公司業(yè)務(wù)檔案管理制度

九、業(yè)務(wù)檔案管理制度第一章總則第一條為了維護(hù)XXXXXXX有限公司及托付單位的利益和合法權(quán)益，規(guī)范本公司的業(yè)務(wù)檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施方法》，結(jié)合本公司的詳細(xì)狀況，特制訂本制度。其次條本制度中所稱檔案是指各部門在對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查、數(shù)據(jù)分析等績(jī)效評(píng)價(jià)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。第三條本公司各類業(yè)務(wù)檔案的全部權(quán)歸本公司全部。各類業(yè)務(wù)檔案由辦公室統(tǒng)一管理，對(duì)各類業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行日常管理、分類、整理、編目、借閱、銷毀等工作。第四條本公司業(yè)務(wù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，接受同級(jí)檔案行政管理部門、山東省財(cái)政廳等有關(guān)部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。其次章業(yè)務(wù)檔案的收集與管理第五條檔案收集：業(yè)務(wù)檔案是本公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的憑證底稿和文件資料，它是反映本公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄。業(yè)務(wù)人員在辦理業(yè)務(wù)過(guò)程中，所需文件，權(quán)屬證明、會(huì)計(jì)資料和其他相關(guān)資料應(yīng)收集充分，以備核查和調(diào)閱。第六條歸檔收集范圍：各項(xiàng)績(jī)效評(píng)價(jià)報(bào)告印稿，績(jī)效評(píng)價(jià)工作底稿及業(yè)務(wù)資料、報(bào)表等，包括綜合類、業(yè)務(wù)類及備查類工作底稿。第七條業(yè)務(wù)檔案管理的基本內(nèi)容包括：依據(jù)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、制度化要求，對(duì)業(yè)務(wù)報(bào)告、工作底稿等業(yè)務(wù)文件材料進(jìn)行收集、分類、整理、編目、立卷、歸檔、保管、利用、鑒定和銷毀。第八條各業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)工作結(jié)束后，必需將業(yè)務(wù)工作過(guò)程中形成的文件材料和工作底稿按歸檔要求進(jìn)行收集、分類、整理后剛好向檔案管理人員移交，任何人不得拒絕歸檔或?qū)⑿畔⑺搅?。第九條各業(yè)務(wù)項(xiàng)目小組，在每個(gè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目完成后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定專人，依據(jù)業(yè)務(wù)類工作底稿和備查類工作底稿分別進(jìn)行整理。業(yè)務(wù)類工作底稿依據(jù)業(yè)務(wù)工作底稿書目的依次排列裝訂，永久性工作底稿（備查類）按永久性工作底稿書目的依次整理裝訂。裝訂后的工作底稿要規(guī)范整齊。各類業(yè)務(wù)檔案歸檔內(nèi)容包括以下四類：相應(yīng)項(xiàng)目當(dāng)期檔案紙質(zhì)版。永久性檔案紙質(zhì)版（即備查工作底稿檔案）。留存正式的績(jī)效評(píng)價(jià)報(bào)告。報(bào)告已正式簽字蓋章生效。底稿電子版。業(yè)務(wù)檔案的立卷程序包括以下工作：組卷：依據(jù)托付單位項(xiàng)目號(hào)劃分，原則上組成一個(gè)案卷。公司承接績(jī)效評(píng)價(jià)項(xiàng)目依據(jù)年度及項(xiàng)目號(hào)排序，卷內(nèi)的材料依據(jù)工作底稿書目的內(nèi)容排序。業(yè)務(wù)檔案復(fù)核：檔案歸類、整理完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)工作底稿全面審核確認(rèn)無(wú)誤后，在相應(yīng)位置簽字；立卷人將項(xiàng)目復(fù)核后的檔案交至檔案復(fù)核人，在相應(yīng)位置簽字。業(yè)務(wù)檔案裝訂：業(yè)務(wù)檔案復(fù)核完畢后，去除全部文件材料附帶物。要求統(tǒng)一填寫案卷封面，注明客戶名稱、業(yè)務(wù)類別、期間、冊(cè)書、歸檔日期、歸檔人等相關(guān)信息。永久性檔案需單獨(dú)裝訂成冊(cè)，并注明檔案類別。業(yè)務(wù)檔案移交：業(yè)務(wù)檔案立卷完畢后，應(yīng)剛好將業(yè)務(wù)檔案交公司檔案管理員保管，并辦理檔案移交手續(xù)，檔案管理員需驗(yàn)收確認(rèn)無(wú)誤后歸檔。第十二條各業(yè)務(wù)類檔案，由立卷人編制檔案清單向檔案室移交，檔案室驗(yàn)收后，依據(jù)業(yè)務(wù)項(xiàng)目和業(yè)務(wù)報(bào)告文號(hào)依次編制案卷書目。凡不符合立卷歸檔要求的則令其退回，重新按要求立卷歸檔。對(duì)驗(yàn)收合格的業(yè)務(wù)檔案，移交人和接交人要在移交清單上簽字確認(rèn)。第十三條移交后的各業(yè)務(wù)類檔案，檔案室人員依據(jù)移交清單，依據(jù)檔案的類別編制《皓誠(chéng)投資詢問(wèn)有限公司檔案書目》，編制好的檔案書目，驗(yàn)收合格后正式歸檔保存。第十四條公司業(yè)務(wù)檔案管理人員因工作須要發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，支配有關(guān)人員監(jiān)交。交接手續(xù)辦理完畢后，移交人、接受人、監(jiān)交人均在移交表上簽章。移交人必需辦理完移交手續(xù)后方可一離開。若有一方未依據(jù)規(guī)定移交檔案，將追究其責(zé)任。第十五條業(yè)務(wù)人員調(diào)（離）職之前，須有檔案管理員在問(wèn)詢業(yè)務(wù)人員所在部門經(jīng)理看法后在《人員調(diào)離簽單》中簽署業(yè)務(wù)檔案移交檢查是否符合規(guī)定的看法。凡有未交業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)補(bǔ)交相應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案；凡造成業(yè)務(wù)檔案丟失且無(wú)法彌補(bǔ)的，依據(jù)有關(guān)規(guī)定辦理；業(yè)務(wù)檔案移交檢查沒有問(wèn)題，或檢查出的問(wèn)題全部處理完畢后，檔案管理員方可在《人員調(diào)離簽單》中簽署業(yè)務(wù)檔案移交檢查符合規(guī)定的看法；否則，簽署不符合規(guī)定的看法，人力資源部不辦理調(diào)動(dòng)和解聘手續(xù)。第三章業(yè)務(wù)檔案的保存第十六條為保證業(yè)務(wù)完整性、保密性和便利好用性，本公司業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一存放于檔案室。第十七條正式歸檔后的各類業(yè)務(wù)檔案，由檔案室管理員進(jìn)行分類整理，統(tǒng)一編寫案卷書目。做到存放合理，排列有序，查找便利。第十八條檔案室要保持存放檔案的清潔衛(wèi)生，做到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防磁等，確保各類業(yè)務(wù)檔案完好無(wú)損。第四章業(yè)務(wù)檔案的利用第十九條業(yè)務(wù)檔案的利用是指對(duì)業(yè)務(wù)檔案的借閱、復(fù)印和摘錄等。其次十條事公司內(nèi)部人員借閱業(yè)務(wù)檔案要嚴(yán)格執(zhí)行借閱手續(xù)。檔案的借閱需填制《業(yè)務(wù)檔案借閱審批表》，經(jīng)經(jīng)理和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批后方可借閱。借閱責(zé)任人及部門經(jīng)理應(yīng)對(duì)所借閱檔案負(fù)完全責(zé)任（包括平安性、完整性、保密性等）。其次十一條對(duì)借閱的業(yè)務(wù)檔案及本公司內(nèi)有關(guān)文件，需做到嚴(yán)格保密，對(duì)失密、泄密并造成有損客戶利益和本公司信譽(yù)的，應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任，并視其情節(jié)的輕重賜予通報(bào)指責(zé)和經(jīng)濟(jì)懲罰。其次十二條對(duì)于接著為上年客戶供應(yīng)服務(wù)的項(xiàng)目，永久性檔案可在借閱運(yùn)用后在檔案負(fù)責(zé)人監(jiān)督下將內(nèi)容進(jìn)行更新，隨本期項(xiàng)目重新立卷歸檔；同時(shí)注銷以前年度永久性檔案存檔記錄編號(hào)。其次十三條本公司以外人員，如法院、檢察院等因業(yè)務(wù)工作須要查閱公司檔案時(shí)，須經(jīng)該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在部門的部門負(fù)責(zé)人審批，其他詢問(wèn)類公司人員等因業(yè)務(wù)工作須要查閱事務(wù)所檔案時(shí)，須經(jīng)該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在部門的部門負(fù)責(zé)人審批后，由有關(guān)部門代為辦理借閱手續(xù)方