辦公室管理設(shè)計題題庫

辦公室管理》設(shè)計題題庫（珍藏版）（總5頁）--本頁僅作為文檔封面，使用時請直接刪除即可----內(nèi)頁可以根據(jù)需求調(diào)整合適字體及大小--《辦公室管理》設(shè)計題題庫(珍藏版)《辦公室管理》設(shè)計題題庫(珍藏版)(內(nèi)部資料、更新至2020年7月試題、涵蓋95%以上期末考試原題及答案)辦公室的清理和清掃方法。答：文員應(yīng)該參照以下標(biāo)準(zhǔn)做好辦公室的清理和清掃工作。辦公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家則應(yīng)打蠟，而金屬用品要用清潔劑擦拭。辦公用品。電腦、打印機等不用時要用罩子蓋好，定期用干凈的抹布擦拭。電話機聽筒兩端要用消毒液定期消毒。其他物品養(yǎng)成隨時清理，歸置整齊的習(xí)慣。書架上的書籍、文件夾里的資料應(yīng)該擺放整齊，沒有灰塵。地毯。每天打掃辦公室和會客室，用吸塵器吸去地毯、墻角的灰塵。整套沙發(fā)裝飾。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要換一次，并拿去清洗。抽煙工具。來訪者離去后立即檢查香煙是否用完打火機還能點燃嗎煙火缸是否清洗干凈檢查清楚并收拾妥當(dāng)。掛畫、擺設(shè)。用撣子或毛刷子把灰塵拂掉，抹布容易使纖維污漬附在上面，最好不用。廢物筒。每天清倒廢物筒。文員在清理上司字紙簍時要特別細心，因為可能有上司隨手丟棄的機密文件或底稿，需要揀出來用碎紙機打碎，不可粗心大意地一倒了之。辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好座談會。答：(1)座談會邀請對象必須是對部門工作熟悉，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；(3)座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；(4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；詳細的記錄應(yīng)由文秘人員在不引入注目的座位上去做；座談會的時間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短；會場也可準(zhǔn)備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。當(dāng)來訪者自稱事先已和上司約好會面時，文員如何接待與應(yīng)對答：(1)先向來訪者說：“是嗎請稍等一下?！?2)然后請來訪者稍坐，再聯(lián)系上司。向上司匯報：“您約好的某某單位某先生(女士)，現(xiàn)在已經(jīng)來了”。如果上司確認(rèn)已事先約好，文員就回來向來訪者說：“某先生(女士)，真抱歉，不知您已約好，讓您久等了，請往這邊走”。然后引導(dǎo)客人去會見上司。給下面的情境設(shè)計禮貌用語。（1）問人姓氏說（貴姓）（2）仰慕已久說（久仰）（3）長期未見說（久違）（4）請人解答說（請教）（5）求人辦事說（拜托）（6）請改文章說（斧正）（7）求人指點說（賜教）（8）身體不適說（欠安）（9）看望別人說（拜訪）（10）請人接受說（笑納）（11）希望照顧說（關(guān)照）（12）贊人見解說（高見）（13）歸還物品說（奉還）（14）請人赴約說（賞光）（15）需要考慮說（斟酌）面對兩位領(lǐng)導(dǎo)幾乎同時布置的工作，請你為李助理設(shè)計一個合理的應(yīng)對之策。X市政府辦公室的李助理，在接受徐市長的一份緊急材料寫作任務(wù)之后，急匆匆地趕往自己辦公室，在走廊被分管經(jīng)濟工作的楊副市長叫了過去。楊副市長要李秘書趕緊為他查找有關(guān)市場經(jīng)濟的重要資料。李助理此時此刻一心只想著完成徐市長布置的任務(wù)，對楊副市長說的什么心不在焉。楊副市長見他有些走神，又重述了一遍自己的話。面對兩位領(lǐng)導(dǎo)幾乎同時布置的工作，李助理陷入左右為難的境地。請你為李助理設(shè)計一個合理的應(yīng)對之策。答：（1）辦公室的一項基本職能是為領(lǐng)導(dǎo)（政務(wù)）服務(wù)，李助理對于徐市長和楊副市長交辦的事情都不可回絕，而是應(yīng)當(dāng)承擔(dān)下來。（2）李助理接受任務(wù)后回到辦公室，向辦公室主任匯報，與其他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長交辦的事項。（3）李助理自己全神貫注認(rèn)認(rèn)真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務(wù)。（4）他人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親自將材料送至楊副市長處，如果可能，可以順帶把實際參與查找人員的名字講一下。某次會議籌備工作中，為防萬一，進行應(yīng)急預(yù)案設(shè)計，會務(wù)人員列舉了以下可能的意外事件：人員問題。會議的發(fā)言人、演講人、主要領(lǐng)導(dǎo)、重要嘉賓不能到會；預(yù)先登記的與會人員不能按時到會。場地問題。原租用的會議室或會場與實際人數(shù)不相匹配，會議室或會場過大或過小；如果是住會的會議，原預(yù)訂的房間與實際人數(shù)不相匹配，預(yù)訂房間過量或不足。設(shè)備問題。會議室或會場的需用設(shè)備不足或出現(xiàn)故障，在會議組織過程中辦公設(shè)備不足等。資料問題。準(zhǔn)備的宣傳資料不足，會議文件材料不足等。與會人員的健康與安全問題。會議中出現(xiàn)意外事故，如火災(zāi)、食物中毒、交通事故、傳染疾病等。與會人員的情緒問題。與會人員對會議安排不滿意，對程序設(shè)置不滿意，對演講人、發(fā)言人的演講或發(fā)言不滿意，對會議的議程或日程的安排不滿意等。與會人員的返程問題。為與會人員預(yù)訂返程車票（機票）時，車票（機票）的時間或車次（航班）同與會人員的要求不符。與會人員的行為問題。發(fā)言人在發(fā)言過程中的語言、行為不當(dāng)，與會人員的語言、行為不當(dāng)。請你針對以上問題，設(shè)計應(yīng)對的方案。答：1.處理人員問題。根據(jù)會議的內(nèi)容和類型事先準(zhǔn)備好備用的發(fā)言人選。如發(fā)言人因車（飛機）遲到，可調(diào)整發(fā)言人的發(fā)言次序。實際到會的與會人員少于原報名的與會人員時，可臨時調(diào)整會場、食宿等安排，盡量不要打亂原定的會議議程。處理場地問題。根據(jù)現(xiàn)場情況，靈活處理。處理設(shè)備問題。根據(jù)現(xiàn)場情況，靈活處理。處理資料問題。要將所有的會議文件或資料的原件或移動存儲器隨身攜帶。處理與會人員的健康與安全問題。要加強會前安全檢查，必要時可進行如火災(zāi)等突發(fā)事件的演習(xí)，如果發(fā)生突發(fā)事件，工作人員要按照分工各負(fù)其責(zé)。大中型會議可安排醫(yī)護人員值班，或掌握一些附近醫(yī)療機構(gòu)的情況，以便應(yīng)急。處理與會人員的情緒問題。廣泛征求與會人員的意見，對合理的要求和建議應(yīng)給予采納。同時，在不影響會議整個過程的情況下對議程、日程可做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。要注意做好與會人員的思想工作和解釋工作。處理與會人員的返程問題。一定要提前預(yù)訂與會人員的返程車票(機票)，對時間、車次(航班)的變化要及時同與會人員協(xié)商，對因交通問題暫時不能離會的人員要安排好食宿，確定準(zhǔn)確的返程時間。處理與會人員的行為問題。會前對發(fā)言人的發(fā)言稿做好審核工作，了解發(fā)言人的思想動態(tài)，做好發(fā)言前的溝通工作。某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦要考慮哪些因素答：(1)清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下；(5)附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。如何接受對方的名片答：(1)在接對方名片時，務(wù)必表現(xiàn)出尊重的態(tài)度。當(dāng)對方遞出名片時，應(yīng)點頭致意，雙手在平行胸部的位置接過名片，最好不要捏到名片上的字，以示尊重。雙手接過名片，再收回雙肘，扔輕捧名片，抬起頭，注視著對方，鄭重地讀出名片上的名稱，以確認(rèn)無誤。遇到名片上有不認(rèn)識的字，不可輕率錯讀，可誠懇地請教對方：“很冒昧，可否請問一下，這個字怎么念”對方回答后，可按對方發(fā)音，重復(fù)一遍：“您是某某單位某某，很抱歉！”并行禮致歉。上司在與客人談話，這時有某公司張總經(jīng)理來找上司解決緊急事情，文員如何向上司傳話答：(1)用便條把所要傳達的內(nèi)容逐項書寫：“某公司張總，為急事來訪，請他等幾分鐘，還是請何人代為會見，要問他哪些事情”然后將寫好的便條對折折好。走入會客室，在上司背后說一聲：“對不起，打攪一下”。上司回頭時，遞上便條與鉛筆。退一步，等候指示。設(shè)計大型會議會中進程服務(wù)的主要工作環(huán)節(jié)。答：接站工作f報到及接待工作f組織簽到f做好會議記錄f做好會議值班保衛(wèi)工作…做好會議信息搜集、傳遞工作…做好對外宣傳f編寫會議簡報或快報f做好會議保密工作…做好后勤保障工作。設(shè)計接待方案答：(1)接受任務(wù)；了解來賓；制訂計劃；預(yù)訂食宿；迎接來賓；商議日程；安排會談；陪同參觀；送別客人；接待小結(jié)。設(shè)計一份A4白文件紙庫存記錄卡庫存記錄卡庫存參考號B4項目A4白文件紙最大庫存量100令最小庫存量15令單位數(shù)量(1令二500頁)再訂貨量25令發(fā)放發(fā)放數(shù)量申請?zhí)杺€人/部門余額設(shè)計一份電話記錄表答：來電人姓名：單位部門：職務(wù)：電話號碼：來電時間年月日時分通話地點來電人地點：受話人地點：通話要點結(jié)束時間年月日時分處理要點1.交由進行處理2.請盡快回電3.約定再來電話記錄人設(shè)計一份歸檔文件目錄答：件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注設(shè)計一份開業(yè)典禮的籌備工作流程答：開業(yè)典禮籌備工作的流程：開業(yè)典禮的輿論宣傳工作(可運用傳播媒介在報紙、電臺、電視臺廣泛發(fā)布廣告或在告示欄中張貼開業(yè)告示)f要做好來賓邀請工作…發(fā)放請柬f現(xiàn)場的布置f準(zhǔn)備開幕詞、致答詞f要做好接待服務(wù)工作…要做好禮品饋贈工作…擬定典禮程序f做好各種物質(zhì)的準(zhǔn)備工作。設(shè)計一個新聞發(fā)布會的籌備流程答：主題的確定f時間的選擇f地點的確定f人員的安排f材料的準(zhǔn)備f發(fā)送請柬f準(zhǔn)備胸卡和名簽f準(zhǔn)備好視聽設(shè)備f制定預(yù)算計劃。所謂“有問題”的來訪者一般是怎樣的文員應(yīng)如何應(yīng)對答：(1)固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應(yīng)毫不妥協(xié)，但要注意禮貌地反復(fù)進行解釋并提出建議。堅持說你沒有權(quán)利更改規(guī)章制度。可保證：如果對方寫信給上司，上司一定會看到這封信。進行威脅的來訪者。悄悄地告訴老板，打電話保安部門，不要與蠻橫無理、可能帶來危險的來訪者直接沖突。情緒激動的來訪者。如果來訪者是男性，女文員應(yīng)該找男的幫忙；如果是女性；女文員可能會使她平靜下來；如不行，找一個成熟的女同事來幫忙。騙人的老手。他們：①介紹的產(chǎn)品或服務(wù)價格低得離譜；公司經(jīng)營時間不長；個人或公司沒有通訊地址，或電話號碼有疑問。必須保護公司和上司的利益。文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作答：(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費用；回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報，如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案；盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作；把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用；對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求答：(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費用。回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便