秘書學(xué)概論緒論

-第一章：緒論一、教學(xué)目標使學(xué)生明確秘書的涵義和職業(yè)特征，秘書的容、特點和作用，以及秘書學(xué)的涵義、研究對象和方法，明確學(xué)習(xí)秘書學(xué)的意義，提高對秘書職業(yè)的理性認識。二、教學(xué)重點、難點秘書的容、特點和作用三、教學(xué)設(shè)想1、課時安排：4課時2、教學(xué)方法：講授法、問答法、討論法四、教學(xué)過程：第一節(jié) 秘書的涵義和職業(yè)特征〔1學(xué)時〕了解秘書的含義，是從事秘書工作的根本前提。要想做好秘書，首先就要知道什么是秘書。古今中外，秘書的含義多種多樣?！惨弧趁貢暮x學(xué)術(shù)界較為普遍的有四種說法。1、宮中秘藏之書，即皇宮中秘密收藏的書籍。在我國，“秘書〞一詞最早出現(xiàn)于漢代，但涵義與今天所稱并不完全一樣?！懊貢曌畛醯暮x是指物而非指人，即帶有神秘色彩的圖書。根據(jù)古籍記載，這些圖書主要有兩類：一類是宮禁里的秘籍，因為是宮禁收藏的各種經(jīng)典文獻，因而一般不予公開，故稱為“秘書〞。如書中列舉的兩段，?漢書·敘傳?有“游博學(xué)有俊才，與向校秘書〞，及?晉書·荀勖傳?：“及得汲郡冢中古文竹書，詔勖撰之，以為中經(jīng)，列在‘秘書'。〞這里的“秘書〞都是指深藏于朝廷之的秘藏之書，是君主給予臣子的珍貴禮物。還有一類書上沒有提到，就是指讖緯圖箓〔道教記載上天神名的書〕，-這是一種在漢代流行的迷信，是巫師制作的一種預(yù)算吉兇的隱語。到了東漢后期：“秘書〞不僅指物，也指機構(gòu)和人員。古代的秘書工作者，他們都不叫秘書，而被稱為“史官〞、“御史大夫〞、“尚書〞、“長史〞、“主簿〞等。唯有一次例外，那就是東漢末年，王操為削弱當(dāng)時位高權(quán)重的皇帝身邊的秘書機構(gòu)——尚書臺的勢力，曾設(shè)秘書令，以“典尚書事〞，這樣，秘書令不僅具有原先掌管圖書典籍的職能，而且還具有收發(fā)奏章、草擬和上傳下達的職責(zé)。一直到清末，我國的秘書工作真正名實相符。辛亥革命后，秘書的含義也就發(fā)生了質(zhì)的變化。其一：秘書一詞已完全擺脫了原意“圖書〞的含義，從原先指物轉(zhuǎn)變?yōu)樘刂笍氖旅貢ぷ鞯娜嘶蚵毼?。其二，對秘書人員所有的舊式稱謂全部退出了歷史舞臺，對各級政府部門中從事秘書工作的人員或相關(guān)職位均以“秘書〞相稱。2、輔臣這是國外對秘書的定義。“秘書〞這個詞的英文是Secretary，是來源于者，指那些被國王和王后雇傭來保守國家和私人秘密的人。今天Secretary第一個字母S大寫的時候，意為“輔臣〞，原指在英國國王身邊參與機要事務(wù)、掌管文件的輔臣，后泛指英、美和英聯(lián)邦國家主管政府機關(guān)事務(wù)的部長或常務(wù)副部長。比方“TheSecretaryofState〞，英國叫國務(wù)大臣或國務(wù)秘書，美國稱國務(wù)卿〔前第一夫人希拉里，是僅次于正、副總統(tǒng)的高級行政官員〕。沙特阿拉伯的“石油秘書〞即為石油部長，印度、巴基斯坦的“外交秘書〞實際為外交部常務(wù)副部長，日本的閣官房長官，英文譯名就是“閣首席秘書〞。S大寫是政府部門的高級官員，而S小寫則意為“幫助上司處理文書和事務(wù)的人員〞，這是泛指受雇傭在辦公室中從事處理信函、保管檔案、安排業(yè)務(wù)等普通意義上的秘書工作人員。3、行政職位這是現(xiàn)代中國的行政體制對秘書的定位，秘書是一種行政職位，是-處理日常行政事務(wù)的重要人員，成為行政首長的得力助手。我國已有明確規(guī)定：政府秘書均屬國家公務(wù)員，秘書長屬政務(wù)類公務(wù)員，一般秘書屬事務(wù)類公務(wù)員。另外，還有少數(shù)秘書是為一定級別領(lǐng)導(dǎo)干部、專家效勞，其效勞對象為固定的個人，有時也稱為領(lǐng)導(dǎo)人的專職秘書、隨行秘書或私人秘書，如始設(shè)他的私人秘書為宋慶齡，田家英〔曾一度是最喜愛、最器重的秘書，他才學(xué)深厚，為人坦誠，當(dāng)過長子毛岸英的教師，為起草了許多膾炙人口的文稿。但是，史無前例的“文革〞浩劫使得這位書生蒙冤自殺?！匙?948-1966年長達18年擔(dān)任的專職秘書。黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人一般配備2-3個專職秘書，省市黨政領(lǐng)導(dǎo)一般也配有1個。4、社會職業(yè)秘書是社會最廣泛的職業(yè)群之一。曾有專家認為，20世紀最大的職業(yè)群是會計，而21世紀最大的職業(yè)群是秘書。據(jù)統(tǒng)計全國約有各類秘書1000萬人，這是數(shù)字是龐大的，而且現(xiàn)在每年都在增長。秘書是滲透于一切行業(yè)中的職業(yè)，無論政治、經(jīng)濟、軍事、外交、文教各條戰(zhàn)線都有秘書人員，在我國，它不僅遍布城鄉(xiāng)各地，就連國外任何一個有中國外交使領(lǐng)館、商務(wù)辦事處的地方，只要那里有一個我國的組織單位，就必定至少有一名領(lǐng)導(dǎo)人，需要有一名以上的人從事秘書工作。所以，曾經(jīng)有人試圖用一個公式表示秘書的職業(yè)性和廣泛性。S>L>O〔S指秘書，L指領(lǐng)導(dǎo)，指組織機構(gòu)〕，秘書的人數(shù)總是多于領(lǐng)導(dǎo)的人數(shù)，而領(lǐng)導(dǎo)的人數(shù)又總是多于組織機構(gòu)的數(shù)量，這是一個十分簡明的普遍真理。秘書作為一種廣泛的社會職業(yè)，以其處理文書、事務(wù)的知識與能力以及管理能力為社會效勞。秘書不僅效勞于政府機關(guān)、社會團體和企事業(yè)單位，也效勞于私人。特別是國外私人秘書的開展歷史相當(dāng)悠久。最早是在1789年法國資產(chǎn)階級大革命中，著名的革命家、激進派領(lǐng)袖羅伯斯庇爾在1793年前后首先聘用了私人秘書，為他處理信箋、帳目和邀請函等。此后，政府便大量招聘秘書，企業(yè)也大量雇傭秘書，王公大臣、社會名流、金融寡頭乃至大學(xué)講師、體育運發(fā)動、影星、歌星等都以擁有私人秘書為榮。在19世紀以前一般都由男性擔(dān)任秘書。法國司湯達的著名小說?紅與黑?中主人公于連就當(dāng)過德.拉.木爾侯爵的秘書，參與保守黨的陰謀活動。以上我們講的都是秘書的涵義，是學(xué)術(shù)界較普遍的四種說法。對于-什么是秘書.我們來看權(quán)威的定義到底是什么.1997年12月國家勞動和社會保障部頒發(fā)的?秘書職業(yè)技能標準?，給秘書下了如下定義：秘書是“專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實施效勞的人員。〞后面說明適用圍：“本標準適用于在機關(guān)、團體、企事業(yè)、涉外機構(gòu)等組織中，從事秘書工作的人員，也適用于有志從事秘書工作的人員。〞與此同時，由勞動部國家職業(yè)技能鑒定專家委員會組織編寫的?秘書工作概要?教材中，對廣義的秘書的邏輯定義如下：“位居領(lǐng)導(dǎo)人身邊或領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)，辦理文書，聯(lián)系各方。保證領(lǐng)導(dǎo)工作正常運轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作效勞并為各方面效勞的事務(wù)與信息助手〞。這是首次由國家的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)給秘書作出的定義。從這兩個權(quán)威的定義我們可以明確三點：秘書效勞的根本對象是領(lǐng)導(dǎo)者；秘書活動的根本方式是處理信息和事務(wù)；秘書活動的根本性質(zhì)是輔助性。〔二〕秘書的類別和層次1、秘書的分類秘書是一個復(fù)雜廣泛的群體的統(tǒng)稱，從橫向可將秘書分為不同類別?！?〕按效勞對象來劃分，可分為公務(wù)秘書〔指在國家機關(guān)、黨政部門、軍隊、企事業(yè)單位中供職，由組織和人事部門選調(diào)，從國家或集體領(lǐng)取報酬，在編制上屬于該機關(guān)、單位，由國家或單位支付薪酬的秘書?！澈退饺嗣貢仓赣晒椭鱾€人聘請，為雇主個人效勞，并由雇主本人支付薪酬的秘書〕。以上定義從文字上看是很明確的。例如，根據(jù)上述定義，集體企業(yè)秘書屬于公務(wù)秘書就沒有疑義；*些高級領(lǐng)導(dǎo)干部或重要專家、著名學(xué)者所配備的專職秘書不屬于私人秘書，也沒有疑義。在日常語言中，我們常稱后者為私人秘書，如“田家英給當(dāng)了十幾年私人秘書〞、“××公司不但為他們的總工程師配備了司機，還配備了私人秘書〞。這些說法在日常語言中并無大錯，但是從理論上說他們不是私人秘書，而是公務(wù)秘書，因為這些專職秘書具有公務(wù)秘書的全部特征：為高級領(lǐng)導(dǎo)干部或?qū)＜业墓珓?wù)活動效勞而不是為他們的私人事務(wù)效勞，聘任前經(jīng)過組織人事部門嚴格考察審核而不是由個人指定，薪酬由國家或公司支付，而不是效勞對象個人支付。這些專職秘書的工作必須對國家或所屬單位負責(zé)，而不是僅僅對領(lǐng)導(dǎo)或?qū)＜覀€人負責(zé)。目前隨著社會經(jīng)濟的快速開展，私人秘書已越來越多，-而且涉及圍也越來越廣，工商界、演藝界、體育界、文化界都有私人秘書的身影?！?〕按具體職責(zé)來劃分，可分為文字秘書〔以撰寫文稿為主要職責(zé)〕、機要秘書〔從事機要管理和工作〕、通訊秘書〔管理通訊事務(wù)〕、公關(guān)秘書〔承當(dāng)單位部公關(guān)、對外聯(lián)絡(luò)工作〕、信訪秘書〔接待和處理來信來訪〕、外事秘書〔負責(zé)國際交流或翻譯工作〕、事務(wù)秘書〔負責(zé)后勤、會務(wù)、總務(wù)工作〕、生活秘書〔為高級別領(lǐng)導(dǎo)人提供生活幫助和效勞〕、黨務(wù)秘書〔負責(zé)處理黨務(wù)工作〕?！?〕按智能特長來劃分，可分為參謀型秘書〔指善于出謀劃策〕、辦事型秘書〔指能出色完成交辦事情〕、秀才型秘書〔指文字功夫過硬〕、技術(shù)型秘書〔指有一技之長〕、公關(guān)型秘書〔指善于交際〕、財經(jīng)型秘書〔指有經(jīng)濟頭腦、會理財〕、綜合型秘書〔指能勝任各項工作〕。此外，還可以根據(jù)所在部門行業(yè)來劃分秘書的類別，可分為法律秘書、醫(yī)藥秘書、教育秘書、體育秘書、軍事秘書等。2、秘書的層次秘書人員因其所效勞機關(guān)、單位的層級、規(guī)模不同，因其工作的職務(wù)、性質(zhì)、作用以及學(xué)歷、能力、資歷不同，在縱向上有層次之分?！?〕按職位上下，可分為辦事員、科員、科級、處級、廳〔局〕級、省〔部〕級等6類?！?〕根據(jù)秘書職業(yè)鑒定，把秘書分為初級、中級和高級。初級秘書指從事一般日常行政事務(wù)的工作人員，主要從事操作性效勞工作，具體包括打字、接待、電傳、管理辦公用品、管理辦公環(huán)境、處理、分送信函、預(yù)定約會、值班，這是單位日常事務(wù)量的、經(jīng)常性的、必不可少的工作。初級秘書的工作雖然簡單，卻使領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者從繁瑣的事務(wù)中解脫出來，并防止或減少辦理具體事務(wù)過程中的許多漏洞。他們不一定有秘書的職稱，但通常也被稱為秘書工作人員。中級秘書指一般指分管文字工作、信息工作的秘書，主要從事輔助管理事務(wù)和局部操作性事務(wù)，具體包括起草文稿、辦理公文、調(diào)查研究、整理信息、籌辦會議、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布各種指示并檢查落實情況等。中級秘書在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)辦文、辦會、辦事的過程中要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各種外關(guān)系，要有全局觀念，其工作成效對領(lǐng)導(dǎo)工作的推進起比擬重要的作用。-高級秘書指秘書機構(gòu)的負責(zé)人、助理、辦公廳〔室〕主任、首腦機關(guān)的專職秘書等。這一級別的秘書職責(zé)根本是參與政務(wù)和管理事務(wù)兩個方面。他們不僅是組織和機構(gòu)中領(lǐng)導(dǎo)的重要助手，同時也可以是領(lǐng)導(dǎo)中樞的成員。高級秘書的工作綜合性強，對其知識能力要求全面，常被認為是單位的“部總管〞，這就需要他們具備很高的綜合素質(zhì)，要精通秘書業(yè)務(wù)，具有綜合指揮、協(xié)調(diào)的才干和獨當(dāng)一面的管理能力?！踩趁貢穆殬I(yè)特征與其他職業(yè)相比，秘書有著自己的特征：1、效勞的直接性。我們先從秘書的定義就可以看出，秘書效勞的根本對象是領(lǐng)導(dǎo)者，所以秘書工作具有“近身〞的特點，無論是在黨政機關(guān)還是在企事業(yè)單位，都是直接為單位領(lǐng)導(dǎo)層效勞的。同志在1990年全國黨委秘書長座談會上把秘書形象地稱為領(lǐng)導(dǎo)人的“左右手〞。書上說的更具體一些，表達在三個方面：一是秘書工作的容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的，領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書也做什么；二是秘書做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的，秘書也直接向領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報；三是秘書做工作是直接對領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)的，其結(jié)果、成敗與領(lǐng)導(dǎo)直接有關(guān)。2、效勞的穩(wěn)定性。正因為上面說的“近身〞關(guān)系，秘書與領(lǐng)導(dǎo)是朝夕相處的，所以就決定了這種效勞關(guān)系的穩(wěn)定性。我們先前就說了田家英自1948-1966年長達18年擔(dān)任的專職秘書，其實身邊主要有“五大秘書〞。〔田家英是1948年來到身邊擔(dān)任日常秘書，深得的信賴，的存折、稿費、印章都交給他，他已經(jīng)稱得上是的大管家了；還有一個黨外盛名的“百科全書式〞的文秘工作者，他就是胡喬木，是的政治秘書。他從1941年起擔(dān)任的秘書兼中共中央政治局秘書，一直到1966年文革爆發(fā)前，長達個春秋，是中央重要的筆桿子，被稱為“靠喬木，有飯吃〞、被贊譽為“中共中央第一支筆〞；機要秘書葉子龍，從1935年起就來到身邊工作，那一年，他才19歲。從那時起一直到1962年，葉子龍一直在身邊工作，時間長達27年；不過，在眾多秘書當(dāng)中，伯達是擔(dān)任秘書時間最長的一個，前后共達31年。伯達成了秘書后，讓他超脫于一般秘書事務(wù)，主要從事政治理論研究工作，所以也是的政治秘書，但文革的時候成為林彪的“軍師〞，墮落為反革命集團的主犯之一，成為歷史的罪人；還有一位專門的生活秘書就是江青，照顧主席的生活起居，但她本質(zhì)上是一個頗-有野心，不安分的女人，超出了她應(yīng)有的職權(quán)，步入了政壇，最終受到了人民的懲罰〕。所以，只要自己不誆瓢，秘書工作一般是穩(wěn)定的。3、知識化〔專業(yè)化〕?，F(xiàn)代社會用人單位對文秘人員的素質(zhì)要求越來越高，強調(diào)文秘應(yīng)掌握專業(yè)知識。像聯(lián)合國秘書處是當(dāng)今世界最龐大的秘書機構(gòu)，共有職員16000多人，從秘書長到秘書處普通職員，分為D、P、G三等12級，D2-D1為司長級，分管秘書處各部門工作；P5-P1為專業(yè)級，必須具有高等文化程度和專長；G5-G1為一般工作人員，從事秘書、文書、打字、翻譯、總務(wù)等方面工作。4、年輕化。這里書上也提到了，從世界圍來看，秘書隊伍比擬年輕。興旺國家的秘書人員平均年齡為26歲左右，中國估計也是這個年齡，等你們畢業(yè)走向秘書職業(yè)是最適宜的年齡。5、女性化。這從班上男女生的比例可以看出。據(jù)報道，2021年市主要報刊招聘廣告中，招聘單位392家，有99％的普通秘書崗位提供應(yīng)18—28歲之間的女性。在美國300多萬秘書中，99％是女性，男性只有4.25萬人。經(jīng)過調(diào)查，德國女性最正確的職業(yè)選擇是做秘書。世界首富比爾.蓋次，在開場創(chuàng)業(yè)的時候，42歲的女秘書路寶為他幫了大忙，一直到現(xiàn)在還十分感她。實踐證明，女性秘書有許多優(yōu)勢，一是語言能力強，有親和力，擅長專于口頭表達技巧，能用溫和、歡樂的口吻，創(chuàng)造生動活潑的氣氛，從而打動對方。二是心靈手巧，操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備比男性更加得心應(yīng)手。三是社交能力強。女性普通性情溫順，感情豐富，在社交場合和工作協(xié)調(diào)中表現(xiàn)出較強的交往能力。目前，我國的秘書多為男性，以后女性在秘書中將占優(yōu)勢。第二節(jié) 秘書的容、特點和作用〔1學(xué)時〕〔一〕秘書工作的容主要有以下11個方面：1、文書檔案工作〔文書撰寫、制作、處理和檔案管理〕2、會務(wù)工作〔會議安排、會場布置、會議效勞、會議文件的處理等〕3、調(diào)查研究〔搜集信息，提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇〕4、信息資料工作〔收集、整理、提供、儲存〕5、工作〔機要〕-6、信訪工作〔群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等〕7、接待工作〔來訪接待、安排效勞等〕8、協(xié)調(diào)工作〔政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等)9、督察工作〔催促、檢查領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的落實情況〕10、日常事務(wù)管理〔辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理〕11、其他領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù)概括起來：秘書工作可分為辦文、辦會、辦事三局部。秘書工作很瑣碎、很繁雜，如收發(fā)文件、起草文件、打印校對、接聽、迎來送往、布置會場、安排食宿等等，但都需要秘書人員一件一件地去辦，一件一件去落實，這也足以說明秘書工作的重要性。特別是如今文秘專業(yè)的畢業(yè)生主要去向是各類中小企業(yè)，這些企業(yè)規(guī)模小，文秘的分工不可能太細，這就要求文秘是雜家、多面手，能將文秘工作、統(tǒng)計、人事檔案管理等多種工作集于一身。所以有人說秘書工作是“上管天文地理，下管雞毛蒜皮〞，這兩句俏皮話也說明了秘書工作的繁雜性和重要性。也正因為它如此重要，黨和政府對秘書工作提出了一系列新的要求?！捕趁貢ぷ鞯囊蟾母镩_放前，傳統(tǒng)秘書工作的任務(wù)和職責(zé)主要是“三辦〞，即按照領(lǐng)導(dǎo)的意見辦文、辦會、辦事。為了從根本上改變這種僵化模式，打破秘書工作的被動局面，1985年9月，中央召開全國秘書長、辦公廳主任座談會，針對性地提出了新時期秘書工作的指導(dǎo)思想和工作要求：1、秘書工作“三效勞〞〔書上P10〕〔1〕為直接領(lǐng)導(dǎo)效勞；〔2〕為相關(guān)的各級領(lǐng)導(dǎo)效勞；〔3〕為人民群眾效勞。強調(diào)“三效勞〞，就是秘書工作要牢記黨的宗旨，堅持為領(lǐng)導(dǎo)效勞與為人民效勞相結(jié)合的原則。2、秘書工作應(yīng)該實現(xiàn)“四個轉(zhuǎn)變〞〔1〕從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；〔2〕從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；〔3〕從被動效勞轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃有冢骸?〕從憑老經(jīng)歷辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。這四個轉(zhuǎn)變其實是對秘書人員提出了更高的要求，即秘書工作應(yīng)該向-著綜合處理信息、主動效勞與科學(xué)化管理的方向開展，既要做好事務(wù)性、程序性的效勞工作，更要做好智能性、決策性的效勞工作，而這也是興旺國家秘書工作的特點。3、秘書工作的“六個強調(diào)〞〔1〕強調(diào)調(diào)查研究工作〔2〕強調(diào)信息工作〔3〕強調(diào)信訪工作〔4〕強調(diào)協(xié)調(diào)工作〔5〕強調(diào)督察工作〔6〕強調(diào)黨務(wù)、政務(wù)效勞工作這六個強調(diào)是自1986年以后，近30年來對秘書工作提出來的新要求。比方信息工作，改革開放以前，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息并非秘書部門的職責(zé)。而今天，秘書部門的信息工作已經(jīng)成為向領(lǐng)導(dǎo)提供信息的主渠道，他們所提供的信息，及時全面、真實可靠，實用價值高，便于領(lǐng)導(dǎo)了解全面情況，及時處理問題，謀劃重大覺得，在為領(lǐng)導(dǎo)工作效勞中發(fā)揮越來越重要的參謀助手作用。又比方督察工作，在以往的秘書工作中，督察也沒有列為專項職責(zé)。為適應(yīng)新時期的需要，中央領(lǐng)導(dǎo)認為決策作出以后，關(guān)鍵在于落實，于是全國秘書部門普遍成立督察機構(gòu)，把督察工作作為一項重要職責(zé)。〔三〕秘書工作的性質(zhì)與特點1、輔助性。輔助，是指在主導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)、指揮、控制之下，從旁幫助主導(dǎo)完成共同的目標。秘書人員可以向領(lǐng)導(dǎo)提出解決問題的意見和方法，但這些意見和方法只有經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)認可后，作為領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的決定、決議執(zhí)行，而不是作為秘書部門的決定去執(zhí)行。所以，秘書人員就是處于助手的地位，它的工作就是幫助領(lǐng)導(dǎo)完成其規(guī)定的任務(wù)，實現(xiàn)其預(yù)定的目標。2、綜合性。在機關(guān)的部機構(gòu)中，秘書機構(gòu)不承當(dāng)任何具體業(yè)務(wù)工作，但有些無法分解到具體業(yè)務(wù)部門的工作，如在全局圍給領(lǐng)導(dǎo)提供效勞、綜合協(xié)調(diào)、處理事務(wù)等，都要由秘書機構(gòu)承當(dāng)。而且，秘書機構(gòu)的主要活動是圍繞領(lǐng)導(dǎo)層的活動而展開的，活動容涉及面廣，大至大政方針的制定，小至車輛交通、接待來訪，均需秘書部門的參與和辦理，因而屬于綜合性機構(gòu)。3、性。秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定和貫徹各項方針政策，要經(jīng)常接觸機要和秘密，或者是個人的隱私，俗話說“知道得越多越危險〞，因此，善于保守秘密就成為秘書人員的首要職業(yè)道德，一個合格的秘書首先要做到“嘴要嚴〞，守口如瓶，嚴守秘密。-4、效勞性。秘書工作的“三效勞〞要求秘書對上、中、下三個層面服好務(wù)，要力爭使上下左右的所有人都滿意?！菜摹趁貢ぷ鞯淖饔?、助手作用。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手，充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的“手足〞和“耳目〞，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)高效完成各種行政事務(wù)，是秘書工作的根底作用，是其他各項工作得以實現(xiàn)的前提。2、參謀作用。我們之前就講了秘書分為初級、中級和高級，如果你想讓自己被領(lǐng)導(dǎo)賞識，爬的更快，必須學(xué)會為領(lǐng)導(dǎo)“當(dāng)高參，設(shè)大謀〞，就是出謀劃策的人，就像三國中蜀國的軍事諸亮一樣。但又不能喧賓奪主，要在堅決執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決策、決定的前提下，積極主動地為領(lǐng)導(dǎo)出主意、想方法，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“智囊團〞、“思想庫〞。3、協(xié)調(diào)作用。在現(xiàn)代社會中，各級各類機關(guān)的秘書部門，都處于本單位領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)之下、各個職能部門之間的中心位置，比方我們學(xué)校辦公室就是一個上傳下達的部門，既為校領(lǐng)導(dǎo)效勞，又為廣闊師生員工效勞，發(fā)揮著上下溝通、左右協(xié)調(diào)、外聯(lián)系的重要作用，領(lǐng)導(dǎo)進展管理的中介環(huán)節(jié)和中樞機構(gòu)。4、信息樞紐作用。信息是管理和決策的根底，秘書要向領(lǐng)導(dǎo)提供全面、及時、準確的信息，為領(lǐng)導(dǎo)的正確決策和管理提供參考資料，秘書要“眼觀六路、耳聽八方〞，秘書機構(gòu)是企事業(yè)單位的信息中心。5、公共關(guān)系作用。人們常常把秘書部門稱為“關(guān)口〞或“窗口〞。所謂“關(guān)口〞，是指在一個單位里，秘書部門要負責(zé)把住文字關(guān)、用印關(guān)、關(guān)等。因為各種文件、信息的上傳下達大都要經(jīng)過這里傳遞和輸送。所謂“窗口〞，是指外聯(lián)系、群眾來信來訪、各方來人洽談業(yè)務(wù)或協(xié)調(diào)工作等等，大都由秘書部門出面辦理。所以，秘書工作作為門面和窗口，起著求團結(jié)、外求開展的公共關(guān)系作用。第三講 秘書學(xué)的涵義、研究對象和方法〔1學(xué)時〕在了解秘書的涵和容、作用后，接著還有一個重要概念要明確，那就是秘書學(xué)。〔一〕秘書學(xué)的涵義和研究對象1、秘書學(xué)涵義關(guān)于秘書學(xué)的涵義與性質(zhì)，確實如書上所說，眾說不一，沒有定論。-就連我國當(dāng)代秘書學(xué)科的重要開創(chuàng)者欣老前輩也是這么說的。在1986年首屆“全國秘書學(xué)與秘書工作學(xué)術(shù)研討會〞上他說：“什么是秘書學(xué).這個定義很難下。我認為秘書學(xué)與秘書工作不可分，秘書學(xué)是研究秘書工作規(guī)律的學(xué)問〞，關(guān)于研究秘書學(xué)的目的，他始終強調(diào)：“不是為研究而研究，是為了使秘書工作更好發(fā)揮效能，更好地為領(lǐng)導(dǎo)效勞〞。根據(jù)老的理念，我們可以看出，不管秘書學(xué)屬于哪種學(xué)科，人文學(xué)科也好，管理學(xué)科也罷，它都是與實踐，與秘書工作嚴密相連的。所以，書上從這一角度給了一個比擬確切的定義，即秘書學(xué)是研究秘書工作規(guī)律和秘書人員任職要求的科學(xué)，是一門綜合性、應(yīng)用性的科學(xué)。通俗地說，秘書學(xué)就是研究秘書人員如何做好秘書工作的科學(xué)。這與老的觀點是不謀而合的。2、秘書學(xué)研究對象從概念可以看出，秘書學(xué)研究的對象應(yīng)該就是兩大方面：一是秘書工作研究，二是秘書人員研究?！捕趁貢鴮W(xué)開展的狀況秘書作為古老的職業(yè)門類，從誕生至今已有4000多年，在我國有著悠久的開展歷史，但在我國形成一門系統(tǒng)的科學(xué)，還是近30年的事，改革開放至今已經(jīng)30年，也可以說是黨的改革開放政策促進了秘書學(xué)的形成。大家可以回憶一下，在20世紀80年代以前，秘書工作沒有一本系統(tǒng)的教材，沒有專門培養(yǎng)秘書的院校。那時，秘書工作是封閉的，重點是處理事務(wù)性工作，效率很低。培養(yǎng)秘書的方法是老秘書帶新秘書，或在工作中摸索。一直到80年代初，中央召開了全國秘書長和辦公廳主任會議，這次會議在我國秘書開展史上樹立了新的里程碑，明確新的歷史時期秘書工作的指導(dǎo)思想，沉著到形式都有許多創(chuàng)新，把秘書工作提高到新水平。在這之后，涌現(xiàn)出一批秘書學(xué)專著和秘書學(xué)帶頭人，全國有120多所高等院校開設(shè)了秘書專業(yè)，一批秘書工作學(xué)術(shù)團體相繼成立，一批秘書工作雜志相繼創(chuàng)刊，秘書科學(xué)研究十分活潑。這些都標志著秘書學(xué)的誕生。所以，80年代是秘書學(xué)理論研究的熱潮，主要標志：1、秘書教育大開展。秘書專業(yè)載入高校史冊。1980年初大學(xué)文學(xué)院和**南開大學(xué)分校率先開設(shè)了秘書學(xué)專業(yè)；1984年，秘書學(xué)作為文科類專業(yè)獲得了國家教育部的認可?，F(xiàn)在，全國有150多所高校開設(shè)秘書學(xué)專業(yè)，秘書學(xué)專業(yè)的設(shè)置，有利于秘書學(xué)理論的系統(tǒng)研究，有利于秘書-人才的批量生產(chǎn)。近幾十年培養(yǎng)了一大批優(yōu)秀的秘書工作者，都得益于秘書教育的開展。2、秘書刊物的。1983年，大學(xué)文學(xué)院首先創(chuàng)辦了?秘書?雜志。此后1984年大學(xué)創(chuàng)辦了?秘書之友?，1985年中共中央辦公廳秘書局創(chuàng)辦了?秘書工作?，1992年檔案創(chuàng)辦了?辦公室業(yè)務(wù)?等，這都是秘書領(lǐng)域的權(quán)威雜志，是我們從事秘書工作的好幫手，建議大家在閑暇之余也多看看這些專業(yè)雜志。3、秘書研究成果先后問世。1984-1985年，第一批秘書學(xué)專著問世。像我們先前提到的我國當(dāng)代秘書學(xué)科的重要開創(chuàng)者欣先生的?秘書工作?、金安、常崇宜合著的?秘書學(xué)概論?等，都是秘書研究的一筆珍貴財富。4、秘書工作組織成立。1984年，在召開了“高等院校秘書教學(xué)經(jīng)歷交流會〞，會后成立了“中國高等院校秘書學(xué)學(xué)會〞。之后，從中央到地方建立了各種學(xué)術(shù)團體、各種秘書協(xié)會。5、秘書工作職業(yè)化。改革開放以前，我國實行方案經(jīng)濟體制和單一的公有制經(jīng)濟形式，那是的秘書一直與“官職〞聯(lián)系在一起，沒有也不可能成為一種社會職業(yè)。改革開放以后，經(jīng)濟和社會組織多元化導(dǎo)致對秘書人才的需求量激增，促進了秘書人才市場的形成，推動了秘書人才走上了職業(yè)化道路。雖然我們目前對全國職業(yè)秘書的人數(shù)無法統(tǒng)計，但從全國注冊的“兩新組織〞的數(shù)量，大致可以推算出至少有幾千萬人。秘書這個字眼在人才市場中頻頻出現(xiàn)，其需求連續(xù)多年在招聘排行榜上位居前列。當(dāng)秘書作為一種職業(yè)出現(xiàn)，其任職資格也有了明確的規(guī)。于是，我國實行了秘書職業(yè)資格認證制度。國家勞動和社會保障部于1998年首次推進了“國家秘書職業(yè)資格鑒定考試〞，截至目前，全國參加鑒定人員達50多萬人，其中獲得國家職業(yè)書的達20多萬人。秘書職業(yè)資格鑒定分為初、中、高三個等級。書全國通用，在與我國有雙邊協(xié)定的國家也通用?？荚嚂r間一般為每年的6月和11月各一次。秘書專業(yè)大學(xué)?？飘厴I(yè)以上，可申報中級職業(yè)資格鑒定?！踩趁貢鴮W(xué)研究方法1、從實際出發(fā)，由經(jīng)歷上升為理論的方法。這其實就是研究方法行業(yè)術(shù)語里面的經(jīng)歷分析法，因為秘書學(xué)的理論來源于實踐，實際工作是-創(chuàng)立秘書學(xué)理論的源泉，一大批廣闊秘書工作實踐者，他們多年總結(jié)的工作經(jīng)歷，為秘書理論寶庫提供了一大批極為珍貴的研究成果，像欣、傅西路、王千弓、候磊等就是其中的代表人物。在開展社會主義市場經(jīng)濟的形勢下，秘書工作的信息量增大了，領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)化程度提高了，秘書辦事的效率更快了，這都要求堅持理論聯(lián)系實際的研究原則。2、運用其他學(xué)科的先進方法研究秘書學(xué)。因為秘書學(xué)是一門綜合性很強的學(xué)科，它與管理學(xué)、文書學(xué)、檔案學(xué)、信息學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等學(xué)科都有著千絲萬縷的聯(lián)系，而同時秘書學(xué)開展近30余年，因而可以取他人之長，汲取這些穿插學(xué)科中的優(yōu)秀成果為我所用。比方可以用管理學(xué)的知識來組織會議，用計算機學(xué)的知識實現(xiàn)辦公系統(tǒng)自動化等等。3、有經(jīng)歷的秘書人員與理論研究人員相結(jié)合。這其實與第一點從實際出發(fā)是相輔相成的，理論研究人員是誰呢.就是指高校的秘書專業(yè)教師，他們通過研究課題、著書立說、成立協(xié)會等，開辟了秘書理論研究的道路，而這些理論正是從事秘書工作的人員所缺少的，所以可以將秘書人員實踐工作者的工作經(jīng)歷和理論工作者的理論研究二者嚴密相連，比方可以通過對大量的、具體的秘書活動事例進展比擬、分析、綜合和歸納，從中抽象出秘書活動的一般規(guī)律等，使秘書理論研究走上學(xué)科化道路。第四講 我國秘書工作的開展趨勢〔1學(xué)時〕隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的進一步完善，參加WTO后社會經(jīng)濟開展的快速變化，加之飛速開展的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等等，這些都會使整個社會人的思想觀念發(fā)生明顯深刻的變化，作為輔助決策管理的秘書工作，其工作的特點和方式必將隨之發(fā)生變化，隨之而來對秘書人才也提出了新的時代要求。最近幾年，對秘書職位選拔門檻逐漸升高，例如在FESCO〔外企效勞集團〕秘書職位的招聘、推薦過程中，曾經(jīng)出現(xiàn)一公司老板秘書職位100比１的“精挑細選〞現(xiàn)象。所以，怎么樣才能從這么多秘書專業(yè)人才中脫穎而出，對于以后要從事這門職業(yè)的你們來說，了解我國秘書工作的開展趨勢是很有必要的。就比方我們在高考完填報志愿的時候，我們要對各專業(yè)以后的開展趨勢、就業(yè)率等進展分析后定奪。對于我國秘書工作的開展趨勢，書上從兩個方面進展歸納總結(jié)，一個是從秘書工作智能的轉(zhuǎn)變，主要有四個方面，1、支持決策，由提供信息轉(zhuǎn)變?yōu)榧忍峁┬畔ⅲ謹M制方案；2、輔助管理，由重在組織、指揮、實施、督查轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦?效勞、協(xié)調(diào)、控制；3、處理信息，由單項發(fā)布、傳達信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡p向溝通信息；4、方案工作，由重在層層傳達方案轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦讵毩⑵髣?。另一個是秘書工作方式的轉(zhuǎn)變，表現(xiàn)在。1、效勞對象、效勞方式，由“三個效勞〞，轉(zhuǎn)變?yōu)榧葹樯纤拘?，又為社會?/p>