OA系統(tǒng)在煙草企業(yè)的綜合運用

OA系統(tǒng)在煙草企業(yè)的綜合運用摘要：為進一步提高管理水平和無紙化辦公水平，全國煙草企業(yè)都增加了很多應用軟件，比如OA系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、績效考核系統(tǒng)等等。這些系統(tǒng)在一定程度上提高了整個企業(yè)的工作效率和管理水平，但是同時如何提高資源利用率，避免資源浪費成為現(xiàn)在煙草企業(yè)信息化發(fā)展的瓶頸。OA系統(tǒng)作為基礎數(shù)據(jù)比較全面的企業(yè)管理軟件具備了很多應用軟件所需要的數(shù)據(jù)和特點，所以通過OA系統(tǒng)加強資源整合是提高資源利用率的有效途徑之一。關鍵字：煙草企業(yè)管理OA系統(tǒng)系統(tǒng)集成OA（OFFICEAUTOMATION）系統(tǒng)即辦公自動化系統(tǒng)就是采用Intranet技術使企業(yè)內部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作;改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學的依據(jù)。一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標準，也是提高無紙化辦公水平重要途徑。在在全球化的競爭過程中，企業(yè)對信息的掌握程度、信息獲取是否及時、信息能否得到充分的利用、對信息的反應是否敏感準確.已越來越成為影響到一個企業(yè)市場競爭能力。百分之九十以上的煙草企業(yè)已經(jīng)廣泛的應有OA系統(tǒng)，有效的固化手段，時間一長相關措施的執(zhí)行往往會流于形式，制定的質量管理制度也被束之高閣。雖然ISO9000標準倡導的文件化要求對質量管理制度、標準業(yè)務流程的固化起著相當好的作用，但由于文件與業(yè)務是可以分離的，企業(yè)實際業(yè)務運作是否嚴格按文件要求執(zhí)行，也就因企業(yè)的管理水平、員工的質量意識等因素的不同而相差甚遠。因此，ISO9000要在企業(yè)長期有效地運行，就需要尋求更為有效的固化手段——信息化技術。通過與OA系統(tǒng)的結合，可以有效固化ISO9000的流程，并能達到以下功能：利用了OA系統(tǒng)已有的基礎信息平臺與成熟的流程自定義管理平臺，能夠大大減輕系統(tǒng)維護工作量，保留用戶使用習慣，實現(xiàn)一體化登陸，用戶無需重新學習即可熟練使用。公文管理流程中：為了記錄流程當中各個環(huán)節(jié)人員所有的工作記錄，實現(xiàn)痕跡保留功能，系統(tǒng)有效的記錄文檔中修改的過程環(huán)節(jié)，以便查閱檢索。申請審批流程中：記錄當前流程審批人員的意見記錄，以便其它參與者以及申請人進行參考.查閱。（3）減少操作，提高效率。通知、公告等可以一處發(fā)布，多處展現(xiàn)，即在兩個系統(tǒng)中同時展現(xiàn)；在OA系統(tǒng)與體系管理系統(tǒng)之間的文件可以直接引用；整合權限設置接口，實現(xiàn)兩個系統(tǒng)管理結構權限的一致性，同時保證權限設置與修改的一致性，提高安全性與保密性；整合流程定義、表單定義接口，保持OA的使用操作習慣，提高系統(tǒng)應用性，使我局廣大員工快速熟悉體系管理系統(tǒng)的使用。同時，減少用戶系統(tǒng)維護和再開發(fā)擴展工作量。2．操作簡單，管理方便特點的利用為了解決審核人員出差在外無法及時審核待辦文件和待審批文件的問題，可以充分利用OA系統(tǒng)的Browser/Server結構，不需要安裝客戶端專用軟件，只需瀏覽器就可以使用的功能。審核人員只需要有一部普通手機并開通GPRS就可以通過手機上網(wǎng)的形式實現(xiàn)移動辦公。二．OA數(shù)據(jù)庫的綜合利用1．OA系統(tǒng)與績效考核系統(tǒng)的整合煙草系統(tǒng)通過進行內部的考核、自身的比較，從而推動企業(yè)的發(fā)展。但是目前，無論是對標還是月度考核，都是依靠人工進行數(shù)據(jù)上報后，再由人工進行匯總和計算，由于部室眾多，尤其是涉及的指標項繁多，對標和考核的工作量大，給相關部門帶來了極大的工作壓力，而且無法進行各種數(shù)據(jù)的對比，無法有效的通過數(shù)據(jù)提供預警，無法通過管理集中化、決策智能化來不斷提升企業(yè)管理水平。OA系統(tǒng)中的績效考核系統(tǒng)實施后，可以達到下述目標：無紙化操作：無紙化辦公，全部操作電子化，節(jié)省了打印、筆墨、紙張等資源，節(jié)省了信息傳遞的時間，節(jié)省了公司運營的成本。規(guī)范對標、考核流程：嚴格按照既定的規(guī)范進行對標和考核，有利于規(guī)范公司內部的考核流程，考核結果真實有意義。提高公司管理效能：真實記錄考核結果，領導或指定的人員可隨時查看，通過多種報表數(shù)據(jù)，做到科學分析、有效管理。提高決策的科學性：通過對標考核系統(tǒng)，高層決策以數(shù)據(jù)和真相為依據(jù)，做出的科學的決策，正確、有力。降低對標、考核工作量：數(shù)據(jù)采集、計算、處理、報表全部由系統(tǒng)完成，極大的降低了對標過程中人工的參與度及工作量。2．OA系統(tǒng)與人力資源系統(tǒng)的整合目前，煙草系統(tǒng)的人力資源管理面臨巨大的挑戰(zhàn)，一是從單純的人力信息維護管理向戰(zhàn)略型人力資源管理轉型，不但要對人員信息進行維護和管理，而且通過基本信息的管理幫助企業(yè)開發(fā)利用好現(xiàn)有的人力資源、控制人力成本、提供決策支持的人力資源信息等，從而確保企業(yè)完成既定的發(fā)展目標；二是要全面提高人力資源管理的效率，三是對通過人力資源管理對內部員工的職業(yè)發(fā)展起到良好的推動和指導作用、提高員工滿意度。在人力資源管理方面出現(xiàn)的各種問題主要由于人力資源管理的現(xiàn)狀決定：第一：分散的人員信息。煙草系統(tǒng)在全國都有分支機構，員工分散在全國甚至全球各地，很難將所有員工的信息進行統(tǒng)一，并進行有效的組織和管理，這一方面對企業(yè)的人力資源管理的要求非常高，另一方面增加了管理的成本，對企業(yè)的人力資源管理形成了非常大的困擾；如果各分支機構單獨管理，又會造成下面的一些問題；第二：不同地域，人力資源管理者的水平參差不齊。煙草系統(tǒng)在全國存在分支機構，由于各分支機構的人力資源管理者水平參差不齊，管理流程不統(tǒng)一，從而導致對人力資源管理的水平和效率不同，如信息維護混亂、效率低下等，造成企業(yè)整體的人力資源整合困難；第三：各種系統(tǒng)的整合性差。在不同的歷史時期，企業(yè)中各分支機構或不同的職能部門開發(fā)使用的不同的系統(tǒng)在集成方面存在較大的問題，一方面分支機構或各職能部門對員工信息數(shù)據(jù)進行重復的錄入和更新，增加了人力資源管理的工作量，另一方面，各分支機構或職能部門的數(shù)據(jù)無法進行有效的組織，從而缺乏完整的員工個人記錄，無法對員工的各種信息進行完整的管理。通過OA系統(tǒng)中的人力資源管理，可以有效改善上述問題。業(yè)務覆蓋所有的人事管理（入職、調動、轉正、離職、退休等，調動支持集團內任何組織間的調動）人員的信息可歷史追溯，即便是跨公司（子公司），人員的發(fā)展歷程明確直觀。為培訓、績效、薪資等模塊提供參數(shù)，為其他應用系統(tǒng)（如財務等）提供標準的數(shù)據(jù)接口。在人事信息中可以直接查詢人員的培訓、績效、薪資的數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)員工信息的集中管理。3．OA系統(tǒng)與財務管理系統(tǒng)整合隨著國內煙草市場日益國際化，國內煙草商業(yè)企業(yè)面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。在國家煙草專賣局局的“電話訪銷、網(wǎng)上配貨、電子結算、現(xiàn)代物流”指導思想下，強化以省為單位的銷售網(wǎng)絡建設，取消縣級法人，加強專賣管理的力度，提高市場凈化率以及市場占有率；同時推進“按單組織貨源”的工商協(xié)同管理，以客戶為中心大力向服務型商業(yè)模式轉變。行業(yè)商業(yè)信息化應用系統(tǒng)建設也正逐步適應商業(yè)企業(yè)的現(xiàn)代物流零售應用商業(yè)模式，采用先進的IT技術手段，提高物流周轉管理水平，提升客戶滿意度，有效降低行業(yè)物流