業(yè)務助理工作流程與跟單驗貨知識

業(yè)務助理工作流程與跟單驗貨知識一.業(yè)務工作流程客戶詢價我司報價溝通協(xié)商（議價）達成協(xié)議，簽訂正式訂單（銷售合同）下單給工廠（采購合同）工廠備貨（產(chǎn)品生產(chǎn)）驗貨（質(zhì)量監(jiān)控）訂艙（租船訂艙，運費）報關(guān)（發(fā)票，箱單，報關(guān)資料）結(jié)算（收匯，工廠開票及工廠貨款結(jié)算）退稅,ISO9001，退稅備案業(yè)務部：開拓市場，負責與客戶進行溝通協(xié)調(diào)。在前階段對客戶的詢價，我司作出相應的報價后，收到客戶訂單，業(yè)務員進行審單，包括：價格、質(zhì)量要求、交貨期、付款條款、運輸方式等。審核無誤后交采購部。采購部：與工廠協(xié)調(diào)，簽訂采購協(xié)議。按客戶的產(chǎn)品要求和交貨期制作采購合同，并與工廠簽定采購協(xié)議。采購部將客戶訂單和采購合同交單證員制單，并交驗貨組安排驗貨。物流部配船、制單、發(fā)貨等1、單證員審單：客戶訂單、工廠采購合同的交貨期、付款方式、包裝打字等。若L/C，應對信用證條款進行審核，檢查有無我們無法辦到的條款和所需單據(jù)。若前T/T，確保預付款已經(jīng)到帳。2、單證員根據(jù)客戶交貨期，跟蹤工廠備貨情況，并確保出貨前驗貨已檢驗放行。3、選擇貨貸公司或船公司，租船訂倉。4、制單制作商檢單、報關(guān)單、發(fā)票、裝箱單等。收到進倉通知，通知工廠發(fā)貨數(shù)量，包裝要求，嘜頭、進倉時間等，安排貨物進倉待發(fā)。船公司報關(guān)開船后，進行提單確認。單證員認真核對，及時修改，確保提單正確無誤。按價格條款制作保險單。按客戶要求和國別制作產(chǎn)地證FORMA或C/O。L/C（或D/P）所需的其他單據(jù)。5、銷售、統(tǒng)計交單，押匯。6、發(fā)票、裝箱單、提單正本復印件給客戶，寄結(jié)匯單據(jù)。7、收匯、退稅,備案等。

品保部、技術(shù)研發(fā)部、

產(chǎn)品生產(chǎn)過程中的檢驗保證產(chǎn)品質(zhì)量，驗貨放行畫圖紙生產(chǎn)工藝的合理化建議新產(chǎn)品的設計及研發(fā)。其他部門：行政部財務部后勤部門等等二、業(yè)務助理的重要性業(yè)務助理是保障公司銷售部門正常運轉(zhuǎn)，方便銷售部門制定銷售計劃和實現(xiàn)銷售目標必不可少的崗位；是為公司銷售部門提供后勤服務，為業(yè)務人員提供必要協(xié)助的崗位，提高業(yè)務人員的工作效益。業(yè)務助理素質(zhì)的高低和處理業(yè)務的綜合能力直接影響銷售部門的整體業(yè)績和公司形象。業(yè)務助理對上是業(yè)務經(jīng)理，是業(yè)務經(jīng)理信息來源和整理的重要幫手，是幫業(yè)務經(jīng)理處理業(yè)務鎖事的人物。三、業(yè)務助理的工作職責(1)1、接待客戶日常來訪、來電、來函等咨詢服務，為銷售部提供后勤服務。2、協(xié)助業(yè)務人員進行訂單制作、跟單、樣品寄送，并跟進，為銷售部提供幫助。3、處理制作業(yè)務員交給的報表，單據(jù)，文件，資料等。4、受理客戶的投訴，做好相關(guān)記錄，及時聯(lián)系相關(guān)業(yè)務人員處理。三、業(yè)務助理的工作職責(2)5、定期對重點客戶進行回訪，幫助業(yè)務人員做好客情，主動和客戶增進了解，介紹公司的企業(yè)文化，讓客戶更加信賴公司的產(chǎn)品。6、每月總結(jié)整理客戶的投訴資料，分析出客戶最不滿意的情況并總結(jié)出來，為公司后期改進和制定方案作參考。7、協(xié)助業(yè)務員回收貨款，并及時提醒業(yè)務員相關(guān)貨款的回收情況。8、及時提出合理化建議，針對在外出差的業(yè)務員，跟蹤咨詢是否有需要提供幫助。9、配合公司其它部門積極開展工作，如：配合倉庫的開單發(fā)貨工作。四.業(yè)務助理、跟單需具備的知識、技能1.要有良好的心態(tài)對業(yè)務助理而言，則是對業(yè)務經(jīng)理負責。從發(fā)展來說，業(yè)務助理是一種經(jīng)歷，是獨立擔業(yè)務的有效過渡。2.要有強烈的責任心3.做個有心人，熟悉產(chǎn)品。掌握了產(chǎn)品知識，跟客人和工廠的溝通就會變得輕松，贏得客戶的信任和工廠的尊重。4.專業(yè)知識技能：客戶對產(chǎn)品質(zhì)量的要求,生產(chǎn)流程。5.單證知識?？蛻粜畔ⅲ▏遥劭冢?；是否投保信用保險。產(chǎn)品的質(zhì)量要求；合同交貨期；運輸方式（bysea;byair)；成交方式(CIF;FOB;DDP;DDU;EXW)

6.英語基礎：看懂客戶訂單信息客戶信息（國家，港口）；

7.溝通談判能力：同工廠的溝通，同貨代的溝通。

8.細致。形式發(fā)票（PI)

交貨期（起運日期；到港日期）收匯方式（預付；T/T;D/P;L/C)

幣別(USD,EUR)

信用保險:國家；規(guī)模?！秶H貿(mào)易術(shù)語解釋通則》由國際商會制訂，目前通用的是1990年的修訂版，稱為《1990年國際貿(mào)易術(shù)語解釋通則》（INCOTERMS1990），于199O年7月1日正式生效。該通則共包含四組13種貿(mào)易術(shù)語。見表E組：啟運EXW工廠交貨適用于各種運輸方式F組：主運費未付FCA交貨承運人適用于各種運輸方式FAS裝運港船邊交貨適用于海運和內(nèi)河運輸FOB裝運港船上交貨適用于海運和內(nèi)河運輸C組：主運費已付CFR成本加運費適用于海運和內(nèi)河運輸CIF成本加保險費、運費適用于海運和內(nèi)河運輸CPT運費付至適用于各種運輸方式CIP運費、保險費付至適用于各種運輸方式D組：到達DAF邊境交貨適用于各種運輸方式DES目的港船上交貨適用于海運和內(nèi)河運輸DEQ目的港船上交貨適用于海運和內(nèi)河運輸DDU未完稅交貨適用于各種運輸方式DDP完稅后交貨適用于各種運輸方式出廠價(exw)（ExWorks）,工廠交貨離岸價（FOB）FOB的全文是FreeOnBoard(…namedportofshipment)，即船上交貨(…指定裝運港)，習慣稱為裝運港船上交貨。按此術(shù)語成交，由買方負責派船接運貨物，賣方應在合同規(guī)定的裝運港和規(guī)定的期限內(nèi)，將貨物裝上買方指定的船只，并及時通知買方。貨物在裝船時越過船舷，風險即由賣方轉(zhuǎn)移至買方。到岸價(=costinsuranceandfreight)CIF中文意思為成本加保險費加運費（指定目的港），指當貨物在裝運港越過船舷時，（實際為裝運船艙內(nèi)），賣方即完成交貨。貨物自裝運港到目的港的運費保險費等由賣方支付.最低保險金額應包括合同規(guī)定價款另加10%（即110%），并應采用合同貨幣。DDUDelivereddutyunpaid未完稅交貨(……指定目的地)是指賣方在指定的目的地將貨物交給買方處置,不辦理進口手續(xù),也不從交貨的運輸工具上將貨物卸下,即完成交貨。DDP:"Delivereddutypaid"(DDP)完稅后交貨價(簡寫為ddp):這種交貨價用于售貨方必須在購貨方的地址交貨.是指賣方在指定的目的地,辦理完進口清關(guān)手續(xù),將在交貨運輸工具上尚未卸下的貨物交與買方,完成交貨。exw術(shù)語下賣方承擔最小責任,而ddp術(shù)語下賣方承擔最大責任。五.業(yè)務助理同采購部之間的聯(lián)系按照客戶訂單要求，準確下單給采購商（工廠）：質(zhì)量要求，交貨期。六.業(yè)務助理同單證的聯(lián)系將備貨情況告訴單證，安排出貨，單證員按要求制作報關(guān)，結(jié)匯單據(jù)。七.業(yè)務助理同工廠之間的聯(lián)系催貨，要求工廠按時，按質(zhì)完成產(chǎn)品生產(chǎn)。提前聯(lián)系好工廠，驗貨。八.業(yè)務助理和驗貨之間及時申請檢驗，準確傳達訂單質(zhì)量要求；提供生產(chǎn)進度信息；業(yè)務助理與其他部門的聯(lián)系九.驗貨的作用避免交貨上的延誤和產(chǎn)品的缺陷，在第一時間采取應急和補救措施；減少或避免由于收到劣質(zhì)產(chǎn)品而引起的消費者投訴、退換貨及商業(yè)信譽的損失；降低因銷售劣質(zhì)產(chǎn)品而引發(fā)索賠。為采購部提供工廠規(guī)模，工廠管理情況。工廠生產(chǎn)的產(chǎn)品型號，主要客戶等其他信息。該工廠周邊的生產(chǎn)廠家，擴大貨源。技術(shù)支持。十.驗貨員的知識、技能專業(yè)知識：對產(chǎn)品的理解產(chǎn)品生產(chǎn)工藝流程特殊要求檢驗的方式，方法（抽檢，全檢）溝通能力過程控制。十一.驗貨的內(nèi)容和方法：過程檢驗;成品檢驗（一）在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。告知品保部檢驗時還須注意包裝及打托情況（如嘜頭，托盤尺寸是否合格，托盤是否牢固等）。（二）如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并與其商量具體驗貨時間，讓工廠準備好貨物以待檢驗。驗貨前準備：了解生產(chǎn)的工廠情況，生產(chǎn)的品種，了解合同的大致內(nèi)容，熟悉生產(chǎn)要求和我司的質(zhì)量要求，熟悉檢驗標準，要求和檢驗的重點。安排檢驗的時間檢驗產(chǎn)品的質(zhì)量，顏色，大小，數(shù)量等。檢驗內(nèi)容：產(chǎn)品質(zhì)量；包裝:內(nèi)包裝，外包裝，托盤。標識：打字等。要根據(jù)不同的產(chǎn)品，不同的要求，嚴格檢驗。所檢驗的項目要全面、詳細，如果沒有檢驗的項目或不能檢驗的項目都要在檢驗報告上明確顯示。貨物必須經(jīng)過品保部負責人員簽字同意放行后才能安排出運，質(zhì)量不過關(guān)的不予出運，應視具體情況決定返工或退貨。填制檢驗報告

質(zhì)檢部門驗貨完畢后必須向物流部門提供驗貨報告，以便物流部門存檔。打:告訴自己的全名，公司名稱，講清楚自己打的目的。感情投資：同客戶，工廠做朋友.走下去；多去生產(chǎn)現(xiàn)場，更多地了解真實信息。特殊日期：生日問候交貨期延遲的處理：分析延遲原因:原材料延遲；停電，限電因素；配件因素質(zhì)量問題：返工，換供應商。貨物未送進倉庫：司機，倉庫情況。貨款情況客戶到訪：準備圖紙，樣品，報價，會議紀要。十.常見問題分析及案例

常見問題分析及案例跟單流程中需要特別注意的事項1、信用證注意：客戶一般開出信用證后會一份給我司，仔細看里面的要求，翻譯各條款，需要的單據(jù)有哪些，具體有些什么要求。要求逐字逐句翻譯清楚，邊翻譯，邊在旁邊注明信用證要求。檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，信用證條款是否有做不到的地方等。如有問題應立即通知業(yè)務員，要求客戶改證。跟單流程中需要特別注意的事項2、貨款預付款部分前T/T見提單付款后T/T

天3、信用保險跟單流程中需要特別注意的事項4、關(guān)于催貨一般在合同交貨期15-20天前提醒工廠需按時交貨，且每隔三、四天必須催一次，以保證工廠按時交貨。在催貨過程中出現(xiàn)問題應及時向業(yè)務員匯報，群策群力解決問題。注意：催貨過程中，除了催工廠型號，數(shù)量，交貨時間，還應注意提醒工廠訂單中的特殊要求。如果使用我司紙箱或定牌包裝的，還應提前確認倉庫紙箱有庫存，讓工廠來拿包裝，或者由包裝廠提前直接發(fā)包裝箱到工廠。跟單流程中需要特別注意的事項5、箱單注意：如果是幾家工廠同時出貨的，應安排好托盤編號，箱單做好后，跟工廠要再次確認實際發(fā)貨有沒有變動，做好裝箱單后一份給工廠確認，各工廠裝箱信息分別，確保無誤。做到貨單一致。跟單流程中需要特別注意的事項6、注意貿(mào)易條款，F(xiàn)OB,CIF（一）如果跟客戶簽定的合同是FOBCHINA條款，通?？蛻魰付ㄟ\輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況。應在交貨期兩周之前向貨運公司詢價，發(fā)出書面訂倉通知。（二）如果是由我方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經(jīng)比較，選擇價格優(yōu)惠，信譽好，船期合適的船公司。（三）向運輸公司訂倉時，一定要書面訂倉紙，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容，以避免差錯。跟單流程中需要特別注意的事項7、報關(guān)資料單證員應提前對ERP信息進行錄入審批，提前申領(lǐng)核銷單，制作報關(guān)單據(jù)。注意：在進行ERP信息錄入時，應注意合同簽訂時間，匯率，運費預提金額，船期等信息，要求真實合理。報關(guān)單中，特別注意合同幣別是USD還是EUR，境內(nèi)貨源地是慈溪還是其他地方，金額是否同實際收匯金額，商品是軸承還是滑輪，或者其他商品，H.S編碼是否正確等?！飯箨P(guān)數(shù)量及重量要求同提單，結(jié)匯的發(fā)票箱單信息一致。跟單流程中需要特別注意的事項8、原產(chǎn)地證書：注意：產(chǎn)地證申領(lǐng)時間，在發(fā)票日期和船期之間，不能為節(jié)假日。9、保險單保單盡量在開船前申請，避免風險發(fā)生。因此，開船前1—2天催討提單確認件非常重要。提單確認件來時，要求有船名航次，提單號碼等信息，及時跟貨代溝通聯(lián)系，按時申請保險單。跟單流程中需要特別注意的事項10、預錄單、開票要求報關(guān)后就可以問貨代催要預錄單，核對報關(guān)信息是否有誤。預錄單拿到后，將進行ERP數(shù)據(jù)回填，此時可以進行數(shù)據(jù)修改，要求回填的ERP數(shù)據(jù)同實際外銷金額，報關(guān)數(shù)據(jù)一致。將預錄單、工廠發(fā)貨信息、結(jié)匯發(fā)票核對無誤后進行開票。及時催討工廠開具增值稅發(fā)票，特別注意發(fā)票備注欄信息同預錄單一致，開票單位是“套”，“個”，還是“千克”等。思考：如何提高工作效率？計劃性敏銳性預見性考慮問題要周全每天要做的事1、郵件：每天打開電腦，首先要看下郵件：客戶訂單，詢價，客戶的其他郵件。訂單馬上打印出來，填合同追蹤表和質(zhì)量要求表，交采購下單。詢價上午給工廠，傳好后打一下，盡量當天報價給客戶。2、收匯：每天查看ERP資金管理，看是否有客戶收匯進來。一般上午9點左右看下，下午4點左右在看下，每天系統(tǒng)一般2次更新。3、催貨：每天看下自己負責的幾個客戶的訂