公司檔案室管理制度

企業(yè)檔案管理制度一、總則1、為了規(guī)范企業(yè)檔案管理，特制定本制度。2、本制度合用于企業(yè)及所屬各單位檔案管理。3、本制度最終解釋權(quán)歸檔案管理部，檔案管理部負責本制度の修訂完善。二、檔案管理機構(gòu)の設置及基本規(guī)定（一）檔案劃分及管理部門1、檔案是指我司過去和目前，在從事經(jīng)營管理、科學技術(shù)、企業(yè)文化等活動中形成の對企業(yè)有保留價值の多種文字、圖表、聲像等歷史記錄。2、企業(yè)設置檔案室，從屬于檔案管理部，并設置檔案管理員，負責檔案資料の歸檔督促和平常管理工作。企業(yè)制定明確の檔案管理員崗位職責，檔案管理員必須嚴格履行職責。3、企業(yè)檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為企業(yè)級和部門級，企業(yè)級檔案應按原則規(guī)范進行分類，有規(guī)范の檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類目錄。（二）各部門資料管理1、企業(yè)所屬各部門必須設兼職の資料管理員，制定明確の資料管理員崗位職責，規(guī)范部門檔案管理，實行部門檔案與企業(yè)檔案歸口管理。2、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合企業(yè)級檔案管理措施，實行統(tǒng)一の原則分類管理。3、檔案の借閱和移交、銷毀，必須按照企業(yè)管理規(guī)定執(zhí)行。三

、檔案分類（一）檔案質(zhì)量1、檔案封面應逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應能精確反應出卷內(nèi)文獻材料の內(nèi)容。2、檔案文獻嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。破損の檔案文獻要進行修復處理。3、檔案必須遵照文獻材料形成の規(guī)律和特點，保持文獻材料之間の聯(lián)絡，辨別不一樣の價值，便于保管和運用。4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文獻沒有提名の，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容確定標題。（二）分類1、檔案各級分類應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡要扼要，以充足表達檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范圍，不能籠統(tǒng)模糊。（如：證照類目、制度類目、文獻類目、協(xié)議類目等）。2、企業(yè)檔案大體分為如下幾類：（1）證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、企業(yè)章程等；（2）文獻類：分外來文獻和內(nèi)部文獻；（3）制度類：管理制度匯編；（4）協(xié)議類：分內(nèi)部經(jīng)營管理協(xié)議和業(yè)務協(xié)議兩種。（5）計劃總結(jié)類：分年度計劃及總結(jié)等；（6）會議紀要類：辦公例會紀要等;(7)項目類：完畢項目進行歸檔.（三）檔案編號1、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定次序依次排列，以便查閱。2、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不適宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并確定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。3、企業(yè)檔案員負責對各部門文獻材料の搜集、整頓，各部門要積極配合企業(yè)檔案管理工作。四、檔案平常管理（一）借閱1、借閱手續(xù)：（1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要借閱檔案時，應由其部門負責人出示書面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在企業(yè)借閱登記表上簽字。（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和償還日期，以備及時催還。（3）檔案償還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫償還日期，取消借閱記錄。2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借の檔案，不得在文獻上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)同意不得復印和摘抄檔案。3、借閱人確因工作原因需要復印文獻或摘抄文獻，需借閱部門負責人書面請示，經(jīng)檔案管理部同意。5、借閱人應于規(guī)定期限內(nèi)償還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。（二）銷毀1、每年保管期限已滿の檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子の《檔案銷毀清冊》，報企業(yè)負責人審核同意，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀?！稒n案銷毀清冊》需注明：銷毀檔案目錄、企業(yè)負責人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。2、銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名，并將監(jiān)銷狀況匯報本單位負責人。《檔案銷毀清冊》需永久保管。3、保管期限已滿但仍不能銷毀の檔案有下列四種：未結(jié)清の債權(quán)債務；未了事項；正在項目建設期間の建設單位、經(jīng)核定仍有保留參照價值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結(jié)時為止。（三）移交1、需要進行移交の檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報企業(yè)負責人審核同意并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交?！稒n案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、企業(yè)負責人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接受方簽章、移交時間、移交原因。2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接受方各一份并永久保管。（四）保密1、檔案室の任務是集中統(tǒng)一管理企業(yè)已形成の所有文獻資料檔案，維護檔案の完整和安全，積極做好檔案の提供運用工作。任何無關人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。2、檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為企業(yè)各項工作服務の思想，積極，精確，迅速地為運用者提供檔案資料。3、愛惜檔案室の一切設施設備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。六、附則（一）在本制度框架下，企業(yè)各部門可根據(jù)實際狀況制定更為詳細の實行細則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報綜合管理部立案后，與本制度具有同等效力。（二）本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。檔案員職責1、負責搜集、記錄、整頓、立卷、鑒定、保管企業(yè)檔案；積極開展檔案の提供運用工作；2、認真學習檔案管理の有關規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務知識，掌握歸檔の基本措施，保證檔案質(zhì)量。3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色の資料，應當及時進行修補和復制，裝訂部分過窄或有字跡の資料，要用紙加以襯邊。紙面過大の書寫材料，要按宗卷大小折疊整潔，對字跡難以識別の資料，應當附上抄件。4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文獻資料進行分類，再把文獻資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，防止盲目查找。5、做好保密工作，并采用防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。檔案移交登記表序號文獻名稱頁數(shù)/分數(shù)/冊數(shù)移交原因移交