某酒店銷售合同管理規(guī)定

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔酒店銷售合同管理規(guī)定相關(guān)政策明確合同的簽署相關(guān)規(guī)定;操作程序1.有關(guān)系到客房價(jià)格的信函和合同均由市場營銷總監(jiān)簽名并加蓋酒店市場營銷部公章;在總監(jiān)不在場的情況下，可由總監(jiān)指派的市場營銷部經(jīng)理代簽名;2.其他合同必須由常務(wù)副總經(jīng)理簽署并加蓋酒店公章;3.除銷售合同外，其他合同的簽署必須經(jīng)過合同會簽程序，具體操作程序參照新巴黎大酒店財(cái)務(wù)部相關(guān)合同印章政策與程序;4.銷售人員必須遵循的正規(guī)銷售合同，事項(xiàng)如下：(1)客戶的準(zhǔn)確名稱和文件號(2)客戶提供的準(zhǔn)確會議名稱(3)酒店：具體酒店名稱、地址和電話號碼(4)日期：注明會議舉行的具體日期、星期、時(shí)間(5)與會人數(shù)(6)房間安排：房號、房間類型(7)房價(jià)：注明預(yù)訂房間的價(jià)格、消費(fèi)稅、稅務(wù)費(fèi)，并注明將會根據(jù)經(jīng)濟(jì)情況和酒店服務(wù)情況對房價(jià)作相應(yīng)調(diào)整(8)預(yù)定的到/離方式：酒店必須預(yù)計(jì)客人的到/離方式;了解客人是個(gè)人結(jié)帳還是需要提供總帳(9)退房時(shí)間：按酒店常規(guī)或市場營銷部門的執(zhí)行準(zhǔn)則(10)預(yù)留限期：指定具體日期，并說明住房、預(yù)訂、訂金、抵押金及在限期后才預(yù)訂或改變預(yù)訂安排的有關(guān)規(guī)定(11)付款方式：說明關(guān)于現(xiàn)金或信用卡的付款規(guī)定(12)附上合同所述的具體服務(wù)事項(xiàng)的日程安排(13)酒店和客戶雙方的簽字、日期隨正規(guī)合同附上簡短的基本信件，盡可能避免使用“合同”兩個(gè)字，而用“預(yù)訂協(xié)議書”、“確認(rèn)協(xié)議書”或“協(xié)議書”等表達(dá)方式;協(xié)議表應(yīng)預(yù)先打印好酒店所有相關(guān)的規(guī)則和程序;表格還須提供足夠書寫位置;當(dāng)然，有時(shí)要附加某些具體聲明，但盡量縮簡文字陳述;精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔酒店銷售部管理規(guī)定相關(guān)政策1.確保市場營銷部具備基本的設(shè)施來完成其工作;2.市場營銷部辦公室應(yīng)當(dāng)每時(shí)每刻都保持干凈和整潔，市場營銷部不是宴會或視聽設(shè)備、促銷設(shè)施的儲藏室;3.辦公室應(yīng)當(dāng)寬敞，各辦公臺之間留有充足的空間以便銷售人員可在接聽電話時(shí)互不干擾;4.應(yīng)準(zhǔn)備標(biāo)準(zhǔn)四屜文件柜以存放重要客戶、潛在客戶的資料，同時(shí)銷售人員的所有有效文件也應(yīng)有一個(gè)足夠的存放空間;5.辦公室使用的文字處理設(shè)備、電腦應(yīng)當(dāng)與集團(tuán)認(rèn)可的銷售自動化系統(tǒng)兼容;6.辦公室必須具備自動/手動的團(tuán)體房控制預(yù)定系統(tǒng)，所有銷售人員都可以進(jìn)入此系統(tǒng)，但只應(yīng)有1名文員可在經(jīng)授權(quán)后在其中預(yù)定;7.應(yīng)當(dāng)設(shè)置按日期分類的讀者檔案以便保存發(fā)出的信件、備忘錄和合同;8.應(yīng)當(dāng)為需繼續(xù)跟進(jìn)的銷售拜訪建立相應(yīng)的跟蹤系統(tǒng);9.宴會/會議活動的空間應(yīng)當(dāng)有所控制;10.合同與建議應(yīng)包括以下信息：(1)預(yù)定場地(2)價(jià)格(3)免費(fèi)項(xiàng)目(4)付款規(guī)定(5)取消規(guī)定(6)每月應(yīng)對流失業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄;11.酒店的幻燈片和照片資料庫應(yīng)包括以下內(nèi)容：(1)外景(所有角度)(2)外景(特別之處，如噴泉、標(biāo)志等)(3)射燈(4)主要入口(正常營業(yè)時(shí))(5)大堂(正常營業(yè)時(shí))(6)餐廳(7)休息廳(8)餐飲設(shè)施(有人)(9)小型會議廳(有人)(10)特殊設(shè)施(游泳池、桑拿等)(11)所有類型的客房和套房(有人)(12)食物或特別的菜肴(13)酒店裝飾的部分藝術(shù)品(14)特殊事件(15)重要人物(通常只要求黑白、有光澤的印刷品)12.行為規(guī)范：(1)工作時(shí)間為8：30~17：30,午休時(shí)間為12：00~13：00;(2)午飯時(shí)間要輪流用餐以保證有人在辦公室值守;當(dāng)人手不夠時(shí)應(yīng)通知總機(jī)提供留言服務(wù)，回來后應(yīng)及時(shí)提取留言;(3)訂立團(tuán)隊(duì)和重要客戶抵達(dá)時(shí)間表，市場營銷部人員要按時(shí)間表輪流值班以便接待好客戶;(4)保持職業(yè)化的態(tài)度和裝束，營造工作氣氛;(5)個(gè)人裝束應(yīng)莊重、大方，并保持干凈整潔;1)桌面盡量保持整潔2)不許長時(shí)間與店內(nèi)各辦公室或店外親朋通話(6)在客戶面前要全神貫注，避免在與客戶交談時(shí)接電話或被雜事打斷;操作程序1.團(tuán)體房控制(GroupRoomsControl)GRC模式是為標(biāo)準(zhǔn)自動化所作的準(zhǔn)備，每天保留所有團(tuán)體和團(tuán)體預(yù)定的記錄并和商務(wù)散客分開，要求這些預(yù)定記錄清楚明了并每天進(jìn)行統(tǒng)計(jì);GRC也記錄所有取消團(tuán)體和實(shí)際團(tuán)體消費(fèi);2.讀者檔案每份信件、備忘錄及合同都應(yīng)當(dāng)復(fù)印并按時(shí)間順序存入讀者檔案，該檔案可以由常務(wù)副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理—市場銷售定期查閱，以便對銷售形式、銷售方法和程序給予建議;3.跟蹤系統(tǒng)(1)對需要進(jìn)一步行動的銷售拜訪，將每個(gè)回復(fù)或提示函按每天一格存放在文件柜中，文件柜應(yīng)有11個(gè)隔斷，每個(gè)隔斷中有31個(gè)文件夾;每月需跟辦的文件應(yīng)在月初時(shí)放入相應(yīng)月份的文件夾;當(dāng)相關(guān)工作已完成，應(yīng)將其存入正確的文件夾中;(2)對銷售拜訪而言，跟蹤可采用手工或現(xiàn)代化的電子系統(tǒng)—西軟，但必須能夠跟蹤下一個(gè)拜訪目標(biāo);(3)按字母順序在KA，KP，OAF市場平臺上建立主要客戶名單，應(yīng)包括地址、聯(lián)系電話、聯(lián)系人等信息;(4)按地理位置建立類似于主要客戶名單的地區(qū)客戶名單，特別是本市場平臺的客戶(有潛力但尚未進(jìn)行銷售拜訪的客戶);(5)當(dāng)我們在一個(gè)特定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行銷售拜訪時(shí)，銷售人員應(yīng)當(dāng)訂立全面計(jì)劃;部門秘書應(yīng)當(dāng)在每天向每個(gè)銷售人員提交一份需跟蹤拜訪的客戶名單;4.雜項(xiàng)銷售檔案雜項(xiàng)銷售檔案應(yīng)保存在一個(gè)大文件夾中，此文件夾適用于那些無須在主檔案中單獨(dú)建立檔案的文件，這些雜項(xiàng)銷售檔案至少應(yīng)當(dāng)三個(gè)月被檢閱一次，如果其中有客戶變得重要了，就應(yīng)當(dāng)在主檔案中為它另設(shè)一個(gè)永久的文件夾，另一方面，你也需要從那些完全死掉的公司去掉一些資料，如果你感覺他們不再有什么活力的話;5.宴會預(yù)定簿宴會預(yù)定簿是一個(gè)你列出你酒店所有功能廳的一本日志，宴會預(yù)定的政策和程序應(yīng)當(dāng)最少包含以下基本內(nèi)容：團(tuán)體的名稱、合同、地址和電話號碼、需要的客房、宴會/會議的類型、出席的人員、設(shè)立的時(shí)間，最重要的是，這個(gè)團(tuán)體是暫時(shí)的還是已經(jīng)明確的;(1)如果可能，一個(gè)明確的預(yù)定必須有客戶簽署的確認(rèn)函;(2)必須將此預(yù)定簿經(jīng)常更新信息，因?yàn)榍闆r是不斷變化的，并且預(yù)定簿中的空間是代表著酒店的收入;(3)每月至少應(yīng)進(jìn)行一次宴會預(yù)定簿的審核;6.合同和建議(1)任何明確的預(yù)定應(yīng)當(dāng)遵循合同以書面形式清楚地列出：1)房間保留日期、到達(dá)日期、房間數(shù)量2)離開日期和房間數(shù)量3)重新確認(rèn)的選擇日期(1)房間價(jià)格1)單人/雙人/雙套/三套2)傭金/凈價(jià)/加收服務(wù)費(fèi)/稅等(2)免費(fèi)房政策(3)會議室價(jià)格保留1)日期時(shí)間和容量(4)會議室價(jià)格和設(shè)施(5)餐價(jià)1)零點(diǎn)(主食)2)宴會(6)其他需付費(fèi)的服務(wù)要求(7)其他酒店提供的免費(fèi)服務(wù)(8)信用程序和付款方式1)押金2)預(yù)付款(1)分房單(2)取消政策(3)過量預(yù)定政策合同必須是由客人簽署并且復(fù)印給相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)，諸如：前廳部經(jīng)理、餐飲部經(jīng)理、信貸經(jīng)理;4.失去的業(yè)務(wù)(1)失去業(yè)務(wù)的報(bào)告是領(lǐng)導(dǎo)的一個(gè)重要的信息源，并且是需求的晴雨表，取得業(yè)務(wù)和取消業(yè)務(wù)的報(bào)告應(yīng)當(dāng)每月準(zhǔn)備一次，并且應(yīng)當(dāng)在第二年