第五講：檔案和輔助人力資源管理辦公自動(dòng)化6

辦公自動(dòng)化教案標(biāo)題：第五講：檔案和輔助人力資源管理辦公自動(dòng)化教學(xué)目標(biāo)：1、掌握企業(yè)檔案信息錄入中辦公軟件的應(yīng)用；2、掌握企業(yè)檔案信息管理中辦公軟件的應(yīng)用3、掌握企業(yè)招聘管理中辦公軟件的應(yīng)用；4、掌握企業(yè)員工考勤、工資福利、績(jī)效管理管理工作中辦公軟件的應(yīng)用。教學(xué)重點(diǎn)及難點(diǎn)：.重點(diǎn)是錄入和分析員工檔案資料;企業(yè)員工考勤管理上辦公軟件的靈活應(yīng)用.難點(diǎn)是建立文件檔案管理系統(tǒng)和辦公軟件在輔助人力資源管理工作中的靈活。教學(xué)內(nèi)容（教學(xué)時(shí)數(shù)：2課時(shí)）教學(xué)第一環(huán)節(jié)：知識(shí)回顧復(fù)習(xí)1、在進(jìn)行計(jì)算中如何應(yīng)用IF函數(shù)計(jì)算滿足多個(gè)條件？2、在EXCEL中如何自定義序列？3、如何在EXCEL中大面積的輸入同樣的數(shù)據(jù)？教學(xué)第二環(huán)節(jié)：任務(wù)布置一一制作工資條理論知識(shí)回復(fù)什么是“郵件合并”“郵件合并”這個(gè)名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時(shí)提出的。具體地說(shuō)，就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料（數(shù)據(jù)源：如文檔（*.DOC）,工作薄（*.XLS）或者表（*.MDB）等），從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率，“郵件合并”因此而得名。使用郵件合并的三個(gè)步驟：.建立主文檔：“主文檔”就是固定不變的主體內(nèi)容，如前面的工資條模板。.準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源：數(shù)據(jù)源就是標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表，如“工資數(shù)據(jù)”表。其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。數(shù)據(jù)源表格可以是Word表格、也可以是Excel表格。3、完成合并第一步：準(zhǔn)備主文檔第二步：準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源第三步：具體操作1.新建主文檔文件（可把上面表格復(fù)制到一個(gè)空文檔中），將文件名保存為“工資條（主文檔）.doc”.主文檔頁(yè)面設(shè)置為：紙張大?。簩挾龋?0cm,高度10cm,上、下頁(yè)邊距：備注：2cm,左右：2cm。方向：橫向。注意:要適當(dāng)調(diào)整表格寬度，使之與編輯區(qū)寬度相同并平均分布表格各列。處使得表格在文檔中居中排列：文件一一頁(yè)面設(shè)置一一版式一一頁(yè)面一一對(duì)齊方式——居中。.建立主文檔與數(shù)據(jù)源的鏈接，方法如下：（1）打開主文檔。（2）郵件一開始郵件合并一選擇文檔類型（3）選擇聯(lián)系人（打開數(shù)據(jù)源）一（4）單擊“郵件合并”工具欄上的“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，打開“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框。（5）找到D盤上的數(shù)據(jù)源“工資數(shù)據(jù).xls”，單擊“打開”，打開“選擇表格”對(duì)話框。.把數(shù)據(jù)源中的字段插入到主文檔中，方法如下：（1）先將光標(biāo)放在“序號(hào)”下方的單元格中，單擊郵件合并工具欄上的“插入域”按鈕，打開“插入合并域”對(duì)話框；（2）在“插入合并域”對(duì)話框中選擇域“序號(hào)”，單擊“插入”，則把域“序號(hào)”插入到主文檔中。（3）單擊“關(guān)閉”按鈕，然后將光標(biāo)放在“姓名”下方的單元格，再重復(fù)上面的操作，將域“姓名”插入主文檔中。依次將其余的字段插入到主文檔中。.合并數(shù)據(jù)到新文檔“工資條（學(xué)號(hào)姓名）.doc”中。（1）單擊郵件合并工具欄上的“合并到新文檔”按鈕，打開“合并到新文檔”對(duì)話框。（2）合并記錄選取“全部”，單擊“確定”，完成了工資條的制作。注意將其另存為“工資條（學(xué)號(hào)姓名）.doc”，如：“工資條（01234567張三）.doc”o.如何使一頁(yè)打印多個(gè)工資條？瀏覽一下，看看制作完成的工資條是否令人滿意？可以看到，文檔中一頁(yè)紙只打印了一個(gè)工資條，這樣好像太浪費(fèi)了。下面我們進(jìn)行一些操作，使得一張紙上可以打印幾個(gè)工資條。（1）關(guān)閉“工資條（學(xué)號(hào)姓名）.doc”。（2）重新打開主文檔，在主文檔中選中整個(gè)工資條表格（可以先在工資表下方打二個(gè)空行，然后將表格和空行一起選中），并執(zhí)行復(fù)制命令。然后執(zhí)行粘貼命令。這樣就得到了兩個(gè)工資條了（之間有二個(gè)空行）。根據(jù)頁(yè)面的大小重復(fù)上面的操作，可使一頁(yè)紙上容納六個(gè)工資條（每個(gè)工資條之間有二個(gè)空行）。（3）單擊“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，會(huì)發(fā)現(xiàn)這六個(gè)工資條的記錄數(shù)據(jù)是一樣的。該怎么處理才能使每頁(yè)容納六個(gè)工資條呢？先把插入點(diǎn)定位于主文檔中第一和第二個(gè)表格之間的空行處，單擊郵件合并工具欄上的“插入Word域”按鈕，在彈出的菜單中選擇“下一記錄”命令（如圖），則第二個(gè)表格中的數(shù)據(jù)變成了數(shù)據(jù)源中第二條記錄的數(shù)據(jù)。接著把插入點(diǎn)定位于第二和第三個(gè)表格之間的空行執(zhí)行上述的操作，后面的表格以此類推處理。教學(xué)第三環(huán)節(jié)：學(xué)生自主學(xué)習(xí)案例一一學(xué)生成績(jī)單制作第一步：給定數(shù)據(jù)源第二步建立：主文檔□L學(xué)生成績(jī)通知書〃尊敬的家長(zhǎng)：〃您的孩子2010—2011學(xué)年第一學(xué)期在我校學(xué)習(xí)期間，所有課程成績(jī)?nèi)缦拢?。課程，名稱語(yǔ)文數(shù)學(xué),英語(yǔ)，設(shè)備平均分成績(jī)一AA備注"教師一評(píng)語(yǔ)一卜家長(zhǎng)。意見(jiàn)一4J家長(zhǎng)筌名：我校下學(xué)期定于2011年2月11日開學(xué)。請(qǐng)督促您的孩子認(rèn)真完成假期作業(yè).對(duì)不及格的科目，請(qǐng)督促其認(rèn)真復(fù)習(xí)，爭(zhēng)取在下學(xué)期的畢業(yè)考試中考出好成績(jī)."南昌工學(xué)院”2011年1月10日v如果平均分〉=80,請(qǐng)?jiān)趥渥谥?/p>