公文收發(fā)處理和檔案管理

文書處理程序和

檔案管理

綜合辦公室

杜娟當(dāng)前1頁，總共55頁。文書處理程序收文辦理程序發(fā)文處理程序當(dāng)前2頁，總共55頁。1.熟悉了解發(fā)文處理程序和收文辦理程序2.了解各個(gè)步驟是如何實(shí)施的以及一些細(xì)節(jié)問題3.要熟悉掌握且會(huì)運(yùn)用各個(gè)發(fā)文環(huán)節(jié)當(dāng)前3頁，總共55頁。收文辦理程序概述收文辦理指收文單位履行法定職能，對(duì)收到外單位送達(dá)本單位的文件按規(guī)定程序進(jìn)行辦理并使之產(chǎn)生實(shí)際效用的過程。當(dāng)前4頁，總共55頁。簽收催辦傳閱承辦答復(fù)登記收文程序當(dāng)前5頁，總共55頁。收文辦理的原則一、實(shí)事求是原則。收文辦理過程中會(huì)遇到許多特殊情況，要結(jié)合本單位的工作實(shí)際，既要按照規(guī)定程序辦理，以要根據(jù)實(shí)際情況靈活掌握。二、準(zhǔn)確規(guī)范原則。收文辦理有一整套嚴(yán)密運(yùn)轉(zhuǎn)程序，文秘人員必須嚴(yán)格遵循，這樣才能不斷推進(jìn)公文處理工作的規(guī)范化、制度化。三、精簡(jiǎn)高效原則。收文辦理要迅速及時(shí)，要根據(jù)內(nèi)容的不同，區(qū)別主次先后和輕重緩急，急件急辦，特件特辦，對(duì)重要文件隨到隨辦，力爭(zhēng)縮短公文運(yùn)轉(zhuǎn)周期，不積壓、不拖延、不誤時(shí)、不誤事。同時(shí)，不斷改進(jìn)方法和手段，提高收文辦理效率。四、安全保密原則。在收文辦理過程中要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，采取嚴(yán)密措施，加強(qiáng)安全管理，確保第一份公文不丟失、不殘缺、不污損，更不失控、不泄密，隨時(shí)掌握公文去向。當(dāng)前6頁，總共55頁。收文來源機(jī)要部門送來的機(jī)要文件郵局送來的信函EMS等快遞公司送來的信函外部和行內(nèi)部門直接送來的文件材料簽收當(dāng)前7頁，總共55頁。1、政府平臺(tái)2、銀監(jiān)局政務(wù)平臺(tái)3、省聯(lián)社平臺(tái)4、其他平臺(tái)外部簽收渠道當(dāng)前8頁，總共55頁。當(dāng)前9頁，總共55頁。登記對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載當(dāng)前10頁，總共55頁。公文登記的作用：便于管理和保護(hù)文件，防止積壓和丟失便于檢查和檢索文件便于文件的統(tǒng)計(jì)、催辦和查閱工作作為核對(duì)和交接文件的工具和憑據(jù)當(dāng)前11頁，總共55頁。收文登記方法主要有兩種：流水式登記法。就是將收到文件按照時(shí)間順序不分種類依次登記，同時(shí)將文件辦理過程和轉(zhuǎn)送手續(xù)簡(jiǎn)要記載在同一登記簿上。分類式登記法。就是根據(jù)本單位確定的文件分類標(biāo)準(zhǔn)分類進(jìn)行登記。如，可分為銀監(jiān)局、市委市政府、省聯(lián)社、下設(shè)分支機(jī)構(gòu)、其他收文等。當(dāng)前12頁，總共55頁。登記信息收文日期收文編號(hào)原文件文號(hào)文件標(biāo)題來文單位秘級(jí)當(dāng)前13頁，總共55頁。當(dāng)前14頁，總共55頁。當(dāng)前15頁，總共55頁。承辦公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)董事長(zhǎng)批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。當(dāng)前16頁，總共55頁。傳閱根據(jù)行領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤當(dāng)前17頁，總共55頁。催辦及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。當(dāng)前18頁，總共55頁。答復(fù)公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。及時(shí)答復(fù)是單位認(rèn)真履職的重要表現(xiàn)當(dāng)前19頁，總共55頁。（一）書面答復(fù)。分為兩種情況：（１）制發(fā)公文答復(fù)（２）復(fù)印批件交辦（二）口頭答復(fù)。分以下兩種情況：（１）電話答復(fù)。（２）面談答復(fù)當(dāng)前20頁，總共55頁。發(fā)文處理程序（一）擬稿1.擬稿人和擬稿過程2.發(fā)文稿紙當(dāng)前21頁，總共55頁。發(fā)文稿紙形式當(dāng)前22頁，總共55頁。（二）發(fā)文審核1.發(fā)文審核的含義和意義（1）控制發(fā)文總量（2）促進(jìn)政策協(xié)調(diào)（3）確保文書質(zhì)量（4）減輕領(lǐng)導(dǎo)負(fù)擔(dān)2.文書審核的步驟。一般分為兩步。第一步為通讀，第二部為正式審核，即對(duì)文稿逐字、逐句、逐條、逐項(xiàng)進(jìn)行認(rèn)真審核。當(dāng)前23頁，總共55頁。（三）簽發(fā)1.簽發(fā)的含義和作用。簽發(fā)是指分管領(lǐng)導(dǎo)在綜合辦公室審核的基礎(chǔ)上，對(duì)送審稿經(jīng)行最后審閱，確認(rèn)可以發(fā)出后，在發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)寫明發(fā)文意見并簽字的行為。（四）復(fù)核復(fù)核的重點(diǎn)是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。當(dāng)前24頁，總共55頁。（五）編號(hào)

1.編號(hào)的含義:是指由綜合辦公室對(duì)需要發(fā)出的文書統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。2.編號(hào)的方法

(1)按任職屆別編號(hào)（2）按單位連續(xù)編號(hào)（3）按年份編號(hào):①總流水編號(hào)法②分類流水編號(hào)當(dāng)前25頁，總共55頁。3.字體的要求當(dāng)前26頁，總共55頁。（六）用印1.用?。?）應(yīng)以行領(lǐng)導(dǎo)在公文原稿上的意見為依據(jù)。未經(jīng)簽發(fā)或不同意發(fā)出的公文不得蓋章。當(dāng)前27頁，總共55頁。（七）發(fā)文登記發(fā)文登記的作用和形式(1)簿式登記（2)計(jì)算機(jī)登記發(fā)文登記的項(xiàng)目（1）順序號(hào)，一般以發(fā)文的時(shí)間順序年度編排，發(fā)文數(shù)量較多的單位，可以分類編順序號(hào)（2）發(fā)文字號(hào)-如馬商銀、馬商銀黨、馬商銀工、馬商銀紀(jì)、馬商銀轉(zhuǎn)（3）文件標(biāo)題（4）主題詞（5）密級(jí)（6）擬稿人（7）緊急程度（8）部門經(jīng)理（9）主送（10）抄送（11）簽收人當(dāng)前28頁，總共55頁。發(fā)文擬稿當(dāng)前29頁，總共55頁。發(fā)文登記當(dāng)前30頁，總共55頁。檔案管理

當(dāng)前31頁，總共55頁。什么是檔案？當(dāng)前32頁，總共55頁。檔案根據(jù)《檔案法》：檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。它的本質(zhì)屬性是原始記錄性。當(dāng)前33頁，總共55頁。檔案是由文件轉(zhuǎn)化來的

1、必須是辦理完畢的文件，即已經(jīng)完成公文處理程序的文件。2、必須是對(duì)日后有查考利用價(jià)值的文件。3、必須是整理歸檔的文件。當(dāng)前34頁，總共55頁。檔案與文件的區(qū)別當(dāng)前35頁，總共55頁。檔案與圖書的區(qū)別當(dāng)前36頁，總共55頁。檔案與資料的區(qū)別當(dāng)前37頁，總共55頁。檔案與文物當(dāng)前38頁，總共55頁。

檔案的種類

文書檔案科技檔案專門檔案當(dāng)前39頁，總共55頁。文書檔案文書檔案實(shí)際上是指行政管理檔案，即在社會(huì)的行政管理活動(dòng)中直接形成的一個(gè)檔案門類，其實(shí)質(zhì)是行政性、政治性檔案。當(dāng)前40頁，總共55頁?？萍紮n案

科技檔案的全稱為科學(xué)技術(shù)檔案，是由生產(chǎn)技術(shù)應(yīng)用與管理、基本建設(shè)、科學(xué)研究活動(dòng)中產(chǎn)生和使用的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料等科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案材料。這些檔案多集中在工廠、礦山、設(shè)計(jì)院、研究院等單位和地質(zhì)、測(cè)繪、水文、氣象、建筑等部門。有些部門習(xí)慣稱其為技術(shù)資料（如測(cè)繪成果、測(cè)繪資料、設(shè)計(jì)任務(wù)書、科研報(bào)告等）。當(dāng)前41頁，總共55頁。專門檔案

專門檔案是指一些社會(huì)機(jī)構(gòu)和組織在某些專門業(yè)務(wù)工作中形成的檔案材料。如會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、工商檔案、稅務(wù)檔案、教學(xué)檔案、訴訟檔案、醫(yī)院的病例檔案、婚姻登記檔案、審計(jì)檔案、統(tǒng)計(jì)檔案、專利檔案、外交檔案和軍事檔案等。當(dāng)前42頁，總共55頁。檔案的價(jià)值檔案的憑證價(jià)值檔案的借鑒參考價(jià)值當(dāng)前43頁，總共55頁。檔案的作用檔案可以記錄歷史，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌。檔案可以作為單位工作的查考和憑證。檔案是經(jīng)濟(jì)建設(shè)的必備條件和依據(jù)。檔案是科學(xué)研究的依據(jù)和必備條件。檔案是文化建設(shè)和宣傳教育的生動(dòng)素材。當(dāng)前44頁，總共55頁。檔案工作檔案工作是管理檔案和檔案事業(yè)的活動(dòng)。狹義檔案工作系指具體管理檔案的業(yè)務(wù)活動(dòng),即檔案管理工作。當(dāng)前45頁，總共55頁。檔案管理工作及程序

檔案工作是一項(xiàng)管理性的工作，簡(jiǎn)單的說就是管理檔案和檔案事業(yè)的活動(dòng)。當(dāng)前46頁，總共55頁。檔案工作基本流程收集整理鑒定保管統(tǒng)計(jì)檢索利用編研編目當(dāng)前47頁，總共55頁。文書檔案管理文書檔案概念及特點(diǎn)文書檔案的收集工作文書檔案的整理工作當(dāng)前48頁，總共55頁。定義它是由機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊(duì)、企業(yè)事業(yè)單位等在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動(dòng)中形成的文件轉(zhuǎn)化而成的檔案材料，它具有涉及面廣、內(nèi)容豐富、形式規(guī)范、記錄方式多樣等特點(diǎn)。當(dāng)前49頁，總共55頁。文書檔案的收集工作文書檔案的收集工作，就是按照法律、法規(guī)的規(guī)定，通過執(zhí)行接收制度和專門征集的辦法，把分散在各組織、個(gè)人手中和散失在其他地方的檔案，分別集中到各級(jí)各類檔案保管機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動(dòng)。當(dāng)前50頁，總共55頁。歸檔范圍歸檔范圍，是指在一個(gè)單位產(chǎn)生的所有文件中需要?dú)w檔的部分。當(dāng)前51頁，總共55頁。歸檔要求收集歸檔文件材料要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全。制成材料要優(yōu)良，字跡線條要清晰，歸檔材料必須用藍(lán)黑墨水或碳素墨書寫。歸檔材料必須是原件，復(fù)印件、打印件與原件一并歸檔。歸檔文件的有關(guān)內(nèi)容應(yīng)依次逐件登記。案卷或卷盒的封面、脊背項(xiàng)應(yīng)填寫清楚認(rèn)真填寫盒內(nèi)或卷內(nèi)備考表。當(dāng)前52頁，總共55頁。文書檔案的整理工作文書檔案的整理工作，就是將處于零亂狀態(tài)和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序的體系。當(dāng)前53頁，總共