辦公室管理設(shè)計(jì)題題庫

辦公室管理》設(shè)計(jì)題題庫（珍藏版）（總5頁）--本頁僅作為文檔封面，使用時(shí)請(qǐng)直接刪除即可----內(nèi)頁可以根據(jù)需求調(diào)整合適字體及大小--《辦公室管理》設(shè)計(jì)題題庫(珍藏版)《辦公室管理》設(shè)計(jì)題題庫(珍藏版)(內(nèi)部資料、更新至2020年7月試題、涵蓋95%以上期末考試原題及答案)辦公室的清理和清掃方法。答：文員應(yīng)該參照以下標(biāo)準(zhǔn)做好辦公室的清理和清掃工作。辦公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家則應(yīng)打蠟，而金屬用品要用清潔劑擦拭。辦公用品。電腦、打印機(jī)等不用時(shí)要用罩子蓋好，定期用干凈的抹布擦拭。電話機(jī)聽筒兩端要用消毒液定期消毒。其他物品養(yǎng)成隨時(shí)清理，歸置整齊的習(xí)慣。書架上的書籍、文件夾里的資料應(yīng)該擺放整齊，沒有灰塵。地毯。每天打掃辦公室和會(huì)客室，用吸塵器吸去地毯、墻角的灰塵。整套沙發(fā)裝飾。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要換一次，并拿去清洗。抽煙工具。來訪者離去后立即檢查香煙是否用完打火機(jī)還能點(diǎn)燃嗎煙火缸是否清洗干凈檢查清楚并收拾妥當(dāng)。掛畫、擺設(shè)。用撣子或毛刷子把灰塵拂掉，抹布容易使纖維污漬附在上面，最好不用。廢物筒。每天清倒廢物筒。文員在清理上司字紙簍時(shí)要特別細(xì)心，因?yàn)榭赡苡猩纤倦S手丟棄的機(jī)密文件或底稿，需要揀出來用碎紙機(jī)打碎，不可粗心大意地一倒了之。辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好座談會(huì)。答：(1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是對(duì)部門工作熟悉，能獨(dú)立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；(3)座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；(4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引入注目的座位上去做；座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短；會(huì)場(chǎng)也可準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。當(dāng)來訪者自稱事先已和上司約好會(huì)面時(shí)，文員如何接待與應(yīng)對(duì)答：(1)先向來訪者說：“是嗎請(qǐng)稍等一下?！?2)然后請(qǐng)來訪者稍坐，再聯(lián)系上司。向上司匯報(bào)：“您約好的某某單位某先生(女士)，現(xiàn)在已經(jīng)來了”。如果上司確認(rèn)已事先約好，文員就回來向來訪者說：“某先生(女士)，真抱歉，不知您已約好，讓您久等了，請(qǐng)往這邊走”。然后引導(dǎo)客人去會(huì)見上司。給下面的情境設(shè)計(jì)禮貌用語。（1）問人姓氏說（貴姓）（2）仰慕已久說（久仰）（3）長(zhǎng)期未見說（久違）（4）請(qǐng)人解答說（請(qǐng)教）（5）求人辦事說（拜托）（6）請(qǐng)改文章說（斧正）（7）求人指點(diǎn)說（賜教）（8）身體不適說（欠安）（9）看望別人說（拜訪）（10）請(qǐng)人接受說（笑納）（11）希望照顧說（關(guān)照）（12）贊人見解說（高見）（13）歸還物品說（奉還）（14）請(qǐng)人赴約說（賞光）（15）需要考慮說（斟酌）面對(duì)兩位領(lǐng)導(dǎo)幾乎同時(shí)布置的工作，請(qǐng)你為李助理設(shè)計(jì)一個(gè)合理的應(yīng)對(duì)之策。X市政府辦公室的李助理，在接受徐市長(zhǎng)的一份緊急材料寫作任務(wù)之后，急匆匆地趕往自己辦公室，在走廊被分管經(jīng)濟(jì)工作的楊副市長(zhǎng)叫了過去。楊副市長(zhǎng)要李秘書趕緊為他查找有關(guān)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要資料。李助理此時(shí)此刻一心只想著完成徐市長(zhǎng)布置的任務(wù)，對(duì)楊副市長(zhǎng)說的什么心不在焉。楊副市長(zhǎng)見他有些走神，又重述了一遍自己的話。面對(duì)兩位領(lǐng)導(dǎo)幾乎同時(shí)布置的工作，李助理陷入左右為難的境地。請(qǐng)你為李助理設(shè)計(jì)一個(gè)合理的應(yīng)對(duì)之策。答：（1）辦公室的一項(xiàng)基本職能是為領(lǐng)導(dǎo)（政務(wù)）服務(wù)，李助理對(duì)于徐市長(zhǎng)和楊副市長(zhǎng)交辦的事情都不可回絕，而是應(yīng)當(dāng)承擔(dān)下來。（2）李助理接受任務(wù)后回到辦公室，向辦公室主任匯報(bào)，與其他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長(zhǎng)交辦的事項(xiàng)。（3）李助理自己全神貫注認(rèn)認(rèn)真真起草徐市長(zhǎng)交代的緊急材料寫作任務(wù)。（4）他人查找完楊副市長(zhǎng)所要的材料后，李助理親自將材料送至楊副市長(zhǎng)處，如果可能，可以順帶把實(shí)際參與查找人員的名字講一下。某次會(huì)議籌備工作中，為防萬一，進(jìn)行應(yīng)急預(yù)案設(shè)計(jì)，會(huì)務(wù)人員列舉了以下可能的意外事件：人員問題。會(huì)議的發(fā)言人、演講人、主要領(lǐng)導(dǎo)、重要嘉賓不能到會(huì)；預(yù)先登記的與會(huì)人員不能按時(shí)到會(huì)。場(chǎng)地問題。原租用的會(huì)議室或會(huì)場(chǎng)與實(shí)際人數(shù)不相匹配，會(huì)議室或會(huì)場(chǎng)過大或過??；如果是住會(huì)的會(huì)議，原預(yù)訂的房間與實(shí)際人數(shù)不相匹配，預(yù)訂房間過量或不足。設(shè)備問題。會(huì)議室或會(huì)場(chǎng)的需用設(shè)備不足或出現(xiàn)故障，在會(huì)議組織過程中辦公設(shè)備不足等。資料問題。準(zhǔn)備的宣傳資料不足，會(huì)議文件材料不足等。與會(huì)人員的健康與安全問題。會(huì)議中出現(xiàn)意外事故，如火災(zāi)、食物中毒、交通事故、傳染疾病等。與會(huì)人員的情緒問題。與會(huì)人員對(duì)會(huì)議安排不滿意，對(duì)程序設(shè)置不滿意，對(duì)演講人、發(fā)言人的演講或發(fā)言不滿意，對(duì)會(huì)議的議程或日程的安排不滿意等。與會(huì)人員的返程問題。為與會(huì)人員預(yù)訂返程車票（機(jī)票）時(shí)，車票（機(jī)票）的時(shí)間或車次（航班）同與會(huì)人員的要求不符。與會(huì)人員的行為問題。發(fā)言人在發(fā)言過程中的語言、行為不當(dāng)，與會(huì)人員的語言、行為不當(dāng)。請(qǐng)你針對(duì)以上問題，設(shè)計(jì)應(yīng)對(duì)的方案。答：1.處理人員問題。根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容和類型事先準(zhǔn)備好備用的發(fā)言人選。如發(fā)言人因車（飛機(jī)）遲到，可調(diào)整發(fā)言人的發(fā)言次序。實(shí)際到會(huì)的與會(huì)人員少于原報(bào)名的與會(huì)人員時(shí)，可臨時(shí)調(diào)整會(huì)場(chǎng)、食宿等安排，盡量不要打亂原定的會(huì)議議程。處理場(chǎng)地問題。根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況，靈活處理。處理設(shè)備問題。根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況，靈活處理。處理資料問題。要將所有的會(huì)議文件或資料的原件或移動(dòng)存儲(chǔ)器隨身攜帶。處理與會(huì)人員的健康與安全問題。要加強(qiáng)會(huì)前安全檢查，必要時(shí)可進(jìn)行如火災(zāi)等突發(fā)事件的演習(xí)，如果發(fā)生突發(fā)事件，工作人員要按照分工各負(fù)其責(zé)。大中型會(huì)議可安排醫(yī)護(hù)人員值班，或掌握一些附近醫(yī)療機(jī)構(gòu)的情況，以便應(yīng)急。處理與會(huì)人員的情緒問題。廣泛征求與會(huì)人員的意見，對(duì)合理的要求和建議應(yīng)給予采納。同時(shí)，在不影響會(huì)議整個(gè)過程的情況下對(duì)議程、日程可做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。要注意做好與會(huì)人員的思想工作和解釋工作。處理與會(huì)人員的返程問題。一定要提前預(yù)訂與會(huì)人員的返程車票(機(jī)票)，對(duì)時(shí)間、車次(航班)的變化要及時(shí)同與會(huì)人員協(xié)商，對(duì)因交通問題暫時(shí)不能離會(huì)的人員要安排好食宿，確定準(zhǔn)確的返程時(shí)間。處理與會(huì)人員的行為問題。會(huì)前對(duì)發(fā)言人的發(fā)言稿做好審核工作，了解發(fā)言人的思想動(dòng)態(tài)，做好發(fā)言前的溝通工作。某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈(zèng)送，小陳應(yīng)如何辦要考慮哪些因素答：(1)清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下；(5)附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。如何接受對(duì)方的名片答：(1)在接對(duì)方名片時(shí)，務(wù)必表現(xiàn)出尊重的態(tài)度。當(dāng)對(duì)方遞出名片時(shí)，應(yīng)點(diǎn)頭致意，雙手在平行胸部的位置接過名片，最好不要捏到名片上的字，以示尊重。雙手接過名片，再收回雙肘，扔輕捧名片，抬起頭，注視著對(duì)方，鄭重地讀出名片上的名稱，以確認(rèn)無誤。遇到名片上有不認(rèn)識(shí)的字，不可輕率錯(cuò)讀，可誠懇地請(qǐng)教對(duì)方：“很冒昧，可否請(qǐng)問一下，這個(gè)字怎么念”對(duì)方回答后，可按對(duì)方發(fā)音，重復(fù)一遍：“您是某某單位某某，很抱歉！”并行禮致歉。上司在與客人談話，這時(shí)有某公司張總經(jīng)理來找上司解決緊急事情，文員如何向上司傳話答：(1)用便條把所要傳達(dá)的內(nèi)容逐項(xiàng)書寫：“某公司張總，為急事來訪，請(qǐng)他等幾分鐘，還是請(qǐng)何人代為會(huì)見，要問他哪些事情”然后將寫好的便條對(duì)折折好。走入會(huì)客室，在上司背后說一聲：“對(duì)不起，打攪一下”。上司回頭時(shí)，遞上便條與鉛筆。退一步，等候指示。設(shè)計(jì)大型會(huì)議會(huì)中進(jìn)程服務(wù)的主要工作環(huán)節(jié)。答：接站工作f報(bào)到及接待工作f組織簽到f做好會(huì)議記錄f做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作…做好會(huì)議信息搜集、傳遞工作…做好對(duì)外宣傳f編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)f做好會(huì)議保密工作…做好后勤保障工作。設(shè)計(jì)接待方案答：(1)接受任務(wù)；了解來賓；制訂計(jì)劃；預(yù)訂食宿；迎接來賓；商議日程；安排會(huì)談；陪同參觀；送別客人；接待小結(jié)。設(shè)計(jì)一份A4白文件紙庫存記錄卡庫存記錄卡庫存參考號(hào)B4項(xiàng)目A4白文件紙最大庫存量100令最小庫存量15令單位數(shù)量(1令二500頁)再訂貨量25令發(fā)放發(fā)放數(shù)量申請(qǐng)?zhí)杺€(gè)人/部門余額設(shè)計(jì)一份電話記錄表答：來電人姓名：?jiǎn)挝徊块T：職務(wù)：電話號(hào)碼：來電時(shí)間年月日時(shí)分通話地點(diǎn)來電人地點(diǎn)：受話人地點(diǎn)：通話要點(diǎn)結(jié)束時(shí)間年月日時(shí)分處理要點(diǎn)1.交由進(jìn)行處理2.請(qǐng)盡快回電3.約定再來電話記錄人設(shè)計(jì)一份歸檔文件目錄答：件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁數(shù)備注設(shè)計(jì)一份開業(yè)典禮的籌備工作流程答：開業(yè)典禮籌備工作的流程：開業(yè)典禮的輿論宣傳工作(可運(yùn)用傳播媒介在報(bào)紙、電臺(tái)、電視臺(tái)廣泛發(fā)布廣告或在告示欄中張貼開業(yè)告示)f要做好來賓邀請(qǐng)工作…發(fā)放請(qǐng)柬f現(xiàn)場(chǎng)的布置f準(zhǔn)備開幕詞、致答詞f要做好接待服務(wù)工作…要做好禮品饋贈(zèng)工作…擬定典禮程序f做好各種物質(zhì)的準(zhǔn)備工作。設(shè)計(jì)一個(gè)新聞發(fā)布會(huì)的籌備流程答：主題的確定f時(shí)間的選擇f地點(diǎn)的確定f人員的安排f材料的準(zhǔn)備f發(fā)送請(qǐng)柬f準(zhǔn)備胸卡和名簽f準(zhǔn)備好視聽設(shè)備f制定預(yù)算計(jì)劃。所謂“有問題”的來訪者一般是怎樣的文員應(yīng)如何應(yīng)對(duì)答：(1)固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應(yīng)毫不妥協(xié)，但要注意禮貌地反復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議。堅(jiān)持說你沒有權(quán)利更改規(guī)章制度?？杀ＷC：如果對(duì)方寫信給上司，上司一定會(huì)看到這封信。進(jìn)行威脅的來訪者。悄悄地告訴老板，打電話保安部門，不要與蠻橫無理、可能帶來危險(xiǎn)的來訪者直接沖突。情緒激動(dòng)的來訪者。如果來訪者是男性，女文員應(yīng)該找男的幫忙；如果是女性；女文員可能會(huì)使她平靜下來；如不行，找一個(gè)成熟的女同事來幫忙。騙人的老手。他們：①介紹的產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格低得離譜；公司經(jīng)營時(shí)間不長(zhǎng)；個(gè)人或公司沒有通訊地址，或電話號(hào)碼有疑問。必須保護(hù)公司和上司的利益。文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作答：(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用；回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)，如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案；盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作；把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用；對(duì)在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求答：(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用?；氐焦旧习嗪?，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便