科技（集團(tuán)）有限責(zé)任公司檔案管理制度模版

科技（集團(tuán)）有限責(zé)任公司檔案管理制度第一章總則第一條為了做好科技（集團(tuán)）有限責(zé)任公司（以下簡稱創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司）的檔案管理工作，使檔案管理工作制度化、規(guī)范化，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源優(yōu)勢(shì)，更好地為企業(yè)的研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營管理和可持續(xù)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)陜西省《企業(yè)檔案工作規(guī)范》實(shí)施指南以及有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司實(shí)際情況，特制定本制度。第二條創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司檔案管理實(shí)行兩級(jí)分類管理制度，創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司檔案館設(shè)在創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司科技軍工部，對(duì)創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司在各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營與管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的文件材料實(shí)行集中統(tǒng)一管理；創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司所屬各公司可根據(jù)需要設(shè)立相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作。創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司按專業(yè)類別將檔案分五大類：文書檔案、科技檔案、基建檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案。第三條創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司檔案管理工作遵循檔案管理與業(yè)務(wù)工作相結(jié)合的原則，實(shí)行由創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司總工程師統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、科技軍工部管理、各有關(guān)單位各負(fù)其責(zé)的管理體制。第四條本制度對(duì)創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)、部門職責(zé)、專兼職檔案管理人員職責(zé)、文件歸檔、文件交接、庫房管理、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案利用等方面作了規(guī)定。第五條本制度適用于創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司所屬各單位。第二章職責(zé)第六條總工程師職責(zé)（一）貫徹國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度、將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障。（二）將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)、部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)履行情況進(jìn)行考核。（三）維護(hù)和確保檔案的完整系統(tǒng)與安全。（四）在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)時(shí)做好檔案的處置工作。（五）對(duì)檔案工作做出貢獻(xiàn)的集體和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反有關(guān)規(guī)定造成損失的相關(guān)人員給予處分。第七條科技軍工部職責(zé)（一）統(tǒng)籌規(guī)劃創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司檔案工作，制定創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司文件歸檔、交接、檔案保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等有關(guān)規(guī)章制度。（二）負(fù)責(zé)對(duì)創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司所屬各單位檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)與檢查。（三）負(fù)責(zé)參與上報(bào)、實(shí)施上級(jí)主管部門安排的有關(guān)工作。（四）負(fù)責(zé)對(duì)創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司科技檔案工作的管理。第八條各單位職責(zé)（一）單位領(lǐng)導(dǎo)或承辦部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)本單位或項(xiàng)目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)全部責(zé)任。（二）單位領(lǐng)導(dǎo)或承辦部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目文件形成者負(fù)責(zé)積累文件，并對(duì)歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)。（三）單位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本單位的檔案工作計(jì)劃與要求的實(shí)施，完成科技軍工部安排的有關(guān)檔案管理工作。第九條專兼職檔案管理人員職責(zé)（一）認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹落實(shí)上級(jí)有關(guān)檔案工作的方針、政策及創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司的有關(guān)規(guī)章制度，積極宣傳檔案工作的重要性。（二）熟悉所管檔案與資料的種類來源用途，負(fù)責(zé)檔案與資料的接收、整理、登記、排架、保管與利用。（三）對(duì)所管檔案與資料要定期檢查、摸清家底、帳物卡相符，增減有記載，借閱有登記，對(duì)已過保管期限的檔案提出鑒定并負(fù)責(zé)銷毀處理。（四）做好檔案與資料的統(tǒng)計(jì)工作。（五）做好檔案的日常管理工作。建立、健全檔案檢索工具，為檔案利用創(chuàng)造條件。（六）負(fù)責(zé)檔案庫房的安全與保密工作，要有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防鼠、防蛀等安全措施，同時(shí)要做好檔案庫房溫濕度的控制與調(diào)節(jié)，及時(shí)補(bǔ)救破損檔案，最大限度的延長檔案的壽命。（七）履行崗位職責(zé)，熱愛本職工作。第三章文件歸檔第十條歸檔范圍凡創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司在籌備、成立、經(jīng)營管理與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列為歸檔范圍。歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁盤、照片及底片、膠卷、實(shí)物等各種載體。第十一條歸檔時(shí)間（一）文書檔案一般在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。（二）產(chǎn)品、科研、基建項(xiàng)目文件材料在項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長的項(xiàng)目可分階段或單項(xiàng)歸檔。（三）設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后及時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。（四）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門整理，保管一年后向財(cái)務(wù)檔案室移交。（五）變更、修改、補(bǔ)充的文件材料與內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和員工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔。第十二條歸檔要求（一）遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求。（二）歸檔文件材料應(yīng)為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料，歸檔后的文件材料不得更改。（三）非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與文字說明一并歸檔。（四）具有永久、長期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。（五）歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。（六）歸檔文件材料一般一式一份，重要的、利用頻繁的可適當(dāng)增加份數(shù)。第四章文件交接第十三條文件形成部門就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》（見附表1），重要的應(yīng)由項(xiàng)目部門編寫歸檔說明，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字，并應(yīng)按期將此表隨同整理好的文件向檔案管理人員移交。第十四條檔案管理人員接收時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，并檢查檔案質(zhì)量，雙方在《檔案交接登記表》簽字后各保留一份。第五章檔案保管第十五條存放檔案應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架，底圖不宜折疊、磁性載體應(yīng)有防磁設(shè)施。第十六條受損檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)救，對(duì)于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護(hù)。第六章檔案庫房管理第十七條檔案庫房應(yīng)保持干凈、整潔、并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等保護(hù)設(shè)施。第十八條檔案庫房溫度應(yīng)控制在14-24℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%-60%，保存母片的膠片溫度應(yīng)控制在13-15℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在35%-45%。第十九條庫房設(shè)施應(yīng)定期檢查，消防器材應(yīng)按期更換。檔案管理人員應(yīng)安全使用電器設(shè)備、檢查電路線路，及時(shí)排除隱患。第二十條庫藏檔案應(yīng)定期清理核對(duì)，做到帳物相符。第七章檔案鑒定銷毀第二十一條創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司可根據(jù)檔案類別成立相應(yīng)的檔案鑒定工作小組，鑒定工作小組由主責(zé)單位負(fù)責(zé)人（注：文書檔案主責(zé)單位為辦公室、科技檔案主責(zé)單位為科技軍工部、基建檔案主責(zé)單位為園區(qū)管理部、財(cái)務(wù)檔案主責(zé)單位為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部、人事檔案主責(zé)單位為人力資源部）、業(yè)務(wù)人員與檔案管理人員組成。第二十二條檔案鑒定工作小組定期對(duì)已到或超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，編制無保存價(jià)值檔案目錄，填寫《檔案價(jià)值鑒定表》（見附表2），報(bào)創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司科技軍工部審核，并經(jīng)檔案主責(zé)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審查、總工程師批準(zhǔn)后實(shí)施。第二十三條檔案銷毀應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，二人以上監(jiān)銷，實(shí)施銷毀。第二十四條檔案管理人員在對(duì)應(yīng)的帳頁上注明已銷毀及銷毀單號(hào)與銷毀日期。第二十五條銷毀報(bào)告與銷毀清冊(cè)在檔案室永久保存。第八章檔案統(tǒng)計(jì)制度第二十六條創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司科技軍工部應(yīng)按上級(jí)要求，將本企業(yè)檔案工作年表與統(tǒng)計(jì)報(bào)表及時(shí)下發(fā)給各職能部室，各職能部室應(yīng)準(zhǔn)確按要求填報(bào)。第二十七條各檔案管理部門應(yīng)建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，主要包括：檔案室藏情況；年度出入庫、檔案利用情況；檔案專兼職管理人員情況；檔案設(shè)施、設(shè)備情況；檔案銷毀情況。第二十八條檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)保持連續(xù)性。第九章檔案利用第二十九條凡查閱、復(fù)制國家秘密檔案，應(yīng)填寫查閱與復(fù)制國家秘密載體審批表，經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)后，檔案室方可提供。第三十條凡本公司員工查閱職能范圍內(nèi)的檔案時(shí)，應(yīng)在查閱室或指定地點(diǎn)進(jìn)行，嚴(yán)禁吸煙，未經(jīng)允許不得隨意翻閱檔案資料；借閱檔案要嚴(yán)格履行清查、登記、注銷手續(xù)。第三十一條外單位人員查閱、借閱、復(fù)制檔案時(shí)須持本單位介紹信，辦理相應(yīng)地審批手續(xù)，經(jīng)檔案管理主責(zé)部門批準(zhǔn)后方可辦理。第三十二條凡利用者必須愛護(hù)檔案材料，遵守保密規(guī)定，不準(zhǔn)涂改、勾畫、圈畫、拆散、折疊污損，未經(jīng)允許不得摘抄、復(fù)制、拍照、撤換檔案內(nèi)容。第三十三條借閱檔案不得超過兩周，超期仍須利用者，可辦續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)在放長假（國慶、春節(jié)）前一律歸還所借檔案。第十章電子檔案管理第三十四條定義（一）電子文件：能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。（二）電子檔案：具有保存價(jià)值的、已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。第三十五條電子文件歸檔原則（一）電子文件歸檔時(shí)應(yīng)制作相應(yīng)的紙質(zhì)拷貝件，同時(shí)歸檔；（二）同時(shí)做好網(wǎng)絡(luò)歸檔和脫機(jī)載體電子文件歸檔。第三十六條電子文件歸檔范圍（一）凡創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件。歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。（二）音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍，應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。第三十七條電子文件歸檔時(shí)間電子文件邏輯歸檔定時(shí)進(jìn)行，物理歸檔按各檔案管理部門歸檔時(shí)間要求執(zhí)行。第三十八條電子文件歸檔要求（一）創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的源數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。（二）歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識(shí)讀、遷移。（三）電子文件應(yīng)經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。（四）加密的電子文件歸檔時(shí)一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文字一并歸檔。（五）文件形成部門應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件具備真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。第三十九條電子文件的鑒定：包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定密級(jí)、歸檔范圍和劃定保管期限。由文件形成單位按照規(guī)定的項(xiàng)目對(duì)電子文件進(jìn)行檢驗(yàn)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽署審核意見后，將結(jié)果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》（附件3）連同其技術(shù)方法和相關(guān)軟件移交給接收單位檔案管理人員。第四十條電子檔案的保管（一）創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司檔案管理部門應(yīng)執(zhí)行電子檔案歸口管理的職責(zé)，對(duì)電子檔案定期檢查，按電子檔案保管環(huán)境的要求，嚴(yán)格執(zhí)行管理制度。（二）檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行登記、建賬、賬目中要注明相應(yīng)紙質(zhì)檔案的檔號(hào)，同時(shí)建立機(jī)讀目錄。（三）由電子檔案轉(zhuǎn)換成的紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照紙質(zhì)檔案分類方案與要求進(jìn)行整理與管理。（四）存儲(chǔ)到脫機(jī)載體上的電子檔案的保管要求：1、歸檔載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。2、單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，避免擠壓。3、存放時(shí)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，與有害氣體隔離。（五）脫機(jī)存儲(chǔ)電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號(hào)、電子檔案號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。（六）存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上的電子檔案應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。（七）超過保管期限的電子檔案的鑒定與銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷毀應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定。對(duì)確認(rèn)銷毀的電子檔案銷毀文件目錄應(yīng)存檔。第四十一條電子檔案的利用（一）電子檔案的封存載體不得外借；（二）利用時(shí)應(yīng)使用拷貝件；（三）利用時(shí)應(yīng)遵守保密規(guī)定；（四）對(duì)各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應(yīng)根據(jù)設(shè)定的權(quán)限提供及時(shí)有效的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。 第十一章附則第四十二條本制度解釋權(quán)屬創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司科技軍工部。第四十三條本制度修改權(quán)屬創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司總經(jīng)理。第四十四條本制度自頒布之日起實(shí)施。附表1：檔案交接登記表序號(hào)題名年度文號(hào)或圖號(hào)頁數(shù)保管期限備注移交時(shí)間：移交部門：移交人簽名：接收人簽名：附表2檔案價(jià)值鑒定表全宗號(hào)目錄號(hào)卷號(hào)起止時(shí)間頁數(shù)案卷標(biāo)題原定保管期限利用情況鑒定意