目經(jīng)理的指導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)下，起草項目規(guī)定、項目通知、項目備忘錄、項目對外信函/傳真、項目簡報等，待項目經(jīng)理審查并簽署后發(fā)往有關(guān)單位及部門。協(xié)助項目經(jīng)理填寫項目各種報表。接待與會務(wù)4.5.1負責項目執(zhí)行過程中所有來人來客的接待聯(lián)系（外賓除外），包括：前往車站/機場接送、車票/機票訂購、食宿安排等。協(xié)助項目經(jīng)理做好各種項目會議的人員組織，落實會議地點，準備會議文件，負責會議服務(wù)工作及會議記錄。4.6行政管理項目集中時，與有關(guān)部門聯(lián)系，安排集中人員辦公室，準備、分配必備的辦公用品，并進行登記管理。對于項目配備的復(fù)印機、打印機及計算機（不包括設(shè)計人員從部室借用的計算機），應(yīng)負責其日常管理及維護。4.7其它完