淺談重要檔案異地備份的存在的問(wèn)題及對(duì)策

淺談重要檔案異地備份的存在的問(wèn)題及對(duì)策淺談重要檔案異地備份的存在的問(wèn)題及對(duì)策

面對(duì)當(dāng)今突發(fā)性事件和自然災(zāi)害對(duì)檔案的破壞及其損害的不可逆轉(zhuǎn)性，檔案異地備份保留已經(jīng)成為當(dāng)前解決檔案長(zhǎng)期平安保管問(wèn)題的重要伎倆。2022年5月12日在我國(guó)四川汶川發(fā)生里氏8.0級(jí)的大地震對(duì)檔案造成了巨大的破壞，局部受災(zāi)的北川檔案因來(lái)不及搶救，在高溫高濕的惡劣環(huán)境下放置時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，出現(xiàn)了一晝夜瘋長(zhǎng)20～30毫米蘑菇的極端現(xiàn)象。2022年3月3日德國(guó)科隆城市檔案館倒塌，而且根據(jù)相關(guān)報(bào)道，該館館藏檔案幾乎沒(méi)有進(jìn)行任何數(shù)字化備份，這就意味著檔案館倒塌導(dǎo)致了相當(dāng)數(shù)量的原始檔案徹底損毀。

檔案工作的核心是對(duì)愛(ài)護(hù)檔案和提供利用。一個(gè)檔案館所有的館藏檔案都保留于一個(gè)地方，顯然是不夠平安的。一旦遭遇突發(fā)事件和自然災(zāi)害，本地保留的檔案可能會(huì)嚴(yán)重受損，甚至無(wú)法修復(fù)。由于檔案的不可再生性，保證檔案在任何情況下都處于平安的狀態(tài)顯得十分重要。目前從國(guó)際檔案界的工作趨勢(shì)來(lái)看，檔案異地備份已經(jīng)成為國(guó)際上公認(rèn)的最為平安的檔案愛(ài)護(hù)策略。

我國(guó)省、市級(jí)檔案館之間相互備份工作主要從2022年開(kāi)始，截止目前，許多省級(jí)、市級(jí)檔案館簽訂了檔案數(shù)據(jù)異地備份協(xié)議，互建了檔案異地備份基地，有的省、市已按批次移交了局部重要檔案數(shù)據(jù)。示例備份結(jié)對(duì)的省、市有：海南省與江西省、湖北省與青海省、山西省與河南省、云南省與貴州省、黑龍江省與河北省、四川省與甘肅省、重慶市與上海市、天津市與廣州市、成都市與沈陽(yáng)市、深圳市與青島市、寧波市與長(zhǎng)春市、杭州市與大連市等等。這些省、市的結(jié)對(duì)備份是貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局提出的實(shí)施重要檔案異地備份的要求，是充沛利用雙方的檔案保管條件，確保檔案數(shù)據(jù)完整平安的重要舉措。然而，在備份工作的實(shí)踐操作中，還存在著許多問(wèn)題，需正確認(rèn)識(shí)、完善和解決。

一、檔案異地備份存在的問(wèn)題

〔一〕認(rèn)識(shí)與機(jī)制問(wèn)題

由于突發(fā)性，地域性災(zāi)難發(fā)生的頻率不是很高，許多單位哪怕是專職的檔案工作人員都覺(jué)得進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)備份如同買保險(xiǎn)，可能花錢做的備份永遠(yuǎn)都用不到，所以不愿投入大量的精力和資金。同時(shí)，有的檔案館管理者有“本位〞思想，擔(dān)憂檔案的異地備份保管會(huì)造本錢館館藏檔案特色的損失。此外，檔案館與檔案館之間協(xié)調(diào)機(jī)制不健全，不同級(jí)別、不同地區(qū)以及在多大范圍內(nèi)檔案館之間進(jìn)行檔案的異地備份保管，在實(shí)際工作中不足可操作性。

〔二〕宏觀性指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)及理論研究的匱乏

目前，我國(guó)對(duì)于重要檔案的劃分還沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范，這就可能會(huì)導(dǎo)致國(guó)家的一些寶貴檔案無(wú)法得到及時(shí)有效的愛(ài)護(hù)。另外，國(guó)家也沒(méi)有對(duì)檔案的異地備份建設(shè)提出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化倡議或規(guī)范，因此各地也只是按照要求，各自采取不同的辦法自愿結(jié)對(duì)，互為對(duì)方建立檔案?jìng)浞輲?kù)。在理論研究方面，我國(guó)對(duì)國(guó)外關(guān)于這方面的研究現(xiàn)狀只是籠統(tǒng)提及，并未對(duì)其進(jìn)行深入研究。

〔三〕檔案?jìng)浞菁昂笃诠芾硐娜肆?、?cái)力

檔案數(shù)據(jù)備份的首要任務(wù)就是進(jìn)行重要檔案的數(shù)字化工作，而數(shù)字化工作要求高，費(fèi)時(shí)費(fèi)人，一些檔案部門不愿意做。另外，檔案?jìng)浞莺蟮墓芾砗途S護(hù)都需要大量的人力、物力、財(cái)力的投入，而國(guó)家撥給檔案部門的經(jīng)費(fèi)有限，能夠應(yīng)付本部門的日常開(kāi)支已屬不錯(cuò)，想從有限的經(jīng)費(fèi)里拿出資金進(jìn)行檔案的異地備份，這對(duì)檔案部門而言很難承當(dāng)。

二、檔案異地備份工作中采取的辦法及措施

〔一〕提高異地備份的意識(shí)

突發(fā)性災(zāi)害一旦發(fā)生，就會(huì)給檔案帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的災(zāi)難，如果此時(shí)懊悔已為時(shí)已晚。檔案部門的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要從汶川地震中汲取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，高度重視異地備份工作，盡快制定本單位檔案異地備份工作方案，定期聽(tīng)取工作匯報(bào)，及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保備份工作順利進(jìn)行。加強(qiáng)理論研究，借鑒國(guó)內(nèi)外現(xiàn)有成果;加強(qiáng)人才隊(duì)伍培養(yǎng)，以適應(yīng)實(shí)際工作需要。同時(shí)應(yīng)建立健全檔案館之間的協(xié)調(diào)機(jī)制，制定規(guī)章制度，使得檔案的異地備份順利實(shí)現(xiàn)。

〔二〕確定需異地備份的重要檔案的范圍

確定需備份的重要檔案的范圍十分重要，范圍過(guò)小，會(huì)使一些重要檔案漏于備份，范圍過(guò)大，會(huì)消耗更多的人力和財(cái)力。需異地備份的重要檔案的范圍應(yīng)根據(jù)各地的實(shí)際情況而定。各地檔案館實(shí)施異地備份的檔案應(yīng)包括三類：首先，是本館擁有的具有永久保留價(jià)值而且能夠突出本館特色的館藏檔案;其次，是檔案館永久保管檔案中被確定為一級(jí)保管級(jí)別的檔案，這一類可能跟第一類有所交叉;最后，是除去一級(jí)永久保管檔案之外的二、三級(jí)永久保管檔案。如果個(gè)別檔案館具有一定的經(jīng)濟(jì)根底、技術(shù)根底的話，還可以考慮對(duì)本館所保留的其他重要的檔案進(jìn)行異地備份。

〔三〕正確選擇異地備份的介質(zhì)、技術(shù)和地點(diǎn)

檔案異地備份的介質(zhì)選擇非常重要，介質(zhì)的選擇要綜合考慮多方面的因素，包括本館檔案數(shù)據(jù)信息的特點(diǎn)、介質(zhì)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)容量、本館對(duì)數(shù)據(jù)保留的平安性要求、數(shù)據(jù)的傳輸速率、備份介質(zhì)的可管理性以及自身費(fèi)用狀況等方面。磁盤是目前檔案機(jī)構(gòu)廣泛采用的備份載體;縮微膠片具有很好的平安性，能滿足確保檔案信息長(zhǎng)久保留的需求，但縮微膠片本錢較高，查看起來(lái)不方便，可用來(lái)備份對(duì)平安性要求高但現(xiàn)階段利用率不高的重要檔案。各個(gè)檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該根據(jù)自己的特點(diǎn)來(lái)具體選擇最適宜的備份介質(zhì)。

重要館藏檔案進(jìn)行異地備份的技術(shù)應(yīng)該有多種實(shí)現(xiàn)方式，同時(shí)還要根據(jù)具體的應(yīng)用情況酌情選擇不同的技術(shù)伎倆。特別是在當(dāng)今信息技術(shù)飛速開(kāi)展的時(shí)代，其淘汰速度是很快的，如果只采用一種技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)備份，則一旦所采用的技術(shù)因時(shí)代進(jìn)步而被淘汰，那么備份數(shù)據(jù)就會(huì)變成一堆毫無(wú)利用價(jià)值的廢物。因此，我們?cè)谶M(jìn)行檔案數(shù)據(jù)備份時(shí)，要盡可能的多項(xiàng)選擇擇幾種技術(shù)伎倆進(jìn)行備份，這樣即使其中一種技術(shù)被淘汰了，備份信息仍然可以通過(guò)其他伎倆識(shí)讀出來(lái)，從而減少了檔案信息在長(zhǎng)期保留過(guò)程中相對(duì)貶值的風(fēng)險(xiǎn)。保留備份的異地選擇也很重要，所選擇的對(duì)應(yīng)城市應(yīng)與原城市有不同的地理特征、城市間的距離與要相對(duì)遠(yuǎn)一些，同時(shí)還應(yīng)具有更為先進(jìn)的保管條件?？傊?，異地備份的場(chǎng)所以“相距300公里以上，不屬同一江河流域、同一電網(wǎng)、同一地震帶的地方〞為宜，其最終目的就是保證檔案材料的平安。然而，有些已互建備份庫(kù)的城市卻未到達(dá)上述要求，不能有效地保證檔案的平安。如：遂寧市和南充市相隔不到100公里，浦東和合肥同屬長(zhǎng)江流域和華東電網(wǎng)，昆明和貴陽(yáng)同屬南方電網(wǎng)等。因此，異地備份基地的選址要通盤地理特征、距離等因素的影響，倡議國(guó)家制定相應(yīng)的制度并在必要時(shí)組織有關(guān)專家根據(jù)城市的綜合因素進(jìn)行評(píng)估，以制定切實(shí)可行的計(jì)劃，為異地備份保留提供保障。同時(shí)異地備份地點(diǎn)的保管條件應(yīng)合乎文件、檔案的要求，最好能滿足?檔案館建筑設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)JGJ25-2000》的要求，力求合適的溫濕度，做到防磁、防水、防光等，以延長(zhǎng)備份文件的壽命。

〔四〕選擇好異地備份的形式

對(duì)于異地備份的形式，歸納起來(lái)有下列四種：第一，館際相互備份，即檔案館自愿結(jié)對(duì)，互為對(duì)方建立檔案?jìng)浞輲?kù)。選擇適宜的異地檔案館作為備份基地，這種方式本錢低、平安性高，這樣既可以有效預(yù)防檔案在不可抗拒的災(zāi)難中消滅，又可以利用各個(gè)檔案館的信息資源，共建共享，最大限度地確保檔案的平安，發(fā)揮檔案的作用。但這種檔案異地備份方式的難度在于合作模式難以長(zhǎng)期保持穩(wěn)定，應(yīng)特別注重合作單位的溝通，在溝通交流的根底上通過(guò)簽署協(xié)議來(lái)明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。目前大多省、市檔案館采用的是此類備份辦法。第二，自建或共建檔案異地備份基地。比擬有實(shí)力的檔案館可以在異地自建檔案異地備份基地，或者幾個(gè)有實(shí)力的單位共建。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是可以按照檔案館自身實(shí)際情況去設(shè)計(jì)，建造適合本單位的檔案?jìng)浞莼?，管理操作的自由度大，但是投資比擬大，為了使投入本錢和投資回報(bào)率相對(duì)稱，檔案異地備份基地建立后的運(yùn)營(yíng)和維護(hù)十分關(guān)鍵。2022年5月，甘肅省檔案館檔案異地備份庫(kù)項(xiàng)目在榆中縣銀山鄉(xiāng)動(dòng)工建設(shè)，面積雖然只有3781平方米，但作為備份庫(kù)夠了。第三，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立“異地容災(zāi)備份系統(tǒng)〞，可實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)備份、互為備份，在緊急情況下可保證正常的檔案信息效勞。

〔五〕明確異地備份的日常管理與維護(hù)的費(fèi)用及責(zé)任

維護(hù)問(wèn)題是異地備份保留的難點(diǎn)之一，誰(shuí)來(lái)維護(hù)，維護(hù)責(zé)任如何