東莞企業(yè)內(nèi)部溝通制度

Word版本，下載可自由編輯東莞企業(yè)內(nèi)部溝通制度東莞企業(yè)內(nèi)部交流制度

一、總則

（一）制定目的

建立公司內(nèi)部正常、順暢的交流管道并形成制度。

（二）適用范圍

公司內(nèi)部涉及到文件交流、會(huì)議交流及其他形式交流時(shí)均適用。

（三）管理權(quán)責(zé)

1.總經(jīng)理室權(quán)責(zé)

（1）總經(jīng)理召開(kāi)的會(huì)議、公司例會(huì)、暫時(shí)性會(huì)議的通知、召集，會(huì)議資料的預(yù)備,會(huì)議記錄，會(huì)議決議追蹤及呈報(bào)；

（2）總經(jīng)理信箱（傳統(tǒng)信箱以及電子信箱）的管理，定期收、呈；

（3）企業(yè)制度、正式文件的頒布、發(fā)行；

（4）公司決議事項(xiàng)和總經(jīng)理指令的通知、傳達(dá)；

（5）有關(guān)事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、催辦。

2.各部門(mén)主管權(quán)責(zé)

（1）出席要求參與的會(huì)議、執(zhí)行會(huì)議決議；

（2）按照會(huì)議要求、上級(jí)指示或工作需要，向所屬部門(mén)、員工傳達(dá)會(huì)議決議及公司的政策、規(guī)則、要求等；

（3）定期或不定期向總經(jīng)理或分管副總作述職匯報(bào)，及相關(guān)業(yè)務(wù)情況的呈報(bào)；

（4）部門(mén)會(huì)議的通知、召集、會(huì)議資料的預(yù)備、會(huì)議決議追蹤及呈報(bào)；

（5）有關(guān)事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、催辦。

二、內(nèi)容

（一）規(guī)定

1.總則

公司組織內(nèi)部的正常交流管道有如下三種形式：

（1）正式的文件(含文書(shū))交流。

（2）會(huì)議交流(例行會(huì)議、暫時(shí)性會(huì)議)。

（3）非正式場(chǎng)合、形式的交流(總經(jīng)理信箱、個(gè)別交談等)。

2.文件(含文書(shū))交流

（1）規(guī)則、制度類文件

A.規(guī)定各種規(guī)則制度及作業(yè)程序、作業(yè)規(guī)范、操作標(biāo)準(zhǔn)并經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)主管審核、批準(zhǔn)的正式文件，有專一主題、格式化、適用期長(zhǎng)，普通不針對(duì)詳細(xì)個(gè)人、詳細(xì)時(shí)光，并在相應(yīng)范圍內(nèi)必需遵從的基礎(chǔ)性制度；

B.公司制定的制度規(guī)則，由（總）經(jīng)理室頒布、發(fā)放。

（2）聯(lián)絡(luò)、通知類文書(shū)

A.舉行各種詳細(xì)事務(wù)聯(lián)絡(luò)、通知、交辦、指令、呈報(bào)等文書(shū)。普通適用期較短，針對(duì)性較詳細(xì)，適用期過(guò)后，多數(shù)無(wú)保存價(jià)值或存檔年限短。另外，有的暫時(shí)性或試行性制度也可采納此類形式。

B.各部門(mén)之間、公司內(nèi)部之間詳細(xì)事務(wù)聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、知會(huì)等事宜辦理都可用《聯(lián)絡(luò)單》形式體現(xiàn)、傳遞。

C.上級(jí)主管、上級(jí)部門(mén)的事項(xiàng)通知、指令的傳達(dá)、發(fā)布,也都可用《聯(lián)絡(luò)單》形式體現(xiàn)。

（3）簽（呈）、報(bào)告、報(bào)表類文書(shū)

A.下級(jí)呈報(bào)上級(jí)，下屬部門(mén)呈報(bào)直接主管部門(mén)、主管部門(mén)向公司或總經(jīng)理的述職報(bào)告，專項(xiàng)工作匯報(bào)、簽呈及各項(xiàng)業(yè)務(wù)報(bào)表等，分為定期及不定期的呈遞；

B.須定期呈報(bào)有：

●生產(chǎn)方案報(bào)表、生產(chǎn)月報(bào)表、品質(zhì)分析報(bào)表、毛利預(yù)算表、財(cái)務(wù)收支預(yù)算、選購(gòu)資

金方案表等；

●業(yè)務(wù)部的業(yè)務(wù)報(bào)表、銷售及費(fèi)用月方案表及相關(guān)分析報(bào)告等；

●財(cái)務(wù)部的財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、責(zé)任單位成本績(jī)效報(bào)告；

●下級(jí)主管對(duì)上級(jí)主管的述職報(bào)告、工作報(bào)告。

C.不定期呈報(bào)

●專項(xiàng)工作報(bào)告；

●詳細(xì)事項(xiàng)呈報(bào)核準(zhǔn)。

（4）會(huì)議記錄類文書(shū)

A.各類會(huì)議由主持人指定人員做《會(huì)議記錄》，（副）總經(jīng)理主持召集的會(huì)議原則上由（總）經(jīng)理室負(fù)責(zé)《會(huì)議記錄》；

B.對(duì)會(huì)議決議涉及詳細(xì)工作支配，須確認(rèn)追蹤結(jié)果，由會(huì)議記錄者形成《決議事項(xiàng)追蹤表》，經(jīng)主持人指定專人舉行追蹤、確認(rèn)。（副）總經(jīng)理主持會(huì)議的決議事項(xiàng)的追蹤、確認(rèn)，除非總經(jīng)理另行指定，原則上由（總）經(jīng)理室負(fù)責(zé)；

C.對(duì)會(huì)議決議涉及普通事項(xiàng)的規(guī)定須傳達(dá)、通知、知會(huì)的，由會(huì)議記錄者形成《聯(lián)絡(luò)單》，經(jīng)主持人簽名確認(rèn)后，發(fā)放相關(guān)單位人員；

D.重要會(huì)議的《會(huì)議記錄》，經(jīng)主持人簽名確認(rèn)后，由會(huì)議記錄者復(fù)印分發(fā)或傳閱與會(huì)人員或相關(guān)人員。

（5）文件交流途徑說(shuō)明

A.審批、發(fā)布

●公司性制度由（總）經(jīng)理室組織制定，經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)主管審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，頒布、

發(fā)放；

●各單位部門(mén)內(nèi)部制度由部門(mén)在不與公司制度相抵觸的前提下提出或組織制定，經(jīng)部

門(mén)經(jīng)（副）理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，頒布、發(fā)放；

●報(bào)批前須送（總）經(jīng)理室會(huì)審，確認(rèn)同公司相關(guān)制度無(wú)沖突、抵觸。

①發(fā)出的“聯(lián)絡(luò)單”須經(jīng)發(fā)出部門(mén)（單位）主管簽章確認(rèn)并抄送（復(fù)?。┥隙?jí)主管，須回復(fù)者須經(jīng)歷文部門(mén)（單位）主管簽章確認(rèn)，并抄送（復(fù)印）其上二級(jí)主管；

②對(duì)會(huì)議記錄類的文書(shū)按本制度4.2.4.條款執(zhí)行；

③對(duì)須張榜公布的公告、任命、通知等文書(shū)發(fā)布前，由（總）經(jīng)理室負(fù)責(zé)審稿，須要時(shí)，上呈總經(jīng)理批閱(核)方可；

④全部簽（呈）報(bào)告、報(bào)表均需層呈至上二級(jí)主管。

B.發(fā)放記錄

●對(duì)傳閱的文件、文書(shū)，由發(fā)放部門(mén)要求傳閱對(duì)象在《傳閱記錄表》簽章記錄；

●對(duì)正式發(fā)放文件，由發(fā)放部門(mén)要求收件者在《文件分發(fā)記錄表》上簽收登錄；

●對(duì)《聯(lián)絡(luò)單》、《決議事項(xiàng)追蹤表》等的文書(shū)，須要時(shí)，發(fā)出部門(mén)可要求收文者在《文

件分發(fā)記錄表》簽收登錄，收文者不得拒簽，拒簽者予以記過(guò)處分。

C傳遞規(guī)定

●文件傳遞采納特地的文件夾傳遞，文件夾外除有“部門(mén)專用”字樣外，用不同

色彩色標(biāo)區(qū)別文件性質(zhì)；

●“急件”使用紅色色標(biāo)，“密件”使用白色色標(biāo)，普通性呈閱文件使用黃色色標(biāo)，部

門(mén)間傳遞文件或部門(mén)內(nèi)傳閱文件采納綠色色標(biāo)；

●收文者在接收來(lái)文后需在規(guī)定的時(shí)光內(nèi)著手處理文件中的相關(guān)事宜，其中“急件”

時(shí)限為1小時(shí)，其他文件為4小時(shí)；

D文件存檔由（總）經(jīng)理室負(fù)責(zé)，全部頒布、發(fā)放的文件必需存檔一份。

3.會(huì)議交流

（1）會(huì)議類別

A.例行性會(huì)議；

B.暫時(shí)性會(huì)議。

（2）例行性會(huì)議

（3）暫時(shí)性會(huì)議由總經(jīng)理或相關(guān)權(quán)責(zé)主管依需要時(shí)動(dòng)議召集

（4）會(huì)議管理

A.例行性會(huì)議如有變更原則上應(yīng)提前半個(gè)工作日通知，如無(wú)變更則不另行通知；

B.暫時(shí)性會(huì)議原則上應(yīng)至少提前1小時(shí)通知參與人員；

C.會(huì)議參與者必需及時(shí)出席并簽到，因故無(wú)法到會(huì)者,事先須向主持人請(qǐng)假并取得許可，或派代理人出席(代理人應(yīng)向主持人報(bào)備)，遲到、早退者須向主持人報(bào)備,取得諒解及同意；

D.會(huì)議應(yīng)事先明確主題，與會(huì)人員應(yīng)依據(jù)本職工作做好各種預(yù)備(包括資料、數(shù)據(jù))；

E.主持人應(yīng)控制會(huì)議時(shí)程，盡量在規(guī)定的時(shí)光內(nèi)結(jié)束會(huì)議；

F.會(huì)議決議的落實(shí)實(shí)施狀況，應(yīng)作為下次會(huì)議議題之一。

4.非正規(guī)場(chǎng)合、形式的交流

（1）由（總）經(jīng)理室設(shè)置總經(jīng)理信箱，并負(fù)責(zé)定期的收集、呈遞總經(jīng)理；

（2）除工作接觸外，各級(jí)主管應(yīng)定期或不定期與下屬舉行交談交流，以促進(jìn)彼此了解，把握各層次人員的動(dòng)態(tài)信息，協(xié)助決策層掌握方向，適當(dāng)精確???