如何組織有效的會議

如何組織有效的會議.企業(yè)開會的頻率越來越高，花在開會上的時間越來越多，90%以上的重大決策是通過會議制定的；根據(jù)統(tǒng)計，大部分企業(yè)僅有一半的會議稱得上是有效率的會議，會議浪費了經(jīng)理人1／3還多的時間；會議的能力是現(xiàn)代人必備的團(tuán)隊工作能力，會議正是團(tuán)隊合作最常用的溝通協(xié)調(diào)方式。會議管理的必要性.時間成本＝參加會議的人數(shù)×（與會者的準(zhǔn)備時間＋與會者的旅行時間＋會議秘書工作＋會議服務(wù)人員工作時間）×與會人員平均每小時的工資會議直接成本＝會議設(shè)施租用費＋會議場地費＋旅費、食宿費＋文件準(zhǔn)備費機會成本會議管理的必要性會議必須成功以回收成本.什么是有效的會議1.只有在必要時才召集2.仔細(xì)籌劃過3.擬定和分發(fā)了議程表4.遵守時間5.一切按計劃進(jìn)行6.邀請了有經(jīng)驗的人士和決策人7.作出了結(jié)論和歸納8.記錄了所有決定、建議和負(fù)責(zé)人.實施有效會議的四個環(huán)節(jié)1計劃2準(zhǔn)備3主持4記錄.實施有效會議的四個環(huán)節(jié)1、計劃是否真的需要開這個會以書面形式確定會議的目的和議題盡可能降低參加的人數(shù)2、準(zhǔn)備事先發(fā)給與會者詳細(xì)的議程確定議題順序及每個議題所需要的時間附上所有必須事先閱讀的資料必要時可以采用“會前會”.實施有效會議的四個環(huán)節(jié)目標(biāo)參與人士時間地點準(zhǔn)備工作主要議題最后成果反饋形式2-1會議準(zhǔn)備工作單.實施有效會議的四個環(huán)節(jié)2-2會議議程題目1.前言2.跟進(jìn)上一次會議的決議/行動3.行動狀況報告4.為下星期/月作出計劃5.里程碑6.后續(xù)步驟希望達(dá)到的成果1.清楚知道我們今天嘗試達(dá)到的成果和我們?nèi)绾巫龅?2.了解我們直到目前為止的業(yè)績，讓我們可在中途進(jìn)行修訂.3.了解每項活動根據(jù)計劃進(jìn)行的狀況，列出問題和得出建議.1、由重要到不重要會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到后面重要議題。2、由不尖銳到尖銳將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。3、由容易到困難讓大家漸漸融入會議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。.實施有效會議的四個環(huán)節(jié)3、主持需要一個良好的主持人控制會議方向，避免脫離主題控制時間，保證議程和順利進(jìn)行讓每個人都參與會議討論盡可能使議題得出明確結(jié)論了解上司需求了解聽眾需求熟悉所講材料把握自己你的上司想知道什么你想讓你的上司知道什么不要重復(fù)上司已經(jīng)知道的事情從聽眾的角度來考慮準(zhǔn)備材料.實施有效會議的四個環(huán)節(jié)3-1主持的語言組織寫下要點將要點分成大類將每一類的重點排序?qū)o謂的信息除去想讓上司知道上司想知道數(shù)據(jù)扶持論點，在論點下附以數(shù)字、例子、各類參考資料準(zhǔn)備好筆記本、相關(guān)文件、材料準(zhǔn)備總結(jié)重申要點附加總結(jié)性發(fā)言，總結(jié)問題、解決方法、研究、下一步計劃、項目數(shù)據(jù)等.實施有效會議的四個環(huán)節(jié)3-2預(yù)防措施爭取對以下各項的理解和達(dá)成一致--目標(biāo)成果--議程--流程--角色--決策方式--基本規(guī)則--參與人士希望進(jìn)行的活動察看大家是否理解，并爭取大家按照議程進(jìn)行。聆聽：嘗試?yán)斫?鼓勵有建設(shè)性的參與避免評估式的意見爭取達(dá)成一致，讓大家可向前推進(jìn)研討會開始時

每一新節(jié)開始時研討會期間

.實施有效會議的四個環(huán)節(jié)3-2處理糾分

退一步驗證基本的假設(shè)列出有共識和意見不一致的觀點根據(jù)可取和不可取的地方進(jìn)行辯論找出調(diào)解糾紛所需的事實把重點放在解決方案.實施有效會議的四個環(huán)節(jié)4、記錄事先安排專人進(jìn)行會議記錄詳細(xì)記錄議題的討論過程及結(jié)論結(jié)論要清楚，并注明執(zhí)行項目、時限、責(zé)任人等及時完成會議紀(jì)要，請與會者會簽會議結(jié)束后的關(guān)鍵舉措：總結(jié)會議討論結(jié)果；落實行動責(zé)任人；感謝與會者；對會議進(jìn)行有效評估；.讓會議更有效的幾個小竅門在頭腦風(fēng)暴會議上，絕不允許對別人的建議進(jìn)行評判

竅門一竅門二一定要把方案的提出與方案的決策分開

竅門三讓每個人都有發(fā)言的機會竅門四會議室放置一個活頁板/白報紙架/白板

竅門五制造良好的會議氛圍

竅門六及時對取得的成果進(jìn)行總結(jié).會議中要避免的問題1、要杜絕會議惡習(xí)會而不議議而不決決而不行行而不實.會議中要避免的問題2、要防范會議陷阱員工會議太頻繁會議時間太長會前缺乏準(zhǔn)備主持人話說得太多討論結(jié)構(gòu)松散發(fā)言內(nèi)容重復(fù)會議常流于形式.會議中要避免的問題3、要避免會議的致命傷沒有議程

跑題，偏離討論主題主持人不能拍板決定少數(shù)人壟斷發(fā)言，意見無法流暢地溝通一言堂，與會者迎合附會領(lǐng)導(dǎo)的想法拒絕傾聽，把會場變成辯論比賽在會議中，有結(jié)論但沒有做