訂單審查與下單操作指引

目的：使訂單審查與下單作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化，以減少作業(yè)疏失，保障公司權(quán)益，提升服務(wù)客戶之品質(zhì)，使客戶倆息、。范圍：接獲訂單后之審查工作及生產(chǎn)通知單之步驟等。權(quán)責(zé)：3.1市場管理部經(jīng)理：下單生產(chǎn)之審核。3.2訂單管理員：訂單的處理。參考文件：4.1合約審查程序。4.2銷售操作指示。定義：5.1下單：即下生產(chǎn)通知單，要求線上生產(chǎn)客戶訂購之產(chǎn)品。5.2WIP:即生產(chǎn)中的在制品。作業(yè)流程：6.1訂單評審流程圖（見下頁）：

6.2訂單ERP錄入流程圖:作業(yè)內(nèi)容：7.1訂單初審：7.1.1訂單初審責(zé)任擔(dān)當(dāng)：市場管理部訂單管理員。7.1.2訂單審查內(nèi)容，查看客戶抬頭是否正確，有無簽名或蓋章，訂單是否完整包括：品名、版本、單價、數(shù)量、金額、訂單號碼、客戶型號、日期及付款條件，是否為車載產(chǎn)品，如訂單有誤或不完整確認(rèn)后再接單。7.2訂單下單：7.2.1查找客戶所下訂單產(chǎn)品型號的最新版本，ERP系統(tǒng)一銷售控制系統(tǒng)一訂單管理一產(chǎn)品型號管理：輸入客戶型號，查找該型號對應(yīng)的本廠編號，找出最新版本。7.2.2確定所需物料，ERP系統(tǒng)一智能工程設(shè)計系統(tǒng)一智能工程設(shè)計，查看該版本的工程資料，工藝流程、拼版設(shè)計，記錄所需物料和板材。7.2.3根據(jù)訂單量核算板材及特殊物料的需求，主要包括：板材、PP片、銅箔、阻焊油墨、字符、碳油、藍(lán)膠等。7.3材料請購：7.3.1請購流程：ERP系統(tǒng)一貨品控制系統(tǒng)一采購管理一開請購單一經(jīng)理審批。7.3.2ERP系統(tǒng)無相應(yīng)的供貨商或材料規(guī)格，則通知采購部建立新檔案。（在請購單備注欄中注明車載產(chǎn)品及ROHS要求）。7.4訂單錄入：7.4.1ERP系統(tǒng)一銷售控制系統(tǒng)一訂單管理一銷售訂單一新建銷售訂單。在銷售訂單系統(tǒng)中詳細(xì)錄入訂單號、數(shù)量、單價和交貨期，如有收取客戶工具和工程費用錄入生產(chǎn)費用系統(tǒng)中，保存后提交訂單，由工廠計劃部確認(rèn)，市場部經(jīng)理審批下單。7.4.2當(dāng)ERP系統(tǒng)提示價格有變動時，必須重新打折率，并提交財務(wù)部審批。7.4.3外發(fā)訂單錄入，外發(fā)給兄弟廠的訂單，在錄入訂單時選擇加工形式。委外，選擇外發(fā)指定供貨商，訂單單價需手工錄入。7.5下生產(chǎn)通知單：7.5.1訂單審核無誤后下訂單生產(chǎn)通知單，有時因客戶來不及準(zhǔn)備，訂單無法傳進(jìn)。則允許客戶暫以手寫訂單為憑證，正式訂單后補。7.5.2生產(chǎn)通知單需市場管理部經(jīng)理簽名后才具效力。生產(chǎn)通知單的任何疑問必須在下單前解決。7.6交期確認(rèn)：7.6.1訂單提交后，計劃部根據(jù)在線訂單評審交期，品質(zhì)部評審質(zhì)量要求，生產(chǎn)部評審制程能力，若工廠能滿足，直接評審?fù)ㄟ^。若工廠不能接受則會以紅色字體退回，雙擊訂單會看到計劃部的退回信息，這時必須與工廠或客戶溝通達(dá)成一致交期。并重新更改系統(tǒng)交期，再次提交工廠計劃部評審，市場管理部經(jīng)理確認(rèn)。計劃部才能安排投料生產(chǎn)。7.6.2訂單投入生產(chǎn)，確認(rèn)好交期后，需簽回交期回傳給客戶，另有部分網(wǎng)上訂單的客戶可直接回復(fù)給業(yè)務(wù)跟單員或郵件回復(fù)，承諾在下單后四小時內(nèi)完成。7.6.3工廠計劃應(yīng)隨時掌握客戶交期，不能達(dá)成，應(yīng)及時告知市場部。并由業(yè)務(wù)員（跟單員）向客戶說明延期原因，必要時以特殊方式出貨。7.7生產(chǎn)：7.7.1所有文件經(jīng)客戶確認(rèn)后才能導(dǎo)入生產(chǎn)；7.7.2樣品轉(zhuǎn)生產(chǎn)，樣品給客戶確認(rèn)后，如果沒問題客戶會給到書面的承認(rèn)書，市場部再填寫樣品、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)可書附上客戶的書面承認(rèn)，給工程部制作MI文件轉(zhuǎn)生產(chǎn)，并做好移交記錄；7.7.3所有新承認(rèn)的樣品，都必須持有生產(chǎn)訂單，市場部訂單管理員方可下認(rèn)可書給工程部制作資料。7.7.4工具制作，所有產(chǎn)品首批生產(chǎn)時就要確認(rèn)是否開模具或測試架，由業(yè)務(wù)員或跟單員根據(jù)客戶訂單量決定，并填寫“生產(chǎn)工具制作申請單”給開發(fā)經(jīng)理簽名后交市場管理下單到工程部，原則上所有模具和測試架都要收費，或是先收費后退還。7.7.5工程變更:廠內(nèi)要求變更。工廠內(nèi)部為了方便生產(chǎn)更改流程及拼版，由提出部門填寫內(nèi)部變更申請單交相關(guān)經(jīng)理簽名后給市場部，市場部填寫工程變更通知單，注明更改內(nèi)容，版本變更，但只能更改一個小版本。在系統(tǒng)建立變更檔案：智能工程設(shè)計系統(tǒng)一工程更改管理一工程更改管理一新建，注明詳細(xì)更改內(nèi)容。簽名后復(fù)印一式兩份，分別給到計劃部和工程部簽回，原稿存盤?？蛻粢笞兏?。客戶信息更改，由市場部填寫工程變更通知單附上客戶變更資料，在系統(tǒng)建文件后分發(fā)給工程與計劃部。客戶變更則升一個大版本。如有在線板要求變更，第一時間確認(rèn)是否能改，并回復(fù)客戶確認(rèn)信息。同時若有庫存板，應(yīng)要求業(yè)務(wù)員與客戶溝通，確認(rèn)能否接受，并在工程變更通知單的備注欄注明處理方式。7.8注意事項：7.8.1所有訂單均須由市場開發(fā)部及市場管理部經(jīng)理簽字后方生效；7.8.2當(dāng)天同一客戶訂單超過30萬元須交由營銷副總簽字確認(rèn)后方生效，超過50萬元須交由總經(jīng)理簽