售樓軟件系統(tǒng)管理制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔13.售樓軟件系統(tǒng)管理制度目的和范圍：為了科學、準確及時記錄、反饋銷售信息，減少因人為過失及監(jiān)管漏洞而給公司帶來的損失，提高公司的工作效率，規(guī)范使用售樓遠程管理系統(tǒng)及明確使用軟件的工作職責和操作程序，特制定本制度。職責：系統(tǒng)管理員（財務部）負責建立新項目、用戶帳戶及權限設置，屏蔽項目初始資料負責變更操作：按批件變更項目資料負責系統(tǒng)監(jiān)控操作負責系統(tǒng)的維護、更新和完善經營銷售部負責按批件進行特殊預留操作負責初始資料及核定產權面積的錄入負責樓盤和預留樓盤的定購工作、定購的變更操作負責催收定金，并向財務部報送解除定購協(xié)議客戶清單負責辦理簽約手續(xù)并提供相關優(yōu)惠批件，負責未簽約客戶的跟蹤及反饋，辦理延遲簽約批準單負責合同審核操作，已審核合同的更改操作及審核，退房操作及退房款的報批。負責合同監(jiān)證、按揭收件送審并進行電腦登記。負責發(fā)送交房通知書并進行電腦登記，負責接樓申請及審核操作，通知財務接樓應收相關費用，特殊接樓通知書的送審和尾款的催收。負責發(fā)送辦理產權通知書并進行電腦登記，通知財務辦理產權應收相關費用，并簽定補充合同。負責會員積分申請的錄入。財務計統(tǒng)部負責項目初始資料的審核負責惡意預留的通報，反饋未及時簽約情況收取樓款、相關費用及相關變更款并開具相應票據負責合同及變更合同的復核，票據的換發(fā)工作，退款的審核及支付負責確定按揭送審銀行及協(xié)調、跟蹤工作負責復核辦理接樓、產權相關費用，收取接樓尾款負責接樓確認單復核，負責發(fā)出特殊接樓催款通知書給經營部負責核定面積增減款的復核、補充合同的審核，開具購房發(fā)票并進行電腦登記負責會員積分兌換審核負責違約客戶樓款的催收，將惡意違約客戶清單送總經室律師處理?？偨浭邑撠熀贤?、變更合同、補充合同的審核操作，蓋章負責惡意違約客戶的法律處理各部門及人員負責正確使用軟件及保密工作。程序初始設置管理新項目開盤前3天內，經營部應通知系統(tǒng)管理員新建一個樓盤項目，同時提供一份經營部操作人員名單，由系統(tǒng)管理員建立用戶賬號。經營部根據樓號、層次、單元、建筑面積等建立新項目樓盤詳細資料：將公司已批準的項目銷售價目表、正常折扣標準等有關要素錄入售樓軟件；經營部錄入公司評審通過的商品房買賣合同套打樣本。財務部根據批準后的銷售價目表原件進行核對，核實無誤后，即由系統(tǒng)管理員進行屏蔽初始資料，只允許查看。因設計施工變更或公司銷售策略變更需要調整樓盤銷售資料和銷售價格時，由經營銷售部填寫申請單報經批準后，系統(tǒng)管理員根據批準單日期調整原價目表，批準之后成交的樓盤以調整后新價目表為準。權限管理各操作員按總經理批準后的權限、工作職責范圍進行操作，各操作員權限一覽表如下：部門操作人員預留定購定購更改簽約簽約更改簽約審核蓋章按揭收件按揭復核監(jiān)證接樓接樓復核產權產權復核收款對賬復核票據總經室總經理√副總經理√蓋章經辦√經營銷售部銷售經理√√√√銷售副經理√√√√銷售主任√√√√√√√√銷售業(yè)務員√√√按揭經辦√監(jiān)證經辦√產權經辦√接樓經辦√財務計統(tǒng)部財務總監(jiān)√√√√銷售會計主任√√√√√√√銷售會計√√√√收款員√所有操作權限人均有查詢權限，通過查詢環(huán)節(jié)進行操作。預留管理預留是指由有權限的相關人員按口令錄入，電腦根據設定的預留天數(shù)進行保留，暫不對外銷售，超過預留天數(shù)后，電腦將自動取消預留登記，轉作未售樓盤，供自由銷售。因特殊需要或公司銷售政策安排需預留較長時間的，應形成書面文件報經總經理同意，批準后由經營部進行特別預留操作。因公司關系需要或銷售現(xiàn)場需要，應進行臨時預留的，由相關權限人員直接按照各自口令錄入預留客戶姓名、聯(lián)系電話。預留時限如下圖：權限人總經理副總經理財務總監(jiān)銷售經理銷售副經理銷售主任預留天數(shù)30207751相關權限人員及銷售主任應催促客戶及時辦理正式認購手續(xù)，預留樓盤的認購工作由銷售主任操作，當實際成交對象與預留登記不符時，銷售主任應先告知相關預留權限人員，征得同意后才能變更。項目開盤第一周，預留統(tǒng)一由銷售經理操作。定購管理錄入定購協(xié)議：與客戶簽訂定購協(xié)議時，置業(yè)顧問應將相關信息及時錄入到售樓軟件中。交納定金：置業(yè)顧問持定購協(xié)議文本，帶客戶到收款員處交納定金，經收款員確認后，才完成定購操作。對于已定購但未按協(xié)議規(guī)定交納定金的客戶，電腦在12小時內自動取消定購，轉作未售樓盤。根據已定購未交足定金的客戶清單，置業(yè)顧問應及時調查，認為需保留協(xié)議的應有書面說明原因并催促客戶及時補足定金，需解除協(xié)議或退房的，及時報送清單給財務部，進行取消定購\沒收定金操作。更名：在規(guī)定簽約時限之前，客戶提出更名或換房申請要求的，由銷售主任進行更名或換房操作，同時置業(yè)顧問持客戶申請書、新舊定購協(xié)議書、原樓款收據帶客戶到收款員處換發(fā)收據，收款員根據電腦通知更名清單，辦理客戶換發(fā)收據的手續(xù)，才完成更名操作。定購退房申請：在規(guī)定簽約時限之前，客戶提出退房申請要求，由銷售主任按照協(xié)議規(guī)定允許退房的條款進行退房操作，并填寫退房款申請單上報財務總監(jiān)批準，銷售會計根據批準單和電腦通知退房清單辦理客戶退款手續(xù)，才完成退房操作。簽約管理項目具備簽約條件時，置業(yè)顧問應及時催促已交定金未簽約的客戶辦理簽約手續(xù)。正常簽約的普通客戶：置業(yè)顧問詳細錄入合同條款要素及客戶信息。優(yōu)惠客戶簽約：屬于公司關系戶的，申請人應及時填寫“購房優(yōu)惠批示單”，詳細填寫優(yōu)惠折扣、優(yōu)惠原因等，并按規(guī)定程序送公司審批。置業(yè)顧問根據已批準的“購房優(yōu)惠批示單”詳細錄入優(yōu)惠單內容、合同條款要素及客戶信息。購房優(yōu)惠批示單原件應送交財務部存檔。未及時簽約的客戶：銷售主任根據電腦未簽約清單進行調查，屬于特殊關系需延長簽約時間的客戶，銷售部應將延遲簽約（超過1個月）客戶清單報經公司總經理批準，批準單送財務部存檔。合同審核管理合同的審核由經營部銷售主任及經理對簽約合同及時進行審核，再由財務銷售主任及總監(jiān)進行復核，并完成電腦簽字確認工作。完成審核完成復核銷售主任及經理會計主任及總監(jiān)完成電腦簽字2個工作日內2個工作日內（屬于優(yōu)惠折扣合同，收到優(yōu)惠批示單原件1天內，財務完成復核）所有審核通過的合同電腦將自動列入已審核清單，經營銷售部在1個工作日內將合同送往總經室秘書蓋章，以便及時辦理合同監(jiān)證。合同更改：對于已審核的合同客戶又提出申請更名、換房等其他合同條款，由置業(yè)顧問提出合同更改并詳細填寫更改內容，電腦將其自動轉入再更改未審核清單，經合同審核、復核人員同意更改后，完成電腦簽字確認，電腦自動列入已審核清單代替原合同。如合同審核、復核人員不同意更改，不做電腦簽字確認，電腦仍以已審核原合同為準。申請退房：對于已審核的合同客戶又提出退房申請，置業(yè)顧問填寫退房申請單報經公司批準，批準后由銷售主任進行退房操作，財務部根據退房批準單和電腦通知退房清單辦理客戶退房手續(xù)。蓋章監(jiān)證管理公司公章管理人員根據銷售合同與電腦上列入已審核清單合同內容進行核對，確認無誤后方能蓋章，同時對已蓋章合同電腦簽字確認。經營部監(jiān)證經辦人員應在合同蓋章及收到現(xiàn)金交款單后2天內將合同送到交易中心辦理合同監(jiān)證，并將送交時間進行電腦登記；對于已監(jiān)證好的合同，應將合同監(jiān)證時間、登記編號進行電腦登記。按揭管理對于選擇按揭付款方式的客戶，電腦將自動列入申請按揭客戶清單，置業(yè)顧問按合同規(guī)定時間及時收取按揭材料、出具材料收取證明單，并進行電腦登記。銷售按揭經辦對置業(yè)顧問送交的客戶按揭材料進行復核，并在電腦上進行登記。如果送交的材料不齊全或不符合規(guī)定，按揭經辦將不做審核。直到資料齊全為止。由按揭經辦根據已審核材料及已監(jiān)證合同的清單作出送審銀行決定，按揭經辦根據財務部安排，及時將貸款申請材料送交銀行審核并進行電腦登記，并及時跟蹤了解。對于銀行已通過審核的客戶，按揭經辦及時通知客戶前往簽字，并將合同送交易所辦理抵押監(jiān)證，辦妥抵押監(jiān)證后，在電腦上進行登記。對于已完成抵押登記的貸款合同，財務部應負責催促銀行放款，財務部對銀行放款的樓房單元應及時進行電腦登記。接樓管理項目具備接樓條件時，財務經辦根據所有已簽約清單結清尾款、違約金利息等各類款項后，進行電腦確認后，電腦自動列入可正常接樓清單；未交清樓款提前接樓的樓盤，財務部根據批準單確認，電腦自動列入可可提前接樓清單。經營部接樓經辦根據可正常接樓清單、可提前接樓清單與客戶辦理接樓手續(xù)，并錄入通知接樓日期、實際接樓日期，經營部主任復核并進行電腦確認，電腦自動列入已接樓清單和已提前接樓清單。產權管理公司通過產權總登記后，經營部經辦根據產權處核定的建筑面積錄入到產權面積表中，由經營部主任復核，電腦自動計算客戶應增（減）面積樓款。經營銷售部根據核定面積及其他各項扣減金額調整原合同價，并提供產權處核定面積表單給財務部，財務部復核無誤后生成新合同價，經營部與客戶簽訂補充合同。財務部根據新合同價與客戶進行結算，所有款項收清后，銷售會計開出購房發(fā)票，財務主任審核確認后，會計與客戶辦理換取購房發(fā)票手續(xù)，會計錄入發(fā)票號碼，客人領走時間，并進行電腦登記。會員管理會員持會員卡在被推薦到售樓點簽定《商品房買賣合同》的同時，在置業(yè)顧問引導下填寫《會員積分申請書》，并將會員積分申請錄入電腦。財務收款員收到經營部經理已批準的《會員積分申請書》原件后，進行電腦確認登記。被推薦人付清80%以上房款后，由銷售會計進行復核，開出會員積分兌換單，并進行電腦確認。相關文件《銷售過程管理程序》5.相關表單、記錄精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔北京全聚德烤鴨股份有限公司財務管理軟件系統(tǒng)管理辦法總則第一條為加強公司財務信息的完整性、準確性、及時性，減輕會計工作負擔，提高財務信息質量，以及按上市公司的要求規(guī)范披露財務信息的需要。公司特制訂如下財務管理軟件系統(tǒng)管理辦法。財務管理軟件系統(tǒng)的選擇第二條公司應采用通過財政部審核的財務管理軟件系統(tǒng)。選用財務管理軟件應通過公開的招投方式，具有相應資質的投標軟件公司不應少于三家。同時公司應組織計算機中心的技術人員、公司本部及子公司財務部的相關人員組成工作小組，（工作小組組長為公司財務部經理、副組長為公司計算機中心主任）對投標的軟件公司進行深入的市場調查、客戶走訪、軟件演示等調研工作，據此做出客觀的評價，作為公司選擇財務軟件的依據之一。第三條公司應依照以下原則選擇財務管理軟件：1．財務管理軟件應具備技術上的先進性，符合當前財務管理軟件的發(fā)展趨勢，適應系統(tǒng)化、科學化管理的要求，適合企業(yè)未來發(fā)展的需要。2．財務管理軟件應具備使用上的實用性，適合本公司財務管理的實際情況，滿足公司統(tǒng)一管理、實時監(jiān)控、實施現(xiàn)代企業(yè)財務管理的要求。3．財務管理軟件還應具備在應用中過程中的安全性，屬于公司的財務信息無論從系統(tǒng)外部還是系統(tǒng)內部都不得隨意泄漏，對此財務管理軟件應具備可靠的安全保障。（如防火墻設置等）財務管理軟件還應具備良好的性能價格比，在財務管理軟件的功能配制、使用效果、安全程度基本相同的情況下，還應充分考慮軟件公司技術培訓、售后服務的系統(tǒng)性、穩(wěn)定性、及時性和價格的合理性。第四條選用的財務管理軟件的模塊及功能應符合公司全部業(yè)務及管理的需要，并在實際應用中能提高公司的科學管理水平。隨著公司業(yè)務的不斷發(fā)展和擴展，以及管理水平的不斷提高，財務管理軟件也應隨之升級。（每二年一次）財務管理軟件系統(tǒng)初始化第五條財務管理軟件系統(tǒng)初始化時應依照公司管理完整、統(tǒng)一的原則，根據公司的具體情況按《企業(yè)會計制度》的要求統(tǒng)一設置會計科目（包括明細科目）、報表項目、報表格式等。在會計科目、報表項目等設置時子公司應與公司保持一致。第六條財務管理軟件系統(tǒng)初始化同時還應及時做好財務人員的培訓工作，使財務人員能盡快的熟悉及使用新的財務管理軟件，做好新舊財