08《客戶營業(yè)檔案管理辦法》釋義

PAGEPAGE4《客戶營業(yè)檔案管理辦法（試行）》釋義總則為適應電力營銷改革與發(fā)展的需要，進一步規(guī)范客戶營業(yè)檔案管理工作，特制定本辦法?！踞屃x】本條是制訂《客戶營業(yè)檔案管理辦法》的目的。本辦法所稱客戶營業(yè)檔案，是指與客戶供用電有關的申請資料、業(yè)務受理處理流程中的工單和記錄、供用電合同及協(xié)議等資料的統(tǒng)稱?！踞屃x】本條對客戶營業(yè)檔案內容進行了定義。客戶營業(yè)檔案按存儲介質分為電子檔案和紙質檔案。電子檔案指營銷信息管理系統(tǒng)中業(yè)務處理記錄和資料；紙質檔案指以紙質件保存的文件、圖紙、工單、合同等資料圖紙記錄?！踞屃x】本條進一步明確了營業(yè)檔案歸檔內容。與客戶營業(yè)檔案有關的各單位、部門，應將營業(yè)檔案形成、積累、整理和歸檔工作列入工作管理程序、工作職責范圍和相關人員崗位責任。【釋義】本條明確了營業(yè)檔案歸檔管理原則。各電業(yè)局應建立營業(yè)檔案管理細則?？蛻魻I業(yè)檔案管理應接受檔案管理部門的業(yè)務指導與監(jiān)督。【釋義】營業(yè)紙質檔案在建檔、保管以及檔案使用等方面應遵守檔案管理的基本原則。本辦法適用于公司所屬各供電單位?？毓晒?、代管公司參照執(zhí)行?！踞屃x】本條明確了本辦法的適用范圍。存檔內容居民客戶資料存檔內容申請資料:用電申請（變更）登記表＃*身份證件復印件*房產證復印件*查勘工單＃*供用電合同*裝（拆）表工單＃*說明：（1）帶“＃”號的是指電子檔案必需存檔的內容；（2）帶“*”號的是指必須以紙質件存檔的內容；（3）帶“#*”號的是指電子檔案和紙質檔案都必需存檔的內容；（4）所有紙質工單必須使用營銷信息管理系統(tǒng)中的電子工單打印件。（5）復印件指審核原件后復印留底。以上說明同樣適應于后續(xù)條文?！踞屃x】本條明確了低壓居民客戶資料存檔范圍，對標以上客戶）*15.現(xiàn)場送電記錄單*16.其他需要歸檔的資料*【釋義】本條明確了高壓客戶資料存檔范圍。用電申請（變更）登記表對低壓戶要求簽字，高壓戶要求蓋章，營業(yè)窗口可按照營銷信息系統(tǒng)中格式印制空白登記表，提供給客戶填寫蓋章。對工商企業(yè)要求審查營業(yè)執(zhí)照，對其他組織或機構要求審查組織機構代碼證，尚未辦理以上證件的可以暫用縣級及以上立項文件辦理報裝，簽訂供用電合同時提供營業(yè)執(zhí)照或組織機構代碼證；用電設備清單是核定用電類別、負荷分級，判別是否重要客戶的依據，應由客戶自行填寫并蓋章；設計、施工單位資質證件經過審查后，復印件可集中建檔備查，無需每份檔案存放，但應注意其資質證件有效期；供用電合同附件包括第4點以及單位法定代表人或主要負責人身份證件復印件，根據情況還有授權委托書、電費結算協(xié)議、電力調度協(xié)議、并網協(xié)議、用電變更補充協(xié)議等；暫不要求低壓客戶背書合同錄入營銷信息系統(tǒng)；其他需要歸檔的資料包括供電方案、設計、施工等變更說明，客戶要求供電方案有效期延期、送電延期等說明?！拘薷摹咳∠肮╇娨庀蛐詤f(xié)議書”、“土地規(guī)劃許可證”、“環(huán)保部門的批復文件”、“安全生產許可證”、“電氣工程設計圖紙送審交接單”存檔要求；原“單位法定代表人證明”改為“單位法定代表人或主要負責人身份證件復印件”，作為合同附件即可；110kV及以上客戶無需填寫紙質查勘工單；原第13點、18點“由客戶簽收或經95598通知領取”均改為“電話通知領取”；原第14、15、19、20點合并，改為要求備份所有高壓客戶設計、施工委托協(xié)議復印件;原第16點取消存檔，由前臺簽收并出具回執(zhí)即可；原第21點、23點合并，“客戶與施工單位共同出具”改為“施工單位出具”；原第26點供用電合同會審單只要求對35kV及以上客戶存檔”。歸檔要求第十條歸檔包括電子檔案歸檔和紙質檔案歸檔。歸檔資料必須齊全、完整、準確，能有效反映客戶信息和營銷管理情況。歸檔的電子檔案和紙質檔案必須一致?！踞屃x】本條提出了資料歸檔總體要求。第十一條每一個業(yè)務環(huán)節(jié)處理完成后，業(yè)務處理人員應按要求傳遞業(yè)務處理記錄；向客戶送電后，各相關歸檔資料應在2個工作日內移交檔案管理員。除批量客戶外，檔案管理員應在接到完整的歸檔資料后3個工作日內，完成核對及建檔、歸檔工作?！踞屃x】本條提出了資料歸檔時間要求。第十二條檔案管理員對歸檔資料質量負責，對不符合要求的資料應責成有關人員補充、完善。歸檔交接應建立登記制度?！踞屃x】本條明確了資料歸檔質量責任劃分。第十三條客戶營業(yè)檔案實行統(tǒng)一集中管理。紙質檔案以負責客戶運行管理的客戶服務中心或縣電力局集中管理存放。由城區(qū)局負責運行管理的城區(qū)客戶的紙質檔案，由就近的營業(yè)廳集中存放。【釋義】本條明確了紙質檔案資料存放地點。市州城區(qū)范圍客戶檔案由客戶服務中心統(tǒng)一安排保管，為方便城區(qū)局運行管理，可在就近營業(yè)廳存放，但應堅持一戶一檔，同室存放的原則。各縣局由客戶服務中心負責業(yè)務辦理的客戶檔案，應在檔案建立后轉交各縣局保管，各縣局應在客戶服務部門建立專門的營業(yè)檔案室，設專人管理。第十四條客戶營業(yè)檔案歸檔后，嚴禁更改。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據、資料提供或錄入錯誤，必須更改的，應經審批同意后，同時在電子檔案和紙質檔案中予以更正?！踞屃x】本條明確了檔案更改原則。涉及計量、計費參數(shù)變更的，低壓客戶應由客戶服務中心（區(qū)、縣局）營業(yè)部門負責人審批，高壓客戶應由客戶服務中心（區(qū)、縣局）主管領導審批。第十五條檔案盒應采用牛皮紙板雙裱壓制，或黃板紙制作，外裱牛皮紙，宜使用無酸紙。紙質歸檔資料的載體和書寫材料應符合耐久性要求，不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的痕跡?！踞屃x】本條明確了紙質檔案書寫材料與保管材料要求，以使檔案資料能長期有效保存。檔案整理第十六條客戶檔案歸檔應遵循“一戶一檔”的原則?！踞屃x】本條提出了按戶建檔的原則。第十七條一般情況下，低壓客戶按“一戶一袋”原則進行建檔，檔案袋（封套）可以直接歸檔，也可以將多個檔案袋組成一個檔案盒存檔。高壓客戶檔案按“一戶一盒（袋）”原則建檔，內容較多時，可以分放在多個檔案盒（袋）內（檔案封套、檔案袋、盒樣式見附件一、二、三、四）?！踞屃x】本條說明了按戶存檔的具體方式。第十八條高壓客戶技術圖紙檔案應與營業(yè)檔案放在同一檔案室保存，宜按戶單獨分柜或分列保管（檔案袋、盒樣式見附件五、六），與營業(yè)檔案資料統(tǒng)一管理?！踞屃x】本條提出了技術檔案建檔要求，技術檔案包括設計圖紙、試驗報告等內容。第十九條每一份客戶營業(yè)檔案（同一客戶號）建立一個唯一的檔案號，并錄入營銷管理信息系統(tǒng)，與客戶號建立對應關系，以方便檢索查詢?！踞屃x】本條明確了檔案號與客戶號的對應原則。應可在系統(tǒng)中通過客戶名稱、客戶號等方式查詢快速獲取客戶檔案號。第二十條檔案號一經確定不得變動，銷戶的客戶檔案號不再使用。新上客戶檔號（客戶號）編號規(guī)則如下：檔號共12位，第1、2位為市局編號，第3、4位為縣（區(qū)）局編號（1到4位按照營銷信息系統(tǒng)已有編號確定），第5位為客戶類別（以“1”表示居民客戶，以“3”表示居民以外低壓客戶，以“5”表示高壓客戶），第6、7位為歸檔年份（如“08”表示08年），8～12位為客戶流水號?！踞屃x】本條明確了檔案號編制規(guī)則，如0598-5-0900234表示xx市xx區(qū)（縣）局高壓09年建檔第00234號客戶。檔案室客戶紙質檔案可按客戶類別分開，按檔案號順序分別擺放，便于查找?！拘薷摹楷F(xiàn)有營銷信息系統(tǒng)中，不統(tǒng)一要求客戶編號與檔案編號一致。第二十一條因客戶改壓等原因導致原檔案銷戶需建立新檔案的，應分別在新舊檔案中注明該客戶原檔號與新檔號?！踞屃x】本條明確了改壓等較特殊原因導致變更檔案號的處理方式。第二十二條檔案盒側面、檔案袋、封套的右上角填寫檔案號，一戶不止一個卷盒或封套的進行分裝，檔案號相同，后加序號“-1”、“-2”等）?！踞屃x】本條明確了檔案袋、盒的標記方式。第二十三條檔案內每份資料的右上角加蓋檔號章。檔號章為科技檔案檔號章（見《科技技術檔案案卷構成的一般要求》），其規(guī)格為40×20mm，采用紅色印油。檔號章式樣如下：檔號序號檔內資料在檔號章處填寫檔號，按存檔資料在業(yè)務流程中的先后順序填寫序號，均為阿拉伯數(shù)字。【釋義】本條明確了檔案資料的標記方式。當一份資料有多頁時，在首頁蓋章編號。第二十四條每份客戶營業(yè)檔案均應建立檔案目錄，目錄可以建在檔案封套或袋（盒）的封面上，也可以采用專用目錄紙，放在檔案袋（盒）內?！踞屃x】本條明確了建立檔案目錄的方式。第二十五條客戶辦理變更用電資料歸檔時，應增補檔案目錄內容?！踞屃x】本條提出了檔案增補要求。第二十六條紙質歸檔資料應盡量保持原始狀態(tài)，不得進行隨意的裁剪和涂劃，對已破損的文件應予修整，以便于保存與查閱。【釋義】本條明確了檔案整理原則與方式。第二十七條應建立檔案統(tǒng)計臺帳，做到數(shù)據準確，查找方便?！踞屃x】本條提出了建立檔案臺帳的要求。臺帳格式附后。第二十八條銷戶客戶檔案仍應妥善保存，銷戶的高、低壓客戶檔案分別保存10年、5年以上，重要客戶長期保存。有新檔號對應的銷戶檔案應與新檔案同時保存?！踞屃x】本條明確了銷戶檔案管理原則。檔案查閱與保管第二十九條客戶紙質資料歸檔后因工作需查閱或復印的，應填寫查閱或復印事由并簽字，由檔案管理員找出后現(xiàn)場查閱，或由檔案管理員復印后將復印件交查閱人，并做好記錄。檔案原件原則上不能借出檔案室，確有特殊需要的，須主管領導簽字批準，方可借出，并應在規(guī)定期限內歸還。【釋義】本條明確了檔案借閱原則與方式。第三十條檔案管理員應加強保密觀念，嚴禁將客戶營業(yè)檔案提供給無關人員查閱或作他用。【釋義】本條明確了檔案管理員保密職責。第三十一條檔案室應做好防火、防水、防潮、防盜、防蟲、防鼠、防高溫等工作，定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理?！踞屃x】本條提出了檔案安全保管要求。第三十二條檔案管理員工作調動必須辦理移交手續(xù)，做到交接清楚，帳實相符?！踞屃x】本條提出了檔案管理職責移交要求。附則第三十三條本辦法從發(fā)文之日起施行。【釋義】本條明確了施行時間。第三十四條本規(guī)定由公司營銷部負責解釋?！踞屃x】本條明確了解釋權限。80mm附件：80mm101．檔案封套樣式一：10檔號：10檔號：10客戶名：客戶名：序號資料名稱件數(shù)頁數(shù)230mm230mm80mm80mm220mm220mm尺寸：220×230mm（上邊與左斜邊開口）2．檔案封套樣式二：檔號：106015檔號：106015序號資料名稱件數(shù)頁數(shù)客戶名：客戶名：165mm165mm220mm220mm尺寸：220×165mm（左邊開口）3．檔案袋樣式：4040308025308025檔號：28檔號：28客戶名：客戶名：序號資料名稱件數(shù)頁數(shù)尺寸：235×315×30mm4．檔案盒樣式：2828100232828100238032288032282020檔號檔號200200尺寸：240×320×40mm5．檔案袋樣式（設計圖紙）：4040408025408025檔號：32檔號：32客戶名：客戶名：序號資料名稱件數(shù)頁