高校檔案管理使用軟件的問題及對策

高校檔案管理使用軟件的問題及對策高校檔案管理使用軟件的問題及對策

Abstract：ThispaperfoundaseriesofproblemssuchasincompatibilitiesanderrorsbyusingPDEV7.2softwareinuniversityarchivesmanagement.Thecausesoftheseproblemshavebeenstudied，andthesolutionstoimprovesoftwaredesignandincreasetheintensityandleveloftrainingareproposed.

Keywords：universityarchives；filemanagement；softwarepractice；countermeasure

中圖分類號：G270.7文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1006-4311〔2022〕32-0248-02

0引言

PDE軟件是專業(yè)的檔案綜合管理信息系統(tǒng)，開發(fā)對象主要是大規(guī)模集團化企業(yè)和政府綜合性檔案館。軟件的功能合乎國家檔案局2022年公布的?數(shù)字檔案館建設(shè)指南》對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的根本要求[1]。此軟件具有非常靈活的管理策略，提供多種檔案收集渠道，適用各種歸檔方式的檔案整理功能和強大的信息維護能力，其流程管理設(shè)計思想的提出將檔案管理行業(yè)的軟件設(shè)計提升到了新的

層次。

1高校檔案管理應(yīng)用PDE軟件的問題

1.1軟件應(yīng)用中易出現(xiàn)的問題

1.1.1實際操作者對軟件性能不熟悉導(dǎo)致的錯誤

PDE軟件的管理流程設(shè)置規(guī)定案卷級檔案的編目應(yīng)在文件級檔案的編目之后，只有將文件整理錄入目錄庫后才能組卷建立案卷級檔案。一些檔案管理人員按照自己慣有的工作方式，先把案卷級目錄信息錄入完畢，然后進入相應(yīng)的卷內(nèi)文件庫錄入文件信息，結(jié)果導(dǎo)致由公式設(shè)計自動生成的“總頁數(shù)〞、“總件數(shù)〞等著錄項會自動發(fā)生篡改。

PDE軟件的檢索功能是其技術(shù)優(yōu)勢，可以在目錄信息內(nèi)無主題詞的情況下輸入任意關(guān)鍵詞進行目錄檢索和全文檢索。關(guān)鍵詞的錄入格式必須與著錄的原始信息嚴格一致才能檢索到結(jié)果，這樣可以提高檔案的查準率，但不了解情況的檔案查詢者操作時那么可能增加檔案的漏檢率。

1.1.2軟件設(shè)計的問題PDE軟件的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能沒有設(shè)置專門的快捷按鈕。檔案管理人員要進行檔案數(shù)據(jù)備份只能通過實施項目師在效勞器上對整個數(shù)據(jù)庫專門進行備份策略設(shè)計，或者將所有的檔案庫逐個選擇數(shù)據(jù)然后分別數(shù)據(jù)打包到自己的硬盤上，這兩種方式備份操作都不是很方便的工作。

軟件的報錯提示比擬機械化，一般是很長的一串既有數(shù)字又有字母的符號。這些代碼根本上只有具備軟件開發(fā)知識的人才能看得懂，普通檔案管理人員無法據(jù)此找出

對策。

1.1.3網(wǎng)絡(luò)和計算機對軟件的影響PDE軟件采用的是C/S和B/S雙重開發(fā)技術(shù)架構(gòu)。C/S一般建立在專用的網(wǎng)絡(luò)上，小范圍里的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，局域網(wǎng)之間再通過專門效勞器提供連接和數(shù)據(jù)交換效勞。對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的要求比擬高，如果高校檔案管理者沒有構(gòu)建檔案館及兼職檔案員小范圍的專用局域網(wǎng)，而采用整校園網(wǎng)作為最底層網(wǎng)絡(luò)，那么很容易受校園網(wǎng)不穩(wěn)定的情況影響。

1.2軟件的整體構(gòu)架和實際使用的矛盾PDE軟件客戶端包括兩套系統(tǒng)，一套是業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，另一套是后臺管理系統(tǒng)。業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)既有文件管理、整理編目、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案檢索、檔案利用、檔案鑒定等根本的常用功能模塊，又有檔案編研、檔案移交、工作管理等專用模塊。后臺管理系統(tǒng)既包括元數(shù)據(jù)管理、模板管理、系統(tǒng)表字段管理、用戶管理、日志管理等常用功能模塊，又包括系統(tǒng)參數(shù)管理、工作流設(shè)置等與效勞器系統(tǒng)關(guān)聯(lián)的專用功能模塊。此外PDE軟件還具有信息門戶集成模塊、數(shù)據(jù)平安控制、數(shù)據(jù)一體化接口、庫房圖形化系統(tǒng)等假設(shè)干產(chǎn)品擴展模塊。對于常用的功能模塊，使用者經(jīng)過屢次操作后根本能夠熟練運用，而系統(tǒng)管理、元數(shù)據(jù)管理、權(quán)限管理、工作流程設(shè)置等方面的專用功能模塊需要具備一定的計算機、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識的人員才能較好掌握。還有一些功能，如全宗管理，全宗定位，對于中南民族大學(xué)這種全宗唯一的高校檔案館可能會永遠都不會用到，而其還往往放在軟件的醒目位置，比擬容易影響視覺。

1.3軟件的維護需求與相關(guān)人才不匹配PDE軟件屬于比擬高端的檔案管理軟件，必須由具備一定計算機技術(shù)、SQL語言之類的數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時又掌握檔案學(xué)專業(yè)知識的人來擔(dān)任系統(tǒng)管理員。在高校檔案館中，一般檔案工作者熟悉業(yè)務(wù)不懂技術(shù)，而引進的計算機人才又對業(yè)務(wù)不熟悉，目前普遍不足業(yè)務(wù)與技術(shù)兼通的復(fù)合型人才。有些高校的檔案工作者屬于兼職性質(zhì)，專業(yè)知識不熟悉、業(yè)務(wù)不精通，綜合素質(zhì)特別是計算機水平不高，這些都會妨礙軟件功能的發(fā)揮，使得軟件的利用率不高，使用效果不理想[2]。

2相關(guān)問題的對策

2.1改良軟件設(shè)計，體現(xiàn)高校檔案管理需求針對各高校的檔案管理通用的功能需求，如“學(xué)生成績翻譯〞，“畢業(yè)生去向查詢〞，“學(xué)生檔案管理〞，“數(shù)據(jù)備份〞等模塊，可以向軟件公司提出開發(fā)要求。高校檔案工作者應(yīng)在軟件試運行期間積極與軟件公司進行溝通，并提出改良的意見。在具體實施過程中，尤其要注意，檔案管理系統(tǒng)根底硬件設(shè)施一定要按照PDE軟件硬件配套要求。包括效勞器性能，局域網(wǎng)連接，客戶端計算機的配置和使用維護必需遵照軟件公司提出的要求，這是軟件正常運行的根本保障。

2.2了解軟件性能，標(biāo)準檔案業(yè)務(wù)，適應(yīng)軟件功能一些關(guān)鍵的問題可以通過軟件升級來改良，更重要的一方面那么要求使用者了解軟件的性能，按照軟件的設(shè)計來標(biāo)準檔案業(yè)務(wù)，適應(yīng)軟件的功能。比方前面提到的檢索功能對檢索詞的要求比擬精確，那么可以要求檔案目錄錄入者在錄入時，盡量做到規(guī)范化，當(dāng)遇到檔案自身表述不標(biāo)準時，可以在主題詞中增加幾種表述方式，以提高查全率。又比方在掛接原文時文字文件提交的格式盡量為PDF、WORD、EXCEL和TXT格式，圖像文件提交的格式盡量為JPEG、TIFF格式，視頻文件為WAV格式，音頻文件為MP3、WMA格式。歸檔文件的日期應(yīng)以8位阿拉伯字表示。檔案工作者那么要在使用軟件的過程中，總結(jié)經(jīng)驗，互相溝通學(xué)習(xí)，要善于發(fā)現(xiàn)問題、提出問題，更重要的是運用專業(yè)檔案知識解決問題[3]。

2.3發(fā)展多層次、多途徑培訓(xùn)對檔案工作人員加強軟件運用的培訓(xùn)，使其認識到軟件的強大功能，并在使用過程中感受到PDE軟件對檔案管理具有不可替代的作用。高校檔案管理部門要定期發(fā)展對兼職檔案員的培訓(xùn)。高校檔案管理部門可以采用PPT課件和視頻課程授課等方式將PDE軟件的B/S管理系統(tǒng)查詢檔案辦法頒布到信息網(wǎng)站上，讓校園網(wǎng)內(nèi)外用戶學(xué)習(xí)如何查詢檔案目錄，瀏覽或下載全文，讓用戶感受到檔案管理系統(tǒng)對檔案利用帶來的便捷。

2.4充沛利用高校的教育資源培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才高校檔案館在物色PDE軟件系統(tǒng)管理人員時，可以考慮從信息管理、軟件項目等