辦公室管理制度及工作流程

..頁腳頁腳.頁腳一、會議管理制度及工作流程1、會議分為：行政會議、月度總結大會、全體員工大會(1)行政會：每一上午8:30會議地點：辦公樓會議室會議主持：辦公室主任參會人員：各部門負責人記錄：文員會議容：①通報上安排工作的進展情況②研究部署下工作③解決工作中出現(xiàn)的具體問題④各部門之間相互溝通、配合、調節(jié)事宜(2)總結會：每月月底最后一天下午3:00會議地點：辦公樓會議室會議主持：辦公室主任參會人員：總公司各部門員工記錄：文員會議容：①各部門領導總結本月工作情況，部署下月工安排②解決工作中出現(xiàn)的具體問題③各部門工作的銜接(3)全體員工大會：1-3個月一次，時間另行確定會議地點：辦公樓會議室會議主持：辦公室主任參會人員：公司全體員工記錄：文員會議容：①各部門領導匯報所屬部門工作情況及下步工作安排②檢查各部門之間的工作銜接③要求全體員工提出對公司的全面分析和見解，一后交于行政臨時會議：不定期組織會議沖突時堅持小會服從大會的原則 第三章 會前準備第一條公司召開的公司級會議會務服務統(tǒng)一歸口辦公室負責。各部門召開會議需用公司會議室，應由辦公室統(tǒng)籌安排。第二條會議召集人在會議召開2日前將會議的主題、地點、時間和對與會者的要求等下發(fā)或通知所有與會者。第三條會議主持人和與會人員都應在會議召開2日前做好有關準備工作，包括擬好會議提案、匯報總結提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草案等。記錄人根據(jù)會議通知和與會者的會前準備資料在會議召開2日前擬定《會議議程》交會議召集人審核。第四條所有與會者都應該遵守公司的會議制度，不遲到，不早退，不無故缺席。因為特殊原因不能完整地參加會議的與會者，應提前向會議召集人說明情況，并且將自己的觀點盡量用書面的形式轉達給會議召集人，由會議召集人代為表達。第五條會議的基本人員應該包括：召集人，與會者，記錄員。會議原則上應由召集人主持，也可由召集人指定他人代為主持。第四章會議組織及要求第六條會議組織遵照“誰主辦，誰組織”的原則。第七條會議主持人須遵守以下規(guī)定：主持人應提前10分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。主持人一般應于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決的問題及目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。會議進行中，主持人應根據(jù)會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權限定發(fā)言時間和中止與議題無關的發(fā)言，以確保議程順利推進及會議效率。屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。主持人應將會議議決事項付諸實施的程序、實施部門、達成標準和完成時限等會后跟進安排向與會人員明確。第八條參會人員須遵守以下規(guī)定：應提前5分鐘到達會場，并在《會議簽到表》上簽到或由主持人點名簽到；準確、充分地表達自己的立場，會議發(fā)言應言簡意賅，緊扣議題；會議討論過程中，與會者應注意文明用語。遵循會議主持人對議程控制的要求；屬工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發(fā)言；遵守會議紀律，與會期間應將手機調到至靜音或將手機呼叫轉移至部門另一未與會人處，原則上不允接聽，如須接聽，請離開會場；做好本人的會議紀錄。第五章會議記錄第九條公司各類會議均應設專用記錄本進行會議記錄并由會議召集人確定專人負責記錄。會議記錄應遵守以下規(guī)定：以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀要；會議記錄應堅持實事的原則，盡量采用實錄風格，確保記錄的原始性，記錄員應署名；對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明“議決”字樣；會議原始記錄應于會議當日、會議紀要最遲不遲于會議后2個工作日呈報會議主持人審核簽名；如需下發(fā)文件，主持人審核后由行政副總、總經理逐級審核批準后再下發(fā)，如非下發(fā)文件，逐級審核后歸檔。負責會議考勤記錄，并報會議主持人核準；做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經主持人核準的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。第十條會議紀要和會議記錄的發(fā)放、傳閱、歸檔：公司級會議紀要的發(fā)放或傳閱圍由會議主持人、行政副總審核、總經理確定，并由辦公室存檔備查，按年度移交公司檔案室。各部門的會議記錄，由本部門常設會議記錄員負責日常歸檔、保管；會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄，其調閱應格按照公司文檔管理制度和制度的有關規(guī)定執(zhí)行。第六章會議精神的督辦及執(zhí)行第十一條會議跟進會議決議、決策事項需要會后跟進落實的，按照部門職責分工由主辦部門跟進落實，會議主持人另有指定的，從主持人指定；會議跟進的依據(jù)以會議決議、紀要及會議原始記錄為準；辦公室負責會議議定事項的督辦和催辦，定期檢查會議決議、紀要及會議記錄及落實情況，并將督辦和催辦情況報告會議主持人，并將作為考核當事人工作的依據(jù)；部門會議的跟進落實、督促檢查工作由各部門自行安排。第七章會議紀律和要求第十二條公司級會議的與會人員要格遵守紀律，不得將會議容、討論的有關情況向外泄露。會議議決事項，應格，除按規(guī)定履行職責需要外，與會人員不得外傳會議討論和議決情況。故意泄漏、傳播會議有關情況的，視負面影響的大小作出相應處罰。第十三條管理權責和處罰辦公室負責公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。會議主辦部門負責會議的組織工作，并有權對違反本制度的行為提出處罰。遲到、早退、缺席遲到：參會人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘未到的，計為遲到；早退：凡參加會議人員，如未經主持人同意在會議結束前5分鐘提前離開會場的，計為早退;缺席：凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的，計為缺席。第十四條處罰無正當理由遲到、早退每次處10元的罰款；無正當理由缺席每次處以20元的罰款；凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔。以上處罰由會議記錄人將召集人簽字確認的會議記錄出勤記錄交人力資源部從工資扣除。第十五條流程圖辦公用品管理制度為規(guī)公司辦公用品的申購、入庫、保管、發(fā)放、使用、報廢、盤存、交接程序,使之管理有序，責任明確，節(jié)儉節(jié)約，避免浪費，特制訂本制度。一、辦公用品的分類和管理按使用的性質分為低值易耗品和高值保管品兩類。低值易耗品(約2000元以下)主要指：簽字筆、圓珠筆、鉛筆、刀片、膠水、膠帶、氣泡袋、大頭筆、割刀、刀座、綁帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、復印紙、打印紙、便簽紙、橡皮擦、原子筆、筆芯、夾子、涂改液、白板筆、螢光筆、記事本、電風扇、線插板、剪刀、釘書機、計算器、機、裝訂機、檔夾、裁紙刀、印泥等價值較低的日常用品；固定資產（約2000元以上）：電腦、打印機、文件柜、空調、相機、投影儀、辦公桌椅等價值較高的物品。鑰匙：鑰匙分為辦公室鑰匙、宿舍鑰匙、特種機械鑰匙、車輛鑰匙。由人事行政部管理。公司每年開展工作時，由人事行政部綜合辦主任將其中一套鑰匙分發(fā)給各個部門負責人，需填寫《鑰匙發(fā)放登記表》并做好發(fā)放登記。每年公司工作結束時，再依次收回，并做好收回登記。儀器：分為測量儀器和實驗儀器，由人事行政部管理。每年公司工作開展時，由各部門負責人到人事行政部綜合辦填寫《儀器領用單》并做好登記后領取，每年公司工作結束時，再依次收回，并做好收回登記。公司辦公用品的管理統(tǒng)一歸口為公司人事行政部。人事行政部應當于每月25號之前做好辦公用品庫存登記，25日各部門填寫《物品申購單》交到人事行政部綜合辦公室，由行政副總、總經理審批;26日交予采購人員進行采購，月底前將采購物品交予行政部，行政部保管人員負責核對數(shù)量并填寫入庫登記表，各部門到行政部領取物品并登記，行政部保管人員每月終填報《辦公用品使用情況匯總表》交予行政副總查閱。（固定資產類不設月度計劃，根據(jù)實際需要情況通過正常審批程序購置。）人事行政部需于月1至5號列出各部門的費用支出詳細統(tǒng)計情況上交公司總經理。對于有提出辭職的員工，在辦理辭職手續(xù)時，必須在辦理完辦公用品清退手續(xù)后可辦理工資的領取事項。辦公用品的申請。辦公用品的采買或者領用申請需要填寫《辦公用品申請單》。公司辦公用品的申請資格人為辦公室主任及以上管理人員。各級管理人員應當根據(jù)自己部門的辦公需要，及時地提出采買申請。普通員工的辦公用品需要應當向自己的主管提出，由主管統(tǒng)一進行申請。定額辦公用品原則：高管每人每月10元，部門經理每人每月6元，普通員工每人每月4元，如超標將自行處理。辦公用品的審批。在填寫《辦公用品申請單》后，申請人應當將申請單交有審批權的部門負責人審查批準。審批人是辦公管理費用控制的責任人，其簽署的批準意見對辦公費用控制構成相應領導責任。公司賦予部門經理及以上的管理人員以一定價值圍的辦公用品請購的審批權：300元以下由辦公室主任審批，300元以上3000元以下由行政副總審批，辦公室主任審核，3000元以上由行政副總審核，總經理審批。辦公用品的采購。填寫的《辦公用品申請單》在得到批準后，應當交到公司人事行政部由人事行政部統(tǒng)一采買。人事行政部應當做好供應商的建檔工作，編制出常用辦公用品的價格表，把握好辦公用品的價格行情，做好供應商的比較、甑選工作，盡最大可能控制好辦公用品的采購成本。人事行政部將根據(jù)公司日常辦公需要，對一些常用的辦公用品進行批量購買，在辦公室保持一定庫存，以保證正常辦公需要的及時滿足，提高供給效率。辦公用品的入庫管理在供應商送來所購的辦公用品后，應由人事行政部統(tǒng)一簽收、保管和發(fā)放。人事行政部應當將編制出的常用辦公用品的價格表交公司財務部保管，財務部在接相應付款單據(jù)時應當再次核對相應品種的單價和總金額及簽收人的簽字，確認無誤再準予付款。辦公用品的保管。備用的辦公用品由人事行政部統(tǒng)一保管。公司為人事行政部劃定相應的存放區(qū)域，實行封閉保存。由各部門申請的辦公用品應當及時發(fā)放。發(fā)放出去的辦公用品應當由人事行政部做好相應的領用記錄，明確領用部門，領用人，領用日期。對于大件管理品實行保管責任制，實行使用人、領取人、保管責任人三合一的辦法，對保管責任進行歸屬。人事行政部將根據(jù)不同時期的現(xiàn)實情況合理編訂納入保管責任制的大件管理品目錄?，F(xiàn)階段的大件管理品圍暫定為：辦公桌椅、柜子、電腦及其配件、機、電風扇、計算器。對因個人工作失誤、非正常使用而對辦公用品造成的重大異常損耗，將根據(jù)個人責任的程度，由責任人承擔所造成相應損失的賠償。實行定期盤存制。盤存頻率為一月/次，人事部將于每月的25號至31號抽取時間進行大件管理品的盤存。盤存容包括檢查相應的辦公用品的存在情況，問題情況，并讓相應的保管人簽字確定，以便及時地發(fā)現(xiàn)問題，處理問題。辦公用品的領用。各部門憑《辦公用品申請單》可以領用已采購回公司的辦公用品。在領用時，領用人應當在人事行政部的《辦公用品發(fā)放表》上簽上領取人姓名和日期。領取人可以是《辦公用品申請單》申請人，也可以是申請人指定的辦公用品使用人。但涉及高值管理品的，必須是使用人前來領取并簽字，以明確保管責任。在領用人簽字領取辦公用品時，人事行政部應當對領取人做好登記記錄。辦公用品的維修及報廢。公司對高值管理品的報廢實行審批管理。各單位、部門如有高值管理品損壞，不能使用的，應當依據(jù)以下程序進行處理。對簡單問題的可以自行維修處理。但對有保修服務品，且在保修期的，不得擅自自行處理。 可維修品出現(xiàn)問題的應當提交《物品維修登記表》至人事行政部統(tǒng)一進行處理。對維修不成的高值管理品實行報廢處理。報廢應當是在對可能維修的，在提交過維修申請，經過維修但無法修好的情況下，或者是對無條件維修的，經過了人事行政部的故障認定，可由該管理品的保管人填寫《辦公用品報廢申請單》，經人事行政部簽字確認后報廢事項為成立。報廢品原購買價值單件超過1000元的，須報請公司副總經理的批準；原購買價值單件超過5000元的，須報請公司總經理的批準。高值報廢品在得到報廢審批后應當由人事行政部進行回收處理，以求極可能的開源節(jié)流。高值管理品在完成報廢程序后，應當從《固定資產登記表》上核銷，核銷時應做紅筆登記，并附上《辦公用品報廢申請單》。印章管理制度及流程印鑒的種類：1、公司印鑒：公司在工商行政機關登記的公司印章和各種業(yè)務專用的公司印章。包括：公司章、公司合同專用章、財務專用章。領導私印：刻有董事長、總經理姓名的印章。部門印鑒：刻有公司部門名稱的印章。印章的刻制、啟用：公司各部門需刻制印章時，按要求填寫《印章刻制申請表》，報行政副總審核，總經理審批。申請批準后，由行政管理部負責統(tǒng)一刻制，啟用前頒布印鑒啟用通知的紅頭文件，在啟用日期前使用視為無效。公司批準成立的新部門待正式紅頭文件下發(fā)后，根據(jù)工作需要可申請刻制該部門印章。各種印鑒均由行政管理部頒發(fā)，頒發(fā)時應留下印模并登記備案。4、專人領取印鑒時，需在印鑒備案表上簽字。三、印鑒保管行政副總（或辦公室主任）保管：公司印章、合同專用章；財務部負責人保管：財務專用章、領導私印；部門印章：由各部門負責人保管；印章持有情況納入員工離職時移交工作的主要容，如員工持有規(guī)定類別的印章，須辦理歸還手續(xù)后可辦理離職手續(xù)。四、印鑒的使用：1、使用圍1）公司印章：以公司名義對外、對行文；簽訂重要合同、協(xié)議等文件；上報的材料、報表；開展工作時所需的介紹信、證明材料等使用公司印章等；頒發(fā)各類榮譽證書或獎狀等。3）部門印鑒：以各部門名義開展工作時使用。部門印鑒不能代表公司對外使用，只在公司有效。2、用印公章、合同專用章的使用決定權為總經理，其它各印章的使用決定權由總經理據(jù)實際工作需要進行授權。公司員工因私一般不予用?。ü菊拢┐_需用印時，必須報，經總經理清用印目的，經部門負責人審核后，填寫《用印登記表》簽字審批，印鑒管理人員可用印。重要合同及公司級（對、對外）文件需用印，總經理因事不在，可向總經理匯報，確認后可用印，事后補辦手續(xù)。財務人員依日常的權限及常規(guī)工作容自行使用財務專用章。4）介紹信用印經總經理批準后，可用印。5）公司印章不得攜帶外出使用；特殊情況必須外出用印時，應填寫《外出使用印章情況登記表》并注明原因，經行政副總、總經理逐級審批后，由印章管理人員攜章一起外出監(jiān)?。豢绲赜蚪栌糜≌聲r，需由經辦人辦理借用手續(xù)，填寫《印鑒借用申請表》經總經理批準后可攜帶外出。6、“印鑒使用登記明細”和“外出使用印章情況登記表”作為公司檔案永久保存，按序號交行政管理部檔案室存檔。5）不可在空白憑證、介紹信、協(xié)議或合同等上蓋公司印鑒，特殊情況需經總經理批準；6印鑒管理人員對未經簽發(fā)的文件、不符合用印規(guī)定程序的，不得擅自用?。晃?、印鑒的停用因遺失而依法公告作廢的印章于公告日起即停用；若出現(xiàn)遺失或保管不當導致印章非正常使用，可按公司工作失誤處罰規(guī)定追究當事人的責任。公司因名稱變更、部門撤消、印章式樣改變等情況需啟用新印章時，舊印章停止使用，由行政管理部下發(fā)《關于停止××印章使用的通知》行政管理部將停用的作廢章收回，經總經理批準，應封存的予以切邊或存入檔案里封存，無須封存的則銷毀。第8章責任追究1，印章管理和使用發(fā)生責任事故時的責任追究：印鑒的管理、監(jiān)督由行政管理部以每月一次不定期檢查作為績效考核的依據(jù)。使用印章的部門、員工不按本制度規(guī)定程序辦理的，印章保管人不得予以用印，否則，每發(fā)現(xiàn)一次，對使用人和保管人各扣100元。用印部門主管對本部門員工或分管部門員工用印審批不，用印后造成錯誤或損失的，每發(fā)現(xiàn)一次，對審批領導扣200元。各印章保管人出現(xiàn)私自留存（包括應予銷毀、工作交接等情況）、私自使用、私自外借等違規(guī)現(xiàn)象，每發(fā)現(xiàn)一次扣300元，對上述行為造成損失的，視其重性，扣各印章保管人及其主管領導500～1000元。（5）印章保管人對印章保管不善，造成印章丟失、毀損的，扣直接責任人和主管領導各1000元。如給公司造成經濟損失的，還將對直接責任人追究經濟損失。（6）對擅自使用、盜用或私刻印章等行為，公司給予當事人辭退處理并報司法機關予以懲處。公司車輛管理制度一、公司所有辦公用車統(tǒng)一由行政部管理。行政部為車輛歸口管理部門，負責車輛的調配、使用以及保養(yǎng)修護等管理工作。車輛總體由總公司行政部統(tǒng)一管理，派駐到分公司的車輛，日常管理權屬歸分公司管理。四、公司用車劃分：公司經營正常用車，已派駐到各子公司的公務用車。公司配給領導的自用車輛。3，車牌號車牌號配備部門責任人備注五、車輛管理制度二、日常管理車輛實行定人定車。司機對所駕駛車輛負責，不得隨意交換駕駛，因特殊情況須交換車輛，要經過總務部分管負責人批準，并隨時做好交接記錄。除總公司領導正常用車外，司機和機關其他人員個人用車，須事先向分管負責人申請。未經批準擅自用車者，要進行通報批評并適合給予經濟處罰。造成事故或車輛損壞的，由私自用車者和司機負全部責任。所有車輛晚上必須停放在公司車庫及公司停車場，不得將車輛隨意在外停放。有特殊情況時應征得使用領導同意。私自在外停放，造成車輛丟失、損壞者，司機承擔全部責任。公司車輛統(tǒng)一由行政部調度和指派管理。5、公司用車遵循以下原則：優(yōu)先保證領導來公司參觀、考察、及洽談事宜的接送；采購急用物品的使用；同時間同向不同派車單盡量兼并出車。車輛審批權限：一般用車由行政部經理審批，公務用車需要出市區(qū)或者遠程出差須經總經理批準。行政部依“輕重緩急”順序派車，不按規(guī)定辦理審批者，不得派車。如公司車輛一時調配不開，由行政部進行其它車輛調劑；（極特殊情況時如公司無車輛可用時，經申請行政副總批準后可聯(lián)系外部租車，并在發(fā)票上要注明始點和終點及所辦事宜，否則不予報銷。）司機換駕公務用車交接車輛時必須保持車輛整潔、外觀無損傷、車況正常。如有其他情況，其實反映給領導，否則自行承擔責任。（二）、車輛治理機動車輛的調度、維修、保養(yǎng)、加油等統(tǒng)一由分管車輛調度的領導和行政部進行管理。車輛有關證照和相關手續(xù)，由司機妥善保管。涉及車輛的養(yǎng)路費、年審、保險等事務由司機把握辦理時間，報行政部或分管車輛調度領導批準同意后，由司機負責具體辦理，行政部協(xié)助辦理。車輛格實行下班入庫制。下班后所有車輛停放在固定停車位置，因事不能停入指定車位的車輛應存放在合適的停放處。如：出差在外的車輛，要將車輛停放在安全場所，并鎖好向盤和門窗，做好安全防。車輛實行節(jié)假日及夜間歸位管理，下班后必須按公司指定的存車地點存放，任車輛不準隨意更換存車地點，如遇特殊情況必須提前通報行政部并征得同意。車輛實行專車專人駕駛，禁將車輛私自交他人駕駛。如有事請假或者休班需提前提出，由分管領導批準，將車輛安排妥當后可休假。六、車輛使用制度全公司用車打亂對口用車，各種車輛均由行政部統(tǒng)一管理，行政部分管負責人負責協(xié)調。優(yōu)先保障總公司領導工作用車，統(tǒng)一安排各分支機構工作用車。各分公司及總公司各部門用車應提前通知總務部，以便統(tǒng)一安排。主管經理領導不在時由上級領導或者總務部主管經理經理指定專人批準。未經批準不得擅自出車。3、遇有特殊情況急需用車的，應及時通知行政部，可以視情況臨時調派待命車輛?？偣绢I導外出可以帶車，其他人員一般不派車輛。如因特殊情況需派車的，須經行政副總、總經理審批，由分管負責人協(xié)調安排車輛和司機。需要派車情形主要有：、市區(qū)十公里外有急事需辦理的；、財務部提取大額現(xiàn)金的（萬元以上）；、外出攜帶物品較多，自行車或公交車不便攜帶的；④、其他特殊情況，經主管經理領導同意的。分公司已派駐的車輛若因公需其他部門及單位需用，需征得分公司主管經理領導和總務部經理同意，可出車。為提高工作效率，保證辦公正常用車，用車人在到達辦事地點20分鐘可以返回的，可等候接回；超過20分鐘的，車輛需要返回。4、各分支機構及個人有特殊情況需要用車時，應事先向行政部申請，經審批同意后可派車。5、節(jié)假日和下班后，除領導正常工作用車外，其他人員用車，要提前告知總務部主管經理經理，根據(jù)具體情況合理安排。各分支機構及個人不按照規(guī)定用車，行政部有權拒絕派車。車輛調度實行先領導后一般，先急后緩，先遠后近，先鄉(xiāng)鎮(zhèn)后城市，先會議后出差，先保證工作需要后個人用車的原則。辦公外出需用車時，用車人須向負責車輛調度的行政部提出申請，由行政部主管經理統(tǒng)一進行安排、調度。行政部主管經理外出時，由其指定專人安排調度。車輛調度按照工作的輕重緩急及領導優(yōu)先的原則，統(tǒng)籌安排，未經分管領導批準，駕駛員不得擅自出車。司機必須經分管領導或總務部通知可出車，并按派車通知規(guī)定的時間、地點出車，不得擅自改變。七、車輛安全制度為確保行車安全，駕駛員必須認真鉆研業(yè)務，格遵守道路交通安全法規(guī)，服從交警指揮，禁酒后開車。駕駛員對車輛要勤檢查，勤保養(yǎng)，勤擦洗，使車輛始終保持最佳運行狀況。發(fā)現(xiàn)問題，及時處理，防事故發(fā)生。八、油料管理制度1、汽車用油，由行政部統(tǒng)一購買、供應和管理。由行政部建立用油登記簿，根據(jù)車型核定百公里用油量，專人負責，單車核算。2、駕駛人員因出車途中確需購買油料，回單位后要有隨車領導或用車人員簽字，并憑相關證明或派車單到行政部登記，由行政部審核，納入該車本月用油記錄。對所有車輛分別進行加油統(tǒng)計，由行政部負責登記，每月將各臺車輛的耗油和公里數(shù)情況進行審核公布，監(jiān)督各車輛耗油在核定合理圍。行政部對公司車輛用油進行監(jiān)督、控制，財務部輔助進行監(jiān)控管理。車輛加油程序：司機出車前5至12個小時，需填寫好《加油申請單》、經主管領導、行政副總批準后，在用油登記薄上登記，隨后與出納一起加取油料油，出納、駕駛員在加油發(fā)票反面簽字后由出納將《加油申請單》與發(fā)票一起收回。（6、公司車輛實行一車一卡，統(tǒng)一油卡加油。尚未領取油卡的車輛經總務部主管經理同意暫時使用現(xiàn)金加油，公司車輛禁止現(xiàn)金加油，如遇特殊情況需現(xiàn)金加油，須報行政部同意，可執(zhí)行。7、司機應及時了解油卡的用油情況，在油卡金額接近100元時，及時上報行政部申請油卡充值或及時換卡。）九、車輛維修及保養(yǎng)車輛維修應先進行技術鑒定估測，列出費用預算。修理費用在500元以的，經行政部主管經理審批后，到定點修理廠修理。超過500元或需大修的，需經總經理審批。車輛如需購置零件、配件必須事先辦理審批手續(xù)。建立車輛檔案制度。容包括行車里程、維修部件及金額、耗油量、事故簡述及處理決定等，由行政部指定專人逐項逐次登記，按月統(tǒng)計。每由司機自行對車輛進行保養(yǎng)一次，保養(yǎng)期間及時發(fā)現(xiàn)解決問題，確保車輛整潔和車況良好。車輛保養(yǎng)要做好保養(yǎng)記錄，問題當時不能解決的要及時報告行政部。所有車輛實行定點維修、統(tǒng)一結算的辦法。維修費用由行政部按照維修預算、維修通知單和結算單與定點維修站每月結算一次。具體維修程序：需要維修的車輛由使用部門責任人提前申請，由行政部鑒定，編制維修預算并填寫《車輛維修申請單》，由分管領導審核簽字后，司機憑維修申請單到定點維修站修理。維修后司機在維修站開具的結算單上簽字驗收（結算單必須注明所更換配件的型號、產地、品牌等），并編制維修決算，一并交行政部核對驗收，由行政部按照財務管理規(guī)定進行審批和結算。凡因車輛在外地機器發(fā)生故障無法到指定地點修理，司機必須及時報告總務部主管經理，如有隨車領導或其他工作人員可予以證明，經同意后可在外維修，但修理費將納入該車當月的修理費用。公司車輛應在指定特約修理廠維修，否則維護費不準報銷。如情況特殊，經行政部同意可據(jù)實報銷?？勺孕行迯偷?，報銷購買材料、零件費用。車輛在行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修復、更換零件時，可視實際需要進行修理，但無迫切需要或修理費超過200元時，應事先征得行政部主管經理批準。駕駛員要加強對車輛的日常維護與保養(yǎng)，搞好清潔衛(wèi)生，出車前必須檢查燈光、水箱、電瓶、制動、各項操縱等有關安全部件，及時添加機油、電瓶液等，保證車況運行良好。車輛需維修的，駕駛員必須先認真檢查發(fā)生的故障，初步判定故障發(fā)生部位，并如實向總務部報告，報批同意后，可修車。車輛必須到指定修理廠進行維修。未經批準擅自進行修車、購置零配件或在非指定的廠家修車，其費用不得報銷。15、修車時間由行政部視具體情況妥善安排。駕駛員在每天出車前，行駛中，收車后應當進行例行保養(yǎng)，包括以下項目：打掃、清洗汽車外衛(wèi)生。檢查安全隱患處，各部機件緊固和輪胎氣壓。檢查添加燃料、潤滑油。其他一般檢查項目。車輛的年檢、保險由司機及時上報，由行政部予以督辦。司機應加強對車輛的保養(yǎng)，愛護車輛，勤檢查、勤打掃，出車前、收車后要進行檢查，如有異常，應及時向總務部報告，保證車輛的正常行駛。車輛在正常運行中出現(xiàn)故障，司機個人能維修的，由司機自己動手修理（除突發(fā)性故障）。凡屬司機駕駛不當和對車輛保養(yǎng)不合理等原因造成故障及損壞的，由駕駛員承擔修理費用和造成的直接經濟損失。每次出車前，司機應察看輪胎情況，觀察儀表盤的各種信號指示燈，如有異常，應及時報告，堅決杜絕開帶病車上路的現(xiàn)象。車輛的日常維護保養(yǎng)由司機負責,除雨天外,每天必須洗車一次，保持車輛外觀整潔。十、違規(guī)及事故處理公司統(tǒng)管的公務用車，非公事務出車或者在非工作時間發(fā)生的責任事故及意外事故由本人負責，公司概不承擔。公司所屬車輛（私人自帶車輛如納入公司統(tǒng)一管理也屬于該類情形）不能開出XX市,因公出去必須經由領導同意。對發(fā)生交通事故的車輛，視具體情況追究責任。屬于司機全部責任的，司機要做出書面檢查和按交通法規(guī)接受處罰，并承擔所付修理費用，屬于對責任的，按交警裁決執(zhí)行。如果發(fā)生車輛故障或交通事故，須在第一時間通知公司及保險公司或交警。必要的情況下，行政部主管經理應立即趕赴現(xiàn)場。司機行車不得違反任交通制度或法規(guī)，因故意違章或證件不全被罰款的，費用不予報銷。違章造成后果由當事人負責。因下列情形之一違反交通規(guī)則或發(fā)生事故時，由駕駛人承擔責任，并予以罰款或免職處分。無照駕駛或證件不全。未經可將車借予他人使用。酒駕。其他違反交通規(guī)則的情形。意外事故造成車輛損壞和其他經濟損失，在扣除保險金額后再視實際情況由司機、用車人、公司共同負擔。車輛如在公務途中遇不可抗拒車禍發(fā)生，應先急救傷患人，向附近交管部門報案，并立即與主管經理聯(lián)絡處理。突發(fā)性其它類臨時事故或故障，也應遵守“先報告再處理”原則。發(fā)生責任交通事故，經保險公司理賠后，還需分擔的，由相關責任人按比例進行賠償。公司職工不得用公車學習汽車駕駛，否則，一切后果及損失由車輛使用者負責。十一、發(fā)生費用處理私闖紅燈、亂停車、駕駛未系安全帶等駕駛車輛違反交通規(guī)則行為，其罰款和費用由駕駛人員自己承擔。車輛的維修費用，由行政部統(tǒng)計后交由總公司領導審批后由財務部負責支付。經行政部核準同意的油料補貼、停車費、過橋費、維修保養(yǎng)費、車輛清洗費等憑票據(jù)實報實銷，統(tǒng)一核算。4、非公時間及非工作狀態(tài)發(fā)生的事故所產生費用均由駕車者（責任人）自理。十三、罰則車輛洗車原則上由司機清洗，車輛過臟，可酌情處理，每次扣罰駕駛員50元。駕駛員違規(guī)出車，視具體情況給予經濟處罰。凡發(fā)現(xiàn)維修中弄虛作假的，給予責任司機作假部分價值10倍以上經濟處罰。車輛應維修、換機油時或損壞時不及時申報，每次扣罰駕駛員100元。凡私自出車、違章駕駛等造成的事故由司機本人負責，費用由本人承擔，。如出現(xiàn)本制度規(guī)定的違規(guī)行為將酌情予以罰款，情節(jié)重者予以紀律處分或直至開除。十四、附則業(yè)務招待費管理辦法業(yè)務招待費管理辦法一、業(yè)務招待費的容和管理圍一、業(yè)務招待費的容和管理圍1.1.1.1.業(yè)務費：是指因業(yè)務需要發(fā)生的禮金、禮品、贊助費及因業(yè)務需要贈送的煙、酒等。1.2.招待費：是指因工作關系招待有關人員就餐費、娛樂費用；因公接待相關單位人員發(fā)生的差旅費、住宿費等；在公司食堂招待時發(fā)生的就餐費；因招待領用的酒水、飲料及香煙等。1.3.圍：對外拓展市場過程中發(fā)展的業(yè)務招待；項目實施過程中，在檢查、驗收、評審時發(fā)生的必要接待支出；與我公司有業(yè)務來往的單位聯(lián)系業(yè)務；行業(yè)主管部門和地政府部門來院檢查、指導工作發(fā)生的接待費。2.使用原則2.1.招待工作本著熱情、禮貌、細致、勤儉、到的原則。實行分級負責、對口招待。全年業(yè)務招待費支出的總額控制在對外經濟收入的百分之2以。2.2.年初根據(jù)年度工作計劃，各部門編制相關往來單位及個人的工作聯(lián)系表，交總經理、執(zhí)行總裁、總裁審批，以明確招待圍。工作聯(lián)系人發(fā)生變動的，須及時更新工作聯(lián)系表。2.3.格分檔次接待，按照被接待人員的級別及與公司業(yè)務的相關程度，對應接待，禁止越檔次接待。2.4.接待用餐時，格控制陪客人數(shù)。接待對象在10人以的，原則上陪客人數(shù)不得超過3人，若公司陪同用餐人員多于3人時，應事先經過行政副總或執(zhí)行總經理批準。超過10人的，接待人數(shù)不得超過三分之一。中餐不的喝酒，晚餐要控制酒店、酒水及用餐標準，除特殊情況外，不得使用香煙。2.5.公司領導和部門領導部檢查指導工作，除陪同客人視察外，一律在員工食堂就餐；公司各兄弟單位、關聯(lián)企業(yè)因公出差到公司，原則上用工作餐接待,禁相互宴請。開支標準開支標準2.6.招待一般來賓來客（適用于各部門較小客戶及一般辦事人員）每人用餐標準100元（含酒水等），不含酒水每人用餐標準80元，每人住宿標準100元；2.7.高規(guī)格接待（適用于政府人員、關鍵性客戶）每人用餐標準150元（含酒水）不含酒水每人用餐標準100元，每人住宿標準120元；。。2.8招待用白酒一般不超過2瓶，特殊情況最多一次不能超過3瓶（每席標準），并且白酒不得超過標準。白酒一律用100元以下，特殊情況需報總經理批準。2.8.中國的傳統(tǒng)佳節(jié)(端午節(jié)、中秋節(jié)、春節(jié))，各部門根據(jù)需要，結合公司的具體要求決定是否要安排聚餐，確實需要的，標準每人不得超過50元/人。要求超過上述標準安排的，須報總經理特別批準。2.9.大型、專項、異地接待任務，經辦人應制定接待案，確定接待標準，提交接待預算報行政副總、總經理審核，經辦人在批準的預算掌握使用。審批權限招待任務執(zhí)行前，經辦人需事先填寫《招待費審批單》（見附表二）列明接待對象、地點、事由、參加人數(shù)，經批準后可執(zhí)行。招待費按以下流程報批：申請人→上級領導→副總經理→總經理；審批領導對招待費開支的合理性、真實性負責。3.3.3.3.突發(fā)性招待任務來不及辦理《招待費審批單》的，必須按審批流程請示同意后實施，事后三天按上述規(guī)定補走流程。3.4.業(yè)務接待過程中贈送禮金、禮品、煙、酒等，贊助、物的一律事先報公司總裁批準，按批準的額度標準開支。業(yè)務接待報賬程序：常規(guī)式：煙、酒、訂餐均定點商家，接待前由接待負責人、司機、出納三人在煙、酒、餐費單子上簽字確認，并收回復印聯(lián)交于財務，每月月底由財務部提前兩天通知各定點商家于次月一日掛賬，各商家來時需持煙、酒、餐費原件交于財務對賬，確認無誤后由行政副總、總經理審批后按月結賬。如延誤將不予結賬。特殊式（招待費自行支付的）：在完成接待任務后，補填《業(yè)務招待登記表》應取得正式發(fā)票，發(fā)票上必須加蓋有就餐地的公章，由行政副總、總經理簽字后給予報銷。不按規(guī)定者，不予報賬，財務控制與監(jiān)督1.1.業(yè)務招待費報銷遵循誰經手誰報銷的原則,不得由他人代報業(yè)務招待費，報銷時所附發(fā)票必須是開有日期的正式發(fā)票，發(fā)票上原則上須有共同參與人簽字證明，并在費用開支后一個月辦理報銷。1.51.5、業(yè)務招待費報銷時須提供《招待費審批單》、正規(guī)發(fā)票、備用酒水核銷單。500元以上的禮品須出具購貨單位（商場、酒店等）的電腦打印清單，清單列示金額與發(fā)票一致可報銷。1.2.1.2.食堂招待費用的核銷時，工作餐須提供經公司行政部或項目部綜合辦簽字確認的工作餐登記表，客餐須提供經公司行政部或項目部綜合辦以及接待部門簽字確認的客餐結算表和消費明細表。1.3.杜絕無票費用開支。如工作業(yè)務需要開支無票費用（如娛樂費、業(yè)務費等）一律憑申請單在批準的額度報銷。對此類無票費用，報銷時需提供相關聯(lián)的有效證明。1.4.財務部應格審查票據(jù)是否合法、金額是否準確、單據(jù)是否齊全、審批是否完整。財務部有權拒絕不符合業(yè)務招待費標準、報銷流程、審批權限的業(yè)務招待費的報銷。業(yè)務招待費審批單申請日期：招待日期：申請部門申請部門預計金額招待單位和人數(shù)事由陪同人員和人數(shù)用餐地點審核標準經辦人部門負責人