工程檔案管理制度

工程檔案管理制度工程檔案管理制度一、目的為規(guī)范工程檔案的管理，提高檔案質(zhì)量，以便于加強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目的管理。本制度的實(shí)施，是為確保工程項(xiàng)目檔案的編制、維護(hù)和利用工作的規(guī)范、統(tǒng)一和有效性。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)在建工程的檔案管理工作。三、工程檔案管理職責(zé)1.總公司負(fù)責(zé)制定和修訂有關(guān)工程檔案管理制度。2.工程項(xiàng)目部負(fù)責(zé)實(shí)施檔案管理制度，按要求參加檔案資料的編制、收集、分類、匯總、歸檔工作，落實(shí)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與目標(biāo)。3.工程項(xiàng)目部門應(yīng)當(dāng)成立并向總公司提供專職檔案管理員，從事相應(yīng)的工程檔案管理，真實(shí)保護(hù)工程檔案資料的安全與完整，使工程檔案管理工作落到實(shí)處。4.檔案管理員各司其職，分別負(fù)責(zé)檔案資料的順序整理、建檔、歸檔、外借、接收和整理工作。5.監(jiān)理單位或團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)共同參與協(xié)助把工程檔案管理好。四、工程檔案管理程序1.工程項(xiàng)目部門成立專業(yè)檔案管理組。具體崗位設(shè)置：專職檔案管理員一名，主要負(fù)責(zé)檔案維護(hù)與管理；檔案借閱員一名，主要負(fù)責(zé)資料的外借與查閱服務(wù)。2.設(shè)定工程檔案目錄。清晰、準(zhǔn)確的工程檔案目錄是做好工程檔案管理必要的前提要求，必須制定清晰、明確的工程檔案項(xiàng)目清單，并且不斷完善。目錄應(yīng)包括檔案項(xiàng)目名稱、檔案編號(hào)、檔案性質(zhì)、責(zé)任單位、責(zé)任人等重要信息。3.建立工程檔案保管室。選擇安全、良好的環(huán)境條件和通暢位置，作為工程檔案保管室，妥善保管工程檔案，防止外界損壞和非法侵入行為。4.編制工程檔案。設(shè)定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)并依照標(biāo)準(zhǔn)制訂檔案編制規(guī)程，分別計(jì)劃半年或一年開展檔案的編制工作，主要任務(wù)是將工程項(xiàng)目的全部疑難資料、各類信函、現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄、說(shuō)明文件、會(huì)議紀(jì)要等制作成工程項(xiàng)目檔案。建立科學(xué)的工程檔案分類、管理制度，把收集的工程檔案資料分門別類地建立一個(gè)完整、系統(tǒng)的檔案資料庫(kù)。5.檔案資料的存儲(chǔ)和借閱。檔案資料存儲(chǔ)時(shí)應(yīng)按照文件號(hào)碼和文件名進(jìn)行存儲(chǔ)、歸檔和盤整，標(biāo)注存儲(chǔ)時(shí)間、存儲(chǔ)位置和存儲(chǔ)人姓名等重要信息。檔案資料的借閱要經(jīng)過(guò)申請(qǐng)，認(rèn)真核對(duì)申請(qǐng)人資格，簽訂借閱手續(xù)協(xié)議，并進(jìn)行詳細(xì)記錄。6.檔案資料的保密。檔案資料在存儲(chǔ)、借閱、抄寫和外借、貯存等全過(guò)程中，保密工作須得到嚴(yán)格落實(shí)，并設(shè)置一定權(quán)限控制制度在涉及涉密資料的場(chǎng)合反復(fù)請(qǐng)示上級(jí)同意，嚴(yán)格檢查何人何時(shí)何地借閱、讀閱工程檔案資料，防止泄密事故的發(fā)生。五、工程檔案管理質(zhì)量控制1.質(zhì)量目標(biāo)和指標(biāo)的制定。要調(diào)查編制效果和實(shí)際使用情況，制定出量化的工程檔案管理質(zhì)量目標(biāo)和量化的指標(biāo)，并且組織定期檢查和評(píng)估，以檢查和評(píng)估質(zhì)量目標(biāo)是否達(dá)到和指標(biāo)定性是否準(zhǔn)確，為管理質(zhì)量控制提供有效的數(shù)據(jù)支撐和管理指標(biāo)。2.檔案資料的質(zhì)量控制。工程檔案的質(zhì)量控制是重點(diǎn)要求，質(zhì)量控制應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)文件房指引、制定具體的質(zhì)量控制方案。質(zhì)量控制的重要手段是切實(shí)掌握工作程序，正確組織工作、工作借鑒、工作研究，策劃工作的方法和程序，并制定完善的制度和規(guī)章制度。3.檔案識(shí)別和驗(yàn)收。檔案資料必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的識(shí)別和驗(yàn)收程序，確定檔案資料是否標(biāo)準(zhǔn)化、正式性、完整性、準(zhǔn)確性和可用戶駕駛。六、附則本制度自頒布之日起生效。制定本制度前存在的類似制度，自本制度公告時(shí)起執(zhí)行本制度，與本制度不一致的由本制度優(yōu)先執(zhí)行。七、實(shí)施要求1.本管理制度應(yīng)在工程項(xiàng)目開始時(shí)就應(yīng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行策劃、設(shè)計(jì)和合理布局，以確保檔案工作在全過(guò)程全局的管理必須得到側(cè)重。2.要嚴(yán)格管理工程檔案，逐步推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)，從傳統(tǒng)的手工受理向電子