辦公大廈客服部內(nèi)部檔案管理制度

辦公大廈客服部內(nèi)部檔案管理制度_物業(yè)經(jīng)理人辦公大廈客服部內(nèi)部檔案治理制度

A．文件資料的形成與歸檔

1]資料的形成：

各部工作中形成的具有保存價(jià)值的文件資料都必需歸檔；

B．資料的歸檔：

1]文件資料的歸檔范圍

①物業(yè)治理

●清潔衛(wèi)生治理

●綠化治理

●值班記錄

●樓宇巡檢記錄

②其他資料

2]歸檔要求

①歸檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求，制止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨筆等書寫材料。

②歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、精確、真實(shí)。

③歸檔的文件必需是原件。

④保管歸檔文件資料之間的歷史聯(lián)系，并進(jìn)展科學(xué)分類、立卷和編目編號。檔

案名目應(yīng)編制總名目、案卷名目、卷內(nèi)名目。

⑤案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容，并區(qū)分保管期限。

⑥全部文件資料必需準(zhǔn)時歸檔。

3]每月底進(jìn)展一次庫藏檔案清理，核對和保管質(zhì)量的檢查工作，做到帳物相符。對破損或變質(zhì)檔案，要準(zhǔn)時修補(bǔ)和復(fù)制。

4]檔案的接收、轉(zhuǎn)移、外借必需履行登記手續(xù)，借出檔案須在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

C．檔案借閱

1]公司員工都應(yīng)重視愛護(hù)檔案，并按閱檔批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)后借閱有關(guān)檔案。

2]文書檔案只閱不借。

3]所借檔案不得隨便折疊和拆散，嚴(yán)禁對檔案隨便更改、涂寫。

4]聽從治理人員的治理，在借閱范圍內(nèi)借閱，保密檔案不供查閱。

5]借出與歸還檔案時，應(yīng)辦理清點(diǎn)、簽名登記手續(xù)，由檔案治理人員和借閱者當(dāng)面核對清晰。

6]檔案如有喪失、損壞或機(jī)密材料泄密，須馬上寫出書面報(bào)告，按情節(jié)追究當(dāng)事人的法律和行政責(zé)任。

7]調(diào)離公司的人員必需清理移交，歸還借閱檔案及該歸檔的資料，方可辦理調(diào)離手續(xù)。

D．檔案治理人員職責(zé)

1]忠于職守，嚴(yán)格遵守公司檔案治理制度及本細(xì)則，積極開展工作。

2]負(fù)責(zé)收集、接收本公司各業(yè)務(wù)、治理等檔案資料，做好職守、補(bǔ)充、配套、保管和供應(yīng)查閱。

3]準(zhǔn)時立卷歸檔，編制總名目，卷內(nèi)名目，編排入檔。要熟識治理的檔案，幫助查閱檢索。

4]嫻熟把握計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫軟件系統(tǒng)的操作和運(yùn)用。

5]妥當(dāng)治理檔案，嚴(yán)格執(zhí)行檔案供閱制度，建立借閱登記，對供出資料按期催還。

6]定期清理，由次年初進(jìn)展全部檔案的清理核對。核對后將公司全部檔案集中存放、保管。

7]嚴(yán)守機(jī)密，確保檔案安全；完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

E．公司內(nèi)外檔案文件治理：

1]公司內(nèi)部的各種檔案應(yīng)根據(jù)部門進(jìn)展分開存檔。

2]公司對外部相關(guān)單位的文件應(yīng)與公司內(nèi)部文件分開，每個單位都應(yīng)有一個獨(dú)立的檔案。

3]全部存入檔案應(yīng)根據(jù)日期先后進(jìn)展存檔，并做好檔案名目，以便查找。

4]相關(guān)檔案存放一年后，應(yīng)統(tǒng)一放進(jìn)檔案袋封存，以便日后復(fù)查。

F．檔案銷毀

1]如有任何文件無需連續(xù)存放，需做銷毀處理，不行隨便亂丟。

2]保密文件（如租戶檔案等）