常用辦公設備的使用課件

第十二章常用辦公設備的使用第一節(jié)打印機的使用第二節(jié)傳真機的使用第三節(jié)復印機的使用第四節(jié)掃描儀的使用第五節(jié)刻錄機的使用第一節(jié)工具選項板

工具選項板主要用于快速創(chuàng)建常用的對象，如圖案填充以及圖塊插入等操作。

一、使用工具選項板

啟動工具選項板命令有兩種方法：

菜單欄：選擇“工具”→“工具選項板窗口”命令。

工具欄：單擊“標準”工具欄中的。。。按鈕。

命令行：在命令行輸入TOOLPALETTES，并按回

車鍵。打印機是計算機的主要輸出設備之一，使用它，可以打印各種公文、表格、照片等。在打印機的使用過程中，還要注意打印機的維護及保養(yǎng)，以延長其使用壽命。

一、連接打印機

計算機上的打印機接口有SCSI接口、EPP接口和USB接口3種，常用的是EPP接口和USB接口。如果是USB接口，只要將打印機的數(shù)據(jù)線與計算機的USB接口相連，然后接通電源就行。如果是EPP接口，可以按照以下操作步驟進行連接：第一節(jié)打印機的使用二、安裝打印機驅(qū)動程序

將打印機和計算機連接好之后，此時的打印機還不能使用，必須在計算機中安裝打印機的驅(qū)動程序后，才能像使用其他外設一樣使用打印機。安裝打印機驅(qū)動程序的具體操作如下：

（1）選擇“開始”→“打印機和傳真”命令，打開“打印機”窗口。在“打印機任務”選項區(qū)中選擇“添加打印機”選項，彈出“添加打印機向?qū)А睂υ捒?，如圖12.1.1所示。

圖12.1.1“添加打印機向?qū)А睂υ捒颍?）用戶可根據(jù)向?qū)У奶崾?，通過單擊“下一步”按鈕來完成打印機驅(qū)動程序的安裝。安裝完成后，選擇“開始”→“打印機和傳真”命令，即可查看新安裝的打印機，如圖12.1.2所示。圖12.1.2新添加的打印機1．激活打印機窗口

要打印任何文件，無論是圖像、文字或表格，都要用一個軟件來啟動打印設置對話框。一般的軟件都有打印命令，選擇該命令，即可激活“打印機管理器”窗口，如圖12.1.3所示。圖12.1.3“打印機管理器”窗口2．暫停打印

在打印文件時，如果遇到某些意外情況，如打印紙用完或打印紙沒有放好等情況時，用戶可以先暫停要打印的文件，當這些問題解決后再恢復打印即可。在打印機窗口中選中要暫停打印的文檔，然后再選擇“文檔”→“暫停打印”命令，即可將選中的打印文檔暫停，如圖12.1.4所示。圖12.1.4暫停打印文檔4．更改打印順序

當以后臺方式打印文件時，打印文件以作業(yè)的形式按提交時間依次排列在隊列中，且通常按照打印的先后順序排列。如果用戶要將某個文檔提前或推后，選中該任務后將其拖至打印隊列的前方或后方即可改變其打印順序。四、打印機的日常維護

在使用打印機的過程中，要注意其維護及保養(yǎng)，才能在日常使用中減少問題出現(xiàn)的概率以及延長打印機的使用壽命。通常，要注意以下幾點：

（1）使用打印機時，應使用符合標準的打印介質(zhì)。在放紙時，應將紙放平整，將左右卡紙片分別卡到紙的兩邊。

（2）在打印過程中不要打開打印機蓋，以免造成卡紙。如果遇到卡紙，應輕輕將卡紙取出或?qū)⒋蛴C送至專業(yè)維修部門檢修。（3）如果打印的頁面產(chǎn)生白線，可將硒鼓取出輕輕晃動，再放入打印機內(nèi)，如果打印正常，說明炭粉不多；如果還有白線，則需要更換新的硒鼓。

（4）當缺紙燈不停閃爍時，表示進紙區(qū)有問題，應先將電源關閉，從進紙架上將紙張取出，如果有紙張卡在打印機內(nèi)，應小心將其慢慢拉出。傳真機可以準確、快速、原樣地傳送和接收文字、圖像等信息，已經(jīng)成為企事業(yè)單位必不可少的通信工具。

一、安裝傳真機

傳真機作為一種方便的通信工具，其功能非常強大，但它同時又是一種很精密的儀器，因此在安裝時要特別小心。具體的安裝過程如下：第二節(jié)傳真機的使用（1）將電話受話器軟線插入受話器插座（HANDEST插座）。

（2）用附帶的電話軟線將電話線路與電話線插座連接好（LINE插座）。

（3）將傳真機的電纜插入電源插座。

（4）將其他外接電話或應答機器的可用電話軟線連接在傳真機的外接電源插座（EXT.TEL插座）上即可。安裝傳真機時要注意以下事項：

（1）使用前要仔細閱讀使用說明書，按照說明書的步驟正確安裝機器。

（2）要注意電話線的連接，注意2芯線和4芯線的區(qū)別。

二、收發(fā)傳真

將傳真機安裝完成，并且在其中安裝了傳真紙之后，就可以使用傳真機收發(fā)傳真。發(fā)送和接收傳真可分為手動、自動和定時等多種方式，下面簡單介紹其中幾種常用的方式。

1．手動傳送

手動傳送就是先撥通對方的傳真號，當對方傳來傳真提示音后才開始發(fā)送傳真，其具體操作如下：

（1）將傳真稿放置于傳真機的進紙口處。

（2）撥打?qū)Ψ降膫髡嫣柎a，當傳來傳真提示音后即可自動進行傳送。2．自動傳送

自動傳送就是撥通傳真號碼后直接傳送傳真，其具體操作如下：

（1）將傳真稿放置于傳真機的進紙口處。

（2）撥打?qū)Ψ降膫髡嫣柎a，當電話撥通后可自動進行傳送。4．手動接收

手動接收傳真就是指有電話撥入，當用戶按傳真機上的“開始”鍵給對方一個傳真信號時，才能接收到對方傳送的傳真的方式。

5．自動接收

自動接收傳真就是當有電話撥入時，無須用戶接收電話，就直接將其轉(zhuǎn)入傳真模式的方式。在該方式下，只要電話接通，就可以接收到對方發(fā)送的傳真。三、傳真機的日常維護

傳真機在使用過程中，應該經(jīng)常進行擦拭，保持傳真機的整潔干凈，還應該養(yǎng)成良好的操作習慣，以延長傳真機的使用壽命。在平常的使用過程中，應注意以下事項：

（1）不要頻繁地開關傳真機，因為這樣會加速傳真機內(nèi)電子元件的老化，縮短傳真機的使用壽命。

（2）使用標準的傳真紙。如果傳真機的光潔度不夠，可能會造成熱敏頭和輸紙棍磨損。

二、復印機的使用方法

將復印機連接好之后，就可以使用復印機復印文件，其具體操作如下：

（1）開機預熱。按下復印機的電源開關，這時機器面板上出現(xiàn)預熱等待信號，表明定影器的預熱升溫。預熱結(jié)束后，復印機上的指示燈由紅變綠，表示機器預熱完成，可以進行復印。（2）準備工作。將要復印的稿件放在復印機附近伸手可及的地方，如果稿件中有不清楚的地方，先將其修改清楚，再進行復印。將原稿放在稿臺玻璃相應的標線之內(nèi)，如B5，A4等。原稿放置方向應與所選復印紙的方向一致，然后將復印機蓋板壓在原稿上，且應將蓋板盡量蓋嚴，以免因為漏光而造成復印件出現(xiàn)黑邊等情況，影響稿件的外觀。（3）選擇復印倍率。默認情況下，復印時是按100%進行復印的，如果用戶要對原稿進行放大或縮小，可設置合適的復印倍率，以進行放大或縮小。倍率的設置方式有兩種，一種是以紙型尺寸表示，放大時為B5－A4，縮小時為A3－A4；另一種以百分比表示，放大時為1.4%，縮小時為0.6%。（4）選擇復印紙尺寸。根據(jù)原稿的大小或需要放大、縮小的尺寸選擇合適的復印紙，一般通過按下紙盒選擇鍵來完成，機器會自動選擇好已裝入的相應尺寸的復印機，并在操作面板上顯示所選的紙型。當沒有紙時，會在操作面板上顯示缺紙，重新裝入復印紙即可。（5）預置復印數(shù)量。根據(jù)復印份數(shù)的多少，設置合適的數(shù)量。設置復印數(shù)量的方式有旋鈕式和按觸式兩種，一般可將其設置為1～99，有些復印機可達到999頁。按觸式需要用戶用手指觸壓按鍵上的數(shù)字進行設置；旋鈕式需要扭動旋鈕進行設置。

（6）設置復印件濃度。當原稿中的文字或圖片較淡時，可將濃度設置得較深；當原稿中的文字或圖片較清晰時，可適當減淡濃度，以使復印件效果較好。

三、復印機的使用技巧

使用復印機的過程中掌握一些使用技巧，既可以使復印工作變得簡單有序，又可以提高復印件的質(zhì)和工作效率。復印機的使用技巧主要包括以下幾方面：（1）復印機預熱時要花費較長的時間，如果用戶要復印多份相同的資料，可將其工作模式設置為連續(xù)復印狀態(tài)，并根據(jù)要復印的份數(shù)設置好要復印的頁數(shù)。也可以將要復印的文件集中在一起復印，這樣既可以提高工作效率，又可以避免因頻繁地開、關復印機而造成其內(nèi)部元器件的老化。（2）使用自動送稿器可以提高工作效率，避免每次送稿都要掀起稿臺蓋板的麻煩。

（3）將紙盒內(nèi)的復印紙擺放整齊、平整，這樣可以避免在復印的過程中出現(xiàn)卡紙情況。

（4）如果原稿上有污跡，在復印前應使用白紙條將原稿中的污跡遮住，以使復印件較美觀。如果要復印書籍，可以用白紙將目標復印區(qū)域以外的地方遮住，以消除復印的書籍中頁與頁之間的陰影。（5）復印的過程中會遇到各種色調(diào)深淺不一的稿件，此時，應以字跡為條件，適當減少曝光量。具體方法是加大顯影濃度，將濃度桿撥向加深的一側(cè)；如果要復印圖片、照片等反差小、色調(diào)深的原稿，則應減少顯影濃度，將濃度調(diào)節(jié)桿撥向變淡的一側(cè)，如果還不行，可以將曝光窄縫板抽出，把光縫調(diào)寬一些，即可使圖像變淺。（6）在連續(xù)復印文件的過程中，如果要復印某個加急文件，可先按下控制面板上的“暫?！卑粹o暫停當前正在處理的任務，同時將復印數(shù)量自動恢復為1。此時，用戶可重新設置復印數(shù)量，等該加急任務處理完畢后，再次按下“暫?！卑粹o即可繼續(xù)工作。（7）在進行雙面復印之前，應使復印紙充分進入空氣，防止出現(xiàn)雙張現(xiàn)象。先套印奇數(shù)頁碼的一面，再根據(jù)所用機器的類型，將復印件裝入紙盒，復印偶數(shù)頁碼的一面，有的則原封不動裝入紙盒即可。如果是采用光導纖維矩陣透鏡的機器，原稿正放，復印件也是正的；而用鏡頭的機器，原稿正放，復印件要反放，即上下顛倒，特別是在雙面復印小張原稿時，最好在復印第一面時將原稿放在復印紙中間，復印第二面時也放在中間，否則將會出現(xiàn)誤差。掃描儀是繼鼠標和鍵盤之后的第三代計算機輸入設備，使用它，可以將文字、圖片、照片、膠片及各類圖紙輸入到計算機中。使用掃描儀時，也要注意對其進行保養(yǎng)和維護，以延長其使用壽命。第四節(jié)掃描儀的使用一、連接掃描儀

目前，常用的掃描儀包括USB接口和SCSI接口的掃描儀，因為其硬件組成不同，因此，其連接方式也不同。

如果要連接USB接口的掃描儀，將掃描儀的USB數(shù)據(jù)線連接到計算機的USB接口中，然后再將掃描儀的電源線接到電源插板中，接通電源，即可完成USB接口掃描儀的連接。連接成功后，掃描儀面板上的指標燈會變成綠色，表示已連接完成。SCSI接口的掃描儀比較復雜，用戶可按照以下操作步驟進行連接：

（1）切斷計算機及其他連接設備的電源，打開計算機的主機箱，找到主板上的一個空閑插槽，然后將機箱擋板除去。

（2）將掃描儀附帶的SCSI卡插入到該插槽中，并用螺絲將SCSI卡固定在機器中。

（3）取出SCSI數(shù)據(jù)連接電纜，將接入SCSI卡的數(shù)據(jù)電纜一端小心地與SCSI卡上的接口相連并固定。

（4）將連接電纜的另一端接入掃描儀的相應接口。二、安裝掃描儀驅(qū)動程序

與打印機相同，將掃描儀與計算機連接好之后，必須在計算機中安裝掃描儀的驅(qū)動程序，才能正常使用它。WindowsXP攜帶了大量的驅(qū)動程序，用戶在控制面板中找到相應的驅(qū)動程序，并進行安裝即可，具體操作如下：（1）選擇“開始”→“控制面板”命令，打開控制面板窗口。在該窗口中雙擊圖標，打開掃描儀和照相機窗口。

（2）在“圖像處理任務”選項區(qū)中選擇“添加圖像處理設置”選項，彈出“掃描儀和照相機安裝向?qū)А睂υ捒?，如圖12.4.1所示。

（3）用戶可通過單擊“下一步”按鈕，在向?qū)У闹敢?，找到合適的驅(qū)動程序進行安裝。安裝完成后，單擊“完成”按鈕即可。圖12.4.1“掃描儀和照相機安裝向?qū)А睂υ捒蛉?、掃描圖片

將掃描儀的驅(qū)動程序安裝到計算機中之后，重新啟動計算機，即可以正常使用掃描儀掃描照片、圖片等，其具體操作如下：

（1）打開掃描儀的電源，并將圖片正面朝下放入掃描儀中，蓋緊掃描儀的上蓋。

（2）打開計算機，啟動圖像處理軟件PhotoshopCS2。

（3）選擇“文件”→“導入”→“WIA-Flatbedscanner-13”命令，即可啟動掃描儀掃描圖像，如圖12.4.2所示。圖12.4.2掃描圖片四、掃描儀的日常維護

為延長掃描儀的使用壽命，使用掃描儀時，要注意以下事項：

（1）要保持掃描儀干凈，要經(jīng)常使用擰干水的濕抹布擦拭掃描儀。

（2）不要將較重的物品堆放在掃描儀上，以免壓壞掃描儀的上蓋。

（3）不要將金屬、石頭等較硬的物質(zhì)置于掃描儀的鏡片上，防止硬物質(zhì)滑傷鏡片而造成掃描儀損壞。

（4）不要頻繁地開關掃描儀，以避免造成掃描儀內(nèi)元器件的老化。由于光盤具有存儲容量大、易于攜帶、受外界影響較小、價格低廉、保存時間長等優(yōu)勢，因而被越來越多的計算機用戶所喜愛。很多用戶都使用光盤刻錄工具，將一些重要的數(shù)據(jù)使用刻錄機刻錄在光盤中以進行保存。第五節(jié)刻錄機的使用一、常用刻錄工具

目前市場上光盤刻錄軟件種類繁多，如NeroBurning，EasyCDCreator，WinONCD等，如表12.1所示即列出了這幾種刻錄軟件的刻錄功能、支持光盤類型及一些輔助功能的對比。表12.1刻錄軟件的對比由表12.1可以看出，NeroBurning是這幾款軟件中功能最全面的一個，它不僅可以完成數(shù)據(jù)、音樂、視頻、鏡像DVD和CD光盤的刻錄，還可以通過自帶的組件進行音頻處理和視頻編輯。

二、刻錄前的準備

使用刻錄工具刻錄光盤之前，需要做一些準備工作，這樣可以確?？啼洐C正常、快速地運行。其準備工作主要包括以下幾個方面：

（1）刻錄前應盡量關閉其他程序。

（2）盡量在高配置的機器中進行刻錄。

（3）如果刻錄機在刻錄過程中，必須要有連續(xù)不斷的資料供給刻錄機刻錄到光盤上，如果緩沖區(qū)已空卻還得不到資料，就會導致刻錄失敗。

（4）在刻錄前應進行病毒掃描。

（5）選擇數(shù)據(jù)傳輸率高且傳輸穩(wěn)定的硬盤。

（6）在需要刻錄大量內(nèi)容時先關閉省電功能和屏幕保護程序等。

（7）需要大量刻錄時盡量把刻錄機放在通風或散熱條件好的地方。三、使用NeroBurning刻錄光盤

當一切準備工作就緒后，就可以使用刻錄機刻錄光盤。下面以數(shù)據(jù)光盤為例講解光盤的刻錄，具體操作如下：

（1）在刻錄機中放入一張空白的光盤。

（2）啟動NeroBurning刻錄軟件，打開其工作窗口，如圖12.5.1所示。圖12.5.1NeroBurning的工作窗口（3）在“應用程序”列表中選擇“NeroExpress”選項，打開“光盤內(nèi)容”窗口，如圖12.5.2所示。圖12.5.2光盤內(nèi)容窗口（4）單擊“添加”按鈕，在打開的添加文件及文件夾窗口中選擇要刻錄的文件。單擊“添加”按鈕，即可將其添加至刻錄列表中。

（5）單擊“下一步”按鈕，打開最終刻錄設置窗口。對刻錄機進行設置，設置完成后，單擊“刻錄”按鈕，即可開始刻錄。刻錄完成后，會彈出一個提示框提示用戶已經(jīng)刻錄完成，NeroExpress程序自動將刻錄的光盤彈出。

（6）如果需要刻錄另一張光盤，單擊“下一步”按鈕即可返回到向?qū)ч_始時的窗口，在刻錄列表中選擇新的刻錄任務進行刻錄即可。

一、填空題

1．計算機上的打印機接口包括

、

和USB接口3種。

2．接收和發(fā)送傳真可分

、

、

、

和自動接收5種方式。

3．