設(shè)計制作注意問題

/PPT演講者須要留意的事項

上午去聽了一次講座，拋開主講內(nèi)容不說，單就ppt來說就有一些瑕疵，給整個講座的效果打了很大的折扣。主講人具備專業(yè)背景，但是對ppt的制作、顏色的搭配，甚至是講課的內(nèi)容系統(tǒng)性都缺乏細(xì)致的準(zhǔn)備。

先說內(nèi)容的系統(tǒng)性吧。主講人要講什么東西？要達(dá)到什么目標(biāo)？這些問題主講人當(dāng)然要明白，但是作為聽講座的，那么他想知道的就是：他要講哪些內(nèi)容？和我最密切相關(guān)的、我最想關(guān)注的是哪些？主講人因此要把講授的內(nèi)容向觀眾做一個簡短的介紹。

其次就是ppt顏色的搭配。以前也見過花里胡哨ppt，一個人看的時候可能吸引眼球，但是對于大眾來說，并不見得好。而且放映的時候，因為光線的關(guān)系，顏色的對比不突出，給觀眾造成了許多麻煩。

第三，超鏈結(jié)的應(yīng)用。Ppt在制作的過程中要留意超鏈結(jié)的應(yīng)用，不要在放映的時候一張張的找，否則，大家都在等你找，效果就差遠(yuǎn)了。

第四，千萬不要運(yùn)用屏保。每個小題目可能須要講一段時間，那么電腦的屏保自動出現(xiàn)，觀眾的眼球自然就引到屏保上了。

當(dāng)然，任何一個ppt不行能做的特殊的完備，但是對于一些常見的錯誤還是要細(xì)致的關(guān)注一下。PPT設(shè)計制作留意問題風(fēng)格統(tǒng)一：將幻燈片的主體統(tǒng)一為一樣的風(fēng)格，目的是使幻燈片有整體感。包括頁面的排版布局，色調(diào)的選擇搭配，文字的字體、字號等內(nèi)容。

2.排版一樣：排版同樣留意要有相像性，盡量使同類型的文字或圖片出現(xiàn)在頁面相同的位置。使觀看者便于閱讀，清楚的了解各部分之間的層次關(guān)系。

3.配色協(xié)調(diào)：幻燈片配色以明快醒目為原則，文字和背景形成顯明的對比，協(xié)作小區(qū)域的裝飾色調(diào)，突出主要內(nèi)容。

4.圖案搭配：圖案的選擇要和內(nèi)容一樣，同時留意每頁圖片風(fēng)格的統(tǒng)一。包括logo，按鈕等涉及圖片的內(nèi)容，都盡量在不影響操作和主體文字的基礎(chǔ)上進(jìn)行選擇。

5.圖表設(shè)置：以體現(xiàn)圖表要表達(dá)的內(nèi)容為選擇圖表類型的依據(jù)，兼顧其美觀性，在此基礎(chǔ)上增加變更。同時為排版的須要將部分簡潔的圖表改為文字表述。

6.鏈接易用：各頁面的鏈接設(shè)置在固定的文字和按鈕上，便于運(yùn)用者記憶和操作，避開過于困難的層次結(jié)構(gòu)之間的轉(zhuǎn)換，保持各頁面之間的邏輯關(guān)系清楚明白。

7.簡化頁面：每頁只保留必要的內(nèi)容，較少出現(xiàn)沒有意義的裝飾性圖案，避開頁面出現(xiàn)零亂的感覺，在此基礎(chǔ)上使每頁有所變更。PPT演講及技巧首先我們要先明白ppt在演講中的作用。在演講中ppt的重要作用同樣是傳遞信息，不過它有其特殊性。ppt可以是演講內(nèi)容的一個簡潔的精明的框架。為演講者減輕負(fù)擔(dān)，也為聽眾供應(yīng)了更簡潔的抓住演講主要內(nèi)容的方式。ppt在演講中應(yīng)當(dāng)始終扮演著助手的角色，他的作用應(yīng)當(dāng)是幫助于演講者的表達(dá)。假如我們把依次反過來，事情就變了味道。但看起來卻說的過去，比如我們的演講是為我們的ppt添磚加瓦，用以說明它的“美麗”。這種觀點(diǎn)也就是ppt成了主角，我們要盡力把它描述清楚。但事實上我們是為了演講而做的，而不是為了ppt做演講。前兩天飛利浦公司來人到我們公司做了一場關(guān)于lcd的演講。主講者是個歐洲人。他一身標(biāo)準(zhǔn)的商務(wù)著裝，雖然有啤酒肚，但標(biāo)準(zhǔn)的著裝也使他在我們這群身著休閑裝來工作的年輕人面前顯得很有權(quán)威。他的演講讓我眼前一亮。他并沒有依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的ppt從上到下按依次演講，而是讓ppt跟隨他的思想而動。沒有固定的依次，總在上下翻動。我所見過的幾種糟糕的ppt演講。

糟糕的文字。

這是一個女同事的ppt演講。她有女人普遍具備的性格：細(xì)致，細(xì)致。但她有些缺少自信。當(dāng)上司讓她準(zhǔn)備一個演講，并表示這關(guān)切到她的評價的時候，她做了這樣的一份。從ppt第一頁的書目后，每一頁都密密麻麻寫滿了她找來的有關(guān)資料，直到最終一頁結(jié)束。她害怕 漏掉一點(diǎn)點(diǎn)自己辛勤的勞作。整個演講成了她的閱讀課，她把ppt從頭念到了尾。出于敬重我沒有退席，這也讓我第一次意識到敬重一個人也要如此的苦痛。演講結(jié)束我連她講的題目都不記得了。

糟糕的花樣。

軟件的強(qiáng)大，也可以體現(xiàn)在它內(nèi)容是“活”的。你可以設(shè)計出各種內(nèi)容進(jìn)入推出的方式，甚至你可以讓一個字像地板上的乒乓球一樣跳個不停。我曾經(jīng)見過一個同事的ppt，那個ppt結(jié)合了各種特效，仿佛我在看一部好萊塢大片，但又不一樣。我總在想，那種樣式他是怎么做出來的，或者，原來ppt還可以干這個。最終同樣我不記得他講過什么，只記得ppt是如此的強(qiáng)大。

糟糕的形象。

有關(guān)形象的問題我以前說過一些。英格麗·張在她的書中舉過許多例子，為什么許多有才華的人失去他們本應(yīng)當(dāng)從vc那里得到的投資，只因為他們糟糕的形象。蓬亂的頭發(fā)，落滿灰塵沒有光澤的皮鞋...人們普遍不信任形象糟糕的人，又怎么會把錢給這樣的人。我總在告誡自己不能以貌取人，但有時候這些事情源于自然。我有的同事頭發(fā)沒梳就來上班，甚至去做ppt的報告。有的人在做演講的時候精神乏累，說話有氣無力。他們的形象一上來就在告知我，他是一個不留意微小環(huán)節(jié)的人，他是一個身心乏累的人，他是一個沒有激情的人...同時我們也會把這些感***彩無情的凌駕到他的演講上。那時他將很難翻身。這些多么無情，但很真實。另一種糟糕的形象發(fā)生在以下這樣的狀況。有的演講在結(jié)束后你根本不知道演講者的相貌，因為整個演講過程中他總是用臀部對著觀眾，演講結(jié)束后人們只相識到了他“宏大”的背影。

如何做一個好的ppt演講

一個好的ppt演講不是源于自然，有感而發(fā)。在我看來一個好的ppt演講須要演講者的細(xì)心策劃和細(xì)致的準(zhǔn)備，同樣必需對ppt演講的技巧有所了解。我們辛辛苦苦準(zhǔn)備的內(nèi)容只佔(zhàn)7％；簡報成功最主要的關(guān)鍵是能度/形象，佔(zhàn)了58％；其次是聲音，佔(zhàn)35％?；叵胍幌滤^的名嘴，那麼這層道理也就不說自明白。CherieKerr了解PowerPoint在商務(wù)會議中激揚(yáng)人心并具有勸服力的緣由所在。她也清楚地知道可能產(chǎn)生負(fù)面作用。

決竅：在PowerPoint中，通過選定您要變更的圖形，可快速將自選圖形轉(zhuǎn)換為另一個自選圖形而不會變更格式，單擊繪圖按鈕（在繪圖工具欄），指向“變更自選圖形”，然后單擊新的自選圖形。

“她將成為您最好的摯友，”在加利福尼亞擔(dān)當(dāng)公共關(guān)系顧問的SantaAna說?！扒疤崾悄匦枵_運(yùn)用?！?/p>

Kerr對于這款廣受歡迎的微軟演示和圖形程序一分為二的看法也正反映出了企業(yè)界和學(xué)術(shù)界許久以來對此問題的爭論。許多人將PowerPoint推崇為有價值的強(qiáng)大商業(yè)工具，但是也有一部分人認(rèn)為它是實現(xiàn)有效互動的障礙，會攪亂、歪曲甚至毀掉溝通。

然而，正如Kerr指出的那樣，任何關(guān)于PowerPoint優(yōu)劣的探討只是說明白利用此程序勝人一籌的重要性。這里有10種運(yùn)用PowerPoint的方法，能夠讓您的業(yè)務(wù)更加精彩。

接受強(qiáng)有力的材料支持您的演示。

在某種程度上，PowerPoint的易用性可以成為它最致命的弱點(diǎn)。雖然利用它可以輕松創(chuàng)建引人注目的幻燈片和圖形，但您須要知道PowerPoint并非獨(dú)立存在。觀眾前來并不只是為了觀看屏幕上顯示的影像，更多的是為了傾聽您的演說。您須要構(gòu)建一組強(qiáng)有力的PowerPoint程序，但也應(yīng)確保您的口頭評論同樣引人入勝?！癙owerPoint不負(fù)責(zé)演示，只負(fù)責(zé)制作幻燈片，”弗吉尼亞中洛錫安AudienceFirst（一家供應(yīng)演示培訓(xùn)的公司）總裁MattThornhill說?！扒杏浤鷦?chuàng)建幻燈片的目的是支持口頭演示。”

簡潔化。

我們可能都曾見過演講者在PowerPoint和其他演示中似乎準(zhǔn)備充分心中有數(shù)的情形。終歸，他引以為傲的明顯只是各個功能、特殊效果以及其他可用的小技巧。其實最有效的PowerPoint很簡潔，只須要易于理解的圖表和反映演講內(nèi)容的圖形。權(quán)威人士建議每行不超過五個字，每張幻燈片不超過5行?！安灰锰嗟奈淖趾蛨D形破壞演示，”Kerr說?！澳娴捻氁谄聊簧巷@示出一切嗎？”

最小化幻燈片數(shù)量。

PowerPoint魅力在于能夠以簡明的方式傳達(dá)觀點(diǎn)和支持演講者的評論。通過大量的數(shù)字和統(tǒng)計信息很難做到這點(diǎn)。對于這方面，最有效的PowerPoint展示絕不會用太多的圖形和數(shù)字把觀眾沉沒。取而代之的是，將這些圖形和數(shù)字留在演示結(jié)尾分發(fā)的講義中，以便觀眾徹底消化演示內(nèi)容。假如您要強(qiáng)調(diào)PowerPoint中的某處統(tǒng)計信息，可以考慮接受圖表或影像來傳達(dá)?！袄?，有一次談到老年性癡呆癥病人數(shù)量浩大時，我運(yùn)用了一副老年婦女的照片，而不是僅僅在屏幕上列出相關(guān)數(shù)字,”Kerr說。

不要照念PowerPoint。

僅僅為觀眾照念可見的演示是PowerPoint用戶最常見也最不好的習(xí)慣。這樣說來，演講者簡直就是多余的，毫無存在的必要。不僅如此，即使是最具視覺吸引力的演示也會因此變得索然無味。PowerPoint和擴(kuò)充性和探討性的口頭評論搭配才能達(dá)到最佳效果，而不是照念屏幕上的內(nèi)容。“即便運(yùn)用PowerPoint，您也要和觀眾保持視線接觸，”康涅狄格州PrescottGroup溝通詢問公司的RobertaPrescott說?！坝^眾們并不是來看您的后腦勺的?！?/p>

支配評論時間。

另一個潛在的不良習(xí)慣是演講者在一張新PowerPoint幻燈片出現(xiàn)時就立刻起先評論。那只會分散觀眾的留意力。恰當(dāng)編排的PowerPoint程序在展示新幻燈片時，先會給觀眾閱讀和理解的機(jī)會，然后才會加以評論，拓展并增補(bǔ)屏幕內(nèi)容。“這是個時間支配的問題，”Kerr說?！昂憔貌灰诨脽羝黄鹣染驮u論。”

要有確定的間歇。

再次說明，PowerPoint是口頭評語最有效的視覺搭配。閱歷豐富的PowerPoint用戶會不失時機(jī)地將屏幕轉(zhuǎn)為空白。那不僅能帶給觀眾視覺上的休息，還能有效地將留意力集中到更須要口頭強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容中，例如分組探討或問答環(huán)節(jié)。

運(yùn)用顯明的顏色。

文字、圖表和背景顏色的猛烈反差在傳達(dá)信息和情感方面均特殊有效。

導(dǎo)入其他影像和圖表。

不要把演示限制在PowerPoint供應(yīng)的范圍內(nèi)。運(yùn)用外部影像和圖表（包括視頻）能增加多樣性和視覺吸引力?！拔彝ǔ谘菔局屑尤胍粌蓚€很短的視頻剪輯，”紐約技術(shù)顧問RamonRay說?！斑@有助于制造幽默效果、傳達(dá)信息和減輕擁堵感。”

在演示結(jié)尾分發(fā)講義，而不是在演示過程中。

這里可能有人會向我表示異議?？墒菦]人希望對著一群忙于閱讀評論總結(jié)的觀眾演講。除非規(guī)定觀眾在您演示時要比照講義，否則請您演示完再分發(fā)講義。

演示前要嚴(yán)格編輯。

恒久不要忽視觀眾的看法。一旦您完成PowerPoint幻燈片草稿，在復(fù)查時您可以假設(shè)自己只是一名觀眾。假如發(fā)覺不吸引人、跑題或令人懷疑的內(nèi)容，要嚴(yán)格進(jìn)行編輯。這是完善您的總體演示的好機(jī)會。大多歐美企業(yè)都特殊重視presentationskills，不懂得這一點(diǎn)，是許多在外企工作的人認(rèn)為自己明珠暗投的緣由。我不敢自稱presentation高手，但我深諳外企presentation之道，這不是自吹自擂，而是十年外企工作閱歷的所得。

所謂presentation，不愿定非是powerpointpresentation不行。外企對管理人員的衡量指標(biāo)之一有一個sellingskill，其實大多便是從presentation里面得來的印象。外企看重的presentation是全部外企員工展示自己實力最好的平臺，不懂得這個道理便做不好presentation.

不論是怎樣的presentation，目的都一樣——勸服別人接受某一個觀點(diǎn)，告知別人他們不了解的事。下面從技術(shù)上談?wù)剮讉€步驟及要點(diǎn)：

1.Titlepage或Frontpage（封面/首頁）

以powerpoint為例，一個好的presentation的封面頁上要有以下幾個要素：

（1）演示題目（長度不超過一行的60%，如太長，應(yīng)精簡文字或設(shè)為兩行。三行為大忌。）

（2）副標(biāo)題（不愿定要有）

（3）演示人姓名：常用的排版方式是全居中，也可以接受fullblock或halfblock，但要和選用的powerpointtemplate背景協(xié)作。

（4）日期

2.Introduction（簡介）

演示內(nèi)容的簡要介紹。

3.Agenda（演示專題書目）

這一點(diǎn)至關(guān)重要，目的是給聽眾一個清楚的脈絡(luò)，給人條理性強(qiáng)的印象。但agenda的頁面排版要留意：最好不要超過6行，每行留意長度不要超過頁面一行的80%，保證頁面整體的視覺效果清楚。

4.演示正文頁面

字?jǐn)?shù)最忌太多。留意給頁面給白，并且要依據(jù)信息的重要性排好次序，每行字?jǐn)?shù)不要差別太大。正文頁面不要運(yùn)用全局中方式。有一種理論說，每行不要超過6個字，有確定的道理，但不愿定。

5.書目頁插入

依據(jù)演示進(jìn)程插入剛起先時的書目頁，標(biāo)明進(jìn)程。以免觀眾遺忘脈絡(luò)。

6.Visualaid

適當(dāng)運(yùn)用視覺幫助手段很重要，但不要太多，以免喧賓奪主。所謂視覺幫助指的不是office自帶的那些剪貼畫，而是各種圖形、圖標(biāo)等。office的各種圖標(biāo)也盡量不要運(yùn)用。

7.動畫效果和transition

Office頁面動畫效果要慎用。除非某個頁面有特殊強(qiáng)調(diào)內(nèi)容，也不要運(yùn)用頁面轉(zhuǎn)換動畫效果。這些都是不專業(yè)的表現(xiàn)。

以上是powerpoint頁面制作技術(shù)層面的要點(diǎn)，更重要的是演示時的理念。

第一，要明確做演示的目的。

假如是培訓(xùn)，要大量運(yùn)用visualaid，否則枯燥的文字內(nèi)容很難吸引聽眾的留意力。

假如是工作匯報，要通過各種指標(biāo)的分析（運(yùn)用分析圖表和圖形），引出分析結(jié)果。

其次，語速要變更