防音配件公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題及對(duì)策

目錄摘要 引言近年來(lái)，國(guó)家經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)逐步發(fā)生轉(zhuǎn)變，物價(jià)、人力成本、其他成本都呈上漲趨勢(shì)，企業(yè)面臨著生存發(fā)展壓力，同時(shí)也面臨著與其他公司的競(jìng)爭(zhēng)壓力。在企業(yè)的總成本中，采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生的成本占據(jù)大部分，所以發(fā)掘企業(yè)“第三利潤(rùn)源泉”應(yīng)該從采購(gòu)業(yè)務(wù)開(kāi)始研究。因此，本文選擇采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制作為研究的方向，對(duì)防音配件公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的具體流程以及內(nèi)部控制進(jìn)行分析，以此增強(qiáng)公司發(fā)展的優(yōu)勢(shì)和競(jìng)爭(zhēng)的核心力。近年來(lái)，從各項(xiàng)研究可以看出企業(yè)發(fā)展必須重視內(nèi)部控制，內(nèi)部控制的有效性越來(lái)越成為研究的重點(diǎn)，因?yàn)閮?nèi)部控制直接影響企業(yè)的管理，為了提升企業(yè)管理的更好更快的發(fā)展。更多的企業(yè)界與管理學(xué)界關(guān)注和研究討論集中在內(nèi)部控制方向，吳彥（2016）當(dāng)前我國(guó)制造企業(yè)內(nèi)部控制體系存在很多問(wèn)題,需要采取措施優(yōu)化采購(gòu)與付款流程,分析能夠改進(jìn)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn),推動(dòng)制造企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高

[1]；戈輝,張科,李崇飛,蒙學(xué)英（2016）首先對(duì)內(nèi)部控制做了一個(gè)簡(jiǎn)單的概述并且簡(jiǎn)單介紹了采購(gòu)管理工作,接著具體分析集團(tuán)公司采購(gòu)管理內(nèi)部控制工作的現(xiàn)狀,并為如何提高集團(tuán)公司采購(gòu)管理內(nèi)部控制工作，提出了具體的建議[2]；柳秋紅（2017）通過(guò)研究茶葉公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制活動(dòng)存在的問(wèn)題，并針對(duì)控制活動(dòng)運(yùn)行中存在的問(wèn)題提出相應(yīng)的政策建議[3]。王海燕，郭意輝（2016）認(rèn)為對(duì)企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)與付款控制是企業(yè)資產(chǎn)安全與完整性的重要保障，企業(yè)應(yīng)當(dāng)運(yùn)用各種方法加強(qiáng)內(nèi)部控制[4]；劉桔林，趙枚輝（2017）公司要不斷完善自身的治理機(jī)制，明確公司的內(nèi)部審計(jì)職責(zé)。良好的信息披露是保證資本市場(chǎng)效率和實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)功能的基礎(chǔ)[5]。馬超（2018）針對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)進(jìn)行研究，對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制體系的建立提出建議[6]。本文在內(nèi)部控制理論及采購(gòu)與付款相關(guān)流程的基礎(chǔ)上,以防音配件公司為例。一是采用實(shí)地考察和深入訪談方法，通過(guò)在防音配件公司進(jìn)行調(diào)研，實(shí)地了解該公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀。二是通過(guò)國(guó)內(nèi)外查找關(guān)于采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的國(guó)內(nèi)外相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行研究，研究其采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制活動(dòng),分析其存在的不足。結(jié)合內(nèi)部控制理論及規(guī)范流程，針對(duì)防音配件公司的采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，所存在的問(wèn)題給出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略。基于實(shí)地調(diào)研結(jié)果和相關(guān)文獻(xiàn)查詢，首先從相關(guān)內(nèi)部控制理論入手，體現(xiàn)對(duì)企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)，實(shí)施有效的內(nèi)部控制的重要性。其次對(duì)防音配件公司的采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)其存在請(qǐng)求物資采購(gòu)流程不規(guī)范，采購(gòu)訂單與入庫(kù)信息不對(duì)稱問(wèn)題，付款審核流程出現(xiàn)問(wèn)題，信息溝通不及時(shí)的問(wèn)題，并加以實(shí)證來(lái)進(jìn)行說(shuō)明。并根據(jù)防音配件公司實(shí)地考察進(jìn)行分析原因，對(duì)此公司提出采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制提出相應(yīng)的完善建議，將所學(xué)理論與實(shí)踐內(nèi)容結(jié)合起來(lái)，加強(qiáng)防音配件公司的內(nèi)部控制機(jī)制，為其長(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展提供競(jìng)爭(zhēng)的核心力量。1采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制概述內(nèi)部控制的含義所謂內(nèi)部控制，是指一個(gè)單位為了實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，保護(hù)資產(chǎn)的安全完整，保證會(huì)計(jì)信息資料的正確可靠，確保經(jīng)營(yíng)方針的貫徹執(zhí)行，保證經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)性、效率性和效果性而在單位內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評(píng)價(jià)和控制的一系列方法、手段與措施的總稱[7]。內(nèi)部控制的內(nèi)容，由五個(gè)基本要素組成的。這些要素及其構(gòu)成方式，決定著內(nèi)部控制的內(nèi)容與形式。要素有以下五個(gè)方面[8]：內(nèi)部環(huán)境。內(nèi)部環(huán)境是企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)?？刂骗h(huán)境提供企業(yè)紀(jì)律與架構(gòu)，塑造企業(yè)文化，并影響企業(yè)員工的控制意識(shí)，其中包括如制定清晰規(guī)范的業(yè)務(wù)流程、明確職能部門(mén)權(quán)責(zé)的劃分、提高企業(yè)管理層對(duì)內(nèi)部控制的重視、保障內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立性、完善企業(yè)組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置等。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。是企業(yè)及時(shí)識(shí)別，風(fēng)險(xiǎn)分析對(duì)象系統(tǒng)相關(guān)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，包括實(shí)施內(nèi)部控制合理，確定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，企業(yè)要及時(shí)識(shí)別在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中和內(nèi)部控制目標(biāo)有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，并對(duì)其進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的分析，然后制定出合理、有效的解決對(duì)策。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的執(zhí)行效果發(fā)揮著重要作用?？刂苹顒?dòng)。當(dāng)企業(yè)對(duì)和內(nèi)部控制目標(biāo)有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估之后，就要根據(jù)這個(gè)評(píng)估結(jié)果采取相應(yīng)的解決對(duì)策，目的就是為了把風(fēng)險(xiǎn)控制在企業(yè)可以承受的范圍之內(nèi)。企業(yè)管理階層辯識(shí)風(fēng)險(xiǎn)，然后應(yīng)針對(duì)這種風(fēng)險(xiǎn)發(fā)出必要的指令。信息和通信。企業(yè)要及時(shí)地從內(nèi)外部收集有利于內(nèi)部控制體系建立的信息，并將這些信息實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞到企業(yè)內(nèi)部，確保企業(yè)內(nèi)部和外部獲取到的信息能夠完全匹配，并且能夠進(jìn)行有效的溝通。內(nèi)部監(jiān)督。指對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)行監(jiān)督與評(píng)價(jià)，并出具一份書(shū)面監(jiān)督評(píng)價(jià)報(bào)告，依據(jù)報(bào)告結(jié)果所提到的內(nèi)部控制缺陷與問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行處理。若要確保企業(yè)內(nèi)部控制制定與執(zhí)行的有效性，就要建立、健全適合企業(yè)自身發(fā)展的內(nèi)部監(jiān)督制度，制定清晰的內(nèi)部監(jiān)督流程、授權(quán)內(nèi)部監(jiān)督部門(mén)的相關(guān)權(quán)利并確保該部門(mén)的獨(dú)立性[9]等。內(nèi)部控制的環(huán)節(jié)在會(huì)計(jì)整個(gè)流程中，內(nèi)部控制將貫穿整個(gè)會(huì)計(jì)流程的各方面，對(duì)整個(gè)會(huì)計(jì)流程起到一定的監(jiān)督作用。從某角度來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)制度的順利實(shí)施和實(shí)施效果的關(guān)鍵是內(nèi)部控制，內(nèi)部控制的完善必不可少,內(nèi)部控制主要包括三個(gè)環(huán)節(jié)，分為事前控制、事中控制和事后控制[10]。事前控制是一種防護(hù)性控制，作為控制者事先理應(yīng)深入實(shí)際，調(diào)查研究，預(yù)測(cè)出發(fā)生差錯(cuò)的問(wèn)題與概率，并設(shè)想出預(yù)防措施、關(guān)鍵控制點(diǎn)與保護(hù)性措施。事中控制是指在采取行動(dòng)執(zhí)行有關(guān)控制目標(biāo)或標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程中，即可及時(shí)獲得實(shí)際狀況的信息反饋，以供控制者及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，采取措施，防錯(cuò)糾偏。事后控制是指在實(shí)際行動(dòng)發(fā)生以后，再分析、比較實(shí)際業(yè)績(jī)與控制目標(biāo)或標(biāo)準(zhǔn)之間的差異，然后采取相應(yīng)的措施防錯(cuò)糾偏，并給造成差錯(cuò)者以適當(dāng)?shù)奶幜P。企業(yè)內(nèi)部控制體系是否完善，關(guān)乎著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)能否順利地進(jìn)行，若想要尋求長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，提高核心的競(jìng)爭(zhēng)力量，就必須充分重視企業(yè)內(nèi)部控制體系的建立與健全[11]。內(nèi)部控制的基本要求是分工明確，保證整個(gè)會(huì)計(jì)流程公開(kāi)透明，良好的內(nèi)部控制可以減少工作中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，保證工作的完整和準(zhǔn)確，既可預(yù)防失誤，又能避免偽造財(cái)務(wù)信息等數(shù)據(jù)。采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的概述采購(gòu)業(yè)務(wù)的每一個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)最終的付款的結(jié)果都發(fā)揮著重要影響，因此企業(yè)必須提高對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)潛在風(fēng)險(xiǎn)的重視，制定和實(shí)施相應(yīng)的內(nèi)部控制措施，以確保企業(yè)能夠可持續(xù)發(fā)展，提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力量，采購(gòu)業(yè)務(wù)的流程主要如圖1.1所示。圖1.1企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程圖從圖中可以看出，對(duì)于采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制可以從整個(gè)業(yè)務(wù)流程出發(fā)，確保采購(gòu)過(guò)程的規(guī)范化運(yùn)行，防范采購(gòu)潛在風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。明確各崗位職責(zé)，保證采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)不同崗位分離，完善整個(gè)過(guò)程審批制度，規(guī)定經(jīng)手人工作要求，在授權(quán)允許的制度內(nèi)進(jìn)行審批等等。并健全付款制度，加強(qiáng)預(yù)付賬款的管理。并在流程結(jié)束后，進(jìn)行監(jiān)督檢查，并進(jìn)行不定期抽檢。采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)不光是整個(gè)企業(yè)運(yùn)行的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，也是整個(gè)企業(yè)資金流動(dòng)的重要一環(huán)。應(yīng)當(dāng)受到企業(yè)的足夠重視，以保障企業(yè)利益不會(huì)受到損害。這兩個(gè)業(yè)務(wù)不管哪個(gè)發(fā)生差池，都會(huì)損害企業(yè)的相關(guān)利益，因此企業(yè)不光要重視采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，也要加強(qiáng)對(duì)付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的關(guān)注。這對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制具有極其重要的意義，從這幾項(xiàng)內(nèi)部控制措施出發(fā)，企業(yè)可以有效地防范付款業(yè)務(wù)可能帶來(lái)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)利益不受損害，并且生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)能夠持續(xù)化運(yùn)行。2防音配件公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀防音配件公司是歐拓旗下的全資子公司,于2010年正式籌建,并于2011年初開(kāi)始投產(chǎn)。占地面積為35400M2，生產(chǎn)面積為2萬(wàn)多M2，擁有員工471人，歐拓產(chǎn)品功能多樣化，輕量化的特性，以及在汽車(chē)領(lǐng)域的綜合專業(yè)知識(shí)，可以有效的降低車(chē)輛噪聲，改進(jìn)車(chē)輛動(dòng)力學(xué)性能，提升車(chē)內(nèi)靜謐性，有助于環(huán)保。從概念設(shè)計(jì)到批量上市歐拓與客戶保持緊密合作。利用多重材料，生產(chǎn)流程標(biāo)準(zhǔn)化以及先進(jìn)性，為輕型汽車(chē)提供發(fā)動(dòng)機(jī)艙，車(chē)身底部，內(nèi)飾地板，防音件，車(chē)身等汽車(chē)配件。此外，該公司的信用等級(jí)良好。防音配件公司主要給寶馬、通用、沃爾沃、長(zhǎng)城、奔馳戴姆勒等整車(chē)公司供貨并與多家汽車(chē)企業(yè)有著密切的合作。防音配件公司注冊(cè)資金5000萬(wàn)，該公司2019年擁有的總資產(chǎn)6000萬(wàn)元，總負(fù)債3100萬(wàn)元，全年共實(shí)現(xiàn)銷售總額7000萬(wàn)元，銷售凈利潤(rùn)600萬(wàn)元資金主要用于采購(gòu)原材料輔料物資、支付職工工資、支付相關(guān)稅款等。該公司擁有公司職工417人，其中有一個(gè)總經(jīng)理和其他各部門(mén)經(jīng)理。除此之外，采購(gòu)部門(mén)有三名采購(gòu)人員，財(cái)務(wù)部有一成本會(huì)計(jì)，一個(gè)出納，一個(gè)應(yīng)收會(huì)計(jì)和一個(gè)應(yīng)付會(huì)計(jì)。2.1防音配件公司采購(gòu)業(yè)務(wù)流程及內(nèi)部控制現(xiàn)狀由于該公司的職工人數(shù)較多，各部門(mén)采購(gòu)各自負(fù)責(zé)提交，之后統(tǒng)一上報(bào)給采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)經(jīng)理財(cái)務(wù)經(jīng)理總經(jīng)理共同負(fù)責(zé)采購(gòu)的計(jì)劃、實(shí)施的審批工作。另外，采購(gòu)部有三名員工簡(jiǎn)稱采購(gòu)人員甲、采購(gòu)人員乙和采購(gòu)人員丙，他們分別負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃、物資采購(gòu)和與物流部對(duì)接庫(kù)存管理。防音配件公司采用了以下內(nèi)控流程，如圖2.1所示。圖2.1防音配件公司采購(gòu)業(yè)務(wù)流程圖從圖中可以看出，該公司采購(gòu)業(yè)務(wù)的具體流程首先，采購(gòu)人員甲根據(jù)各部門(mén)采購(gòu)需求制定采購(gòu)計(jì)劃，并提交給部門(mén)經(jīng)理進(jìn)行審核，但是在這個(gè)過(guò)程中，有時(shí)候部門(mén)經(jīng)理的審核并不嚴(yán)密；然后，如果采購(gòu)計(jì)劃審核通過(guò)，采購(gòu)人員乙進(jìn)行供應(yīng)商的選擇和詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)工作，在這個(gè)環(huán)節(jié)中采購(gòu)人員乙往往會(huì)選擇與自己關(guān)系良好的供應(yīng)商，不能做到充分的詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)工作；其次，采購(gòu)人員甲再次將報(bào)告提交給采購(gòu)部經(jīng)理進(jìn)行審核，若審核通過(guò)則與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同并進(jìn)行物資的采購(gòu)，其中采購(gòu)合同僅僅是根據(jù)采購(gòu)物資的數(shù)量、種類和供應(yīng)商信息所制定；最后，采購(gòu)物資到達(dá)后由物流部負(fù)責(zé)驗(yàn)收，合格的物資入庫(kù)，存在不合格的物資物流部無(wú)法察覺(jué)，后期采購(gòu)與供應(yīng)商核對(duì)，采取退、換貨等相關(guān)措施。防音配件公司目前采購(gòu)流程的現(xiàn)狀是，按照國(guó)家頒布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的要求，在2012年就已經(jīng)制定了公司內(nèi)部控制管理制度，但由于公司并沒(méi)有完全意識(shí)到內(nèi)部控制的重要性，致使針對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)并不完善，導(dǎo)致該公司的采購(gòu)業(yè)務(wù)沒(méi)有完全處于內(nèi)部控制的管理之中，這無(wú)疑為公司以后的發(fā)展埋下了風(fēng)險(xiǎn)隱患。通過(guò)對(duì)該公司采購(gòu)業(yè)務(wù)具體流程的了解，已經(jīng)采取的內(nèi)部控制措施主要表現(xiàn)在：采購(gòu)計(jì)劃的制定是否合理，是否向上級(jí)提交材料進(jìn)行審核工作；是否對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)工作，對(duì)檢驗(yàn)不合格的物資是否進(jìn)行了相關(guān)處理工作。但是，該公司采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制還是存在一些問(wèn)題，比如：請(qǐng)求采購(gòu)流程不規(guī)范，采購(gòu)訂單與入庫(kù)信息不對(duì)稱問(wèn)題，付款審核流程出現(xiàn)問(wèn)題，信息溝通不及時(shí)的問(wèn)題。這些問(wèn)題會(huì)在后文中做詳細(xì)的闡述。2.2防音配件公司付款業(yè)務(wù)流程及內(nèi)部控制現(xiàn)狀公司財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)主要財(cái)務(wù)事宜，公司的付款申請(qǐng)流程最終都需要她負(fù)責(zé)審批。財(cái)務(wù)部有一名出納和兩名應(yīng)付會(huì)計(jì)，一名應(yīng)收會(huì)計(jì)，一名成本會(huì)計(jì)。兩名應(yīng)付會(huì)計(jì)分別負(fù)責(zé)原材料付款與輔料付款。出納負(fù)責(zé)公司的付款業(yè)務(wù)整理和款項(xiàng)收支，會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)發(fā)票填開(kāi)驗(yàn)證以及其他賬務(wù)處理工作，如圖2.2所示。圖2.2防音配件公司付款業(yè)務(wù)流程圖從圖中可以看出，該公司付款業(yè)務(wù)的具體流程首先，應(yīng)付會(huì)計(jì)根據(jù)采購(gòu)人員甲月初提出的采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行審核，預(yù)算足夠受理申請(qǐng)部門(mén)的付款申請(qǐng)單；然后，應(yīng)付會(huì)計(jì)審核供應(yīng)商提供的相關(guān)合同和發(fā)票信息，審核無(wú)誤后提交給財(cái)務(wù)部經(jīng)理進(jìn)行復(fù)核，若復(fù)核通過(guò)則向總經(jīng)理申請(qǐng)支付款項(xiàng)；其次，出納根據(jù)與供應(yīng)商協(xié)商好的付款方式與付款信息支付款項(xiàng)，在付款的過(guò)程中該公司往往會(huì)根據(jù)現(xiàn)金情況選擇付款方式，但是這種方式會(huì)給公司帶來(lái)一些不必要的麻煩；最后，出納編制和整理好相關(guān)憑證，然后將憑證轉(zhuǎn)交給會(huì)計(jì)，會(huì)計(jì)根據(jù)這些憑證進(jìn)行記賬和編制會(huì)計(jì)報(bào)表工作。此外，還要對(duì)供應(yīng)商提供的發(fā)票進(jìn)行信息的核對(duì)，核對(duì)正確后出納再進(jìn)行發(fā)票認(rèn)證工作。防音配件公司目前付款流程現(xiàn)狀，是在2012年就已經(jīng)按照國(guó)家頒布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》制定了內(nèi)部控制管理制度，可是由于缺乏對(duì)內(nèi)部控制的重視，對(duì)具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)沒(méi)有制定明確的控制目標(biāo)，不僅使采購(gòu)業(yè)務(wù)沒(méi)有在內(nèi)部控制的監(jiān)管之下，付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的制定與實(shí)施也是不完善的。通過(guò)對(duì)該公司付款業(yè)務(wù)具體流程的了解，付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制已經(jīng)采取了以下措施：對(duì)采購(gòu)部提交的采購(gòu)預(yù)算是否進(jìn)行了審批工作；對(duì)需要支付的款項(xiàng)，是否向上級(jí)請(qǐng)示；會(huì)計(jì)是否對(duì)供應(yīng)商提供的發(fā)票進(jìn)行信息核對(duì)。該公司付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的制定與實(shí)施并不完善，存在以下幾方面的缺陷：該公司往往按照供應(yīng)商的要求對(duì)所需采購(gòu)的物資款項(xiàng)進(jìn)行預(yù)支付，不區(qū)分供應(yīng)商并采取貸款方式，這樣的付款方式并不恰當(dāng)，會(huì)損害公司的相關(guān)利益；財(cái)務(wù)部門(mén)沒(méi)有與供應(yīng)商和其他部門(mén)加強(qiáng)信息溝通，往來(lái)賬目容易出現(xiàn)偏差。關(guān)于該公司付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的這幾個(gè)問(wèn)題，后文做出了詳細(xì)的分析。3采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題防音配件公司雖然制定了一系列有關(guān)于內(nèi)部控制的相關(guān)制度，但從日常工作具體流程中，顯現(xiàn)出如下四方面問(wèn)題，本文將進(jìn)行詳細(xì)解析。3.1物資采購(gòu)流程不規(guī)范，預(yù)算執(zhí)行形如虛設(shè)沒(méi)有建立嚴(yán)格的預(yù)算考核制度，時(shí)有超出預(yù)算的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。該公司日常采購(gòu)中，各部門(mén)月初提交采購(gòu)申請(qǐng)。雖然根據(jù)每個(gè)月需求提出預(yù)算申請(qǐng)，但是對(duì)于超出預(yù)算外的采購(gòu)，防音配件公司并沒(méi)有嚴(yán)格的按照先調(diào)整預(yù)算，再進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)審批，最后再履行請(qǐng)購(gòu)的手續(xù)流程。而是在急于付款時(shí)有總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，就同意辦理付款或報(bào)銷手續(xù)，跨過(guò)財(cái)務(wù)經(jīng)理采購(gòu)預(yù)算控制，這一行為導(dǎo)致了公司預(yù)算外的采購(gòu)行為存在。甚至個(gè)別采購(gòu)數(shù)量不多時(shí)，沒(méi)有嚴(yán)格按照正常采購(gòu)申請(qǐng)流程，出現(xiàn)采購(gòu)人員私下自行先進(jìn)行墊付，再走報(bào)銷申請(qǐng)流程，不再進(jìn)行采購(gòu)申請(qǐng)流程。缺少專門(mén)人員對(duì)所有部門(mén)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核，沒(méi)有規(guī)定采購(gòu)人員必須進(jìn)行的定期崗位輪換制度，采購(gòu)內(nèi)部控制形如虛設(shè)，缺少重要的采購(gòu)集體決策和審批制度。執(zhí)行不力，考核不嚴(yán)，導(dǎo)致采購(gòu)申請(qǐng)流程的內(nèi)部控制失效。在采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)中沒(méi)有形成完善的內(nèi)部控制體系，設(shè)計(jì)的組織結(jié)構(gòu)不應(yīng)該僅局限于采購(gòu)的范圍內(nèi)，而是應(yīng)與公司治理改革的其他方面合理地結(jié)合起來(lái)，從而可以獲得良好的改革成效。3.2采購(gòu)訂單與入庫(kù)信息不對(duì)稱物流部收貨管理員，收貨時(shí)無(wú)法擔(dān)當(dāng)對(duì)入庫(kù)材料全面驗(yàn)收的職責(zé)。物流部驗(yàn)收人員可能會(huì)出現(xiàn)，不能辨認(rèn)此貨品為什么品種，和對(duì)應(yīng)的型號(hào)，不能判斷所有產(chǎn)品質(zhì)量是否合格，只能進(jìn)行簡(jiǎn)單驗(yàn)收，會(huì)偶爾導(dǎo)致入庫(kù)商品與采購(gòu)內(nèi)容不相符。并且防音配件公司因?yàn)樯婕暗降脑牧虾洼o料眾多，相應(yīng)的供應(yīng)商也眾多，企業(yè)缺少創(chuàng)建相應(yīng)的對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核的機(jī)制，可能會(huì)出現(xiàn)物資質(zhì)量問(wèn)題。每當(dāng)貨物到達(dá)公司后，物流部管理員根據(jù)采購(gòu)訂單和對(duì)賬單進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，辦理驗(yàn)收庫(kù)手續(xù)，形成入庫(kù)單。受能力或設(shè)備和工具等方面因素的限制，質(zhì)量上無(wú)法保證，久而久之，不僅僅公司會(huì)產(chǎn)生較多經(jīng)濟(jì)損失，還會(huì)使公司在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的過(guò)程中處于不利地位，妨礙該公司的可持續(xù)發(fā)展。3.3付款流程不嚴(yán)謹(jǐn)，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)增加在付款時(shí)過(guò)多使用了貸款方式，從而支付了過(guò)多的利息，也容易引起法律風(fēng)險(xiǎn)，沒(méi)有合理安排資金結(jié)構(gòu)，導(dǎo)致了財(cái)務(wù)費(fèi)用的增長(zhǎng)。防音配件公司財(cái)務(wù)部門(mén)在某些時(shí)候迫于特殊情況，并沒(méi)有按照采購(gòu)合同的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行付款，根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第6號(hào)-資金活動(dòng)》，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在對(duì)供應(yīng)商支付貨款時(shí)選擇合理的付款方式，并且在付款活動(dòng)中要嚴(yán)格遵守采購(gòu)合同中規(guī)定的付款方式和付款比例，以防范由于付款方式不當(dāng)所導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)。在選擇貸款方式付款時(shí)，準(zhǔn)備前期貸款材料浪費(fèi)了大量時(shí)間，當(dāng)貸款材料在銀行審核時(shí)，會(huì)出現(xiàn)多種問(wèn)題，銀行審核會(huì)造成付款延遲，造成供應(yīng)商不能按時(shí)收到貨款，當(dāng)款項(xiàng)不能及時(shí)收到，供應(yīng)商會(huì)采取停貨措施，影響一系列生產(chǎn)工作，供應(yīng)商如果再向法院起訴，凍結(jié)公司賬戶，從而影響其他供應(yīng)商付款。提前支付款項(xiàng)，追繳發(fā)票也存在很多問(wèn)題，會(huì)出現(xiàn)一直未收到發(fā)票現(xiàn)象，這些都會(huì)給公司賬務(wù)造成影響甚至損失。防音配件公司在遇到某些緊急業(yè)務(wù)時(shí)，在未有價(jià)格協(xié)議的情況下，提前按供應(yīng)商開(kāi)具發(fā)票價(jià)格支付貨款。但價(jià)格協(xié)議簽訂后，發(fā)現(xiàn)與供應(yīng)商開(kāi)具發(fā)票價(jià)格不一致時(shí)，需要進(jìn)行價(jià)格追溯等問(wèn)題，影響了正常的賬務(wù)處理?；虬l(fā)票已經(jīng)入賬，進(jìn)行了付款流程，但發(fā)票有不合規(guī)現(xiàn)象無(wú)法正常稅務(wù)抵扣，進(jìn)行發(fā)票退回后，追繳發(fā)票困難，給賬務(wù)造成影響，因此公司內(nèi)部控制還存在許多不足之處。3.4信息溝通不及時(shí)，導(dǎo)致往來(lái)賬目出現(xiàn)偏差財(cái)務(wù)部門(mén)缺少與采購(gòu)部和物流部負(fù)責(zé)人員溝通，并沒(méi)有及時(shí)與供應(yīng)商會(huì)計(jì)進(jìn)行賬目溝通并確認(rèn)，容易導(dǎo)致會(huì)計(jì)賬目出現(xiàn)偏差。由于財(cái)務(wù)部掌握的會(huì)計(jì)信息，往往因?yàn)樾畔鬟f時(shí)間和物資流動(dòng)，滯后于采購(gòu)部與物流部，而且沒(méi)有按照固定時(shí)間去檢查應(yīng)付賬款余額，和供應(yīng)商賬齡表，也并未按時(shí)與供應(yīng)商財(cái)務(wù)進(jìn)行對(duì)賬，沒(méi)有固定時(shí)間檢查與供應(yīng)商的往來(lái)賬目。這會(huì)有產(chǎn)生逾期未付貨款的違約失信風(fēng)險(xiǎn)，并可能會(huì)有人為原因產(chǎn)生返利等應(yīng)收賬款未到賬。并且應(yīng)該有質(zhì)量索賠等折讓金額，供應(yīng)商卻沒(méi)有開(kāi)具，從而使公司產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)損失，產(chǎn)生壞賬等影響。公司財(cái)務(wù)與供應(yīng)商財(cái)務(wù)缺少信息溝通，對(duì)賬工作沒(méi)有頻繁進(jìn)行，造成了公司會(huì)計(jì)核算的困難，導(dǎo)致賬目出現(xiàn)偏差。4采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制改進(jìn)建議4.1嚴(yán)格遵守采購(gòu)流程，建立預(yù)算考核制度采購(gòu)人員應(yīng)該嚴(yán)格按照采購(gòu)計(jì)劃填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，不能因?yàn)椴少?gòu)的金額小、采購(gòu)緊急為由拒絕填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單。需要采購(gòu)人員申請(qǐng)采購(gòu)時(shí)，部門(mén)經(jīng)理需要對(duì)提交的采購(gòu)單進(jìn)行審核，對(duì)申請(qǐng)物品與價(jià)格進(jìn)行控制，請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)該填寫(xiě)完整、規(guī)范，其內(nèi)容主要包含采購(gòu)物資名稱、數(shù)量、用途等具體信息，并且請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)該交由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)后，才能開(kāi)展下一步的采購(gòu)活動(dòng)。除此之外，偶爾該公司請(qǐng)購(gòu)單交由采購(gòu)部經(jīng)理進(jìn)行審核后，越過(guò)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，直接總經(jīng)理審批這種審批制度是不完善的。為了使公司審批過(guò)程更加嚴(yán)謹(jǐn)，財(cái)務(wù)部也應(yīng)該加入到請(qǐng)購(gòu)單的審批過(guò)程中，這樣做有利于財(cái)務(wù)部對(duì)企業(yè)資金進(jìn)行合理的安排。在公司中，根據(jù)不同部門(mén)的職能來(lái)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分工，雖然會(huì)在整個(gè)產(chǎn)品循環(huán)過(guò)程中有很好的協(xié)調(diào)作用，但是內(nèi)部控制的作用失效。這就要求公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制需要不同部門(mén)共同執(zhí)行，這些部門(mén)對(duì)各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)，形成經(jīng)理與這些部門(mén)之間相互制約的考核監(jiān)督機(jī)制。形成多種制約格局，使內(nèi)部控制作用凸顯。4.2加強(qiáng)采購(gòu)訂單管理，完善入庫(kù)流程采購(gòu)員在提交訂購(gòu)單前仔細(xì)與物流部核實(shí)庫(kù)存剩余的數(shù)量和產(chǎn)品，避免滯銷情況出現(xiàn)，當(dāng)貨物到達(dá)時(shí)，也應(yīng)該同時(shí)進(jìn)行貨物監(jiān)管，使質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題的產(chǎn)品進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)的可能降低。根據(jù)該公司的各種原料，從重要性方面和產(chǎn)品質(zhì)量方面，分為三類：免檢產(chǎn)品、必檢產(chǎn)品、抽檢產(chǎn)品，并經(jīng)質(zhì)量管理部門(mén)的質(zhì)量檢驗(yàn)，分工明確，出具的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，物流部在見(jiàn)到質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告后，并對(duì)抵達(dá)貨物進(jìn)行記錄工作，再讓貨物進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)，提高產(chǎn)品入庫(kù)質(zhì)量，采購(gòu)部需要協(xié)助入庫(kù)。如果手續(xù)沒(méi)有齊全而進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)，造成后果損失需要明確負(fù)責(zé)人。公司也需要將每個(gè)崗位合理劃分，防止出現(xiàn)責(zé)任歸屬不明確等問(wèn)題，優(yōu)化完善入庫(kù)流程。除此之外，采購(gòu)人員在發(fā)出訂單前要與物流部提前溝通好即將入庫(kù)物資，并且采購(gòu)人員和物流負(fù)責(zé)人員要進(jìn)行輪崗，以免會(huì)發(fā)生舞弊行為，從這一方面考慮，建議該公司在監(jiān)控采購(gòu)舞弊行為的同時(shí)，也要增加員工的工資和其他福利，還要獎(jiǎng)勵(lì)敢于舉報(bào)這種違規(guī)行為的公司職工。4.3完善付款流程，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)在收到采購(gòu)部門(mén)的采購(gòu)單付款申請(qǐng)時(shí)，要一同審核附帶發(fā)票是否清晰準(zhǔn)確，倉(cāng)庫(kù)是否驗(yàn)收入庫(kù)等信息，嚴(yán)格檢查申請(qǐng)附件，進(jìn)行單據(jù)匹配，應(yīng)付會(huì)計(jì)核實(shí)收到付款申請(qǐng)的相關(guān)信息，保證真實(shí)性和準(zhǔn)確性。當(dāng)材料審核通過(guò)后，付款流程至關(guān)重要，先交由財(cái)務(wù)經(jīng)理進(jìn)行審批，當(dāng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核通過(guò)，要求總經(jīng)理進(jìn)行審批，對(duì)于存有異議的付款申請(qǐng)，進(jìn)行退回申請(qǐng)人員處，并告知退回原因，進(jìn)行重新整改。當(dāng)單據(jù)審核通過(guò)時(shí)，歸回財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行付款，要選擇合適的付款方式，斟酌各種付款方式的優(yōu)缺點(diǎn)，選擇對(duì)公司最有利的付款方式。除此之外，財(cái)務(wù)部門(mén)還應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，公司可以根據(jù)與供應(yīng)商的合作關(guān)系，以及供應(yīng)商的信用評(píng)級(jí)等級(jí)選擇合適的付款方式，對(duì)于合作關(guān)系良好、信用等級(jí)高的供應(yīng)商，公司與其協(xié)商可以選擇預(yù)付款方式，如果選擇貸款支付，在未到賬期前，應(yīng)該提前進(jìn)行貸款準(zhǔn)備，防止款項(xiàng)不能按期到賬。對(duì)于合作關(guān)系不密切的供應(yīng)商，并且偶爾出現(xiàn)提前多次催款情況，公司可以有選擇的進(jìn)行現(xiàn)金付款，選擇分期支付或者避免貸款方式，同時(shí)也能減少過(guò)多利息財(cái)務(wù)費(fèi)用，這樣就可以有效的減少，因付款方式選擇不當(dāng)帶來(lái)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保障了防音配件公司的利益。4.4加強(qiáng)信息溝通，定期核對(duì)往來(lái)賬目與供應(yīng)商明晰相互之間債權(quán)債務(wù)關(guān)系，杜絕因?yàn)闆](méi)有及時(shí)進(jìn)行對(duì)賬和對(duì)賬后未有相關(guān)負(fù)責(zé)人確認(rèn)的問(wèn)題。財(cái)務(wù)需要特別關(guān)注大額款項(xiàng)的支付，并與供應(yīng)商的雙方賬目，需要安排專人負(fù)責(zé)檢查每個(gè)月的對(duì)賬工作計(jì)劃。如果出現(xiàn)對(duì)賬差異，及時(shí)與采購(gòu)部與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，查找差異原因。并對(duì)公司往來(lái)賬目進(jìn)行按時(shí)關(guān)注，當(dāng)出現(xiàn)異常時(shí)，可以及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的處理，每個(gè)月也定時(shí)與供應(yīng)商財(cái)務(wù)進(jìn)行賬目核對(duì)，防止索賠返利等賬款未及時(shí)到賬，導(dǎo)致后期出現(xiàn)壞賬風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)賬后及時(shí)更新，定期核查賬齡表，加強(qiáng)與采購(gòu)部門(mén)溝通，多方聯(lián)系，確保對(duì)賬信息無(wú)誤，再將對(duì)賬確認(rèn)書(shū)交由供應(yīng)商方進(jìn)行確認(rèn)簽字，這樣公司的財(cái)務(wù)賬目應(yīng)付賬款等科目與供應(yīng)商賬目一致，保障公司會(huì)計(jì)核算工作順利的開(kāi)展。結(jié)論內(nèi)部控制對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，其有效的制定與執(zhí)行能夠保證企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的有序進(jìn)行，經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利開(kāi)展，促進(jìn)了企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，提高了企業(yè)核心的競(jìng)爭(zhēng)力。越來(lái)越多的企業(yè)重視內(nèi)部控制，在企業(yè)的各種業(yè)務(wù)中，其中采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)，涉及到大量資金支出，對(duì)公司整個(gè)運(yùn)營(yíng)流程有重要影響。因此，借鑒國(guó)內(nèi)外企業(yè)運(yùn)營(yíng)的經(jīng)驗(yàn)，改善公司的內(nèi)部控制十分重要，避免企業(yè)面臨財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的事件發(fā)生。

本文在采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制相關(guān)理論研究的基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)防音配件公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)具體流程的了解，對(duì)公司中采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)。其中采購(gòu)業(yè)務(wù)的問(wèn)題有，物資采購(gòu)流程不規(guī)范，預(yù)算執(zhí)行形如虛設(shè)；采購(gòu)訂單與入庫(kù)信息不對(duì)稱。付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題為付款流程不嚴(yán)謹(jǐn)，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)增加；信息溝通不及時(shí)，導(dǎo)致往來(lái)賬目出現(xiàn)偏差的問(wèn)題。此外，本文根據(jù)該公司的實(shí)際情況，提出相應(yīng)的改進(jìn)建議，在采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制過(guò)程應(yīng)該嚴(yán)格遵守采購(gòu)流程，建立預(yù)算考核制度；加強(qiáng)采購(gòu)訂單管理，完善入庫(kù)流程。付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制要求公司完善付款流程，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；加強(qiáng)信息溝通，定期核對(duì)往來(lái)賬目的方式。加大對(duì)付款風(fēng)險(xiǎn)的重視保障公司的利益。由于能力有限，本文只針對(duì)防音配件公司采購(gòu)業(yè)務(wù)和付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制進(jìn)行了研究，對(duì)所研究的企業(yè)了解的時(shí)間比較短，而且對(duì)內(nèi)部控制的理論知識(shí)學(xué)習(xí)不足。在之后的學(xué)習(xí)生活中，會(huì)努力了解更多內(nèi)部控制的相關(guān)理論知識(shí)，進(jìn)一步加深對(duì)論文選題的研究。參考文獻(xiàn)[1]吳彥.流程管控下制造企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制研究[J].企業(yè)技術(shù)開(kāi)發(fā),2016,35(23):126-128[2]戈輝,張科,李崇飛,蒙學(xué)英.A公司采購(gòu)內(nèi)部控制的研究[J].經(jīng)濟(jì)研究參考,2016(5):78-83[3]柳秋紅.M茶業(yè)公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制活動(dòng)研究[J].現(xiàn)代營(yíng)銷，2017(12):56-56[4]王海燕,郭意輝.公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制探討[J].金融經(jīng)濟(jì),2016(4):175-178[5]劉桔林,趙枚輝.我國(guó)上市公司內(nèi)部控制信息技露問(wèn)題探討[J].湖南財(cái)政經(jīng)濟(jì)學(xué)院學(xué)報(bào),2017(4):57-65[6]馬超.企業(yè)采購(gòu)和付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制淺析[J].會(huì)計(jì)師,2018(13):52-54[7]李榮梅.企業(yè)內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理[M].北京:經(jīng)濟(jì)管理出版社,2015:36-39[8]池國(guó)華,朱榮.內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理[M].北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社,2018:33-36[9]陳瑞.企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的實(shí)踐分析[J].中國(guó)物流與采購(gòu),2019(24):137-138[10]吳彥.流程管控下制造企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制研究[J].企業(yè)技術(shù)開(kāi)發(fā),2016,35(23):126-128[11]黎藹華.企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題及其對(duì)策[J].企業(yè)改革與管理,2018(09):19-20[12]石振河.企業(yè)采購(gòu)與付款循環(huán)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制審計(jì)研究[J].商業(yè)會(huì)計(jì),2016(7):77-78[13]胡建波.企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制問(wèn)題及其對(duì)策[J].企業(yè)改革與管理,2018(22):37-38[14]鄧傳紅.采購(gòu)成本內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)分析及缺陷防范[J].當(dāng)代經(jīng)濟(jì),2016(9):64-65[15]徐玉德.