談重點工程檔案的科學(xué)管理

談重點工程檔案的科學(xué)管理隨著社會進(jìn)步和科技發(fā)展，城市規(guī)模日趨擴大，城市建設(shè)日新月異，重點工程建設(shè)項目逐年增多，因而重點工程的檔案管理也就顯得尤為重要。加強對重點工程檔案的科學(xué)管理，可以更好地為城市建設(shè)和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。文章從檔案工作實際出發(fā)，針對重點工程檔案在收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用等過程中普遍存在的一些問題，就重點工程檔案應(yīng)如何進(jìn)行科學(xué)管理，提出了相應(yīng)的對策和方法。0前言重點工程是指對國家或本行政區(qū)域國民經(jīng)濟和社會發(fā)展有重大影響的骨干工程。重點工程投資大，工期長，要求高，涉及面廣，參與建設(shè)的單位多，是一項龐大的系統(tǒng)工程。重點工程檔案是指在重點工程建設(shè)全過程中形成的與建設(shè)工程各項活動有關(guān)的、對國家、社會和單位有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。重點工程檔案具有如下特點：一是重點工程檔案數(shù)量大、種類多、價值高。一般的重點工程包含若干個單項工程，工程龐大，因而形成的檔案數(shù)量大、種類多。而重點工程在建設(shè)過程中往往采用先進(jìn)的工藝設(shè)備及周密的組織管理，使得檔案具有較高的利用價值，它不僅對工程現(xiàn)階段及將來的管理和利用有重要意義，而且對其他地區(qū)興建相同類型的工程，具有很大的參考價值。二是重點工程檔案形成及保管時間長。重點工程建設(shè)周期長，因而重點工程檔案形成的周期也長。眾所周知，重點工程是百年大計工程，重點工程檔案需長期保管，這些檔案是重點工程今后使用階段和再建設(shè)階段維修、管理的重要依據(jù)。據(jù)統(tǒng)計，溫州市重點工程建設(shè)項目1985~2004年總數(shù)量已達(dá)1082個，尤其近幾年重點工程建設(shè)項目增長很快，與此相對應(yīng)，重點工程的檔案管理也就顯得尤為重要。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)重點工程檔案的特點，直接參與整個工程建設(shè)全過程的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作，確保重點工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)歸檔，做好重點工程檔案的保管和開發(fā)利用工作。1做好重點工程準(zhǔn)備階段的檔案管理工作（1）檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)及時了解重點工程建設(shè)項目的計劃、規(guī)模、性質(zhì)、進(jìn)度等，并且經(jīng)常與工程資料員保持聯(lián)系，使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項開始就與工程同步進(jìn)行。例如，我館在工程檔案的跟蹤指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查方面，采取責(zé)任到人的措施，對1988~2004年5099個登記工程（包括重點工程）按照承諾書編號分號制度全部落實到每位業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的頭上，每位業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員有針對性地介入各自負(fù)責(zé)的工程。（2）加強檔案法律、法規(guī)的宣傳與業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)是確保重點工程檔案質(zhì)量的有利措施。參與重點工程建設(shè)的工程管理人員來自四面八方，對工程檔案的重要性認(rèn)識及其業(yè)務(wù)水平參差不齊，為了加強對重點工程建設(shè)各階段檔案工作的有序管理，保證歸檔資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，檔案部門在工程項目開始階段就必須加強檔案意識的宣傳和檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來嚴(yán)格要求重點工程檔案資料。我館就十分注重對有關(guān)人員檔案意識及檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，2003-09舉辦了150人參加的建設(shè)工程檔案知識講座大型培訓(xùn)班，邀請北京的檔案專家專題講座建設(shè)工程檔案的收集、整理和歸檔。2004-06舉辦了浙江省城建資料檔案管理崗位培訓(xùn)班，來自本市的房地產(chǎn)開發(fā)公司、建設(shè)指揮部及施工單位、監(jiān)理單位的有關(guān)人員共203人參加了培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括建設(shè)工程竣工圖編制、城建檔案信息化現(xiàn)代化建設(shè)、土建工程技術(shù)資料、市政工程技術(shù)資料、檔案保護(hù)技術(shù)、安裝工程技術(shù)資料、城建檔案管理、建設(shè)法規(guī)、施工組織設(shè)計和安全技術(shù)資料。通過培訓(xùn)，工程管理人員和資料員在增強檔案意識的同時也增加了檔案業(yè)務(wù)知識，為保證竣工檔案的案卷質(zhì)量，打下了良好的專業(yè)基礎(chǔ)。2做好重點工程建設(shè)階段的檔案管理工作（1）重點工程檔案收集工作與工程進(jìn)度保持同步進(jìn)行，做好對重點工程的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作。我館檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員深入基層第一線，每個人有針對性地對各自負(fù)責(zé)的建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位跟蹤服務(wù)，耐心講解檔案收集、整理、歸檔的要求，對施工中檔案存在的問題進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。例如：要求工程文件原件歸檔；工程文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，與工程實際相符合；工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，不得使用易褪色的書寫材料；工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔；竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位，與施工圖設(shè)計、設(shè)計變更、洽商、材料變更、施工及質(zhì)檢記錄相符合，做到文、圖、物相符等。從而提高了重點工程檔案報送的質(zhì)量，以及成套性和完整性。（2）做好重點工程檔案執(zhí)法檢查工作。2000-06我館配合市檔案局、市重點辦等單位對全市省級以上重點建設(shè)項目進(jìn)行檔案執(zhí)法檢查，共檢查了20個重點項目。2002-05對全市市級以上重點建設(shè)項目進(jìn)行檔案執(zhí)法檢查，共檢查了25個重點建設(shè)項目。為了加強我市重點建設(shè)項目檔案工作，認(rèn)真貫徹落實浙江省《關(guān)于進(jìn)一步加強省重點建設(shè)項目檔案工作的意見》，切實貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《浙江省實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》和《浙江省重點建設(shè)項目管理辦法》等，我館配合市檔案局和市重點辦聯(lián)合組織了對2000~2003年全市被列入省A類重點建設(shè)項目檔案的執(zhí)法檢查活動。2004-09對溫州珊溪供水配套工程、104國道瑞安飛云江三橋及接線工程、金麗溫高速公路永嘉、鹿城段等12個省A類重點建設(shè)項目的檔案工作進(jìn)行了全面檢查。執(zhí)法檢查的主要意義在于：①通過執(zhí)法檢查進(jìn)一步宣傳了檔案法律法規(guī)和重點建設(shè)項目檔案的重要性，使重點建設(shè)項目單位進(jìn)一步認(rèn)識到，檔案既是工程建設(shè)全過程的真實歷史記錄，是保證工程建設(shè)質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，更是今后工程使用（投產(chǎn)）和維護(hù)的重要依據(jù)，從而對重點建設(shè)項目檔案為什么要做到齊全完整、準(zhǔn)確可靠有了更深的認(rèn)識。②通過執(zhí)法檢查使建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位對檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的具體內(nèi)容有了進(jìn)一步的了解。檢查之前，雖然重點工程有關(guān)單位都已經(jīng)開展了檔案的收集、整理、保管和日常提供利用等工作，但許多做法不符合國家的規(guī)范要求，通過執(zhí)法檢查及時提供了直接的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和咨詢服務(wù)。③通過執(zhí)法檢查獲得了第一手材料，為進(jìn)一步研究和規(guī)范重點工程檔案打下了基礎(chǔ)。3做好重點工程專項驗收階段的檔案管理工作重點工程竣工檔案專項驗收是檔案管理部門依法在工程竣工驗收前，對工程檔案進(jìn)行的專項檢查、驗收，包括新建、擴建、改建的基本建設(shè)項目、技術(shù)改造項目和外商投資項目竣工檔案驗收。《浙江省重點建設(shè)項目管理辦法》第26條規(guī)定，重點建設(shè)項目中涉及的消防、環(huán)保、人防、檔案、水上保持等專項驗收，由法律、法規(guī)規(guī)定的有關(guān)行政主管部門依法組織進(jìn)行。第28條規(guī)定，重點建設(shè)項目竣工驗收應(yīng)當(dāng)有消防、環(huán)保、人防、檔案、水土保持等行政主管部門簽署的專項驗收合格文件。檔案部門在進(jìn)行重點工程檔案驗收時，應(yīng)重點驗收以下內(nèi)容：工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整；工程檔案真實、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動和工程實際狀況；工程檔案已整理立卷，立卷符合有關(guān)規(guī)范的規(guī)定；竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專業(yè)技術(shù)要求，蓋有竣工圖章；文件的形成、來源符合實際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備；文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨和托裱等符合要求。保證重點工程檔案達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4做好重點工程歸檔、保管和開發(fā)利用的管理工作范這只（登1婦）根據(jù)《國家縫重大建設(shè)項目庸文件歸檔要求木與檔案整理規(guī)叉范》啊第嫌8總功條巾第菜2頓渣款規(guī)定，在大跨中城市規(guī)劃區(qū)存范圍內(nèi)的重要習(xí)建設(shè)項目竣工存驗收以后，建厭設(shè)單位應(yīng)學(xué)在慚6麗敲個月內(nèi)向城市腫建設(shè)檔案接收照單位報送與城零市規(guī)劃、建設(shè)宰及其管理有關(guān)佩的項目檔案。港毯校檔案部門在接攀收重點工程歸懇檔文件時應(yīng)按著照國家標(biāo)朱準(zhǔn)占GB/T嚼5032蟲8爺—版200經(jīng)1哈《建設(shè)工程文夏件歸檔整理規(guī)鋒范》及有關(guān)標(biāo)孝準(zhǔn)的要求，嚴(yán)截格保證重點工賊程竣工檔案的進(jìn)歸檔質(zhì)量。甚飲位（巡2醫(yī)）重點工程檔耀案保管工作，愚就是在集中統(tǒng)熊一管理原則指錢導(dǎo)下科學(xué)地維騎護(hù)重點工程檔典案的完整與安檢全，采取有效損的保護(hù)技術(shù)和戒管理方法，限丈制和消除一切藝損壞重點工程燙檔案的不利因志素，最大限度怕地延長重點工籮程檔案壽命的蜓工作。只有做頁好重點工程檔扇案的保管工作脅，才能使集中湊起來的重點工思程檔案的完整邁和安全得到可裙靠的保證，才旁能滿足各方面裁利用的需要，輝因而要切實做串好重點工程檔遷案的保管工作爬。時當(dāng)薯（輛3似）重點工程檔牙案的開發(fā)利用騰工作，就是通咸過各種方式使鎖重點工程檔案徒中儲存的信息鋪盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)驕實生產(chǎn)力，讓構(gòu)它從保管狀態(tài)揮變?yōu)槔脿顟B(tài)拉，發(fā)揮出它的芬技術(shù)效用和社狀會、經(jīng)濟效益榆的工作。重點罵工程檔案的開棋發(fā)利用工作是競整個重點工程踢檔案工作的目賣的，要盡力做情好重點工程檔自案的開發(fā)利用按工作，充分發(fā)刑揮重點工程檔明案的依據(jù)和查六考作用，為社題會服務(wù)。私獻(xiàn)違重點工程檔案匯除傳統(tǒng)的借閱認(rèn)服務(wù)利用外，暖檔案管理部門隙還應(yīng)通過各種控方式，主動提昏供以下多種類耳型的開發(fā)利用送。額功球①封令網(wǎng)絡(luò)型開發(fā)利望用。隨著計算賞機互聯(lián)網(wǎng)的出顫現(xiàn)，計算機系該統(tǒng)已成為分享歌數(shù)據(jù)、傳播信巾息、共享信息節(jié)資源的一種不內(nèi)可或缺的工具喘。網(wǎng)絡(luò)型開發(fā)搬利用可分為局絞域和廣域兩種飾形式。例如，省我館建立了全棄館局域網(wǎng)和城代建檔案管理系去統(tǒng)，并陸于她擇2001-1驗0滅毫在表Inter旨net村樹設(shè)立了城建檔伯案館網(wǎng)站腳（荒www.wz姓cjda.n蒸e槍t網(wǎng)），實行網(wǎng)上汗直接查詢服務(wù)箱。去“鍬辦事指才南?！睌D、炊“憂法律法求規(guī)匪”宇、蜻“漂庫藏檢辟索誰”螞、劑“貌科普園己地礎(chǔ)”冷、聾“獻(xiàn)學(xué)術(shù)論酸壇刷”涌、蕩“顯相關(guān)文拌獻(xiàn)貝”錄、慣“環(huán)走進(jìn)溫淚州池”蛋、誦“盛表格下樸載奔”妥、味“練城檔動冰態(tài)儀”浪等成為便民服臺務(wù)甜的防“董窗砍口冶”禾。各類檔案信殃息（包括重點烈工程檔案信息因）源源不斷地裝匯集到館內(nèi)，嘗經(jīng)過整理、編匙研等運作，跨霧越時空的制約暫，準(zhǔn)確、便捷劇地向社會各界瓶提供各有所需襪的檔案信息服漸務(wù)，將豐富的冷館藏檔案轉(zhuǎn)化壺為現(xiàn)實生產(chǎn)力方，推動檔案事倘業(yè)不斷向前發(fā)碎展。吸②仆林編研型開發(fā)利有用。我館編研濤的《歷史溫州來、山水溫州、澡現(xiàn)代溫州》和顫《溫州市重點養(yǎng)工程簡介》曾劉獲浙江省檔案筑編研成果三等客獎?！稖刂菔嗅槝蛄簩＜?、浸《溫州宜市愛2003上期年道路現(xiàn)狀》緒、《溫州珊溪符水利樞紐供水捧工程》、《江凝濱路》、《溫搞州城市建設(shè)新輔姿》、《人民舉路改建工程》母、《溫州強鎮(zhèn)領(lǐng)》（系列）等抄包括重點工程俊在內(nèi)吧的己20勒界部專題片，在拳社會上都產(chǎn)生翠了積極的影響不?？缮罱j(luò)③哭熔展覽型開發(fā)利唯用。我館舉辦氣包括重點工程斥在內(nèi)的大型城行市建設(shè)展覽多凱次，參觀人數(shù)紙多達(dá)數(shù)萬人。頓于抬2004-炒03蒼認(rèn)委托一心商務(wù)船傳播有限公司仍，采用航空拍道攝的方式，在答溫州市區(qū)范圍制內(nèi)對住宅群（沾新、舊）、公背用設(shè)施（包括骨標(biāo)志性建筑）楊、道路、河流胖及名勝古跡等象建筑物進(jìn)行了愧拍照和