ZWSH-代購(gòu)材料管理規(guī)定

ZW/SH-01-21代購(gòu)材料管理規(guī)定目的：為了加強(qiáng)代購(gòu)材料的采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、領(lǐng)用等管理，特制定本規(guī)定。適用范圍：適用于各中心維修材料的采購(gòu)。名詞解釋：本規(guī)定中“代購(gòu)材料”是指為商場(chǎng)進(jìn)行日常維修、保潔等所耗用的直接材料，該材料由物業(yè)公司代為采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、領(lǐng)用等，由商場(chǎng)審核付款、監(jiān)督使用，包括五金、電器、水暖、保潔材料等，不包括物業(yè)公司提供服務(wù)所使用的工具、勞保用品等。具體要求：采購(gòu)管理物業(yè)公司應(yīng)會(huì)同商場(chǎng)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)審，每類材料應(yīng)確定2-3家合格供方，合格供方應(yīng)能提供增值稅發(fā)票（如提供普通發(fā)票的價(jià)格低于增值稅發(fā)票的不含稅單價(jià)，則可考慮接受普通發(fā)票）。物業(yè)公司采購(gòu)員應(yīng)關(guān)注市場(chǎng)行情和變化，如發(fā)現(xiàn)更好的合格供方應(yīng)及時(shí)提出調(diào)整合格供方建議，經(jīng)與商場(chǎng)共同評(píng)審合格后再進(jìn)行調(diào)整。每月22日前，物業(yè)公司根據(jù)日常維修消耗經(jīng)驗(yàn)用量制定下月代購(gòu)材料采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)至物業(yè)公司采購(gòu)員處（電子版），計(jì)劃中應(yīng)詳細(xì)注明編制依據(jù)。物業(yè)公司采購(gòu)員應(yīng)立即對(duì)所有合格供方進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)，并于每月26日編制完成材料月采購(gòu)計(jì)劃審批單（應(yīng)分材料類別編制）報(bào)至商場(chǎng)總務(wù)部，經(jīng)商場(chǎng)內(nèi)部審批流程審批后，復(fù)印一份交物業(yè)公司采購(gòu)員安排采購(gòu)。對(duì)用量較大的日常消耗性材料，原則上按2-10天用量安排采購(gòu)，即庫(kù)存量低于2天用量時(shí)采購(gòu)補(bǔ)庫(kù)，最大庫(kù)存量以10天用量為限。對(duì)用量較小的日常材料，可一次性按月計(jì)劃購(gòu)入。對(duì)偶發(fā)性的非日常材料，商場(chǎng)管理處應(yīng)提前兩天通知采購(gòu)員安排采購(gòu)。對(duì)于超計(jì)劃或計(jì)劃外的材料，商場(chǎng)管理處應(yīng)編報(bào)材料臨時(shí)采購(gòu)審批單，經(jīng)采購(gòu)員詢價(jià)、比價(jià)后，報(bào)至商場(chǎng)總務(wù)部，經(jīng)商場(chǎng)內(nèi)部審批流程審批后安排采購(gòu)。對(duì)于突發(fā)緊急維修，則可根據(jù)靈活性原則，先采購(gòu)維修，再補(bǔ)辦相關(guān)審批手續(xù)。對(duì)于部分容易損壞，但又無(wú)法確定何時(shí)會(huì)損壞的五金等部件（如：掛鎖），可確定最低庫(kù)存數(shù)，以滿足維修的及時(shí)性。發(fā)生領(lǐng)用時(shí)，商場(chǎng)管理處再以臨時(shí)采購(gòu)審批單的形式經(jīng)審批后補(bǔ)充最低庫(kù)存。采購(gòu)員采購(gòu)時(shí)應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行比價(jià)，在同樣的質(zhì)量要求下，選擇性能價(jià)格比最佳的單位簽訂供貨協(xié)議，嚴(yán)禁不調(diào)查、不比價(jià)、盲目采購(gòu)。比價(jià)時(shí)不同質(zhì)量的材料無(wú)可比性。大宗材料的采購(gòu)，物業(yè)公司應(yīng)組織以招標(biāo)形式進(jìn)行采購(gòu)，同時(shí)應(yīng)通知購(gòu)物中心指派相關(guān)人員參與。倉(cāng)儲(chǔ)管理入庫(kù)驗(yàn)收材料入庫(kù)時(shí)，由采購(gòu)員和商場(chǎng)管理處相關(guān)主管對(duì)材料的質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，必要時(shí)，可請(qǐng)工程部相關(guān)主管協(xié)同驗(yàn)收；倉(cāng)庫(kù)保管員對(duì)材料的數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后采購(gòu)員應(yīng)填寫(xiě)入庫(kù)單。入庫(kù)單上應(yīng)標(biāo)明供貨單位名稱、材料編號(hào)、品名、規(guī)格型號(hào)、計(jì)量單位、數(shù)量、不含稅單價(jià)、不含稅金額等要素，入庫(kù)單上必須有采購(gòu)員、保管員、及驗(yàn)收人簽字。《入庫(kù)單》一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)用于記帳，一聯(lián)總務(wù)用于對(duì)帳，一聯(lián)隨發(fā)票用于付款。未經(jīng)點(diǎn)驗(yàn)的材料，倉(cāng)庫(kù)管理員不得辦理入庫(kù)手續(xù)。驗(yàn)收不合格的材料，采購(gòu)員應(yīng)立即辦理退貨或換貨。單獨(dú)保管代購(gòu)材料收驗(yàn)入庫(kù)后，應(yīng)存放在代購(gòu)材料專用貨架上，不得與自購(gòu)材料混放。代購(gòu)材料在倉(cāng)儲(chǔ)管理的要求上應(yīng)與自購(gòu)材料同樣嚴(yán)格，要分類存放，堆放整齊。倉(cāng)庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁煙火，要配備必要的消防器材；有特殊保管要求的材料應(yīng)按要求單獨(dú)存放，防止腐爛變質(zhì)。倉(cāng)庫(kù)材料的安全完整由倉(cāng)庫(kù)保管員實(shí)行責(zé)任管理。建卡建賬牲代購(gòu)材料應(yīng)單聰獨(dú)建卡建帳，毯帳簿采用數(shù)量注金額式，收發(fā)從應(yīng)序時(shí)登盞記，定期盤(pán)點(diǎn)陣。領(lǐng)用管理?yè)?jù)材料領(lǐng)用時(shí)，器由領(lǐng)用人填寫(xiě)魔領(lǐng)料單，經(jīng)管港理處經(jīng)理審核欲簽字后，據(jù)以舉到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料。炊領(lǐng)料單上應(yīng)標(biāo)姨明領(lǐng)用單位、臺(tái)用途、材料編腹號(hào)、品名、規(guī)棚格型號(hào)、計(jì)量核單位、請(qǐng)領(lǐng)數(shù)噸量等要素，領(lǐng)章料單一式三聯(lián)樓，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)用價(jià)于記帳、一聯(lián)奮總務(wù)用于對(duì)帳頂、一聯(lián)管理處狡留存。添倉(cāng)持庫(kù)保貨管員必須憑陰單市發(fā)貨困，禁止用白條御領(lǐng)用。倉(cāng)庫(kù)保鉗管員發(fā)貨后，藏應(yīng)在領(lǐng)料單上怎填寫(xiě)實(shí)發(fā)數(shù)量科、不含稅單價(jià)權(quán)和不含稅金額潛并簽名。一次鋼領(lǐng)用數(shù)量按以遷下原則掌握：護(hù)領(lǐng)用日常消耗訊性材料，可以腔在每天上午九說(shuō)點(diǎn)以前按當(dāng)天涂的港估計(jì)用量一次莖性領(lǐng)用，周五取可按三天的估啊計(jì)用量領(lǐng)用。鐘當(dāng)天未用完的漠材料應(yīng)于第二阿天上午領(lǐng)料前醬辦理假退庫(kù)手獅續(xù)。對(duì)存放在深管理處臨時(shí)倉(cāng)掠庫(kù)的材料，管蝦理處應(yīng)按照庫(kù)巡存材料管理的桶要求加強(qiáng)該材分料的實(shí)物管理麗。羊領(lǐng)用偶發(fā)性的灘非日常材料，墻應(yīng)隨用隨領(lǐng)。甩對(duì)于節(jié)假日時(shí)撲急用的維修材框料，按應(yīng)急程漂序由保安主管欣辦理臨時(shí)發(fā)料殲手續(xù)。財(cái)務(wù)結(jié)算競(jìng)對(duì)代購(gòu)材料原鳥(niǎo)則上應(yīng)采取按窄月一次性結(jié)算錢(qián)，結(jié)算時(shí)由采早購(gòu)員將發(fā)票、鳥(niǎo)入庫(kù)單、材料訓(xùn)月采購(gòu)計(jì)劃審仁批單交商場(chǎng)總升務(wù)部辦理請(qǐng)款堡，商場(chǎng)付款審算批手續(xù)完畢后老，由商場(chǎng)總務(wù)找部將支票交給職物業(yè)公司采購(gòu)迅員，采購(gòu)員再惑轉(zhuǎn)交供貨單位勒辦理清帳手續(xù)把。支票交接時(shí)半應(yīng)辦理交接手房續(xù)。撫需帶款提貨的議，由采購(gòu)員將讓材料月采購(gòu)計(jì)番劃審批單（注帝明現(xiàn)款現(xiàn)貨）框交商場(chǎng)總務(wù)部勸辦理請(qǐng)款，商民場(chǎng)付款審批手胳續(xù)完畢后，由牽商場(chǎng)總務(wù)部將層支票交給物業(yè)強(qiáng)公司采購(gòu)員辦齡理采購(gòu)提貨并資索取發(fā)票，貨粉到驗(yàn)收入庫(kù)后混，再將發(fā)票和塘入庫(kù)單交商場(chǎng)資總務(wù)部。支票諒和發(fā)票交接時(shí)蒼應(yīng)辦理交接手勵(lì)續(xù)。度當(dāng)月按計(jì)劃采沫購(gòu)的材料應(yīng)當(dāng)嘩月辦理財(cái)務(wù)結(jié)卵算。月末處理督盤(pán)點(diǎn)并編制收敞發(fā)存報(bào)表因每暖月釘2級(jí)5戴日，倉(cāng)庫(kù)保管專員應(yīng)對(duì)庫(kù)存材石料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，欺將入庫(kù)單、領(lǐng)盈料單分類整理攝，編制《材料照收、發(fā)、存月示報(bào)》一式兩份執(zhí)，一份于每佛月梁2艘6駛?cè)针S鞭材料月采購(gòu)計(jì)姻劃審批單一起惠報(bào)購(gòu)物中心總息務(wù)部（附入庫(kù)度單和領(lǐng)料單的兇總務(wù)記帳聯(lián)）膀、一份倉(cāng)庫(kù)留泳存。《材料收齒、發(fā)、存月報(bào)途》應(yīng)包含材料況編碼、品名、碼規(guī)格型號(hào)、計(jì)乏量單位、期初屋數(shù)量、期初金仆額、本期入庫(kù)溫?cái)?shù)量、本期入格庫(kù)金額、本期經(jīng)領(lǐng)用數(shù)量、本宇期領(lǐng)用金額、鵲期末結(jié)存數(shù)量孤、期末結(jié)存金哈額。《材料收系、發(fā)、存月報(bào)裁》應(yīng)與材料帳用核對(duì)一致，做央到帳、表、物量相符。維修單匯總仿商場(chǎng)管理處應(yīng)繞將每份維修單打所耗用材料的贏數(shù)量、單價(jià)、漂金額在維警修單上詳細(xì)列選出，并每月進(jìn)得行匯總，螺于每盼月盞2惜6蜜日隨《材料收爸、發(fā)、存月報(bào)舟》蔥一起紅報(bào)購(gòu)物中心總敲務(wù)部審核。趙材料采購(gòu)匯總新分析表約每栽月選2爽5全日，采購(gòu)員應(yīng)喜編制《材料采磚購(gòu)匯總分析表爺》一式兩份，蛙一份于每莊月蠢2羅6屑日隨楚材料月采購(gòu)計(jì)濾劃審批單一起孝報(bào)購(gòu)物中心總星務(wù)部，一份倉(cāng)磨庫(kù)留存?！恫慕M料采購(gòu)匯總分鳴析表》應(yīng)包含壇材料編碼、品適名、規(guī)格型號(hào)際、計(jì)量單位、嘆計(jì)劃采購(gòu)數(shù)、