信息及文控管理措施和竣工資料編制計劃

信息及文控管理措施和竣工資料編制計劃1.0信息管理信息的傳遞本工程項目管理的信息按來源可分為外部信息和內部信息。外部信息是來自業(yè)主、監(jiān)理、第三方等部門的信息，主要是指令性信息；內部信息是指公司、項目內部圍繞施工生產而傳遞的指令和反饋信息。這些信息的執(zhí)行、收集、傳遞的主體是項目部各職能部門，各部門以處理本部門的業(yè)務信息為主，同時也傳遞或轉呈相關職能部門的信息。信息處理流程項目施工的信息處理流程如下圖：<=DI反饋性信息圖例：<=DI反饋性信息圖例：一—口指令性信息公司相關職能部室信息的處理對外部的指令性信息由對應的職能部門負責分析研究，制定出應采取的策略或措施，并及時向信息發(fā)布單位匯報信息的實施過程和結果。內部信息的往來應有過程跟蹤活動，及時收集反饋信息。基層單位應采取積極地態(tài)度予以配合，在對信息進行分析討論的基礎上，利用所得出結論，促進施工生產，保持持續(xù)改進。信息管理措施配備傳真電話，傳遞語言、數據、圖文等信息。利用Internet網絡及辦公平臺，處理工程進度、HSE管理、投資控制、質量管理和文控管理。做好工程報表、計劃、統計等施工文件的收集整理工作。利用P3E/C、ERP管理軟件，進行工程進度、資源、合同、財務管理。實現辦公自動化、微機化。建立項目計算機區(qū)域網，實現系統信息共享。文控管理文件分類項目施工文件應按專業(yè)進行分類管理，施工文件主要有以下幾個類別：技術管理文件包括與監(jiān)理、業(yè)主之間有關工程技術的信函、申請、報告、批復等；業(yè)主的技術要求文件；施工設計文件；業(yè)主指定的及其相關的施工標準和驗收規(guī)范；公司內部技術管理文件；施工記錄及各種檢查驗收報告。質量管理文件包括與監(jiān)理、業(yè)主之間有關工程質量的信函、申請、報告、批復等；業(yè)主質量要求及規(guī)定；業(yè)主指定的質量評定標準和檢驗程序；公司的質量手冊、質量控制程序及質量管理文件；質量檢驗記錄及質量評定資料等。HSE管理文件包括與監(jiān)理、業(yè)主之間有關工程HSE的信函、申請、報告、批復等；業(yè)主關于HSE的規(guī)定和文件；公司的HSE管理手冊、HSE程序文件及HSE管理文件；HSE記錄資料。合同管理文件包括主合同文件；分包合同文件；合同管理記錄及評價報告；合同變更文件；與業(yè)主、監(jiān)理之間關于合同管理的信函、申請、報告、批復等。控制管理文件包括施工計劃、施工統計記錄、進度報告、成本控制報告、工程預結算資料。采辦管理文件包括甲供材料、設備需求計劃及調配臺帳；自購材料采購計劃；供貨商資質資料；材料、設備交接記錄；材料、設備的質量證明文件。財務管理文件包括財務報表、財務報告、成本分析報告等財務管理文件；與業(yè)主之間有關工程財務管理的信函、申請、報告、批復等。行政管理文件包括項目內部及外部的行政文件。文件的收發(fā)項目行政部文控員負責文件收發(fā)工作。登記文件來源、主題、編號、接收/頒發(fā)時間，并按要求將文件呈送項目經理或其指派的部門、人員進行審閱、修改、簽發(fā)。若將要發(fā)放的文件內容經過審閱后需要變動，則由文控員將審批意見及原文件一同返回至文件編制部門修改，然后再次提交有關領導或部門審閱。對已簽發(fā)的文件，應及時發(fā)送的相關單位，并做好《文件收發(fā)臺帳》的填寫工作。項目職能部門與基層單位間的往來文件可不經文控員傳送，但應制備或復印1份交文控部存檔備查。文件的存檔和處置各部門的文件自行整理歸檔，存放在行政部設置的卷柜內，并及時填寫《文件收發(fā)臺帳》和卷內目錄。文件的存檔分類按職能部門的業(yè)務范圍建立總目、分目，以書面文字、電子軟件、音像制品形式出現的文件亦應加以區(qū)分。對于已作廢的文件，應由文件制發(fā)或保存部門及時收回，并加蓋“作廢”章。內部文件的更改由原文件的審批人負責；外部文件的更改，應由原文件發(fā)放單位出具書面文字附于原文件后，再予以傳達和存檔。文控管理措施配置專用微機、掃描儀、復印機、卷柜、裝訂器具等辦公用品，采用專業(yè)化文控管理模式，建立現代化文控管理系統。建立文控管理制度，按制度理順文件的編制、審批、發(fā)送流程，做到及時、準確、快捷。確定項目經理第一責任者的權利地位，凡項目部對外呈送的文件、報表和信函必須由項目經理簽署方能生效。定期組織項目各層次間文控管理的檢查和講評活動，監(jiān)督和促進文控管理工作上水平。3.0施工文件竣工資料施工文件及竣工圖的質量要求字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽認手續(xù)完備。不得用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等）書寫、繪制，須采用碳素材料。復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設備標定質量的要求。錄音、錄像文件應保證載體的有效性。長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。材料合格證、出廠證明，要求將原件歸檔，因客觀原因不能提供原件的，要求復印件加蓋提供單位的公章，注明原件存放地點。凡應歸檔的施工文件及竣工圖原則上歸檔原件。文字材料一般按人4（210mmX297mm）幅面編制。施工文件主要內容、格式、編制要求按照發(fā)包人策劃組織的施工文件的具體內容、格式、編制要求等進行編制。文件要求用A4幅面紙（或折疊成A4大?。┐蛴?，厚度不超過35毫米。對施工文件、施工圖及設備技術文件的準確性和更改情況進行核實，并按要求修改或補充標注到相應的文件上。與施工圖有關的設計變更、現場洽商和材料變更（復印件）應單獨組卷。凡為易褪色材料（如復寫紙、熱敏紙等）形成的并需要永久和長期保存的文件，應附一份復印件?？⒐D的編制要求在項目竣工時必須編制竣工圖，施工過程中產生的全部變更內容在詳細設計圖（施工圖）的基礎上繪制最終版施工圖（竣工圖），施工單位加蓋竣工圖章，設計變更單要注明變更原因，按照規(guī)定編號，同時還要將涉及到的原施工圖號對照標注在變更單編號下方，編號不能出現重號、錯號現象。竣工圖應完整、準確、清晰、規(guī)范，真實反映項目竣工驗收時的實際情況。繪制的竣工圖按原圖編號，注明版本，在圖標內注明“竣工階段”，加蓋并簽署竣工圖章。同一構筑物重復的標準圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在編制說明中注明；不同建筑物、構筑物應分別編制。竣工圖圖幅應按68/110609.3要求統一折疊，裝訂成冊，厚度不超過35毫米。編制竣工圖總說明及各專業(yè)的編制說明，敘述竣工圖編制原則、各專業(yè)目錄及編制情況?？⒐D的審核竣工圖編制完成后，報監(jiān)理單位檢查，發(fā)現不準確或短缺時要及時修改和補齊?？⒐D內容應與施工圖設計、設計變更、洽商、材料變更、施工及質檢記錄相符合。竣工圖以單項工程為歸檔單位，按單位工程或專業(yè)編制，并配有詳細編制說明和目錄。編制竣工圖時應使用新的施工圖，按要求加蓋并簽署竣工圖章。一張更改通知單涉及多圖的，如果圖紙不在同一卷冊的，應將復印件附在有關卷冊中，或在備考表中說明。施工文件及竣工圖的整理與歸檔項目文件的整理本項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據國家有關規(guī)定，并按發(fā)包人檔案管理的要求，由文件項目部進行整理。施工技術文件應按單項工程的專業(yè)、階段整理；檢查驗收記錄、質量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。對設備、技術、工藝、專利及商檢索賠文件等進行整理；要對現場使用的譯文及安裝、調試形成的非標準圖、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件、工程事故處理文件進行整理。項目文件的組卷組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系；分類科學，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。項目施工文件按單項工程、單位工程/裝置、專業(yè)組卷；設備文件按專業(yè)、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。案卷與卷內文件的排列管理性文件按問題、時間或重要程度排列。施工文件按管理、依據、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列。設備文件按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列。竣工圖按專業(yè)、圖號排列。卷內文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。案卷編目卷內文件頁號的編寫卷內文件有書寫內容的頁面均應編寫頁號，頁號編寫位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；圖樣的頁號編寫在右下角，或標題欄外右上方［具體位置距右（左）邊距20mm、距下邊距15mm，如在該位置有文字、線條等內容可做相應變動］。成套圖樣或印刷成冊文件，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁號；與其它科技文件材料組成一卷的，應排在卷內文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數。各卷之間不連續(xù)編頁號。卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。卷內目錄的編制、案卷封面和脊背的編制、案卷封面和脊背的編制、卷內備考表等應按照發(fā)包方提供的歸檔文件格式要求進行編制。案卷裝訂要求文字材料可采用整卷裝訂形式；圖紙應按68/110609.3要求統一折疊，裝訂。案卷內不應有金屬物。單份文件裝訂時，應在卷內每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號章。檔號章內容有：檔號、序號。外文資料應保持原來的案卷及文件排列順序、文號及裝訂形式。卷皮、卷內表格規(guī)格及制成材料按照招標文件中提供的歸檔文件格式要求進行整理制定，符合發(fā)包方要求。聲像材料整理聲像材料整理時應附文字說明，對事由、時間、地點、人物、作者等內容進行著錄。項目文件的歸檔分包人應在建設項目完成后，將經整理、編目后所形成的項目文件按合同協議規(guī)定的要求交承包人，由承包人及時向發(fā)包人檔案管理機構歸檔。根據基本建設程序和項目特點，歸檔在單項工程完成并通過竣工驗收后與竣工驗收文件一并歸檔。歸檔文件應完整、成套、系統。應記述和反映本項目的規(guī)劃、設計、施工及竣工驗收的全過程；真實記錄和準確反映項目建設過程和竣工時的實際情況，圖物相符、技術數據可靠、簽字手續(xù)完備；文件質量應符合本文中項目文件質量要求。外文資料應將題名、卷內章節(jié)目錄譯成中文；經翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。項目文件的歸檔審查在項目竣工文件收集、編制和整理后，項目部應組織監(jiān)理部門對文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查或三方會審；經發(fā)包人單位確認并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交發(fā)包人存檔。項目文件的歸檔時間在單項工程完工后兩個月內，項目部將項目文件匯總整理，將項目文件向發(fā)包人歸檔。項目檔案的整理全