來訪人員管理制度

變更履歷：REV修訂人修訂內(nèi)容日期2.0朱付濤重新修訂2016.05.30 擬制朱付濤審核批準(zhǔn)日期2016.05.30日期日期分發(fā)部門：研發(fā)中心、生產(chǎn)中心、營銷中心、財(cái)務(wù)管理中心、經(jīng)營管理本部、人資行政中心分發(fā)部門會簽：部門研發(fā)中心生產(chǎn)中心營銷中心財(cái)務(wù)管理中心經(jīng)營管理本部人資行政中心姓名日期

1.目的為保證公司日常接待工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高工作效率，特制定本方法。2.范圍與定義2.1范圍適用于公司對外接待之管理。2.2定義2.2.1接待：公司經(jīng)營管理活動所必需之接送、食宿、訂票、會談及陪伴參觀等方面之支配與工作。2.2.2訂票：公司員工出差的機(jī)票、火車票預(yù)訂。2.2.3貴賓接待：指公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶、外賓及參觀團(tuán)或地方政府部門之接待，由行政部負(fù)責(zé)。2.2.4業(yè)務(wù)接待：指營銷客戶之接待，由營銷中心相關(guān)業(yè)務(wù)助理負(fù)責(zé)。2.2.5一般接待：指一般來客之接待，相關(guān)部門責(zé)任人負(fù)責(zé)。3權(quán)責(zé)部門行政部負(fù)責(zé)來訪人員管理制度的制訂、修改、說明及廢止。3.1行政部值班保安：負(fù)責(zé)來訪人員之登記與告知受訪單位/人員。3.2行政部前臺：負(fù)責(zé)接待來訪人員、支配接待室并告知受訪單位/人員。3.3行政部文員/助理：負(fù)責(zé)支配接送、食宿、訂票等事項(xiàng)。3.4行政部車隊(duì)：接送來訪客人。3.5相關(guān)部門：3.5.1向行政部供應(yīng)預(yù)約訪客信息、日程及需求；3.5.2負(fù)責(zé)接待洽談并陪伴始終。4.實(shí)施4.1來訪接待分類1）貴賓接待：公司高層的來訪客人（當(dāng)?shù)馗骷壵块T人員，高層領(lǐng)導(dǎo)摯友等）；2）業(yè)務(wù)接待：公司的來訪客戶3）一般接待：即公司員工的家屬、應(yīng)征者、供貨商、送貨人員等。4）特別接待：帶有惡意的來訪，包括精神不正常及蓄意滋事者4.1貴賓接待4.1.1接受任務(wù)：弄清貴賓基本狀況：單位、人數(shù)、性別、職務(wù)和使命、抵離時(shí)間、乘坐交通工具及車次或航班。4.1.2布置支配：提出接待看法：接待部門、人員、規(guī)格、方式、支配費(fèi)用預(yù)算，并報(bào)上級批準(zhǔn)。必要時(shí)打算橫幅標(biāo)語（熱情歡迎*****領(lǐng)導(dǎo)蒞臨指導(dǎo)?。?；會議室；會客室；所需設(shè)施（投影儀、無線麥克等）；會議所需資料；水果茶水（禮品）。4.1.3迎接支配：依據(jù)貴賓身份、人數(shù)、性別，預(yù)訂賓館，支配好伙食標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)餐方式、時(shí)間、地點(diǎn)、按抵達(dá)時(shí)間，派人派車迎接。4.1.4協(xié)商日程：公司相關(guān)人員探望貴賓，表示歡迎和問候，了解來訪日程和目的，商定活動日程并通知有關(guān)部門。4.1.5支配有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會：按接待規(guī)格和禮儀，支配有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會見貴賓，接待人員支配會見時(shí)間、地點(diǎn)、陪伴人員。4.1.6組織活動實(shí)施：按貴賓來訪日程和目的及協(xié)商之日程支配組織實(shí)施活動。4.1.7送別：依據(jù)貴賓看法，預(yù)定車、船、機(jī)票，幫助貴賓結(jié)算食宿項(xiàng)目，話別送行，派人派車送至車站、碼頭或機(jī)場。4.1.8小結(jié)。每次較大規(guī)模接待完成后進(jìn)行一次小結(jié)，以便總結(jié)閱歷、改進(jìn)后續(xù)工作。4.2業(yè)務(wù)接待4.2.1客戶來訪預(yù)約：客戶來訪前通過電話或E-mail與營業(yè)處業(yè)務(wù)助理預(yù)約，如有住宿、接送支配告知業(yè)務(wù)助理。4.2.2通知行政部。業(yè)務(wù)助理依據(jù)客戶需求填寫《客戶來訪接待表》，通知行政部。4.2.3后勤打算：行政部依據(jù)《客戶來訪接待表》支配接送行程、預(yù)訂賓館、預(yù)留接待室等事項(xiàng)。4.2.4接待洽談。業(yè)務(wù)助理依據(jù)客戶來訪目的進(jìn)行洽談接待。4.2.5送別。按辦理。4.3一般接待4.3.1來客登記。非預(yù)約來訪人員在門衛(wèi)處登記，保安告知受訪部門/人員。經(jīng)同意后來訪人員憑有效證件換公司通行證后方可進(jìn)入公司。4.3.2前臺接待。前臺支配來訪人員在大廳休息處等待、供應(yīng)茶水并告知受訪部門/人員。4.3.3接待洽談。受訪部門相關(guān)人員與來訪人員進(jìn)行洽談接待。4.4特別接待：指帶有惡意或精神異樣的來訪人員值班保安應(yīng)當(dāng)做好說明、勸告工作，對于勸告無效，仍強(qiáng)行入內(nèi)滋事者，值班保安馬上撥打報(bào)警電話（110），請公安機(jī)關(guān)出面幫助處理，同時(shí)向行政部門負(fù)責(zé)人報(bào)告狀況。4.5訂賓館事務(wù)4.5.1預(yù)訂依據(jù)。如來訪人員有住宿需求，接待人員須在《客戶來訪登記表》或《聯(lián)絡(luò)單》中注明，并提交行政部。4.5.2預(yù)訂程序。4.5.2.1行政部憑《客戶來訪登記表》或《聯(lián)絡(luò)單》填寫《酒店賓館預(yù)訂單》并傳真至預(yù)訂酒店（賓館）；4.5.2.2酒店（賓館）依據(jù)客房預(yù)訂狀況將《酒店賓館預(yù)訂單》回傳至行政部；4.5.2.3行政部確認(rèn)房間預(yù)訂無誤后將房間信息反饋至受訪部門接待人員。4.5.2.4受訪部門接待人員將酒店（賓館）房間預(yù)訂信息反饋至來訪人員。4.5.3預(yù)訂范圍。4.5.3.1與我司有服務(wù)協(xié)議之酒店（賓館）：4.5.3.2其他來訪人員指定之酒店（賓館）。4.5.4預(yù)訂原則。4.5.4.1敬重來訪人員（客戶）意愿；4.5.4.2就近原則；4.5.4.3一人一房原則；4.5.4.4訪客費(fèi)用自付原則。如需公司支付費(fèi)用，《酒店賓館預(yù)訂單》中有效簽單人必需是有簽核權(quán)本人。4.6接送支配4.6.1接送范圍。公司員工出差接送機(jī)；營銷客戶接送機(jī)及接送賓館等。4.6.2接送支配。行政部專員/助理依據(jù)《客戶來訪接待表》、《國內(nèi)外出差申請單》支配接送行程，詳細(xì)見《接送行程支配表》。4.6.3接送實(shí)施。行政部車隊(duì)依據(jù)《接送行程支配表》進(jìn)行平安準(zhǔn)時(shí)接送，必要時(shí)依據(jù)《接機(jī)接車牌模板》制作接機(jī)牌/接車牌。4.7訂票事務(wù)4.7.1訂票范圍：公司員工出差之機(jī)票、火車票、汽車票。4.7.2訂票程序。（1）相關(guān)人員向行政部供應(yīng)、《國內(nèi)外出差申請單》或《聯(lián)絡(luò)單》及必要證件、身份證、護(hù)照等。（2）A.行政部文員/助理依據(jù)出行員工實(shí)際須要及公司慣例為其訂購機(jī)票、火車票或汽車票。B.訂機(jī)票需填寫《機(jī)票預(yù)訂單》,傳真至航空公司，航空公司將電子機(jī)票傳回我司，出行人員憑電子機(jī)票及個(gè)人有效證件在規(guī)定時(shí)間到機(jī)場領(lǐng)取登機(jī)憑證。C.火車票、汽車票之訂購由特地人員到火車站、汽車站辦理。4.7.3機(jī)票改簽程序。(1)改簽機(jī)票人員填寫《機(jī)票改簽申請單》，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后交行政部辦理改簽。(2)行政部人事專員/助理電話通知航空公司相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行機(jī)票改簽，航空公司將改簽后電子機(jī)票傳真回我司。4.8接待一般規(guī)定4.8.1來賓﹑訪客﹑洽公及送貨人員﹐經(jīng)接待或業(yè)管單位同意后﹐均應(yīng)以有效證件(護(hù)照﹑身份證﹑駕照或貼有照片之工作證等)﹐辦理登記及換取來賓證﹐離開時(shí)換回。4.8.2洽公時(shí)間原則訂為周一至周六上午8時(shí)30分至中午12：00，下午13：00至17：30﹐如被訪單位同意其它時(shí)間接待時(shí)﹐請事先通知保安室。4.8.3來賓﹑訪客于節(jié)(法定)假日來參觀時(shí),保安室先以電話報(bào)告并請相關(guān)部門主管接待,再依4.3.1辦理相關(guān)手續(xù)。4.8.4本公司員工之眷屬和一般親友來公司會客時(shí)間﹐訂為周一至周五：8：00-17：30。4.8.5洽公﹑送貨及施工人員如因公未能按時(shí)離開時(shí)﹐請主管部門先行通知保安室。4.8.6訪客是本公司員工因不名譽(yù)事務(wù)(如偷竊﹑違法﹑開除…等)離職者﹐不得辦理睬客。4.9前臺接待禮儀4.9.1遇有來訪客人要主動起身，應(yīng)面帶笑容與客人打招呼問好，并請客人在接待區(qū)就座，問明客人的姓名、單位和來意，聯(lián)系與客人來意相關(guān)的部門，并協(xié)作接待；4.9.2對事先有約定的客人，要馬上報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，沒有領(lǐng)導(dǎo)的準(zhǔn)確答復(fù)，不能擅自予以引見；4.9.3對事先未預(yù)約的客人，不能干脆回答領(lǐng)導(dǎo)在與否，要詢問來意，請客稍候，經(jīng)請示領(lǐng)導(dǎo)后，接領(lǐng)導(dǎo)指示辦理如不需見面的，要婉言謝絕；4.9.4假如必需與正在會客的領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)絡(luò)時(shí)，應(yīng)請客人稍等，可將事由寫在便條上轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)，聽候叮囑，退出時(shí)應(yīng)向客人致謙意；4.9.5帶領(lǐng)客人見領(lǐng)導(dǎo)，要走在客人前方2-3步做引導(dǎo)，到領(lǐng)導(dǎo)辦公室門口時(shí)介紹“這里就是……領(lǐng)導(dǎo)的辦公室”，然后敲門，經(jīng)允許后，請客人進(jìn)去；4.9.6開關(guān)房門時(shí)，動作要輕，用右手抓門把手向內(nèi)推，自己先進(jìn)入，然后換左手拿門把手，伸出右手請客人先進(jìn)。4.9.7如客人與領(lǐng)導(dǎo)是初次見，應(yīng)作簡潔的介紹，介紹時(shí)要先客人后領(lǐng)導(dǎo)，先職位高的后職位低的；先女士后先生；4.9.8請客人就座，并為客人倒茶水后退出；4.9.9客人離去時(shí)，要面帶微笑與客人道別，重要客人應(yīng)送到門口或樓梯口。5保安室職責(zé)及權(quán)限5.1值班保安的職責(zé)及權(quán)限5.1.1值班保安言行舉止禮貌大方，不得作出有損公司形象的行為。當(dāng)客人有疑問時(shí)，應(yīng)耐性回答客人的問題；如辦理好相關(guān)手續(xù)（會客單）后，請來訪人員在會客室等待。5.1.2值班保安原則上應(yīng)嚴(yán)格核查來訪人員的身份并做好來訪登記工作。對于公司高層的客人及來訪客戶，保安無法確認(rèn)的，報(bào)行政部負(fù)責(zé)人處理；5.1.3值班保安扣押一般來訪客人的證件時(shí)，須妥當(dāng)保管，不得損壞、丟失，并在客人離開時(shí)主動歸還；5.1.4對于著裝怪異，不填寫或者不照實(shí)填寫《外來人員來訪登記證》的一般性來訪客人，值班保安有權(quán)禁止其進(jìn)入公司。對于不聽勸阻，擅自強(qiáng)行進(jìn)入者，值班保安可依據(jù)特別人員處理。5.1.5會客室由保安人員負(fù)責(zé)管理，保持清潔衛(wèi)生，每日至少整理一次以上。5.2受訪者的職責(zé)及權(quán)限5.2.1公司員工在上班時(shí)間原則上不允許接待非公事外來人員，因特別狀況接待的須先向部門主管領(lǐng)導(dǎo)申請，征得領(lǐng)導(dǎo)同意后方可接見；5.2.2公司員工必需在規(guī)定的區(qū)域（生活區(qū)）接待來訪人員，不得私自帶其進(jìn)入公司生產(chǎn)區(qū)域或者參觀公司任何部門、車間；5.2.3公司員工在接待來訪人員時(shí)，必須要求來訪人員遵守公司的一切規(guī)章制度。當(dāng)來訪人員在未知的狀況下違反公司的相關(guān)規(guī)定時(shí)，公司員工必需剛好加以說明和制止；5.2.4當(dāng)來訪人員離開公司時(shí)，受訪者必需告知值班保安來訪人員已離開；5.2.5來訪人員在公司期間違反公司規(guī)章制度的，責(zé)任由受訪者擔(dān)當(dāng)。6.違規(guī)懲罰6.1值班保安違規(guī)的懲罰規(guī)定6.1.1對于一般性來訪人員，值班保安未做記錄或記錄不完整的，每次給罰款20元；6.1.2值班保安未征得受訪者同意，便允許一般性來訪人員進(jìn)入公司的，每次罰款20元，給公司造成損失的，賠償公司損失；6.1.3值班保安損壞或丟失來訪人員證件，責(zé)任由值班保安擔(dān)當(dāng)，公司可視情節(jié)處于警告、通報(bào)指責(zé)等處分，并處或單懲罰款50元；6.1.4對于特別的來訪人員，值班保安未加勸阻，并造成損失的公司可視情節(jié)對于值班保安處于警告、通報(bào)指責(zé)、降薪、辭退，并處或單懲罰款50元—200元；6.1.5值班保安舉止粗魯、語言無禮或有損公司形象行為，罰款20元。6.1.6會客室未保持清潔，每次罰款20元。6.1.7上班期間抽煙、保安室有閑雜人員逗留閑聊等違規(guī)行為每次罰款20元。6.2受訪者違規(guī)的懲罰規(guī)定6.2.